このチュートリアルでは、送信後のOutlookのメールを回収する方法を詳しく説明し、回収を成功させるための重要な要因を説明し、いくつかの代替案について説明します。

慌ててマウスをクリックすることは、誰にでも起こりうることです。 そこで 送信 ボタンを押すと、メールが受信者に届き、その代償を考えるとぞっとします。 結果を検討し、謝罪の通知を作成する前に、誤ったメッセージを取り戻してみませんか？ 幸い、多くのメールクライアントには送信後にメールを取り消す機能があります。 この手法には多くの要件と制限がありますが、次のような利点があります。は、タイムリーに間違いを訂正し、面目を保つ良い機会を与えてくれます。

メールのリコールとはどういう意味ですか？

誤って不完全なメールを送ってしまったり、ファイルを添付し忘れたり、間違った相手にメールを送ってしまった場合、相手が読む前に受信トレイからメッセージを回収することができます。 Microsoft Outlookでは、この機能を次のように呼びます。 リコールメール と、2通りの方法で行うことができます。

• 受信者の受信トレイからメッセージを削除します。
• 元のメッセージを新しいメッセージに置き換える。

メッセージの呼び出しに成功すると、受信者はそのメッセージを受信トレイに表示しなくなります。

メールの取得機能は、Microsoft ExchangeメールアカウントとOffice 365ユーザーのみ利用可能です。 Outlook 2007、Outlook 2010、Outlook 2013、Outlook 2016、Outlook 2019に対応しています。

他のメールソフトでも、名称は異なりますが、同様の機能を提供しているものがあります。 例えば、Gmailでは 送信取り消し オプションがあります。 Microsoft Outlookとは異なり、Google Gmailはメッセージを呼び出すのではなく、ごく短い時間内に送信を遅延させます。 詳しくは、Gmailでメール送信を元に戻すをご覧ください。

Outlookでメッセージを呼び出す方法

誤って送信したメッセージを呼び出すには、以下の手順で行います。

1. に行ってみてください。 送信済みアイテム フォルダーに格納されます。
2. 回収したいメッセージをダブルクリックすると、別ウィンドウで開きます。 リーディングペインに表示されているメッセージには、「回収」オプションは使用できません。
3. について メッセージ タブで 移動 グループをクリックします。 アクション > このメッセージを記憶する .

   

4. での このメッセージを記憶する をクリックしてください。 よっしゃー :
   • このメッセージの未読分を削除する - をクリックすると、受信者の受信トレイからメッセージが削除されます。
   • 未読のコピーを削除し、新しいメッセージに置き換えることができます。 - と入力すると、元のメッセージが新しいものに置き換わります。

   

   ヒント：結果を通知するためには、必ず 各受領者のリコールの成功・失敗を教えてください。 ボックスが選択されています。

5. メッセージを置き換える場合、元のメッセージのコピーが自動的に別ウィンドウで表示されます。 必要に応じてメッセージを修正し、[OK]をクリックします。 送信 .

   ヒントと注意点

   • もし リコール コマンドを使用できない場合、Exchangeアカウントがないか、Exchange管理者によってこの機能が無効になっている可能性があります。 リコールの要件と制限を参照してください。
   • にオリジナルメッセージが送信された場合 複数受信者 選択された人の送信済みメールを回収する方法はありません。
   • だけだからです。 未読メッセージ を呼び出すことができますので、メール送信後、できるだけ早く上記の手順を実行してください。

Outlookリコールの要件と制限

リコールの方法はとてもシンプルで簡単ですが、この機能を使うにはいくつかの条件があります。

1. あなたとお相手の方が オフィス365 または マイクロソフト 交換 のアカウントになります。
2. リコール機能は、以下の場合にのみ機能します。 ウィンドウズ クライアントで、Outlook for MacとOutlook on Webでは使用できません。
3. で保護されたメッセージ。 Azureの情報保護 を取得することはできません。
4. オリジナルのメッセージは、受信者の 受信箱 と 未読 受信者が開封したメールや、ルール、スパムフィルター、アドインによって処理されたメールは、取り消すことができません。

