L'esercitazione fornisce una guida dettagliata su come recuperare i messaggi di posta elettronica in Outlook dopo che sono stati inviati, spiega i fattori chiave del successo del richiamo e descrive un paio di alternative.

Un clic frettoloso del mouse può capitare anche ai migliori di noi, quindi la Inviare Prima di iniziare a soppesare le conseguenze e a scrivere una lettera di scuse, perché non provare a recuperare il messaggio errato? Fortunatamente, molti client di posta elettronica offrono la possibilità di annullare i messaggi di posta elettronica dopo l'invio. Anche se questa tecnica ha una serie di requisiti e limitazioni, essavi dà una buona possibilità di correggere tempestivamente il vostro errore e di salvare la faccia.

Cosa significa richiamare un'e-mail?

Se si è inviato per sbaglio un messaggio incompleto, o si è dimenticato di allegare un file, o si è inviato un messaggio di posta elettronica a una persona sbagliata, si può cercare di recuperare il messaggio dalla casella di posta del destinatario prima che lo legga. In Microsoft Outlook, questa funzione è chiamata E-mail di richiamo e si può fare in due modi diversi:

• Elimina il messaggio dalla Posta in arrivo del destinatario.
• Sostituire il messaggio originale con uno nuovo.

Quando un messaggio viene richiamato con successo, i destinatari non lo vedono più nella loro casella di posta.

La possibilità di recuperare i messaggi di posta elettronica è disponibile solo per gli account di posta elettronica Microsoft Exchange e per gli utenti di Office 365. Sono supportati Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook 2019.

Anche altri client di posta elettronica offrono una funzione simile, anche se può essere chiamata in modo diverso. Ad esempio, Gmail ha la funzione Annullamento dell'invio A differenza di Microsoft Outlook, Google Gmail non richiama un messaggio, ma ne ritarda l'invio entro un periodo di tempo molto breve. Per ulteriori informazioni, consultare Annullamento dell'invio di e-mail in Gmail.

Come richiamare un messaggio in Outlook

Per richiamare un messaggio inviato per errore, ecco i passaggi da eseguire:

1. Vai al sito Articoli inviati cartella.
2. Fare doppio clic sul messaggio che si desidera ritirare per aprirlo in una finestra separata. L'opzione Richiama non è disponibile per un messaggio visualizzato nel riquadro di lettura.
3. Sul Messaggio nella scheda Muoversi gruppo, fare clic su Azioni > Ricordate questo messaggio .

   

4. Nel Ricordate questo messaggio selezionare una delle opzioni seguenti e fare clic su OK :
   • Cancellare le copie non lette di questo messaggio - rimuoverà il messaggio dalla posta in arrivo del destinatario.
   • Eliminare le copie non lette e sostituirle con un nuovo messaggio - sostituirà il messaggio originale con uno nuovo.

   

   Suggerimento: per ricevere una notifica del risultato, assicurarsi che l'opzione Ditemi se il richiamo ha successo o meno per ogni destinatario è selezionata.

5. Se si è scelto di sostituire il messaggio, una copia del messaggio originale verrà automaticamente aperta in una finestra separata. Modificare il messaggio come desiderato e fare clic su Inviare .

   Suggerimenti e note:

   • Se il Richiamo non è disponibile, molto probabilmente non si dispone di un account Exchange o questa funzione è stata disattivata dall'amministratore di Exchange. Consultare Requisiti e limitazioni del richiamo.
   • Se il messaggio originale viene inviato a destinatari multipli Non c'è modo di recuperare un'e-mail inviata per le persone selezionate.
   • Perché solo un messaggio non letto può essere richiamato, eseguite le operazioni sopra descritte il più rapidamente possibile dopo l'invio dell'e-mail.

Requisiti e limitazioni del richiamo di Outlook

Sebbene il processo di richiamo sia piuttosto semplice e diretto, vi sono alcune condizioni che devono essere soddisfatte affinché questa funzione funzioni:

1. Voi e il vostro destinatario dovreste avere un Office 365 o Microsoft Scambio conto.
2. La funzione di richiamo funziona solo per Finestre e non è disponibile in Outlook per Mac e Outlook sul Web.
3. Un messaggio protetto da Protezione delle informazioni di Azure non può essere recuperato.
4. Il messaggio originale deve trovarsi nella cartella del destinatario. Posta in arrivo e non letto Un'e-mail aperta dal destinatario o elaborata da una regola, un filtro antispam o un componente aggiuntivo non può essere ritirata.

Se questi quattro requisiti sono soddisfatti, c'è una buona probabilità che un'e-mail imbarazzante non venga letta. Nella sezione Nido, troverete ulteriori informazioni sulle ragioni principali del fallimento di un richiamo.

Perché il richiamo di Outlook non funziona?

Un avvio positivo del processo di richiamo non significa che si concluderà sempre come previsto: ci sono molti fattori che possono complicarlo o addirittura annullarlo.

1. È necessario utilizzare Office 365 o Microsoft Exchange.

