Посібник містить детальні інструкції про те, як відновити електронну пошту в Outlook після її відправлення, пояснює ключові фактори успішного відкликання та описує декілька альтернативних варіантів.

Поспішне клацання мишкою може трапитися з найкращими з нас. Так, у Надіслати натиснута, лист вже на шляху до одержувача, і ви здригаєтеся від думки, чого це може вам коштувати. Перш ніж почати зважувати наслідки і писати повідомлення з вибаченнями, чому б не спробувати повернути помилкове повідомлення? На щастя, багато поштових клієнтів надають можливість скасовувати електронні повідомлення після відправлення. Хоча ця техніка має ряд вимог і обмежень, але вонадає хороший шанс вчасно виправити свою помилку і зберегти обличчя.

Що означає відкликання електронного листа?

Якщо ви випадково відправили неповне повідомлення, або забули прикріпити файл, або відправили лист не тій людині, ви можете спробувати отримати повідомлення з поштової скриньки одержувача до того, як він його прочитає. У Microsoft Outlook ця функція називається Електронна пошта для відкликання і це можна зробити двома різними способами:

• Видалити повідомлення зі скриньки "Вхідні" одержувача.
• Замініть початкове повідомлення новим.

Після успішного відкликання повідомлення одержувачі більше не бачать його у своїй поштовій скриньці.

Можливість отримання електронної пошти доступна лише для поштових скриньок Microsoft Exchange та користувачів Office 365. Підтримуються Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019.

Деякі інші поштові клієнти також надають подібну функцію, хоча вона може називатися по-різному. Наприклад, Gmail має функцію Скасувати відправку На відміну від Microsoft Outlook, Google Gmail не відкликає повідомлення, а відкладає його відправку на дуже короткий проміжок часу. Більш детальну інформацію можна знайти в статті Відміна відправки листа в Gmail.

Як відкликати повідомлення в Outlook

Щоб відкликати помилково надіслане повідомлення, необхідно виконати наступні дії:

1. Перейдіть на сторінку Відправлені товари папка.
2. Двічі клацніть на повідомленні, яке ви хочете відкликати, щоб відкрити його в окремому вікні. Опція "Відкликати" недоступна для повідомлення, що відображається на панелі читання.
3. Про це йдеться на Повідомлення у вкладці Перемістити групу, натисніть Дії > Нагадуємо про це Послання .

   

4. В рамках проекту Нагадуємо про це Послання виберіть одну з наведених нижче опцій і натисніть кнопку ГАРАЗД. :
   • Видаліть непрочитані копії цього повідомлення - повідомлення буде видалено з поштової скриньки одержувача.
   • Видалити непрочитані копії та замінити новим повідомленням - це призведе до заміни початкового повідомлення на нове.

   

   Порада. Щоб отримати повідомлення про результат, переконайтеся, що Скажіть, відкликання є успішним чи неуспішним для кожного реципієнта встановлено прапорець.

5. Якщо ви вирішили замінити повідомлення, копія оригінального повідомлення буде автоматично відкрита в окремому вікні. Змініть повідомлення на свій розсуд і натисніть Надіслати .

   Поради та примітки:

   • У разі, якщо Нагадаємо недоступна для Вас, то, швидше за все, у Вас немає облікового запису Exchange, або ця функція відключена Вашим адміністратором Exchange. Будь ласка, зверніться до розділу Вимоги та обмеження до відкликання.
   • Якщо початкове повідомлення надіслано на адресу множинні одержувачі Відкликання буде зроблено для всіх, для обраних людей немає можливості отримати надісланий лист на електронну пошту.
   • Тому що тільки непрочитане повідомлення можна відкликати, виконайте вищезазначені дії якомога швидше після відправлення листа.

Вимоги та обмеження щодо відкликання прогнозів

Хоча процес відкликання досить простий і зрозумілий, існує декілька умов, які повинні бути виконані для того, щоб ця функція працювала:

1. Ви і ваш одержувач повинні мати Office 365 або Microsoft Обмін рахунок.
2. Функція відкликання працює тільки для Вікна і не доступний в Outlook для Mac та Outlook в Інтернеті.
3. Повідомлення, захищене Захист інформації Azure не можуть бути відновлені.
4. Оригінал повідомлення повинен знаходитися у одержувача Вхідні і непрочитаний Електронний лист, відкритий одержувачем або оброблений правилом, фільтром спаму або надбудовою, не може бути відкликаний.

Якщо ці чотири вимоги будуть виконані, є велика ймовірність, що незручний лист буде врятований від прочитання. У розділі "Гніздо" ви знайдете більше інформації про ключові причини відмови у відкликанні.

Чому не працює відкликання Outlook?

Успішний початок процесу відкликання не означає, що він завжди буде завершений так, як задумано. Існує багато факторів, які можуть його ускладнити або навіть звести нанівець.

