Das Tutorial bietet eine detaillierte Anleitung zum Abrufen von E-Mails in Outlook, nachdem sie gesendet wurden, erklärt die Schlüsselfaktoren für einen erfolgreichen Rückruf und beschreibt einige Alternativen.

Ein voreiliger Mausklick kann auch den Besten von uns passieren, daher ist die Senden Sie gedrückt, Ihre E-Mail ist auf dem Weg zum Empfänger, und Ihnen graut es bei dem Gedanken, was Sie das kosten könnte. Bevor Sie die Konsequenzen abwägen und eine Entschuldigung verfassen, sollten Sie versuchen, die fehlerhafte Nachricht zurückzuholen. Glücklicherweise bieten viele E-Mail-Programme die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten nach dem Versand rückgängig zu machen. Diese Technik hat zwar eine Reihe von Voraussetzungen und Einschränkungen, aber siegibt Ihnen eine gute Chance, Ihren Fehler rechtzeitig zu korrigieren und Ihr Gesicht zu wahren.

Was bedeutet es, eine E-Mail zurückzurufen?

Wenn Sie versehentlich eine unvollständige Nachricht gesendet haben, vergessen haben, eine Datei anzuhängen, oder eine E-Mail an die falsche Person geschickt haben, können Sie versuchen, die Nachricht aus dem Posteingang des Empfängers abzurufen, bevor dieser sie liest. In Microsoft Outlook heißt diese Funktion E-Mail zurückrufen und das kann auf zwei verschiedene Arten geschehen:

• Löschen Sie die Nachricht aus dem Posteingang des Empfängers.
• Ersetzen Sie die ursprüngliche Nachricht durch eine neue.

Wenn eine Nachricht erfolgreich zurückgerufen wurde, sehen die Empfänger sie nicht mehr in ihrem Posteingang.

Die Möglichkeit, E-Mails abzurufen, ist nur für Microsoft Exchange-E-Mail-Konten und Office 365-Benutzer verfügbar. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 und Outlook 2019 werden unterstützt.

Einige andere E-Mail-Clients bieten eine ähnliche Funktion, auch wenn sie anders genannt wird. Gmail hat zum Beispiel die Funktion Senden rückgängig machen Anders als Microsoft Outlook ruft Google Gmail eine Nachricht nicht zurück, sondern verzögert ihren Versand innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums. Weitere Informationen finden Sie unter Rückgängig machen des E-Mail-Versands in Google Mail.

So rufen Sie eine Nachricht in Outlook zurück

Um eine irrtümlich gesendete Nachricht zurückzurufen, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zum Gesendete Artikel Ordner.
2. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie zurückziehen möchten, um sie in einem separaten Fenster zu öffnen. Die Option Zurückrufen ist für eine Nachricht, die im Lesebereich angezeigt wird, nicht verfügbar.
3. Auf der Nachricht auf der Registerkarte Verschieben Gruppe, klicken Sie auf Aktionen > Diese Nachricht abrufen .

   

4. In der Diese Nachricht abrufen wählen Sie eine der folgenden Optionen und klicken Sie auf OK :
   • Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen - Dadurch wird die Nachricht aus dem Posteingang des Empfängers entfernt.
   • Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen - wird die ursprüngliche Nachricht durch eine neue Nachricht ersetzt.

   

   Tipp: Um über das Ergebnis benachrichtigt zu werden, stellen Sie sicher, dass die Sagen Sie mir, ob der Rückruf für jeden Empfänger erfolgreich war oder nicht ausgewählt ist.

5. Wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Nachricht zu ersetzen, wird automatisch eine Kopie Ihrer ursprünglichen Nachricht in einem separaten Fenster geöffnet. Ändern Sie die Nachricht wie gewünscht und klicken Sie auf Senden Sie .

   Tipps und Hinweise:

   Siehe auch: MINIFS-Funktion in Microsoft Excel - Syntax und Formelbeispiele
   • Wenn die Rückruf nicht zur Verfügung steht, haben Sie wahrscheinlich kein Exchange-Konto, oder diese Funktion ist von Ihrem Exchange-Administrator deaktiviert (siehe Anforderungen und Einschränkungen für den Rückruf).
   • Wenn die ursprüngliche Nachricht an mehrere Empfänger Es gibt keine Möglichkeit, eine gesendete E-Mail für ausgewählte Personen abzurufen.
   • Denn nur ein ungelesene Nachricht zurückgerufen werden kann, führen Sie die oben genannten Schritte so schnell wie möglich nach dem Versand der E-Mail durch.