Come già detto, la funzione di richiamo è supportata solo per gli account di posta elettronica di Outlook 365 e Microsoft Exchange. Ma questo fatto da solo non garantisce che un'e-mail venga ritirata. Le seguenti condizioni sono fondamentali per il successo del richiamo:

• Il mittente e il destinatario devono trovarsi sullo stesso server Exchange di Outlook. Se il destinatario utilizza un account POP3, IMAP o Outlook.com o si trova su un server Exchange diverso, anche all'interno della stessa organizzazione, il richiamo fallirà.
• Il destinatario deve avere una connessione attiva a Outlook Exchange. Se sta lavorando off-line in modalità Cached Exchange, il richiamo non funzionerà.
• L'e-mail originale deve essere inviata da una casella di posta elettronica "primaria" di Exchange, non da una casella di posta delegata o condivisa.

2. Funziona solo con Windows e con il client di posta elettronica Outlook.

La funzione di richiamo è stata progettata per funzionare solo sul sistema operativo Windows e solo per il client Outlook. Se si sta cercando di recuperare un messaggio di posta elettronica inviato a qualcuno su un sistema di posta elettronica diverso, come Gmail o Thunderbird, non funzionerà. Inoltre, un richiamo non funzionerà per la versione web di Outlook e Outlook per Mac.

3. Non funziona per le applicazioni mobili

I richiami non sono supportati per le e-mail lette su dispositivi mobili con un client di posta elettronica come Gmail o Apple Mail. Inoltre, anche se il destinatario utilizza le impostazioni di Exchange ActiveSync (EAS) per Outlook su uno smartphone o un tablet, un richiamo potrebbe fallire a causa di vari problemi di compatibilità.

4. L'e-mail deve essere presente nella casella di posta del destinatario.

Per essere recuperato con successo, un messaggio deve rimanere nella cartella Posta in arrivo del destinatario. Se è stato spostato manualmente in un'altra cartella o è stato reindirizzato da una regola di Outlook, da un filtro di ordinamento, da un codice VBA o da un componente aggiuntivo, il richiamo fallirà.

5. L'e-mail deve essere non letta

Il richiamo funziona solo per i messaggi non letti. Se il messaggio di posta elettronica è già stato aperto dal destinatario, non verrà eliminato automaticamente dalla sua casella di posta. Al contrario, il destinatario potrebbe ricevere una notifica in cui gli viene comunicato che avete richiesto di ritirare il messaggio originale.

6. Può fallire per le cartelle pubbliche e condivise.

Le cartelle pubbliche complicano le cose perché più persone possono accedere alla Posta in arrivo. Quindi, se una persona qualsiasi apre l'e-mail, il richiamo fallirà e il messaggio originale rimarrà nella Posta in arrivo perché ora è "letto".

Cosa succede quando si richiama un'e-mail in Outlook

Il successo o l'insuccesso di un richiamo è determinato da una serie di fattori diversi. I risultati del successo e dell'insuccesso possono anche essere diversi a seconda delle impostazioni di Outlook.

Successo del richiamo

In circostanze perfette, il destinatario non saprà mai che il messaggio è stato ricevuto e successivamente cancellato o sostituito. In alcune situazioni, arriverà una notifica di richiamo.

Dal lato del mittente: Se è stata selezionata l'opzione corrispondente, Outlook notificherà che il messaggio è stato richiamato con successo:

Dal lato del destinatario Se l'opzione " Elaborazione automatica delle richieste di riunione e delle risposte alle richieste di riunione e ai sondaggi L'opzione "è selezionata in File > Opzioni > Posta > Tracciamento L'eliminazione o la sostituzione del messaggio originale passerebbe inosservata, a parte un paio di notifiche di posta nella barra delle applicazioni.

Se l'opzione precedente non è selezionata, il destinatario verrà informato che il mittente vuole richiamare il messaggio. Se si è fortunati e il destinatario apre la notifica di richiamo prima del messaggio originale, quest'ultimo verrà automaticamente cancellato o sostituito con il nuovo messaggio. Altrimenti, il messaggio originale rimarrà nella cartella Posta in arrivo.

Mancato richiamo

Indipendentemente dalle ragioni per cui un richiamo è fallito, i risultati saranno i seguenti.

Dal lato del mittente: Se è stata selezionata l'opzione " Ditemi se il richiamo ha successo o meno per ogni destinatario ", si riceverà una notifica del fallimento:

Dal lato del destinatario Nella maggior parte dei casi, il destinatario non si accorgerà che il mittente ha cercato di recuperare il messaggio. In alcune situazioni, potrebbe ricevere un messaggio di richiamo, ma l'e-mail originale rimarrà intatta.

Come recuperare un'e-mail richiamata dal mittente

Avete notato una notifica di nuova posta nella barra delle applicazioni, ma non vedete l'e-mail nella vostra casella di posta? È probabile che il mittente l'abbia ritirata. Tuttavia, poiché il messaggio è rimasto nella casella di posta per un po' di tempo, ha lasciato una traccia ed è possibile recuperarlo. Ecco come fare:

1. Sul Cartella nella scheda Pulizia fare clic sul gruppo Recupero degli elementi eliminati pulsante.

   In Outlook 2016, Outlook 2019 e Office 365, è anche possibile andare alla sezione Articoli eliminati e fare clic sul pulsante Recupera gli elementi rimossi di recente da questa cartella link in alto.