この4つの条件を満たせば、恥ずかしいメールを読まれずに済む可能性が高いのです。 巣の項では、リコール失敗の主な原因について詳しくご紹介しています。

Outlookのリコールが効かないのはなぜですか？

リコールが成功裏に開始されたとしても、それが必ず意図したとおりに完了するわけではありません。 リコールを複雑化させたり、無効にしたりする要因はたくさんあります。

1.Office 365またはMicrosoft Exchangeを使用する必要があります。

すでに述べたように、リコール機能はOutlook 365とMicrosoft Exchangeのメールアカウントにのみ対応しています。 しかし、この事実だけでは、メールのリコールは保証されません。 リコールの成功には、次の条件が重要なのです。

• 送信者と受信者が同じ Outlook Exchange サーバー上にいる必要があります。受信者が POP3、IMAP、または Outlook.com アカウントを使用しているか、同じ組織内であっても異なる Exchange サーバー上にいる場合、リコールは失敗します。
• 受信者は Outlook Exchange 接続が有効である必要があります。 受信者が Cached Exchange モードでオフラインで作業している場合、リコールは機能しませ ん。
• 元のメールは、委任メールボックスや共有メールボックスではなく、「主」Exchange メールボックスから送信する必要があります。

2.WindowsおよびOutlookメールクライアントにのみ動作します。

リコール機能は、Windows オペレーティングシステム上で、Outlook クライアントに対してのみ動作するように設計されています。 Gmail や Thunderbird などの別のメールシステムで誰かに送信したメールを取得しようとしている場合は、動作しません。 また、Web ベース版の Outlook および Outlook for Mac では、リコールは機能しません。

3.モバイルアプリでは動作しない

GmailやApple Mailなどのメールクライアントを使ってモバイル端末で読むメールにはリコールは対応していません。 また、受信者がスマートフォンやタブレットでOutlookのExchange ActiveSync（EAS）設定を使っていても、さまざまな互換性の問題でリコールが失敗する場合があります。

4.受信者の受信トレイにメールがあること

メッセージが手動で他のフォルダに移動された場合、またはOutlookルール、ソートフィルタ、VBAコード、アドインによって迂回された場合、正常に回収されません。

5.メールが未読であること

リコールは未読のメールに対してのみ機能します。 受信者がすでにメールを開いている場合、受信トレイから自動的に削除されることはありません。 代わりに、受信者はあなたが元のメッセージを撤回するよう要求したという通知を受け取ることができます。

6.パブリックフォルダー、共有フォルダーで失敗する場合があります。

パブリックフォルダでは、複数の人が受信トレイにアクセスできるため、誰かがメールを開くと呼び出しに失敗し、元のメッセージは「既読」になっているため受信トレイに残ったままとなります。

Outlookでメールを呼び出すとどうなるか

リコールの成否は、さまざまな要因によって決定されます。 また、Outlookの設定によっても成否の結果が異なる場合があります。

リコール成功

完璧な状況では、受信者はメッセージが受信され、その後削除または交換されたことを知ることはありません。 状況によっては、リコール通知が届きます。

送り手側では 対応するオプションを選択した場合、メッセージが正常に呼び出されたことがOutlookから通知されます。

受信者側 : もし、" 会議開催依頼や投票への回答を自動処理 の下にある " オプションをチェックします。 ファイル > オプション > メール > トラッキング そのため、システムトレイに数通のメール通知が表示されるだけで、元のメッセージの削除や差し替えに気づかれることはありません。

上記のオプションが選択されていない場合、受信者は送信者がメッセージを呼び出したい旨を通知されます。 運が良く、受信者が元のメッセージの前に呼び出し通知を開いた場合、後者は自動的に削除されるか新しいメッセージに置き換えられます。 それ以外の場合、元のメッセージは受信トレイフォルダに留まります。

