Урокът предоставя подробни насоки за това как да изтеглите имейл в Outlook, след като е бил изпратен, обяснява ключовите фактори за успех на изтеглянето и описва няколко алтернативи.

Едно прибързано натискане на мишката може да се случи и на най-добрите от нас. Изпрати бутонът е натиснат, имейлът ви е на път към получателя, а вие се стряскате при мисълта какво може да ви струва това. Преди да започнете да претегляте последствията и да съставяте извинително писмо, защо не се опитате да възстановите грешното съобщение? За щастие, много имейл клиенти предоставят възможност за отмяна на имейл съобщения след изпращането им. Въпреки че тази техника има редица изисквания и ограничения, тяви дава добър шанс да поправите своевременно грешката си и да запазите лицето си.

Какво означава да си припомните имейл?

Ако случайно сте изпратили непълно съобщение, забравили сте да прикачите файл или сте изпратили имейл до грешен човек, можете да се опитате да изтеглите съобщението от входящата кутия на получателя, преди той да го прочете. В Microsoft Outlook тази функция се нарича Имейл за изтегляне , като това може да се направи по два различни начина:

• Изтриване на съобщението от "Входящи" на получателя.
• Заменете оригиналното съобщение с ново.

Когато дадено съобщение бъде успешно отзовано, получателите вече не го виждат във входящата си поща.

Възможността за извличане на имейли е налична само за имейл акаунти на Microsoft Exchange и потребители на Office 365. Поддържат се Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019.

Някои други клиенти за електронна поща също предлагат подобна функция, макар че тя може да се нарича по различен начин. Отмяна на изпращането За разлика от Microsoft Outlook, Google Gmail не изтегля съобщението, а по-скоро отлага изпращането му в рамките на много кратък период от време. За повече информация вижте Отмяна на изпращането на имейл в Gmail.

Как да припомним съобщение в Outlook

За да извикате съобщение, изпратено при грешка, ето какви стъпки трябва да извършите:

1. Отидете в Изпратени елементи папка.
2. Щракнете двукратно върху съобщението, което искате да изтеглите, за да го отворите в отделен прозорец. Опцията Изтегляне не е налична за съобщение, показано в панела за четене.
3. На Съобщение в раздела Преместване група, щракнете върху Действия > Припомнете си това съобщение .

   

4. В Припомнете си това съобщение диалогов прозорец, изберете една от следните опции и щракнете върху ОК :
   • Изтриване на непрочетените копия на това съобщение - това ще премахне съобщението от входящата поща на получателя.
   • Изтриване на непрочетени копия и замяна с ново съобщение - това ще замени оригиналното съобщение с ново.

   

   Съвет. За да бъдете уведомени за резултата, уверете се, че Кажете ми дали отзоваването е успешно или неуспешно за всеки получател е избрано полето.

5. Ако сте избрали да замените съобщението, копие на оригиналното съобщение ще бъде автоматично отворено в отделен прозорец. Променете съобщението, както желаете, и щракнете върху Изпрати .

   Съвети и бележки:

   • Ако Отзоваване командата не е достъпна за вас, то най-вероятно нямате акаунт в Exchange или тази функция е забранена от вашия администратор на Exchange. Моля, вижте Изисквания и ограничения за изтегляне.
   • Ако оригиналното съобщение е изпратено до множество получатели , ще бъде направено изтегляне за всички. Няма начин да се изтегли изпратен имейл за избрани хора.
   • Защото само непрочетено съобщение може да бъде отзован, изпълнете горните стъпки възможно най-бързо след изпращането на имейла.

Изисквания и ограничения за изтегляне на Outlook

Въпреки че процесът на изтегляне е доста прост и ясен, има няколко условия, които трябва да бъдат изпълнени, за да работи тази функция:

1. Вие и вашият получател трябва да имате Office 365 или Microsoft Обмен сметка.
2. Функцията за изтегляне работи само за Windows и не е наличен в Outlook за Mac и Outlook в интернет.
3. Съобщение, защитено с Защита на информацията в Azure не може да бъде извлечен.
4. Оригиналното съобщение трябва да се намира в папката на получателя Входящи и непрочетен Имейл, отворен от получателя или обработен от правило, филтър за спам или добавка, не може да бъде оттеглен.

Ако тези четири изисквания са изпълнени, има голяма вероятност неудобното електронно писмо да бъде спасено от прочитане. В раздела за гнездата ще намерите повече информация за основните причини за неуспешно изтегляне.

Защо изтеглянето на Outlook не работи?

Успешното започване на процеса на изтегляне от пазара не означава, че той винаги ще бъде завършен по предназначение. Съществуват много фактори, които могат да го усложнят или дори да го провалят.

