A bemutató részletes útmutatást ad arról, hogyan lehet az Outlookban elküldött e-maileket visszakeresni, elmagyarázza a visszahívás sikerének legfontosabb tényezőit, és ismertet néhány alternatívát.

Egy elhamarkodott egérkattintás a legjobbakkal is megtörténhet. Tehát a Küldje el a gombot megnyomta, az e-mailje már úton van a címzett felé, és Ön összerezzen a gondolattól, hogy mibe kerülhet ez Önnek. Mielőtt elkezdené mérlegelni a következményeket és megírni a bocsánatkérő közleményt, miért nem próbálja meg visszahívni a hibás üzenetet? Szerencsére sok e-mail kliens lehetőséget biztosít az e-mail üzenetek küldés utáni visszavonására. Bár ennek a technikának számos követelménye és korlátja van, mégisjó esélyt ad arra, hogy időben kijavítsa a hibáját, és megmentse az arcát.

Mit jelent egy e-mail visszahívása?

Ha véletlenül hiányos üzenetet küldött, vagy elfelejtett csatolni egy fájlt, vagy rossz személynek küldött e-mailt, megpróbálhatja visszaszerezni az üzenetet a címzett postaládájából, mielőtt az elolvasná. A Microsoft Outlookban ezt a funkciót úgy hívják, hogy Visszahívás e-mail , és ez kétféleképpen történhet:

• Törölje az üzenetet a címzett beérkezett üzeneteiből.
• Cserélje ki az eredeti üzenetet egy újjal.

Ha egy üzenetet sikeresen visszahívtak, a címzettek már nem látják azt a beérkezett üzenetek között.

Az e-mailek visszakeresésének lehetősége csak a Microsoft Exchange e-mail fiókok és az Office 365 felhasználók számára érhető el. Az Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 támogatott.

Néhány más e-mail kliens is kínál hasonló funkciót, bár lehet, hogy másképp hívják. Például a Gmail rendelkezik a Küldés visszavonása opciót. A Microsoft Outlookkal ellentétben a Google Gmail nem hívja vissza az üzenetet, hanem egy nagyon rövid időn belül késlelteti annak elküldését. További információért lásd: E-mail elküldés visszavonása a Gmailben.

Hogyan hívhat vissza egy üzenetet az Outlookban

A hibásan elküldött üzenet visszahívásához az alábbi lépéseket kell végrehajtani:

1. Menjen a Elküldött tételek mappa.
2. Kattintson duplán a visszahívni kívánt üzenetre, hogy az egy külön ablakban megnyíljon. A Visszahívás opció nem érhető el az Olvasási ablakban megjelenő üzenet esetén.
3. A Üzenet lapon, a Mozgás csoport, kattintson a Tevékenységek > Emlékezzen erre az üzenetre .

   

4. A Emlékezzen erre az üzenetre párbeszédpanelen válassza ki az alábbi lehetőségek egyikét, majd kattintson a OK :
   • Az üzenet olvasatlan példányainak törlése - ez eltávolítja az üzenetet a címzett postaládájából.
   • Olvasatlan példányok törlése és új üzenettel való helyettesítése - ez az eredeti üzenetet egy újjal helyettesíti.

   

   Lásd még: Hogyan lehet csoportosítani az oszlopokat az Excelben

   Tipp. Ahhoz, hogy értesítést kapjon az eredményről, győződjön meg róla, hogy a Mondja meg, hogy a visszahívás sikeres vagy sikertelen az egyes címzettek esetében. doboz be van jelölve.

5. Ha az üzenet cseréjét választotta, az eredeti üzenet másolata automatikusan megnyílik egy külön ablakban. Módosítsa az üzenetet tetszése szerint, majd kattintson a Küldje el a .

   Tippek és megjegyzések:

   • Ha a Visszahívás parancs nem elérhető az Ön számára, akkor valószínűleg nincs Exchange-fiókja, vagy az Exchange rendszergazdája letiltotta ezt a funkciót. Lásd: Visszahívási követelmények és korlátozások.
   • Ha az eredeti üzenetet a több címzett A kiválasztott személyek számára küldött e-mailt nem lehet visszahívni.
   • Mert csak egy olvasatlan üzenet visszahívható, az e-mail elküldése után a lehető leggyorsabban hajtsa végre a fenti lépéseket.