1. необхідно використовувати Office 365 або Microsoft Exchange

Як вже зазначалося, функція відкликання підтримується лише для поштових скриньок Outlook 365 та Microsoft Exchange. Але сам по собі цей факт не гарантує, що лист буде відкликано. Для успішного відкликання необхідно дотриматись наступних умов:

• Відправник і одержувач повинні знаходитися на одному і тому ж сервері Outlook Exchange Server. Якщо одержувач використовує обліковий запис POP3, IMAP або Outlook.com або знаходиться на іншому сервері Exchange, навіть в межах однієї організації, відкликання не буде успішним.
• Одержувач повинен мати активне з'єднання з Outlook Exchange. Якщо він працює в автономному режимі в режимі кешованого обміну, відкликання не спрацює.
• Оригінал листа потрібно надсилати з "основної" поштової скриньки Exchange, а не з поштової скриньки делегата або спільної поштової скриньки.

2. працює тільки для Windows та поштового клієнта Outlook

Функція відкликання призначена для роботи тільки в операційній системі Windows і тільки для клієнта Outlook. Якщо ви намагаєтеся отримати електронний лист, надісланий комусь в іншій поштовій системі, наприклад, Gmail або Thunderbird, вона не буде працювати. Також відкликання не буде працювати для веб-версії Outlook і Outlook для Mac.

3. не працює для мобільних додатків

Відкликання не підтримуються для листів, які читаються на мобільних пристроях з поштовим клієнтом, таким як Gmail або Apple Mail. І навіть якщо ваш одержувач використовує налаштування Exchange ActiveSync (EAS) для Outlook на смартфоні або планшеті, відкликання може не спрацювати через різні проблеми сумісності.

4. лист має бути у папці "Вхідні" одержувача

Для успішного відновлення повідомлення повинно знаходитися в папці "Вхідні" одержувача. Якщо воно було переміщено в іншу папку вручну або перенаправлено правилом Outlook, фільтром сортування, кодом VBA або надбудовою, то відновлення не відбудеться.

5. лист має бути непрочитаним

Відкликання працює тільки для непрочитаних повідомлень. Якщо лист вже був відкритий одержувачем, він не буде автоматично видалений зі скриньки "Вхідні". Натомість одержувач може отримати повідомлення про те, що ви надіслали запит на відкликання початкового повідомлення.

6. може не працювати для загальних і спільних папок

Загальнодоступні папки ускладнюють ситуацію, оскільки до них можуть мати доступ кілька людей. Таким чином, якщо хтось відкриє електронний лист, відкликання не відбудеться, а початкове повідомлення залишиться у папці "Вхідні", оскільки воно вже "прочитане".

Що відбувається, коли ви відкликаєте електронну пошту в Outlook

Успішність або неуспішність відкликання визначається цілою низкою різних факторів. Результати успішності та неуспішності також можуть відрізнятися залежно від налаштувань Outlook.

Нагадати про успіх

За ідеальних обставин одержувач ніколи не дізнається, що повідомлення було отримано, а потім видалено або замінено. У деяких ситуаціях надходить повідомлення про відкликання.

На стороні відправника: Якщо ви вибрали відповідну опцію, Outlook повідомить вас про те, що ваше повідомлення було успішно відкликано:

На стороні реципієнта Якщо " Автоматично обробляти запити на проведення засідань та відповіді на запити на проведення засідань і опитувань " встановлена галочка напроти опції Файл > Опції > Пошта > Відстеження видалення або заміна оригінального повідомлення залишиться непоміченим, за винятком кількох поштових сповіщень у системному треї.

Якщо вищевказана опція не вибрана, одержувач буде проінформований про те, що відправник хоче відкликати повідомлення. Якщо пощастить і одержувач відкриє повідомлення про відкликання раніше, ніж початкове повідомлення, останнє буде автоматично видалено або замінено новим повідомленням. В іншому випадку початкове повідомлення залишиться в папці "Вхідні".

Відмова у відкликанні

Незалежно від причин, через які відкликання не відбулося, результати будуть наступними.

На стороні відправника: Якщо ви вибрали опцію " Скажіть, відкликання є успішним чи неуспішним для кожного реципієнта ", Ви отримаєте повідомлення про помилку:

На стороні реципієнта Здебільшого одержувач не помітить, що відправник намагався отримати повідомлення. У деяких ситуаціях він може отримати повідомлення про відкликання, але оригінал електронного листа залишиться неушкодженим.

Як відновити лист, відкликаний відправником

Ви помітили сповіщення про нову пошту в треї, але не бачите цього листа в папці "Вхідні"? Швидше за все, відправник відкликав його. Однак, оскільки повідомлення зберігалося у вашій поштовій скриньці недовго, воно залишило слід, і його можна відновити. Ось як:

1. Про це йдеться на Папка у вкладці Прибирання у групі, натисніть на кнопку Відновлення видалених елементів кнопку.

   В Outlook 2016, Outlook 2019 і Office 365 ви також можете перейти до Видалені елементи і натисніть кнопку Відновлення елементів, нещодавно видалених з цієї папки посилання вгорі.