1. Трябва да се използва Office 365 или Microsoft Exchange

Както вече споменахме, функцията за изтегляне се поддържа само за имейл акаунти в Outlook 365 и Microsoft Exchange. Но този факт сам по себе си не гарантира, че имейлът ще бъде изтеглен. Следните условия са от решаващо значение за успеха на изтеглянето:

• Изпращачът и получателят трябва да са на един и същ Exchange сървър на Outlook. Ако получателят използва POP3, IMAP или Outlook.com акаунт или е на друг Exchange сървър, дори в рамките на една и съща организация, изтеглянето ще се провали.
• Получателят трябва да има активна връзка с Outlook Exchange. Ако той работи офлайн в режим на кеширане на Exchange, изтеглянето няма да работи.
• Оригиналният имейл трябва да бъде изпратен от "основна" пощенска кутия на Exchange, а не от делегирана или споделена пощенска кутия.

2. Работи само за Windows и клиент за електронна поща Outlook

Функцията за изтегляне е проектирана да работи само в операционната система Windows и само за клиента на Outlook. Ако се опитвате да изтеглите имейл, изпратен до някого в друга имейл система, като например Gmail или Thunderbird, тя няма да работи. Също така изтеглянето няма да работи за уеб базираната версия на Outlook и Outlook за Mac.

3. Не работи за мобилни приложения

Изтеглянето не се поддържа за имейли, които се четат на мобилни устройства с клиент за електронна поща, например Gmail или Apple Mail. И дори ако получателят ви използва настройките на Exchange ActiveSync (EAS) за Outlook на смартфон или таблет, изтеглянето може да се провали поради различни проблеми със съвместимостта.

4. Имейлът трябва да е във входящата поща на получателя

За да бъде успешно извлечено, съобщението трябва да остане в папката "Входящи" на получателя. Ако то е било преместено в друга папка ръчно или е било пренасочено от правило на Outlook, филтър за сортиране, код VBA или добавка, изтеглянето ще бъде неуспешно.

5. Имейлът трябва да не е прочетен

Оттеглянето работи само за непрочетени съобщения. Ако имейлът вече е бил отворен от получателя, той няма да бъде изтрит автоматично от входящата му кутия. Вместо това получателят може да получи известие, че сте поискали да оттеглите оригиналното съобщение.

6. Може да се провали за публични и споделени папки

Публичните папки усложняват нещата, тъй като достъп до папката "Входящи" имат няколко души. Така че, ако някой от тях отвори имейла, изтеглянето ще се провали, а оригиналното съобщение ще остане в папката "Входящи", тъй като сега е "прочетено".

Какво се случва, когато си припомните имейл в Outlook

Успехът или неуспехът на изтеглянето от пазара се определя от редица различни фактори. Резултатите от успеха и неуспеха могат да бъдат различни и в зависимост от настройките на Outlook.

Успех при изтеглянето

При перфектни обстоятелства получателят никога няма да разбере, че съобщението е било получено и впоследствие изтрито или заменено. В някои ситуации ще пристигне известие за отзоваване.

От страна на изпращача: Ако сте избрали съответната опция, Outlook ще ви уведоми, че съобщението ви е било успешно припомнено:

От страна на получателя : Ако " Автоматично обработване на заявки за срещи и отговори на заявки за срещи и анкети " е отбелязана под Файл > Опции > Поща > Проследяване на , изтриването или замяната на оригиналното съобщение ще остане незабелязано, с изключение на няколко известия за поща в системната лента.

Ако горната опция не е избрана, получателят ще бъде уведомен, че подателят иска да припомни съобщението. Ако имате късмет и получателят отвори уведомлението за припомняне преди оригиналното съобщение, последното ще бъде автоматично изтрито или заменено с новото съобщение. В противен случай оригиналното съобщение ще остане в папката "Входящи".

Неуспешно изтегляне

Независимо от причините, поради които изтеглянето не е било успешно, резултатите ще бъдат следните.

От страна на изпращача: Ако сте избрали " Кажете ми дали отзоваването е успешно или неуспешно за всеки получател ", ще бъдете уведомени за неуспеха:

От страна на получателя : В по-голямата си част получателят няма да забележи, че изпращачът се е опитал да изтегли съобщението. В някои ситуации той може да получи съобщение за изтегляне, но оригиналното електронно писмо ще остане непокътнато.

Как да възстановите имейл, който е бил отзован от подателя

Забелязали сте известие за нова поща в системния панел, но не виждате това електронно писмо в папката "Входящи"? Има вероятност изпращачът да си го е припомнил. Тъй като обаче съобщението е било съхранено в пощенската ви кутия за известно време, то е оставило следа и е възможно да го възстановите. Ето как:

1. На Папка в раздела Почистване щракнете върху групата Възстановяване на изтрити елементи бутон.

   В Outlook 2016, Outlook 2019 и Office 365 можете също да отидете в Изтрити елементи и щракнете върху папката Възстановяване на наскоро премахнати елементи от тази папка връзка в горната част.

