В учебнике дается подробное руководство по получению электронной почты в Outlook после ее отправки, объясняются ключевые факторы успеха отзыва и описывается пара альтернатив.

Поспешный щелчок мышью может случиться с каждым из нас, поэтому Отправить Кнопка нажата, ваше письмо уже на пути к получателю, и вы сокрушаетесь при мысли о том, чего это может вам стоить. Прежде чем взвешивать последствия и составлять уведомление с извинениями, почему бы не попытаться вернуть ошибочное сообщение? К счастью, многие почтовые клиенты предоставляют возможность отменить сообщение после отправки. Хотя эта техника имеет ряд требований и ограничений, онадает вам хороший шанс вовремя исправить свою ошибку и сохранить лицо.

Что значит отозвать электронное письмо?

Если вы случайно отправили неполное сообщение, или забыли прикрепить файл, или отправили письмо не тому человеку, вы можете попытаться получить сообщение из папки входящих сообщений получателя до того, как он его прочитает. В Microsoft Outlook эта функция называется Отзыв по электронной почте И это можно сделать двумя разными способами:

• Удалить сообщение из папки "Входящие" получателя.
• Замените исходное сообщение новым.

Когда сообщение успешно отозвано, получатели больше не видят его в папке входящих сообщений.

Возможность извлечения электронной почты доступна только для учетных записей электронной почты Microsoft Exchange и пользователей Office 365. Поддерживаются Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019.

Некоторые другие почтовые клиенты тоже предоставляют подобную функцию, хотя она может называться по-другому. Например, в Gmail есть функция Отменить отправку вариант. В отличие от Microsoft Outlook, Google Gmail не отзывает сообщение, а задерживает его отправку в течение очень короткого промежутка времени. Дополнительную информацию см. в разделе Отмена отправки письма в Gmail.

Как отозвать сообщение в Outlook

Чтобы отозвать сообщение, отправленное по ошибке, выполните следующие действия:

1. Перейти к Отправленные предметы папка.
2. Дважды щелкните по сообщению, которое вы хотите извлечь, чтобы открыть его в отдельном окне. Опция Вызвать недоступна для сообщения, отображаемого в панели чтения.
3. На Сообщение во вкладке Переместить группу, нажмите Действия > Вспомните это сообщение .

   

4. В Вспомните это сообщение диалоговое окно, выберите один из приведенных ниже вариантов и нажмите кнопку OK :
   • Удалить непрочитанные копии этого сообщения - это удалит сообщение из папки входящих сообщений получателя.
   • Удаление непрочитанных копий и замена их новым сообщением - это заменит исходное сообщение новым.

   

   Совет. Чтобы получить уведомление о результате, убедитесь, что в поле Скажите, удался или не удался отзыв для каждого получателя выбран.

5. Если вы выбрали замену сообщения, копия вашего оригинального сообщения будет автоматически открыта в отдельном окне. Измените сообщение по своему усмотрению и нажмите кнопку Отправить .

   Советы и примечания:

   • Если Отзыв Команда недоступна для вас, то, скорее всего, у вас нет учетной записи Exchange, или эта функция отключена вашим администратором Exchange. Пожалуйста, смотрите раздел Требования и ограничения Recall.
   • Если оригинальное сообщение отправлено на многочисленные получатели Отзыв будет сделан для всех. Нет возможности получить отправленное письмо для выбранных людей.
   • Потому что только непрочитанное сообщение можно отозвать, выполните описанные выше действия как можно быстрее после отправки письма.

Требования и ограничения для отзыва Outlook

Хотя процесс отзыва довольно прост и понятен, есть несколько условий, которые должны быть выполнены, чтобы эта функция сработала:

1. Вы и ваш получатель должны иметь Office 365 или Microsoft Обмен счет.
2. Функция отзыва работает только для Windows клиентов и недоступна в Outlook for Mac и Outlook on the web.
3. Сообщение, защищенное Защита информации в Azure не могут быть извлечены.
4. Оригинальное сообщение должно находиться у получателя Входящие и непрочитанный Электронное письмо, открытое получателем или обработанное правилом, спам-фильтром или надстройкой, не может быть отозвано.

Если эти четыре требования соблюдены, велика вероятность того, что неудобное письмо будет спасено от прочтения. В разделе "Гнездо" вы найдете более подробную информацию о ключевых причинах неудачного отзыва.

Почему отзыв Outlook не работает?

Успешное начало процесса отзыва не означает, что он всегда будет завершен так, как задумано. Существует множество факторов, которые могут осложнить или даже свести его на нет.

