Kennsluforritið veitir nákvæmar leiðbeiningar um hvernig eigi að sækja tölvupóst í Outlook eftir að hann hefur verið sendur, útskýrir lykilþætti velgengni innkalla og lýsir nokkrum valkostum.

Flýtilegur smelli á mús getur komið fyrir bestu okkar. Þannig að ýtt er á Senda hnappinn, tölvupósturinn þinn er á leið til viðtakandans og þú hryllir við tilhugsunina um hvað það gæti kostað þig. Áður en þú byrjar að vega og meta afleiðingarnar og skrifa afsökunartilkynningu, hvers vegna ekki að reyna að endurheimta röng skilaboð? Sem betur fer bjóða margir tölvupóstforritarar upp á getu til að afturkalla tölvupóst eftir sendingu. Þó að þessi tækni hafi ýmsar kröfur og takmarkanir, gefur hún þér gott tækifæri til að leiðrétta mistök þín tímanlega og bjarga andlitinu.

Hvað þýðir það að rifja upp tölvupóst?

Ef þú hefur óvart sent ófullnægjandi skilaboð, eða gleymt að hengja skrá við, eða sent tölvupóst á rangan aðila, geturðu reynt að sækja skilaboðin úr pósthólf viðtakandans áður en hann les þau. Í Microsoft Outlook er þessi eiginleiki kallaður Innkalla tölvupóst og það er hægt að gera það á tvo mismunandi vegu:

• Eyða skilaboðum úr pósthólfi viðtakanda.
• Skiptu út upprunalegu skeytinu fyrir nýtt.

Þegar skilaboð hafa tekist að innkalla, sjá viðtakendur það ekki lengur í pósthólfinu sínu.

Möguleikinn til að sækja tölvupóst er aðeins í boði fyrir Microsoft Exchange tölvupósturhverfur:

Ólíkt inköllunareiginleika Outlook, þá hnýtir Gmail afturköllunarvalkosturinn ekki út tölvupóst úr pósthólfi viðtakandans. Það sem er í raun og veru er að seinka sendingu tölvupósts eins og frestunarregla Outlook gerir. Ef þú notar ekki Afturkalla innan 30 sekúndna verða skilaboðin send varanlega til viðtakandans.

Val við að afturkalla skilaboð

Þar sem of margir þættir hafa áhrif á árangur skilaboða innköllun getur ein af eftirfarandi lausnum komið sér vel.

Taka sendingu tölvupósts

Ef þú sendir oft mikilvægar upplýsingar gæti bilun í innköllun verið dýr mistök. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist geturðu þvingað Outlook til að geyma tölvupóstinn þinn í úthólfinu í tiltekið tímabil áður en þú sendir. Þetta gefur þér tíma til að grípa óviðeigandi skilaboð úr möppunni Úthólf og leiðrétta mistök. Tveir valkostir eru í boði fyrir þig:

• Stilltu Outlook-reglu sem setur upp bil milli þess tíma sem smellt er á Senda hnappinn og þess augnabliks þegar skilaboðin eru raunverulega send. Þannig getur þú seinkað öllum sendum skilaboðum eða aðeins þeim sem uppfylla ákveðin skilyrði, t.d. sent frá tilteknum reikningi.
• Fyrstu afhendingu tiltekins tölvupósts sem þú ert að semja.

Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að seinka sendingu tölvupósts í Outlook.

Sendu afsökunarbeiðni

Að senda skjóta afsökunarbeiðni gæti verið einfaldasta lausninef skilaboðin sem þú sendir fyrir mistök innihalda ekki viðkvæmar upplýsingar og eru ekki of viðurstyggilegar. Bara biðjast afsökunar og hætta að hafa áhyggjur af því. Að skjátlast er mannlegt :)

Þannig manstu eftir sendum tölvupósti í Outlook. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

Sumir aðrir tölvupóstforritarar bjóða upp á svipaðan eiginleika, þó hann gæti verið kallaður öðruvísi. Gmail hefur til dæmis valkostinn Afturkalla sendingu . Ólíkt Microsoft Outlook, er Google Gmail ekki að muna skilaboð, heldur seinkar sendingu þeirra á mjög stuttum tíma. Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjá Afturkalla sendingu tölvupósts í Gmail.

