Samouczek zawiera szczegółowe wskazówki, jak odzyskać pocztę w Outlooku po jej wysłaniu, wyjaśnia kluczowe czynniki sukcesu przywołania i opisuje kilka alternatyw.

Pochopne kliknięcie myszką może przytrafić się najlepszym z nas, więc... Wyślij Zanim zaczniesz ważyć konsekwencje i komponować przeprosiny, dlaczego nie spróbować odzyskać błędnej wiadomości? Na szczęście wiele klientów poczty elektronicznej zapewnia możliwość cofnięcia wiadomości po jej wysłaniu. Chociaż ta technika ma wiele wymagań i ograniczeń, to jednak jest to możliwe.daje dobrą szansę na terminowe naprawienie błędu i uratowanie twarzy.

Co to znaczy, że przypomnienie sobie o mailu?

Jeśli przez przypadek wysłałeś niekompletną wiadomość, zapomniałeś załączyć plik lub wysłałeś wiadomość do niewłaściwej osoby, możesz spróbować odzyskać wiadomość ze skrzynki odbiorcy, zanim ją przeczyta. W programie Microsoft Outlook ta funkcja nazywa się E-mail zwrotny , a można to zrobić na dwa różne sposoby:

• Usuń wiadomość ze skrzynki odbiorczej odbiorcy.
• Zastąpić oryginalną wiadomość nową.

Gdy wiadomość zostanie pomyślnie odwołana, odbiorcy nie widzą jej już w swojej skrzynce odbiorczej.

Możliwość odzyskania wiadomości e-mail jest dostępna tylko dla kont pocztowych Microsoft Exchange i użytkowników Office 365. Obsługiwane są programy Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019.

Niektóre inne klienty poczty elektronicznej również udostępniają podobną funkcję, choć może być ona inaczej nazwana. Na przykład Gmail posiada funkcję Cofnij Wyślij opcja. W przeciwieństwie do programu Microsoft Outlook, Google Gmail nie wycofuje wiadomości, ale raczej opóźnia jej wysłanie w bardzo krótkim czasie. Więcej informacji można znaleźć w części Cofnij wysyłanie wiadomości e-mail w Gmailu.

Jak wycofać wiadomość w programie Outlook

Aby przywołać wiadomość wysłaną w wyniku błędu, oto kroki, które należy wykonać:

1. Idź do Pozycje wysłane folder.
2. Kliknij dwukrotnie wiadomość, którą chcesz wycofać, aby otworzyć ją w osobnym oknie. Opcja Wycofaj nie jest dostępna dla wiadomości wyświetlanej w oknie Czytanie.
3. Na Wiadomość zakładka, w Przesuń grupa, kliknij Działania > Przypomnij sobie tę wiadomość .

   

4. W Przypomnij sobie tę wiadomość okna dialogowego, wybierz jedną z poniższych opcji i kliknij OK :
   • Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości - spowoduje to usunięcie wiadomości ze skrzynki odbiorczej odbiorcy.
   • Usuwanie nieprzeczytanych kopii i zastępowanie ich nową wiadomością - spowoduje to zastąpienie oryginalnej wiadomości nową.

   

   Wskazówka. Aby otrzymać powiadomienie o wyniku, upewnij się, że. Powiedz mi, czy przywołanie udaje się lub nie udaje dla każdego odbiorcy zaznaczone jest pole.

   Zobacz też: Excel INDEX MATCH vs. VLOOKUP - przykłady formuł
5. Jeśli zdecydowałeś się na zastąpienie wiadomości, kopia oryginalnej wiadomości zostanie automatycznie otwarta w osobnym oknie. Zmodyfikuj wiadomość według własnego uznania i kliknij Wyślij .

   Wskazówki i uwagi:

   • Jeśli Wycofanie polecenie nie jest dostępne dla Ciebie, to najprawdopodobniej nie masz konta Exchange, lub funkcja ta jest wyłączona przez administratora Exchange. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w części Wymagania i ograniczenia dotyczące odwołań.
   • Jeśli oryginalny komunikat jest wysyłany do wielu odbiorców , nastąpi wycofanie dla wszystkich, nie ma możliwości odzyskania wysłanego maila dla wybranych osób.
   • Ponieważ tylko nieprzeczytana wiadomość może zostać przywołany, wykonaj powyższe czynności jak najszybciej po wysłaniu wiadomości e-mail.