1. Следует использовать Office 365 или Microsoft Exchange

Как уже упоминалось, функция отзыва поддерживается только для учетных записей электронной почты Outlook 365 и Microsoft Exchange. Но сам по себе этот факт не гарантирует, что письмо будет отозвано. Следующие условия являются критическими для успешного отзыва:

• Отправитель и получатель должны находиться на одном сервере Outlook Exchange Server. Если получатель использует учетную запись POP3, IMAP или Outlook.com или находится на другом сервере Exchange, даже в пределах одной организации, отзыв будет неудачным.
• Получатель должен иметь активное соединение Outlook Exchange. Если он работает в автономном режиме в режиме кэшированного обмена, отзыв не сработает.
• Оригинальное письмо должно быть отправлено с "основного" почтового ящика Exchange, а не с Delegate или Shared Mailbox.

2. работает только для Windows и почтового клиента Outlook

Функция отзыва предназначена для работы только в операционной системе Windows и только для клиента Outlook. Если вы пытаетесь получить письмо, отправленное кому-то в другой почтовой системе, например, Gmail или Thunderbird, она не будет работать. Также отзыв не будет работать в веб-версии Outlook и Outlook для Mac.

3. не работает для мобильных приложений

Отзыв не поддерживается для писем, которые читаются на мобильных устройствах с помощью почтового клиента, такого как Gmail или Apple Mail. И даже если ваш получатель использует настройки Exchange ActiveSync (EAS) для Outlook на смартфоне или планшете, отзыв может не сработать из-за различных проблем совместимости.

4. письмо должно быть в папке "Входящие" получателя

Для успешного извлечения сообщение должно оставаться в папке "Входящие" получателя. Если оно было перемещено в другую папку вручную или перенаправлено правилом Outlook, фильтром сортировки, кодом VBA или надстройкой, отзыв будет неудачным.

5. письмо должно быть непрочитанным

Отзыв работает только для непрочитанных сообщений. Если письмо уже было открыто получателем, оно не будет автоматически удалено из папки "Входящие". Вместо этого получатель может получить уведомление о том, что вы попросили отозвать исходное сообщение.

6. Может произойти сбой для общих и совместно используемых папок

Общие папки усложняют ситуацию, потому что доступ к папке "Входящие" могут иметь несколько человек. Таким образом, если любой человек откроет письмо, отзыв будет неудачным, а исходное сообщение останется в папке "Входящие", потому что оно теперь "прочитано".

Что происходит, когда вы отзываете электронное письмо в Outlook

Успех или неудача отзыва определяется целым рядом различных факторов. Результаты успеха и неудачи также могут быть различными в зависимости от настроек Outlook.

Успех отзыва

При идеальных обстоятельствах получатель никогда не узнает, что сообщение было получено и впоследствии удалено или заменено. В некоторых ситуациях приходит уведомление об отзыве.

На стороне отправителя: Если вы выбрали соответствующую опцию, Outlook уведомит вас о том, что ваше сообщение было успешно отозвано:

На стороне получателя : Если " Автоматически обрабатывать запросы на проведение собраний и ответы на запросы на проведение собраний и опросы " опция отмечена в разделе Файл > Опции > Почта > Отслеживание Удаление или замена исходного сообщения останется незамеченным, не считая пары почтовых уведомлений в системном трее.

Если вышеуказанная опция не выбрана, получателю будет сообщено, что отправитель хочет отозвать сообщение. Если вам повезет и получатель откроет уведомление об отзыве раньше, чем оригинальное сообщение, последнее будет автоматически удалено или заменено новым сообщением. В противном случае оригинальное сообщение останется в папке "Входящие".

Сбой отзыва

Независимо от причин, по которым отзыв не состоялся, результаты будут следующими.

На стороне отправителя: Если вы выбрали опцию " Скажите, удался или не удался отзыв для каждого получателя ", вы будете уведомлены о неудаче:

На стороне получателя : В большинстве случаев получатель не заметит, что отправитель пытался вернуть сообщение. В некоторых ситуациях он может получить сообщение об отзыве, но исходное письмо останется нетронутым.

Как восстановить электронное письмо, отозванное отправителем

Вы заметили уведомление о новом письме в системном трее, но не видите его в папке "Входящие"? Скорее всего, отправитель отозвал его. Однако, поскольку письмо хранилось в вашем почтовом ящике некоторое время, оно оставило след, и его можно восстановить. Вот как это сделать:

1. На Папка во вкладке Уборка группу, нажмите кнопку Восстановление удаленных элементов кнопка.

   В Outlook 2016, Outlook 2019 и Office 365 вы также можете перейти в раздел Удаленные элементы папку и нажмите кнопку Восстановить элементы, недавно удаленные из этой папки ссылка вверху.