   

2. У діалоговому вікні, що з'явиться, знайдіть повідомлення "Відкликання" (див. скріншот нижче), і над ним ви побачите оригінальне повідомлення.
3. Виберіть вихідне повідомлення, натисніть кнопку Відновлення вибраних елементів і натисніть кнопку ГАРАЗД. .

   

Вибране повідомлення буде відновлено або в Видалені елементи або в папці Вхідні Оскільки Outlook потрібен деякий час для синхронізації, може знадобитися кілька хвилин, поки відновлене повідомлення з'явиться на екрані.

Примітка. Відновити можна лише ті повідомлення, які знаходяться в межах встановленого для вашої поштової скриньки терміну зберігання. Тривалість терміну залежить від налаштувань Exchange або Office 365, за замовчуванням - 14 днів.

Як дізнатися, чи було відкликане повідомлення успішним?

Якщо Ви бажаєте отримати інформацію про результат, зробіть відкликання у звичайному режимі та переконайтеся, що Скажіть, відкликання є успішним чи неуспішним для кожного реципієнта встановлено прапорець (як правило, ця опція встановлена за замовчуванням):

Outlook надішле вам повідомлення, як тільки повідомлення про відкликання буде оброблено одержувачем:

До початкового повідомлення також буде додано значок відстеження. Відкрийте повідомлення, яке ви намагалися відкликати, у розділі Відправлені товари папки, клацніть по кнопці Відстеження на кнопці Повідомлення і Outlook покаже вам деталі:

Нотатки:

1. Іноді може прийти повідомлення про підтвердження із запізненням через те, що одержувач не був зареєстрований в Outlook під час відправлення відкликання.
2. Іноді повідомлення про успіх може бути таким вводящий в оману Наприклад, коли одержувач відкриває ваше повідомлення, а потім позначає його як "непрочитане". У цьому випадку відкликання все одно може бути визнано успішним, навіть якщо початкове повідомлення було прочитане.

Що означає повідомлення про відкликання?

Коли Ви отримуєте сповіщення про відкликання, як показано нижче, це означає, що відправник не хоче, щоб Ви прочитали його оригінальне повідомлення, і намагається отримати його з Вашої поштової скриньки "Вхідні".

Найчастіше повідомлення про відкликання надходить в одній з наступних ситуацій:

• Одержувач використовує десктопну версію Outlook, яка не знаходиться на сервері Exchange Server. У такому випадку одержувач отримує лише повідомлення про спробу відкликання. Оригінальне повідомлення не буде видалено з його поштової скриньки в будь-якому випадку.
• Одержувач знаходиться на тому ж Exchange-сервері, що і відправник, але при цьому " Автоматично обробляти запити на проведення засідань та відповіді на запити на проведення засідань і опитувань " не вибрано в їхньому Outlook ( Файл > Опції > Пошта > Відстеження) У цьому випадку початкове повідомлення буде автоматично видалено, якщо одержувач відкриє повідомлення-відгук у той час, коли початкове повідомлення ще не прочитане.

Скасувати відправку в Gmail

Скасувати відправку тепер є функцією Gmail за замовчуванням. Після відправлення повідомлення на екрані з'являється Скасувати автоматично з'явиться в лівому нижньому кутку екрану, і у вас буде близько 30 секунд, щоб прийняти рішення, перш ніж опція зникне:

На відміну від функції відкликання в Outlook, функція скасування в Gmail не витягує лист з поштової скриньки одержувача. Насправді вона затримує відправку листа, як це робить правило відкладення доставки в Outlook. Якщо ви не скористаєтеся функцією скасування протягом 30 секунд, повідомлення буде відправлено одержувачу безповоротно.

Альтернативи відкликанню повідомлення

Оскільки існує занадто багато факторів, які впливають на успіх відкликання повідомлення, один з наступних обхідних шляхів може стати в нагоді.

Затримка відправки електронної пошти

Якщо ви часто надсилаєте важливу інформацію, помилка відкликання може дорого коштувати. Щоб цього не сталося, ви можете змусити Outlook зберігати ваші електронні листи у папці "Вихідні" протягом певного інтервалу часу перед надсиланням. Це дасть вам час захопити невідповідне повідомлення з папки "Вихідні" та виправити помилку. Вам доступні два варіанти:

• Налаштування правила Outlook, яке встановлює інтервал між часом, коли Надіслати і момент фактичного відправлення повідомлення. Таким чином можна відкласти всі вихідні повідомлення або тільки ті, які відповідають певним умовам, наприклад, відправлені з певного облікового запису.
• Оплатити доставку конкретного листа, який ви складаєте.

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як відкласти відправлення електронної пошти в Outlook.

Надіслати вибачення

Надсилання швидкого вибачення може бути найпростішим рішенням, якщо повідомлення, яке ви помилково надіслали, не містить конфіденційної інформації та не є надто огидним. Просто вибачтеся і перестаньте переживати через це. Помилятися - це нормально :)

Ось так можна згадати відправлений лист в Outlook. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!