Wymagania i ograniczenia związane z wycofaniem programu Outlook

Chociaż proces wycofania jest dość prosty i nieskomplikowany, istnieje kilka warunków, które muszą być spełnione, aby ta funkcja działała:

1. Ty i twój odbiorca powinniście mieć Office 365 lub Microsoft Giełda konto.
2. Funkcja wycofania działa tylko w przypadku Windows klientów i nie jest dostępny w programach Outlook for Mac i Outlook on the web.
3. Komunikat chroniony przez Ochrona informacji w środowisku Azure nie może być odzyskany.
4. Oryginalna wiadomość powinna znajdować się u odbiorcy Inbox oraz nieprzeczytany Wiadomość e-mail otwarta przez odbiorcę lub przetworzona przez regułę, filtr spamu lub dodatek nie może zostać wycofana.

Jeśli te cztery wymagania zostaną spełnione, istnieje duża szansa, że wstydliwy e-mail zostanie uchroniony przed przeczytaniem. W sekcji poświęconej gniazdom znajdziesz więcej informacji na temat kluczowych przyczyn niepowodzenia wycofania.

Dlaczego wycofanie z programu Outlook nie działa?

Udane rozpoczęcie procesu wycofywania się z rynku nie oznacza, że zawsze zostanie on zakończony zgodnie z założeniami. Istnieje wiele czynników, które mogą go skomplikować lub nawet zniweczyć.

1) Należy stosować Office 365 lub Microsoft Exchange

Jak już wspomniano, funkcja wycofania jest obsługiwana tylko dla kont pocztowych Outlook 365 i Microsoft Exchange. Jednak sam ten fakt nie gwarantuje, że wiadomość e-mail zostanie wycofana. Następujące warunki są krytyczne dla sukcesu wycofania:

• Nadawca i odbiorca powinni znajdować się na tym samym serwerze Outlook Exchange. Jeśli odbiorca korzysta z konta POP3, IMAP lub Outlook.com albo znajduje się na innym serwerze Exchange, nawet w ramach tej samej organizacji, wycofanie nie powiedzie się.
• Odbiorca musi mieć aktywne połączenie z Outlookiem Exchange. Jeśli pracuje off-line w trybie Cached Exchange, wycofanie nie będzie działać.
• Oryginalny email musi być wysłany z "głównej" skrzynki Exchange, a nie z Delegata czy Shared Mailbox.

2. działa tylko dla Windows i klienta poczty Outlook

Funkcja Wycofanie jest przeznaczona do pracy tylko w systemie operacyjnym Windows i tylko dla klienta programu Outlook. Jeśli próbujesz odzyskać wiadomość e-mail wysłaną do kogoś w innym systemie pocztowym, takim jak Gmail lub Thunderbird, nie będzie to działać. Wycofanie nie będzie również działać w przypadku internetowej wersji programu Outlook i programu Outlook dla komputerów Mac.

3. nie działa dla aplikacji mobilnych

Wycofanie nie jest obsługiwane w przypadku wiadomości e-mail, które są odczytywane na urządzeniach mobilnych za pomocą klienta poczty elektronicznej, takiego jak Gmail lub Apple Mail. I nawet jeśli Twój odbiorca korzysta z ustawień Exchange ActiveSync (EAS) dla programu Outlook na smartfonie lub tablecie, wycofanie może się nie udać z powodu różnych problemów z kompatybilnością.

4. wiadomość musi znajdować się w skrzynce odbiorczej odbiorcy

Aby pomyślnie odzyskać wiadomość, musi ona pozostać w folderze Inbox odbiorcy. Jeśli została ona przeniesiona do innego folderu ręcznie lub została przekierowana przez regułę Outlooka, filtr sortujący, kod VBA lub dodatek, przywołanie nie powiedzie się.

5. wiadomość musi być nieprzeczytana

Wycofanie działa tylko dla nieprzeczytanych wiadomości. Jeśli wiadomość została już otwarta przez odbiorcę, nie zostanie ona automatycznie usunięta z jego skrzynki odbiorczej. Zamiast tego odbiorca może otrzymać powiadomienie, że poprosiłeś o wycofanie oryginalnej wiadomości.

6. Może się nie udać w przypadku folderów publicznych i współdzielonych

Foldery publiczne komplikują sprawy, ponieważ wiele osób może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej. Tak więc, jeśli dowolna osoba otworzy wiadomość e-mail, wycofanie nie powiedzie się, a oryginalna wiadomość pozostanie w skrzynce odbiorczej, ponieważ jest teraz "czytana".