Hvernig á að endurkalla skilaboð í Outlook

Til að rifja upp skilaboð sem send voru fyrir mistök, hér eru skrefin til að framkvæma:

1. Farðu í möppuna Sendir hlutir .
2. Tvísmelltu á skilaboðin sem þú vilt draga til baka til að opna þau í sérstökum glugga. Valkosturinn Innkalla er ekki tiltækur fyrir skilaboð sem birtast í lesrúðunni.
3. Á flipanum Skilaboð , í hópnum Færa , smelltu á Aðgerðir > Malla þessi skilaboð .

   

4. Í Recall This Message valmynd skaltu velja einn af valkostunum hér að neðan og smelltu á Í lagi :
   • Eyða ólesnum afritum af þessum skilaboðum – þetta mun fjarlægja skilaboðin úr pósthólfinu viðtakandans.
   • Eyða ólesnum afritum og skiptu út með nýjum skilaboðum – þetta mun skipta út upprunalegu skilaboðunum fyrir nýtt.

   

   Ábending. Til að fá tilkynningu um niðurstöðuna skaltu ganga úr skugga um að Segðu mér ef innköllun heppnast eða mistekst fyrir hvern viðtakanda sé valinn.

5. Efþú hefur valið að skipta út skilaboðunum, afrit af upprunalegu skilaboðunum þínum verður sjálfkrafa opnað í sérstökum glugga. Breyttu skilaboðunum eins og þú vilt og smelltu á Senda .

   Ábendingar og athugasemdir:

   • Ef Recall skipunin er ekki tiltæk fyrir þig, þá ertu líklega ekki með Exchange reikning eða þessi aðgerð er óvirk með Exchange stjórnandinn þinn. Vinsamlega sjá innköllunarkröfur og takmarkanir.
   • Ef upprunalega skilaboðin eru send til margra viðtakenda verður innköllun gerð fyrir alla. Það er engin leið til að ná í sendur tölvupóst fyrir valið fólk.
   • Þar sem aðeins er hægt að kalla ólesin skilaboð fram skaltu framkvæma ofangreind skref eins fljótt og auðið er eftir að tölvupósturinn hefur verið sendur.

Outlook innköllunarkröfur og takmarkanir

Þó að innköllunarferlið sé frekar einfalt og einfalt, þá eru nokkur skilyrði sem þarf að uppfylla til að þessi eiginleiki virki:

1. Þú og viðtakandinn þinn ættuð að vera með Office 365 eða Microsoft Exchange reikning.
2. Innkallaeiginleikinn virkar aðeins fyrir Windows biðlara og er ekki fáanlegt í Outlook fyrir Mac og Outlook á vefnum.
3. Ekki er hægt að ná í skeyti sem varið er með Azure Information Protection .
4. Upprunalega skilaboðin ættu að vera í Innhólfi viðtakanda og ólesið . Tölvupóstur opnaður af viðtakanda eða unnin af reglu, ruslpóstursíu, eða viðbót er ekki hægt að draga til baka.

Ef þessar fjórar kröfur eru uppfylltar eru miklar líkur á því að vandræðalegur tölvupóstur verði vistaður frá lestri. Í hreiðurhlutanum finnurðu frekari upplýsingar um helstu ástæður bilunar í innköllun.

Hvers vegna virkar Outlook innköllun ekki?

Árangursrík byrjun á innköllunarferli þýðir ekki að það geri það. alltaf lokið eins og til er ætlast. Það eru margir þættir sem geta flækt hana eða jafnvel gert hana að engu.

1. Nota ætti Office 365 eða Microsoft Exchange

Eins og áður hefur komið fram er innköllunareiginleikinn aðeins studdur fyrir Outlook 365 og Microsoft Exchange tölvupóstreikninga. En þessi staðreynd ein og sér tryggir ekki að tölvupóstur verði dreginn til baka. Eftirfarandi skilyrði eru mikilvæg fyrir árangur af innköllun:

• Senjandi og viðtakandi ættu að vera á sama Outlook Exchange Server. Ef viðtakandinn notar POP3, IMAP eða Outlook.com reikning eða er á öðrum Exchange netþjóni, jafnvel innan sömu fyrirtækis, mun innköllun mistakast.
• Viðtakandinn verður að hafa virka Outlook Exchange tengingu. Ef þeir eru að vinna utan nets í skyndiminni Exchange Mode, mun innköllun ekki virka.
• Upphaflega tölvupóstinn þarf að senda úr „aðal“ Exchange pósthólfi, ekki frá Delegate eða Shared Mailbox.