Anforderungen und Einschränkungen für Outlook-Rückrufe

Der Rückruf ist zwar recht einfach und unkompliziert, aber es müssen einige Bedingungen erfüllt sein, damit diese Funktion funktioniert:

1. Sie und Ihr Empfänger sollten eine Büro 365 oder Microsoft Austausch Konto.
2. Die Rückruf-Funktion funktioniert nur bei Windows Clients und ist in Outlook für Mac und Outlook im Web nicht verfügbar.
3. Eine Nachricht geschützt durch Azure Informationsschutz kann nicht abgerufen werden.
4. Die ursprüngliche Nachricht sollte sich im Ordner des Empfängers befinden. Posteingang und ungelesen Eine E-Mail, die vom Empfänger geöffnet oder von einer Regel, einem Spam-Filter oder einem Add-In verarbeitet wurde, kann nicht zurückgezogen werden.

Wenn diese vier Voraussetzungen erfüllt sind, stehen die Chancen gut, dass eine peinliche E-Mail vor dem Lesen bewahrt wird. Im Abschnitt Nest finden Sie weitere Informationen über die wichtigsten Gründe für einen missglückten Rückruf.

Warum funktioniert der Outlook-Rückruf nicht?

Ein erfolgreicher Beginn des Rückrufverfahrens bedeutet nicht, dass es immer wie vorgesehen abgeschlossen wird. Es gibt viele Faktoren, die es erschweren oder sogar zunichte machen können.

1) Office 365 oder Microsoft Exchange sollte verwendet werden.

Wie bereits erwähnt, wird die Rückruf-Funktion nur für Outlook 365 und Microsoft Exchange E-Mail-Konten unterstützt. Diese Tatsache allein garantiert jedoch nicht, dass eine E-Mail zurückgezogen wird. Die folgenden Bedingungen sind für einen erfolgreichen Rückruf entscheidend:

• Absender und Empfänger sollten sich auf demselben Outlook Exchange Server befinden. Wenn der Empfänger ein POP3-, IMAP- oder Outlook.com-Konto verwendet oder sich auf einem anderen Exchange Server befindet, selbst innerhalb desselben Unternehmens, schlägt ein Rückruf fehl.
• Der Empfänger muss über eine aktive Outlook Exchange-Verbindung verfügen. Wenn er offline im Cached Exchange-Modus arbeitet, funktioniert ein Rückruf nicht.
• Die ursprüngliche E-Mail muss von einem "primären" Exchange-Postfach gesendet werden, nicht von einem delegierten oder freigegebenen Postfach.

2. funktioniert nur für Windows und den E-Mail-Client Outlook

Die Rückruf-Funktion ist nur für das Windows-Betriebssystem und nur für den Outlook-Client vorgesehen. Wenn Sie versuchen, eine E-Mail abzurufen, die an eine Person mit einem anderen E-Mail-System wie Gmail oder Thunderbird gesendet wurde, wird dies nicht funktionieren. Außerdem funktioniert ein Rückruf nicht bei der webbasierten Version von Outlook und Outlook für Mac.

3. funktioniert nicht für mobile Anwendungen

Rückrufe werden für E-Mails, die auf mobilen Geräten mit einem E-Mail-Client wie Gmail oder Apple Mail gelesen werden, nicht unterstützt. Und selbst wenn Ihr Empfänger Exchange ActiveSync (EAS)-Einstellungen für Outlook auf einem Smartphone oder Tablet verwendet, kann ein Rückruf aufgrund verschiedener Kompatibilitätsprobleme fehlschlagen.

4. die E-Mail muss sich im Posteingang des Empfängers befinden

Damit eine Nachricht erfolgreich abgerufen werden kann, muss sie im Posteingangsordner des Empfängers verbleiben. Wurde sie manuell in einen anderen Ordner verschoben oder durch eine Outlook-Regel, einen Sortierfilter, einen VBA-Code oder ein Add-In umgeleitet, schlägt der Rückruf fehl.

5. die E-Mail muss ungelesen sein

Ein Rückruf funktioniert nur für ungelesene Nachrichten. Wenn die E-Mail bereits vom Empfänger geöffnet wurde, wird sie nicht automatisch aus seinem Posteingang gelöscht. Stattdessen kann der Empfänger eine Benachrichtigung erhalten, dass Sie den Rückruf der ursprünglichen Nachricht beantragt haben.

6. kann bei öffentlichen und gemeinsamen Ordnern fehlschlagen

Öffentliche Ordner machen die Sache kompliziert, weil mehrere Personen auf den Posteingang zugreifen können. Wenn also eine Person die E-Mail öffnet, schlägt der Rückruf fehl, und die ursprüngliche Nachricht bleibt im Posteingang, weil sie jetzt "gelesen" ist.