   

2. В появившемся диалоговом окне найдите сообщение "Recall" (см. скриншот ниже), и вы увидите оригинальное сообщение над ним.
3. Выберите исходное сообщение, выберите Восстановление выбранных элементов и нажмите кнопку OK .

   

Выбранное сообщение будет восстановлено либо в Удаленные элементы папку или Входящие Поскольку Outlook требуется некоторое время для синхронизации, может пройти несколько минут, прежде чем восстановленное сообщение появится на экране.

Примечание. Восстановить можно только те сообщения, которые находятся в пределах периода хранения, установленного для вашего почтового ящика. Продолжительность периода зависит от настроек Exchange или Office 365, по умолчанию - 14 дней.

Как узнать, было ли отозванное сообщение успешным?

Если вы хотите получить информацию о результате, сделайте отзыв как обычно и убедитесь, что Скажите, удался или не удался отзыв для каждого получателя установлен флажок (обычно этот параметр выбран по умолчанию):

Outlook отправит вам уведомление, как только сообщение отзыва будет обработано получателем:

Значок отслеживания также будет добавлен к исходному сообщению. Откройте сообщение, которое вы пытались вызвать из меню Отправленные предметы папку, нажмите кнопку Отслеживание кнопка на Сообщение вкладку, и Outlook покажет вам подробности:

Примечания:

1. Иногда может прийти подтверждающее сообщение с задержкой потому что получатель не вошел в Outlook во время отправки отзыва.
2. В некоторых случаях сообщение об успехе может быть введение в заблуждение Например, когда получатель открывает ваше сообщение, а затем помечает его как "непрочитанное". В этом случае отзыв может быть признан успешным, даже если исходное сообщение было прочитано.

Что означает, когда вы получаете сообщение об отзыве?

Если вы получаете уведомление об отзыве, как показано ниже, это означает, что отправитель не хочет, чтобы вы читали его оригинальное сообщение, и попытался извлечь его из папки "Входящие".

Чаще всего сообщение об отзыве поступает в одной из следующих ситуаций:

• Получатель использует настольную версию Outlook, которая не находится на Exchange Server. В этом случае получатель получает только уведомление о том, что была предпринята попытка отзыва. Оригинальное сообщение в любом случае не будет удалено из папки входящих сообщений.
• Получатель находится на том же сервере Exchange Server, что и отправитель, но " Автоматически обрабатывать запросы на проведение собраний и ответы на запросы на проведение собраний и опросы " не выбран в их Outlook ( Файл > Опции > Почта > Отслеживание) В этом случае исходное сообщение будет автоматически удалено, если получатель откроет сообщение отзыва, когда исходное сообщение еще не прочитано.

Отмена отправки в Gmail

Отменить отправку теперь является функцией по умолчанию в Gmail. После отправки сообщения, в меню Отменить опция появится автоматически в левом нижнем углу экрана, и у вас будет около 30 секунд, чтобы принять решение, прежде чем опция исчезнет:

В отличие от функции отзыва в Outlook, опция Undo в Gmail не вырывает письмо из почтового ящика получателя. На самом деле она задерживает отправку письма, как это делает правило отсрочки доставки в Outlook. Если вы не используете Undo в течение 30 секунд, письмо будет отправлено получателю навсегда.

Альтернативные варианты вызова сообщения

Поскольку на успех отзыва сообщения влияет слишком много факторов, может пригодиться один из следующих обходных путей.

Задержка отправки электронной почты

Если вы часто отправляете важную информацию, сбой отзыва может стать дорогостоящей ошибкой. Чтобы этого не произошло, вы можете заставить Outlook держать ваши письма в папке "Исходящие" в течение определенного промежутка времени перед отправкой. Это даст вам время, чтобы взять неподходящее сообщение из папки "Исходящие" и исправить ошибку. Вам доступны два варианта:

• Настройте правило Outlook, которое устанавливает интервал между временем, когда Отправить Таким образом, вы можете отложить все исходящие сообщения или только те, которые соответствуют определенным условиям, например, отправленные с определенного аккаунта.
• Отсрочка доставки конкретного письма, которое вы составляете.

Для получения дополнительной информации см. раздел Как отложить отправку электронной почты в Outlook.

Послать извинения

Отправка быстрого извинения может быть самым простым решением, если сообщение, которое вы ошибочно отправили, не содержит конфиденциальной информации и не слишком отвратительно. Просто извинитесь и перестаньте беспокоиться об этом. Ошибаться - дело человеческое :)

Вот как вы вызываете отправленную почту в Outlook. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!