   

2. Nella finestra di dialogo visualizzata, cercate un messaggio "Richiamo" (vedere l'immagine seguente) e vedrete il messaggio originale sopra di esso.
3. Selezionare il messaggio originale, scegliere l'opzione Ripristino degli elementi selezionati e fare clic su OK .

   

Il messaggio selezionato verrà ripristinato nella cartella Articoli eliminati o la cartella Posta in arrivo Poiché Outlook richiede un certo tempo per la sincronizzazione, potrebbero essere necessari un paio di minuti per visualizzare il messaggio ripristinato.

Nota: è possibile ripristinare solo i messaggi che rientrano nel periodo di conservazione impostato per la cassetta postale. La durata del periodo dipende dalle impostazioni di Exchange o Office 365; il valore predefinito è di 14 giorni.

Come faccio a sapere se un messaggio richiamato è andato a buon fine?

Se si desidera essere informati sul risultato, effettuare un richiamo come di consueto e assicurarsi che il Ditemi se il richiamo ha successo o meno per ogni destinatario è selezionata (di solito questa opzione è selezionata per impostazione predefinita):

Outlook invia una notifica non appena il messaggio di richiamo viene elaborato dal destinatario:

Un'icona di tracciamento verrà aggiunta anche al messaggio originale. Aprire il messaggio che si è tentato di richiamare dalla finestra di dialogo Articoli inviati fare clic sulla cartella Tracciamento sul pulsante Messaggio e Outlook mostrerà i dettagli:

Note:

1. A volte può arrivare un messaggio di conferma con un ritardo perché il destinatario non era connesso a Outlook quando è stato inviato il richiamo.
2. A volte, un messaggio di successo può essere fuorviante Ad esempio, quando il destinatario apre il messaggio e poi lo segna come "non letto". In questo caso, il richiamo potrebbe essere segnalato come riuscito anche se il messaggio originale è stato effettivamente letto.

Cosa significa quando si riceve un messaggio di richiamo?

Quando si riceve una notifica di richiamo come quella mostrata di seguito, significa che il mittente non vuole che si legga il messaggio originale e ha tentato di recuperarlo dalla posta in arrivo.

Il più delle volte, un messaggio di richiamo viene ricevuto in una delle seguenti situazioni:

• Il destinatario utilizza una versione desktop di Outlook che non si trova su Exchange Server. In questo caso, il destinatario riceve solo una nota che indica che è stato effettuato un tentativo di richiamo. Il messaggio originale non verrà comunque eliminato dalla sua casella di posta.
• Il destinatario si trova sullo stesso Exchange Server del mittente, ma la casella " Elaborazione automatica delle richieste di riunione e delle risposte alle richieste di riunione e ai sondaggi L'opzione "non è selezionata in Outlook ( File > Opzioni > Posta > Tracciamento) In questo caso, il messaggio originale verrà automaticamente cancellato se il destinatario apre il messaggio di richiamo mentre il messaggio originale è ancora non letto.

Annullamento dell'invio in Gmail

Annullamento dell'invio è ora una funzione predefinita di Gmail. Dopo l'invio di un messaggio, la finestra di dialogo Annullamento apparirà automaticamente nell'angolo in basso a sinistra dello schermo e si avranno circa 30 secondi per prendere una decisione prima che l'opzione scompaia:

A differenza della funzione di richiamo di Outlook, l'opzione Annulla di Gmail non estrae un'e-mail dalla casella di posta elettronica del destinatario, ma ritarda l'invio dell'e-mail come fa la regola di consegna differita di Outlook. Se non si utilizza Annulla entro 30 secondi, il messaggio verrà inviato in modo permanente al destinatario.

Alternative al richiamo di un messaggio

Poiché sono troppi i fattori che influiscono sul successo di un richiamo di messaggi, può essere utile uno dei seguenti metodi di lavoro.

Ritardo nell'invio dell'e-mail

Se si inviano spesso informazioni importanti, un errore di richiamo potrebbe essere costoso. Per evitare che ciò accada, è possibile forzare Outlook a mantenere i messaggi di posta elettronica in Posta in uscita per un determinato intervallo di tempo prima dell'invio. In questo modo si avrà il tempo di prendere un messaggio inappropriato dalla cartella Posta in uscita e correggere un errore. Sono disponibili due opzioni:

• Configurare una regola di Outlook che stabilisca un intervallo tra il momento in cui il Inviare In questo modo, è possibile ritardare tutti i messaggi in uscita o solo quelli che soddisfano determinate condizioni, ad esempio quelli inviati da un determinato account.
• Consegnare un'e-mail specifica che si sta componendo.

Per ulteriori informazioni, vedere Come ritardare l'invio di e-mail in Outlook.

Inviare le scuse

L'invio di una rapida nota di scuse potrebbe essere la soluzione più semplice se il messaggio inviato per errore non contiene informazioni sensibili e non è troppo abominevole. Chiedete semplicemente scusa e smettetela di preoccuparvi. Errare è umano :)

È così che si richiama l'invio di e-mail in Outlook. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!