Co się dzieje po wycofaniu wiadomości e-mail w programie Outlook

O tym, czy wycofanie produktu się powiedzie, czy nie, decyduje szereg różnych czynników. Wyniki sukcesu i porażki mogą być również różne w zależności od ustawień programu Outlook.

Sukces przywołania

W idealnych okolicznościach odbiorca nigdy nie dowie się, że wiadomość została odebrana, a następnie usunięta lub zastąpiona. W niektórych sytuacjach nadejdzie powiadomienie o wycofaniu.

Po stronie nadawcy: Jeśli wybrałeś odpowiednią opcję, Outlook powiadomi Cię, że Twoja wiadomość została pomyślnie odwołana:

Po stronie odbiorcy : Jeśli " Automatycznie przetwarzaj żądania spotkań oraz odpowiedzi na żądania spotkań i ankiety " opcja jest zaznaczona pod Plik > Opcje > Mail > Śledzenie , usunięcie lub zastąpienie oryginalnej wiadomości przeszłoby niezauważone, poza kilkoma powiadomieniami o poczcie w zasobniku systemowym.

Jeśli powyższa opcja nie zostanie wybrana, odbiorca zostanie poinformowany o tym, że nadawca chce przywołać wiadomość. Jeśli będziesz miał szczęście i odbiorca otworzy powiadomienie o przywołaniu przed oryginalną wiadomością, ta ostatnia zostanie automatycznie usunięta lub zastąpiona nową wiadomością. W przeciwnym razie oryginalna wiadomość pozostanie w folderze Inbox.

Uszkodzenie systemu odzyskiwania

Niezależnie od przyczyn, z powodu których odwołanie się nie powiodło, wyniki będą następujące.

Po stronie nadawcy: Jeśli wybrano opcję " Powiedz mi, czy przywołanie udaje się lub nie udaje dla każdego odbiorcy " opcja, użytkownik zostanie powiadomiony o niepowodzeniu:

Po stronie odbiorcy W większości przypadków odbiorca nie zauważy, że nadawca próbował odzyskać wiadomość. W niektórych sytuacjach może otrzymać wiadomość z przypomnieniem, ale oryginalny e-mail pozostanie nietknięty.

Jak odzyskać e-mail odwołany przez nadawcę

Zauważyłeś powiadomienie o nowej poczcie w zasobniku systemowym, ale nie widzisz tego maila w Skrzynce odbiorczej? Istnieje prawdopodobieństwo, że nadawca go odwołał. Ponieważ jednak wiadomość była przechowywana w Twojej skrzynce przez jakiś czas, pozostawiła ślad i możliwe jest jej odzyskanie. Oto jak:

1. Na Folder zakładka, w Sprzątanie grupę, kliknij przycisk Odzyskaj skasowane elementy przycisk.

   W programach Outlook 2016, Outlook 2019 i Office 365 można również przejść do. Usunięte elementy i kliknąć Odzyskaj elementy ostatnio usunięte z tego folderu link na górze.

   

2. W oknie dialogowym, które się pojawi, wyszukaj wiadomość "Recall" (proszę zobaczyć zrzut ekranu poniżej), a zobaczysz oryginalną wiadomość nad nią.
3. Wybierz oryginalną wiadomość, wybierz Przywróć wybrane pozycje i kliknij OK .

   

Wybrana wiadomość zostanie przywrócona do Usunięte elementy folder lub Inbox Ponieważ Outlook potrzebuje trochę czasu na synchronizację, wyświetlenie przywróconej wiadomości może potrwać kilka minut.

Uwaga. Można przywrócić tylko te wiadomości, które mieszczą się w okresie retencji ustawionym dla skrzynki pocztowej. Długość okresu zależy od ustawień programu Exchange lub Office 365, domyślnie jest to 14 dni.

Skąd mam wiedzieć, czy przywołana wiadomość zakończyła się sukcesem?