Was passiert, wenn Sie eine E-Mail in Outlook zurückrufen?

Ob ein Rückruf erfolgreich ist oder scheitert, hängt von einer Reihe verschiedener Faktoren ab. Die Ergebnisse von Erfolg und Misserfolg können auch je nach Outlook-Einstellungen unterschiedlich ausfallen.

Erfolgreich zurückrufen

Im Idealfall erfährt der Empfänger nie, dass die Nachricht eingegangen ist und danach gelöscht oder ersetzt wurde. In manchen Fällen wird eine Rückrufbenachrichtigung eingehen.

Auf der Seite des Absenders: Wenn Sie die entsprechende Option ausgewählt haben, werden Sie von Outlook benachrichtigt, dass Ihre Nachricht erfolgreich abgerufen wurde:

Auf der Empfängerseite : Wenn die " Automatisches Verarbeiten von Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und Umfragen Die Option "-" ist markiert unter Datei > Optionen > E-Mail > Nachverfolgung Das Löschen oder Ersetzen der ursprünglichen Nachricht würde unbemerkt bleiben, abgesehen von ein paar E-Mail-Benachrichtigungen in der Systemleiste.

Ist die obige Option nicht ausgewählt, wird der Empfänger darüber informiert, dass der Absender die Nachricht zurückrufen möchte. Wenn Sie Glück haben und der Empfänger die Rückrufbenachrichtigung vor der ursprünglichen Nachricht öffnet, wird letztere automatisch gelöscht oder durch die neue Nachricht ersetzt. Andernfalls bleibt die ursprüngliche Nachricht im Posteingangsordner.

Ausfall des Rückrufs

Unabhängig von den Gründen, aus denen ein Rückruf gescheitert ist, werden die Ergebnisse wie folgt aussehen.

Auf der Seite des Absenders: Wenn Sie die Option " Sagen Sie mir, ob der Rückruf für jeden Empfänger erfolgreich war oder nicht ", werden Sie über den Fehler benachrichtigt:

Auf der Empfängerseite In den meisten Fällen wird der Empfänger nicht bemerken, dass der Absender versucht hat, die Nachricht abzurufen. In einigen Fällen kann er eine Rückrufnachricht erhalten, aber die ursprüngliche E-Mail bleibt intakt.

Wie man eine vom Absender zurückgerufene E-Mail wiederherstellt

Sie haben eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail in der Taskleiste gesehen, aber die E-Mail ist nicht mehr in Ihrem Posteingang zu finden? Wahrscheinlich hat der Absender sie widerrufen. Da die Nachricht jedoch eine Weile in Ihrem Postfach gespeichert war, hat sie eine Spur hinterlassen, und es ist möglich, sie wiederherzustellen. So geht es:

1. Auf der Mappe auf der Registerkarte Aufräumen Gruppe, klicken Sie auf die Gelöschte Objekte wiederherstellen Taste.

   In Outlook 2016, Outlook 2019 und Office 365 können Sie auch auf die Seite Gelöschte Objekte Ordner aus und klicken Sie auf das Zuletzt aus diesem Ordner entfernte Objekte wiederherstellen Link am oberen Rand.

   

2. Suchen Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld nach einer "Rückruf"-Meldung (siehe Abbildung unten), und Sie sehen die ursprüngliche Meldung darüber.
3. Markieren Sie die ursprüngliche Nachricht, wählen Sie die Ausgewählte Elemente wiederherstellen Option und klicken Sie auf OK .

   

Die ausgewählte Nachricht wird entweder in der Gelöschte Objekte oder den Ordner Posteingang Da Outlook eine gewisse Zeit für die Synchronisierung benötigt, kann es ein paar Minuten dauern, bis die wiederhergestellte Nachricht angezeigt wird.

Hinweis: Es können nur die Nachrichten wiederhergestellt werden, die innerhalb des für Ihr Postfach festgelegten Aufbewahrungszeitraums liegen. Die Länge des Zeitraums hängt von Ihren Exchange- oder Office 365-Einstellungen ab, der Standardwert beträgt 14 Tage.

Woher weiß ich, ob eine zurückgerufene Nachricht erfolgreich war?