Outlook visszahívási követelmények és korlátozások

Bár a visszahívási folyamat meglehetősen egyszerű és egyértelmű, van néhány feltétel, amelynek teljesülnie kell ahhoz, hogy ez a funkció működjön:

1. Önnek és a címzettnek rendelkeznie kell egy Office 365 vagy Microsoft Exchange számla.
2. A visszahívási funkció csak a következő esetekben működik Windows ügyfelek számára, és nem érhető el az Outlook for Mac és az Outlook on the web programban.
3. Az üzenetet védi Azure információvédelem nem lehet visszakeresni.
4. Az eredeti üzenetnek a címzett Beérkezett üzenetek és olvasatlan A címzett által megnyitott vagy egy szabály, spamszűrő vagy kiegészítő által feldolgozott e-mailt nem lehet visszavonni.

Ha ez a négy követelmény teljesül, akkor jó esély van arra, hogy egy kínos e-mailt megússza az olvasás. A fészek részben további információkat talál a visszahívás sikertelenségének legfontosabb okairól.

Miért nem működik az Outlook visszahívás?

A visszahívási folyamat sikeres elindítása nem jelenti azt, hogy az mindig a tervezett módon fog végbemenni. Számos tényező megnehezítheti vagy akár meg is semmisítheti azt.

1. Az Office 365 vagy a Microsoft Exchange rendszert kell használni.

Mint már említettük, a visszahívási funkció csak az Outlook 365 és a Microsoft Exchange e-mail fiókok esetében támogatott. De ez a tény önmagában még nem garantálja, hogy egy e-mail visszahívásra kerül. A következő feltételek kritikusak a visszahívás sikeréhez:

• A feladónak és a címzettnek ugyanazon az Outlook Exchange-kiszolgálón kell lennie. Ha a címzett POP3, IMAP vagy Outlook.com fiókot használ, vagy más Exchange-kiszolgálón van, akár ugyanazon a szervezeten belül is, a visszahívás sikertelen lesz.
• A címzettnek aktív Outlook Exchange-kapcsolattal kell rendelkeznie. Ha a Cached Exchange módban offline működik, a visszahívás nem fog működni.
• Az eredeti e-mailt egy "elsődleges" Exchange-postafiókból kell elküldeni, nem pedig egy delegált vagy megosztott postafiókból.

2. Csak Windows és Outlook e-mail kliens esetén működik.

A Visszahívás funkciót úgy tervezték, hogy csak a Windows operációs rendszeren és csak az Outlook klienshez működjön. Ha egy másik e-mail rendszerben, például a Gmail vagy a Thunderbird rendszerben küldött e-mailt próbál visszahívni, akkor nem fog működni. A visszahívás nem fog működni az Outlook és az Outlook for Mac webes verziójánál sem.

3. Nem működik mobilalkalmazások esetében

A visszahívás nem támogatott olyan e-mailek esetében, amelyeket mobileszközökön olvasnak olyan e-mail klienssel, mint a Gmail vagy az Apple Mail. És még akkor is, ha a címzett Exchange ActiveSync (EAS) beállításokat használ az Outlookhoz okostelefonon vagy táblagépen, a visszahívás sikertelen lehet különböző kompatibilitási problémák miatt.

4. Az e-mailnek a címzett beérkezett üzeneteiben kell lennie.

A sikeres visszakereséshez az üzenetnek a címzett Beérkezett üzenetek mappájában kell maradnia. Ha az üzenet kézzel került át egy másik mappába, vagy egy Outlook-szabály, rendezési szűrő, VBA-kód vagy egy kiegészítő által átirányításra került, a visszakeresés sikertelen lesz.

5. Az e-mailnek olvasatlanul kell érkeznie

A visszahívás csak az olvasatlan üzenetek esetében működik. Ha az e-mailt a címzett már megnyitotta, akkor nem törlődik automatikusan a beérkezett üzenetek közül. Ehelyett a címzett kaphat egy értesítést arról, hogy Ön kérte az eredeti üzenet visszavonását.

6. A nyilvános és megosztott mappák esetében sikertelen lehet.

A nyilvános mappák bonyolítják a dolgokat, mivel több személy is hozzáférhet a Beérkezett üzenetekhez. Így ha bármelyik személy megnyitja az e-mailt, a visszahívás sikertelen lesz, és az eredeti üzenet a Beérkezett üzenetek között marad, mivel most már "olvasott".