2. Virkar aðeins fyrir Windows og Outlook tölvupóstforrit

Innkallaeiginleikinn er hannaður til að virka aðeins áWindows stýrikerfið og aðeins fyrir Outlook biðlarann. Ef þú ert að reyna að sækja tölvupóst sem er sendur til einhvers í öðru tölvupóstkerfi eins og Gmail eða Thunderbird, mun það ekki virka. Einnig mun innköllun ekki virka fyrir vefútgáfu af Outlook og Outlook fyrir Mac.

3. Virkar ekki fyrir farsímaforrit

Innkallanir eru ekki studdar fyrir tölvupóst sem er lesinn í farsímum með tölvupóstforriti eins og Gmail eða Apple Mail. Og jafnvel þótt viðtakandinn þinn noti Exchange ActiveSync (EAS) stillingar fyrir Outlook á snjallsíma eða spjaldtölvu, gæti innköllun mistekist vegna ýmissa samhæfnisvandamála.

4. Tölvupósturinn verður að vera í pósthólfinu hjá viðtakanda

Til þess að hægt sé að sækja það verður skeyti að vera í pósthólfsmöppunni hjá viðtakandanum. Ef það var flutt handvirkt í aðra möppu eða var endurflutt með Outlook-reglu, flokkunarsíu, VBA kóða eða viðbót, mun innköllunin mistakast.

5. Tölvupósturinn verður að vera ólesinn

Innkalling virkar aðeins fyrir ólesin skilaboð. Ef tölvupósturinn hefur þegar verið opnaður af viðtakandanum verður honum ekki sjálfkrafa eytt úr pósthólfinu. Þess í stað gæti viðtakandinn fengið tilkynningu um að þú hafir beðið um að draga upprunalegu skilaboðin til baka.

6. Getur mistekist fyrir opinberar og sameiginlegar möppur

Opinberar möppur gera hlutina flókna vegna þess að margir hafa aðgang að pósthólfinu. Þannig að ef einhver opnar tölvupóstinn mun innköllunin mistakast og frumritiðskilaboð verða áfram í pósthólfinu vegna þess að það er nú "lesið".

Hvað gerist þegar þú rifjar upp tölvupóst í Outlook

Hvort innköllun heppnast eða mistekst ræðst af fjölda mismunandi þátta. Niðurstöður velgengni og bilunar geta einnig verið mismunandi eftir Outlook stillingum.

Rannkalla árangur

Við fullkomnar aðstæður mun viðtakandinn aldrei vita að skilaboðin hafi verið móttekin og þeim eytt eða skipt út eftir það. Í sumum tilfellum berst tilkynning um innköllun.

Hjá sendanda: Ef þú valdir samsvarandi valmöguleika mun Outlook láta þig vita að búið sé að innkalla skilaboðin þín:

Hjá viðtakanda : Ef valmöguleikinn " Sjálfvirkt vinna úr fundarbeiðnum og svörum við fundarbeiðnum og skoðanakönnunum " er valinn undir Skrá > Valkostir > Póstur > Rakningar , eyðing eða endurnýjun upprunalegu skeytisins myndi fara óséður, fyrir utan nokkra pósta tilkynningar í kerfisbakkanum.

Ef ofangreindur valkostur er ekki valinn fær viðtakandanum tilkynningu um að sendandi vilji afturkalla skilaboðin. Ef þú ert heppinn og viðtakandinn opnar innköllunartilkynninguna á undan upprunalegu skilaboðunum verður þeim síðari sjálfkrafa eytt eða skipt út fyrir nýju skilaboðin. Að öðrum kosti verða upprunalegu skilaboðin áfram í Inbox möppunni.

Bilun í innköllun

Óháð þvíástæðurnar fyrir því að innköllun mistókst verða niðurstöðurnar sem hér segir.

Hjá sendanda: Ef þú valdir " Segðu mér hvort innköllun heppnast eða mistekst fyrir hvert viðtakanda " valmöguleika, þú færð tilkynningu um bilunina:

Hjá viðtakanda : Að mestu leyti mun viðtakandinn' ekki tekið eftir því að sendandinn var að reyna að sækja skilaboðin. Í sumum tilfellum geta þeir fengið innköllunarskilaboð, en upprunalegi tölvupósturinn verður ósnortinn.