   

2. В появилия се диалогов прозорец потърсете съобщението "Отзоваване" (моля, вижте снимката по-долу) и ще видите оригиналното съобщение над него.
3. Изберете оригиналното съобщение, изберете Възстановяване на избрани елементи и щракнете върху ОК .

   

Избраното съобщение ще бъде възстановено в Изтрити елементи папка или Входящи Тъй като Outlook се нуждае от известно време за синхронизиране, може да отнеме няколко минути, докато възстановеното съобщение се появи.

Забележка. Могат да бъдат възстановени само съобщенията, които са в рамките на периода на съхранение, зададен за вашата пощенска кутия. Продължителността на периода зависи от настройките на Exchange или Office 365, като по подразбиране е 14 дни.

Как да разбера дали припомненото съобщение е успешно?

Ако желаете да бъдете информирани за резултата, направете изтегляне, както обикновено, и се уверете, че Кажете ми дали отзоваването е успешно или неуспешно за всеки получател е маркирано (обикновено тази опция е избрана по подразбиране):

Outlook ще ви изпрати известие веднага щом съобщението за изтегляне бъде обработено от получателя:

Към първоначалното съобщение ще бъде добавена и икона за проследяване. Отворете съобщението, което сте се опитали да припомните от Изпратени елементи щракнете върху папката Проследяване на на бутона Съобщение и Outlook ще ви покаже подробностите:

Забележки:

1. Понякога може да пристигне съобщение за потвърждение. със закъснение защото получателят не е влязъл в Outlook, когато е изпратено напомнянето.
2. Понякога съобщението за успех може да бъде заблуждаващ например, когато получателят отвори съобщението ви и след това го отбележи като "непрочетено". В този случай изтеглянето все пак може да бъде отчетено като успешно, въпреки че първоначалното съобщение всъщност е било прочетено.

Какво означава, когато получите съобщение за изтегляне?

Когато получите известие за изтегляне, както е показано по-долу, това означава, че подателят не иска да прочетете оригиналното му съобщение и се е опитал да го изтегли от входящата ви поща.

Най-често съобщението за изтегляне се получава в една от следните ситуации:

• Получателят използва десктоп версия на Outlook, която не е на Exchange Server. В този случай получателят получава само бележка, че е направен опит за изтегляне. Оригиналното съобщение няма да бъде изтрито от входящата му поща във всеки случай.
• Получателят е на същия Exchange сървър като изпращача, но " Автоматично обработване на заявки за срещи и отговори на заявки за срещи и анкети " опция не е избрана в техния Outlook ( Файл > Опции > Поща > проследяване) . В този случай оригиналното съобщение ще бъде автоматично изтрито, ако получателят отвори съобщението за припомняне, докато оригиналното съобщение все още не е прочетено.

Отмяна на изпращането в Gmail

Отмяна на изпращането вече е функция по подразбиране в Gmail. След изпращане на съобщение Отмяна на ще се появи автоматично в долния ляв ъгъл на екрана и ще имате около 30 секунди да вземете решение, преди опцията да изчезне:

За разлика от функцията за оттегляне на Outlook, опцията Undo (Отмяна) на Gmail не извлича имейл от пощенската кутия на получателя. Това, което всъщност прави, е да забави изпращането на имейл, както прави правилото за отлагане на доставката на Outlook. Ако не използвате Undo (Отмяна) в рамките на 30 секунди, съобщението ще бъде изпратено за постоянно на получателя.

Алтернативи за извикване на съобщение

Тъй като има твърде много фактори, които влияят върху успеха на изтеглянето на съобщението, може да се окаже полезен един от следните обходни начини.

Забавяне на изпращането на имейл

Ако често изпращате важна информация, неуспешно изтегляне може да бъде скъпоструваща грешка. За да предотвратите това, можете да принудите Outlook да държи имейлите ви в папка "Изходяща поща" за определен интервал от време, преди да ги изпратите. Това ще ви даде време да вземете неподходящо съобщение от папка "Изходяща поща" и да поправите грешката. На разположение са две опции:

• Конфигуриране на правило на Outlook, което задава интервал между времето на Изпрати По този начин можете да забавите всички изходящи съобщения или само тези, които отговарят на определени условия, например изпратени от определен акаунт.
• Депозирайте доставката на конкретен имейл, който съставяте.

За повече информация вижте Как да забавите изпращането на имейли в Outlook.

Изпращане на извинение

Изпращането на бърза извинителна бележка може да бъде най-простото решение, ако съобщението, което сте изпратили по погрешка, не съдържа чувствителна информация и не е твърде гнусно. Просто се извинете и спрете да се притеснявате за това. Да се греши е човешко :)

Ето как си припомняте изпратени имейли в Outlook. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!