Wenn Sie über das Ergebnis informiert werden möchten, führen Sie wie üblich einen Rückruf durch und stellen Sie sicher, dass die Sagen Sie mir, ob der Rückruf für jeden Empfänger erfolgreich war oder nicht markiert ist (normalerweise ist diese Option standardmäßig aktiviert):

Outlook sendet Ihnen eine Benachrichtigung, sobald die Rückrufnachricht vom Empfänger bearbeitet wurde:

Ihrer ursprünglichen Nachricht wird außerdem ein Verfolgungssymbol hinzugefügt. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie zurückrufen wollten, aus dem Fenster Gesendete Artikel Ordner, klicken Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgung auf der Schaltfläche Nachricht und Outlook zeigt Ihnen die Details an:

Anmerkungen:

1. Manchmal kann eine Bestätigungsnachricht eingehen mit einer Verzögerung weil der Empfänger zum Zeitpunkt des Versendens des Rückrufs nicht in Outlook angemeldet war.
2. Zuweilen kann eine Erfolgsmeldung lauten Irreführend In diesem Fall könnte der Rückruf noch als erfolgreich gemeldet werden, obwohl die ursprüngliche Nachricht tatsächlich gelesen wurde.

Was bedeutet es, wenn Sie eine Rückrufmeldung erhalten?

Wenn Sie eine Rückrufbenachrichtigung wie unten gezeigt erhalten, bedeutet dies, dass der Absender nicht möchte, dass Sie seine ursprüngliche Nachricht lesen, und dass er versucht hat, sie aus Ihrem Posteingang zurückzuholen.

Am häufigsten wird eine Rückrufmeldung in einer der folgenden Situationen empfangen:

• Der Empfänger verwendet eine Desktop-Version von Outlook, die nicht auf einem Exchange Server läuft. In diesem Fall erhält der Empfänger nur einen Hinweis, dass ein Rückrufversuch unternommen wurde. Die ursprüngliche Nachricht wird in keinem Fall aus seinem Posteingang gelöscht.
• Der Empfänger befindet sich auf demselben Exchange Server wie der Absender, aber die " Automatisches Verarbeiten von Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen und Umfragen " in ihrem Outlook nicht ausgewählt ist ( Datei > Optionen > E-Mail > Tracking) In diesem Fall wird die ursprüngliche Nachricht automatisch gelöscht, wenn der Empfänger die Rückrufnachricht öffnet, während die ursprüngliche Nachricht noch ungelesen ist.

Senden in Google Mail rückgängig machen

Senden rückgängig machen ist jetzt eine Standardfunktion von Google Mail: Nach dem Senden einer Nachricht wird die Rückgängig machen erscheint automatisch in der linken unteren Ecke Ihres Bildschirms und Sie haben etwa 30 Sekunden Zeit, Ihre Entscheidung zu treffen, bevor die Option wieder verschwindet:

Im Gegensatz zur Rückruf-Funktion von Outlook wird mit der Rückgängig-Option von Google Mail eine E-Mail nicht aus dem Postfach des Empfängers entfernt. Vielmehr wird der E-Mail-Versand verzögert, ähnlich wie bei der Regel zum Aufschieben der Zustellung in Outlook. Wenn Sie die Rückgängig-Option nicht innerhalb von 30 Sekunden verwenden, wird die Nachricht dauerhaft an den Empfänger gesendet.

Alternativen zum Rückruf einer Nachricht

Da es zu viele Faktoren gibt, die sich auf den Erfolg eines Nachrichtenrückrufs auswirken, kann eine der folgenden Abhilfemaßnahmen hilfreich sein.

Verzögerung beim Senden von E-Mails

Wenn Sie häufig wichtige Informationen versenden, könnte ein Fehler beim Rückruf ein kostspieliger Fehler sein. Um dies zu verhindern, können Sie Outlook dazu zwingen, Ihre E-Mails vor dem Versenden für einen bestimmten Zeitraum im Postausgang aufzubewahren. So haben Sie Zeit, eine unpassende Nachricht aus dem Postausgangsordner zu holen und einen Fehler zu korrigieren. Es stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

• Konfigurieren Sie eine Outlook-Regel, die ein Intervall zwischen dem Zeitpunkt, an dem die Senden Sie Auf diese Weise können Sie alle ausgehenden Nachrichten verzögern oder nur solche, die bestimmte Bedingungen erfüllen, z. B. von einem bestimmten Konto gesendet werden.
• Übermittlung einer bestimmten E-Mail, die Sie gerade verfassen.

Weitere Informationen finden Sie unter So verzögern Sie den E-Mail-Versand in Outlook.

Eine Entschuldigung schicken

Eine kurze Entschuldigung ist die einfachste Lösung, wenn die Nachricht, die Sie versehentlich verschickt haben, keine sensiblen Informationen enthält und nicht zu abscheulich ist. Entschuldigen Sie sich einfach und machen Sie sich keine Gedanken mehr darüber. Irren ist menschlich :)

Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!