Hvernig á að endurheimta tölvupóst sem sendandinn minntist á

Þú tók eftir nýjum pósttilkynningu í kerfisbakkanum en sérðu ekki þann tölvupóst í pósthólfinu þínu? Líklegt er að sendandinn hafi innkallað það. Hins vegar, þar sem skilaboðin voru geymd í pósthólfinu þínu í smá stund, skildu þau eftir sig spor og það er hægt að endurheimta það. Svona er það:

1. Á flipanum Möppur , í hópnum Hreinsa upp , smellirðu á hnappinn Endurheimta eytt atriði .

   Í Outlook 2016, Outlook 2019 og Office 365 geturðu líka farið í möppuna Eydd atriði og smellt á Endurheimta atriði sem nýlega voru fjarlægð úr þessari möppu efst.

   

2. Í svarglugganum sem birtist skaltu leita að "Recall" skilaboðum (vinsamlegast sjáðu skjámyndina hér að neðan), og þú munt sjá upprunalegu skilaboðin fyrir ofan það.
3. Veldu upprunalegu skilaboðin, veldu Restore Selected Items valkostinn og smelltu á Í lagi .

   

Valið skeyti verður annað hvort endurheimt í möppuna Eydd atriði eða Innhólfið möppu. Vegna þess að Outlook þarf smá tíma fyrir samstillingu gæti það tekið nokkrar mínútur fyrir endurheimtu skilaboðin að birtast.

Athugið. Aðeins er hægt að endurheimta skilaboðin sem eru innan varðveislutímabilsins sem stillt er upp fyrir pósthólfið þitt. Lengd tímabilsins fer eftir Exchange eða Office 365 stillingum þínum, sjálfgefið er 14 dagar.

Hvernig veit ég hvort innkallað skeyti tókst?

Ef þú vilt fá upplýsingar um niðurstöðuna skaltu gera innköllun eins og venjulega og ganga úr skugga um að Segðu mér hvort innköllun heppnast eða mistekst fyrir merkt er við hvern viðtakanda reit (venjulega er þessi valkostur valinn sjálfgefið):

Outlook mun senda þér tilkynningu um leið og innköllunarskilaboðin eru unnin af viðtakandi:

Rakningartákn verður einnig bætt við upprunalegu skilaboðin þín. Opnaðu skilaboðin sem þú reyndir að kalla fram úr möppunni Sendir hlutir , smelltu á hnappinn Rakning á flipanum Skilaboð og Outlook mun sýna þér upplýsingarnar:

Athugasemdir:

1. Stundum geta staðfestingarskilaboð borist með seinkun vegna þess að viðtakandinn var ekki skráður inn í Outlook þegar innköllunin var gerð var sendur.
2. Stundum geta árangursskilaboð verið villandi , til dæmis þegar viðtakandinn opnar skilaboðin þín og merkir þau síðan sem"ólesið". Í þessu tilviki gæti enn verið tilkynnt að innköllunin hafi tekist þó að upprunalega skeytið hafi verið lesið.

Hvað þýðir það þegar þú færð innköllunarskilaboð?

Þegar þú færð innköllunartilkynning eins og sýnt er hér að neðan, sem þýðir að sendandinn vill ekki að þú lesir upprunalega skilaboðin sín og hefur reynt að sækja þau úr pósthólfinu þínu.

Oftast, a innköllunarskilaboð berast í einni af eftirfarandi aðstæðum:

• Viðtakandinn notar skrifborðsútgáfu af Outlook sem er ekki á Exchange Server. Í því tilviki fær viðtakandinn aðeins tilkynningu um að innkallatilraun hafi verið gerð. Upprunalega skeytinu verður ekki eytt úr pósthólfinu þeirra í öllum tilvikum.
• Viðtakandinn er á sama Exchange Server og sendandinn, en " Meðhöndlar fundarbeiðnir og svör við fundarbeiðnum og skoðanakönnunum sjálfkrafa. " valkosturinn er ekki valinn í Outlook þeirra ( Skrá > Valkostir > Póstur > Rakning) . Í þessu tilviki verður upprunalega skeytinu sjálfkrafa eytt ef viðtakandinn opnar innköllunarskilaboðin á meðan upprunalega skeytið er enn ólesið.

Afturkalla sendingu í Gmail

Afturkalla sendingu er nú sjálfgefinn eiginleiki Gmail. Eftir að þú hefur sent skilaboð mun Afturkalla valkosturinn birtast sjálfkrafa neðst í vinstra horninu á skjánum þínum og þú munt hafa um það bil 30 sekúndur til að taka ákvörðun þína áður en valkosturinn er valinn