Jeśli chcesz zostać poinformowany o wyniku, wykonaj wycofanie jak zwykle i upewnij się, że. Powiedz mi, czy przywołanie udaje się lub nie udaje dla każdego odbiorcy pole jest zaznaczone (zazwyczaj ta opcja jest wybrana domyślnie):

Outlook wyśle Ci powiadomienie, gdy tylko wiadomość o wycofaniu zostanie przetworzona przez odbiorcę:

Ikona śledzenia zostanie również dodana do oryginalnej wiadomości. Otwórz wiadomość, którą próbowałeś przywołać z poziomu Elementy wysłane folderu, kliknij Śledzenie przycisk na Wiadomość zakładka, a Outlook pokaże szczegóły:

Uwagi:

1. Czasami może pojawić się wiadomość z potwierdzeniem z opóźnieniem ponieważ odbiorca nie był zalogowany do programu Outlook w momencie wysyłania przypomnienia.
2. Czasami komunikatem o sukcesie może być wprowadzanie w błąd Na przykład, gdy odbiorca otworzy Twoją wiadomość, a następnie oznaczy ją jako "nieprzeczytaną". W tym przypadku wycofanie może być nadal zgłaszane jako udane, nawet jeśli oryginalna wiadomość została faktycznie przeczytana.

Co to znaczy, że dostajesz komunikat o wycofaniu?

Gdy otrzymasz powiadomienie o wycofaniu, jak pokazano poniżej, oznacza to, że nadawca nie chce, abyś przeczytał jego oryginalną wiadomość i próbował ją odzyskać z Twojej skrzynki odbiorczej.

Najczęściej komunikat o wycofaniu jest odbierany w jednej z następujących sytuacji:

• Odbiorca korzysta z desktopowej wersji programu Outlook, który nie jest zainstalowany na serwerze Exchange. W takim przypadku odbiorca otrzyma jedynie informację o próbie wycofania wiadomości. Oryginalna wiadomość w żadnym wypadku nie zostanie usunięta z jego skrzynki odbiorczej.
• Odbiorca znajduje się na tym samym serwerze Exchange co nadawca, ale " Automatycznie przetwarzaj żądania spotkań oraz odpowiedzi na żądania spotkań i ankiety " opcja nie jest wybrana w ich Outlooku ( Plik > Opcje > Mail > Śledzenie) W tym przypadku oryginalna wiadomość zostanie automatycznie usunięta, jeśli odbiorca otworzy wiadomość z przypomnieniem, gdy oryginalna wiadomość jest jeszcze nieprzeczytana.

Cofnij wysłanie w Gmailu

Cofnij Wyślij jest obecnie domyślną funkcją Gmaila. Po wysłaniu wiadomości, na ekranie pojawi się komunikat Undo opcja pojawi się automatycznie w lewym dolnym rogu ekranu i będziesz miał około 30 sekund na podjęcie decyzji, zanim opcja zniknie:

W przeciwieństwie do funkcji wycofywania w Outlooku, opcja Cofnij w Gmailu nie wyciąga wiadomości ze skrzynki odbiorcy. To, co robi, to opóźnianie wysyłania wiadomości, tak jak robi to reguła odraczania dostawy w Outlooku. Jeśli nie użyjesz opcji Cofnij w ciągu 30 sekund, wiadomość zostanie wysłana na stałe do odbiorcy.

Alternatywy dla przywołania komunikatu

Ponieważ istnieje zbyt wiele czynników, które wpływają na sukces wycofania wiadomości, jedno z następujących obejść może się przydać.

Opóźnienie w wysyłaniu wiadomości e-mail

Jeśli często wysyłasz ważne informacje, awaria przypominania może być kosztownym błędem. Aby temu zapobiec, możesz zmusić program Outlook do przechowywania wiadomości e-mail w folderze Outbox przez określony przedział czasu przed wysłaniem. Dzięki temu będziesz miał czas na wyłowienie nieodpowiedniej wiadomości z folderu Outbox i naprawienie błędu. Do dyspozycji masz dwie opcje:

• Skonfiguruj regułę programu Outlook, która ustawia odstęp czasu pomiędzy. Wyślij W ten sposób można opóźnić wszystkie wiadomości wychodzące lub tylko te, które spełniają określone warunki, np. są wysyłane z określonego konta.
• Depay delivery of a specific email that you are composing.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Jak opóźnić wysyłanie wiadomości e-mail w programie Outlook.

Wyślij przeprosiny

Wysłanie szybkiej notki z przeprosinami może być najprostszym rozwiązaniem, jeśli wiadomość, którą omyłkowo wysłałeś nie zawiera wrażliwych informacji i nie jest zbyt obrzydliwa. Po prostu przeproś i przestań się tym przejmować. To err is human :)

W ten sposób przypominacie sobie o wysłanym mailu w Outlooku. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!