Mi történik, ha visszahív egy e-mailt az Outlookban

A visszahívás sikerességét vagy sikertelenségét számos különböző tényező határozza meg. A siker és a sikertelenség kimenetele az Outlook-beállításoktól függően is eltérő lehet.

Visszahívás sikere

Tökéletes körülmények között a címzett soha nem fogja megtudni, hogy az üzenetet megkapta, és ezt követően törölte vagy kicserélte. Bizonyos helyzetekben visszahívási értesítés érkezik.

A feladói oldalon: Ha kiválasztotta a megfelelő opciót, az Outlook értesíti Önt arról, hogy az üzenetet sikeresen visszahívták:

A címzett oldalon : Ha a " Értekezletkérések és az értekezletkérésekre és közvélemény-kutatásokra adott válaszok automatikus feldolgozása " opció be van jelölve a Fájl > Opciók > Mail > Nyomon követés , az eredeti üzenet törlése vagy cseréje észrevétlen maradna, eltekintve néhány e-mail értesítéstől a tálcán.

Ha a fenti opció nincs kiválasztva, a címzettet értesítjük arról, hogy a feladó vissza kívánja hívni az üzenetet. Ha szerencséje van, és a címzett az eredeti üzenet előtt megnyitja a visszahívásról szóló értesítést, akkor az automatikusan törlődik vagy helyébe lép az új üzenet. Ellenkező esetben az eredeti üzenet a Beérkezett üzenetek mappában marad.

Visszahívás sikertelensége

Függetlenül attól, hogy a visszahívás milyen okok miatt nem sikerült, az eredmények a következők.

A feladói oldalon: Ha a " Mondja meg, hogy a visszahívás sikeres vagy sikertelen az egyes címzettek esetében. " opciót választja, értesítést kap a hibáról:

A címzett oldalon : A legtöbb esetben a címzett nem veszi észre, hogy a feladó megpróbálta visszahívni az üzenetet. Bizonyos helyzetekben kaphat egy visszahívó üzenetet, de az eredeti e-mail sértetlen marad.

Hogyan lehet visszaállítani a feladó által visszahívott e-mailt?

Észrevett egy új levél értesítést a rendszer tálcáján, de nem látja az adott e-mailt a Beérkezett üzenetek között? Nagy az esélye, hogy a feladó visszahívta azt. Mivel azonban az üzenet egy kis ideig a postafiókjában maradt, nyomot hagyott, és lehetséges a visszaszerzése. Íme, hogyan:

1. A Mappa lapon, a Takarítás csoport, kattintson a Törölt elemek helyreállítása gomb.

   Az Outlook 2016, az Outlook 2019 és az Office 365 rendszerben a következő menüpontokat is elérheti Törölt elemek mappát, és kattintson a A mappából nemrég eltávolított elemek helyreállítása link a tetején.

   

2. A megjelenő párbeszédpanelen keressen egy "Visszahívás" üzenetet (lásd az alábbi képernyőképet), és az eredeti üzenetet fogja látni felette.
3. Válassza ki az eredeti üzenetet, válassza a Kijelölt elemek visszaállítása opciót, és kattintson a OK .

   

A kiválasztott üzenet visszaállításra kerül vagy a Törölt elemek mappában vagy a Beérkezett üzenetek Mivel az Outlooknak időre van szüksége a szinkronizáláshoz, néhány percig eltarthat, amíg a helyreállított üzenet megjelenik.

Megjegyzés: Csak a postafiókjához beállított megőrzési időszakon belüli üzenetek állíthatók vissza. Az időszak hossza az Exchange vagy az Office 365 beállításaitól függ, az alapértelmezett 14 nap.

Honnan tudom, hogy a visszahívott üzenet sikeres volt-e?

Ha szeretne tájékoztatást kapni az eredményről, a szokásos módon végezze el a visszahívást, és győződjön meg arról, hogy a Mondja meg, hogy a visszahívás sikeres vagy sikertelen az egyes címzettek esetében. jelölőnégyzet be van jelölve (általában ez az opció alapértelmezés szerint be van jelölve):

Az Outlook értesítést küld Önnek, amint a címzett feldolgozza a visszahívási üzenetet:

Az eredeti üzenethez egy nyomon követési ikon is hozzá lesz adva. Nyissa meg az üzenetet, amelyet megpróbált visszahívni a Elküldött elemek mappát, kattintson a Nyomon követés gombot a Üzenet lapot, és az Outlook megmutatja a részleteket:

Megjegyzések:

1. Néha megerősítő üzenet érkezhet késleltetéssel mert a címzett nem volt bejelentkezve az Outlookba a visszahívás elküldésekor.
2. Időnként a sikerüzenet lehet félrevezető például amikor a címzett megnyitja az üzenetet, majd "olvasatlannak" jelöli azt. Ebben az esetben a visszahívás még akkor is sikeresnek tekinthető, ha az eredeti üzenetet ténylegesen elolvasták.

Mit jelent, ha visszahívási üzenetet kap?

Ha az alábbiakban látható visszahívási értesítést kap, az azt jelenti, hogy a feladó nem szeretné, hogy elolvassa az eredeti üzenetet, és megpróbálta visszahívni azt a beérkezett üzenetek között.

Leggyakrabban a következő helyzetek valamelyikében érkezik visszahívási üzenet:

• A címzett az Outlook olyan asztali verzióját használja, amely nem az Exchange Server-en van. Ebben az esetben a címzett csak egy megjegyzést kap arról, hogy megkísérelték a visszahívást. Az eredeti üzenet semmiképpen sem törlődik a postaládájából.
• A címzett ugyanazon az Exchange-kiszolgálón van, mint a feladó, de a " Értekezletkérések és az értekezletkérésekre és közvélemény-kutatásokra adott válaszok automatikus feldolgozása " opció nincs kiválasztva az Outlookban ( Fájl > Opciók > Mail > Nyomkövetés) Ebben az esetben az eredeti üzenet automatikusan törlődik, ha a címzett megnyitja a visszahívott üzenetet, miközben az eredeti üzenet még olvasatlan.

Küldés visszavonása Gmailben

Küldés visszavonása mostantól a Gmail alapértelmezett funkciója. Egy üzenet elküldése után a Undo opció automatikusan megjelenik a képernyő bal alsó sarkában, és körülbelül 30 másodperce lesz arra, hogy meghozza a döntését, mielőtt az opció eltűnik:

Az Outlook visszahívási funkciójával ellentétben a Gmail visszavonási opciója nem szedi ki az e-mailt a címzett postafiókjából. Ami valójában késlelteti az e-mail küldését, mint az Outlook késleltetett kézbesítési szabálya. Ha 30 másodpercen belül nem használja a visszavonást, az üzenet véglegesen elküldésre kerül a címzettnek.

Az üzenet visszahívásának alternatívái

Mivel túl sok tényező befolyásolja az üzenet visszahívásának sikerét, az alábbi megoldások egyike hasznos lehet.

Késedelmes e-mail küldés

Ha gyakran küld fontos információkat, egy visszahívási hiba költséges hiba lehet. Ennek megelőzése érdekében kényszerítheti az Outlookot, hogy az e-maileket a küldés előtt egy meghatározott időintervallumig a Kimenő üzenetek között tartsa. Ez időt ad arra, hogy a nem megfelelő üzenetet a Kimenő mappából elővegye, és kijavítsa a hibát. Két lehetőség áll rendelkezésére:

• Konfiguráljon egy olyan Outlook szabályt, amely beállít egy intervallumot a Küldje el a gomb megnyomása és az üzenet tényleges elküldésének pillanata között. Így késleltetheti az összes kimenő üzenetet, vagy csak azokat, amelyek megfelelnek bizonyos feltételeknek, pl. egy adott fiókból küldött üzeneteket.
• Egy adott e-mail kézbesítése, amelyet éppen készít.

További információért lásd: Hogyan késleltetheti az e-mail küldését az Outlookban.

Küldjön bocsánatkérést

Egy gyors bocsánatkérő üzenet elküldése lehet a legegyszerűbb megoldás, ha a tévedésből küldött üzenet nem tartalmaz érzékeny információkat és nem túlságosan visszataszító. Egyszerűen kérj bocsánatot és ne aggódj tovább. Tévedni emberi dolog :)

Így hívja vissza az Outlookban elküldött e-maileket. Köszönöm, hogy elolvastad, és remélem, jövő héten találkozunk a blogon!