リコール失敗

リコールに失敗した理由の如何にかかわらず、結果は以下のようになります。

送り手側では を選択した場合は、" 各受領者のリコールの成功・失敗を教えてください。 " オプションを使用すると、失敗について通知されます。

受信者側 受信者は、送信者がメッセージを回収しようとしていることに気づかないことがほとんどです。 状況によっては、回収メッセージが表示されることがありますが、元のメールはそのまま残ります。

送信者が呼び出したメールを復元する方法

システムトレイに新着メールが表示されたのに、受信トレイにそのメールがない場合、送信者が回収した可能性があります。 しかし、そのメールはメールボックスに少しの間保存されていたため、痕跡が残っており、復元することができます。 その方法について説明します。

1. について フォルダ タブで クリーンアップ グループをクリックします。 削除されたアイテムの復元 ボタンをクリックします。

   Outlook 2016、Outlook 2019、Office 365でも、以下のように移動できます。 削除された項目 フォルダーをクリックし このフォルダーから最近削除されたアイテムを復元する のリンクをクリックします。

   

2. 表示されたダイアログボックスで、「リコール」メッセージを検索すると（下のスクリーンショットをご覧ください）、その上に元のメッセージが表示されます。
3. 元のメッセージを選択し 選択した項目のリストア をクリックします。 よっしゃー .

   

選択したメッセージは、どちらかに復元されます。 削除された項目 フォルダーまたは 受信箱 Outlookは同期に時間がかかるため、復元されたメッセージが表示されるまでに数分かかる場合があります。

注意：メールボックスに設定されている保存期間内のメッセージのみ復元できます。 期間はExchangeまたはOffice 365の設定により異なり、デフォルトは14日間です。

リコールが成功したかどうかは、どうすればわかりますか？

結果の通知を希望する場合は、通常通りリコールを行い 各受領者のリコールの成功・失敗を教えてください。 のボックスがチェックされています（通常、このオプションはデフォルトで選択されています）。

リコールメッセージが受信者によって処理されると同時に、Outlookはあなたに通知を送ります。

また、元のメッセージに追跡アイコンが追加されます。 呼び出そうとしたメッセージを 送信済みアイテム フォルダーをクリックします。 トラッキング ボタンをクリックします。 メッセージ タブをクリックすると、Outlookに詳細が表示されます。

注意事項

1. 確認メッセージが届くことがあります 遅ればせながら リコール送信時に受信者がOutlookにログインしていなかったため。
2. 時には、成功のメッセージが表示されることがあります。 紛らわしい この場合、元のメッセージが実際に読まれたとしても、リコールは成功したと報告される可能性があります。

リコールメッセージが表示されるのはどういう意味ですか？

下図のような回収通知は、送信者が元のメッセージを読むことを望まず、受信トレイから回収しようとしたことを意味します。

多くの場合、リコールメッセージは次のような状況で受け取られます。

• 受信者がExchange Serverではないデスクトップ版のOutlookを使用している場合、受信者はリコールの試みが行われたというメモを受け取るだけです。 いずれにせよ、元のメッセージは受信トレイから削除されることはありません。
• 受信者は送信者と同じExchange Server上にいますが、"". 会議開催依頼や投票への回答を自動処理 " オプションが選択されていない場合、そのOutlook ( ファイル > オプション > メール > トラッキング) この場合、受信者が元のメッセージを未読のままリコールメッセージを開くと、元のメッセージは自動的に削除されます。

Gmailの送信取り消し

送信取り消し がGmailのデフォルト機能になりました。 メッセージを送信した後に アンドゥ のオプションが画面左下に自動的にポップアップ表示され、オプションが消えるまで約30秒の猶予がありますので、ご決断をお願いします。

Outlookのリコール機能とは異なり、GmailのUndoオプションは受信者のメールボックスからメールをこじ開けることはありません。 実際に行うのは、Outlookの配信延期ルールのようにメールの送信を遅らせることです。 30秒以内にUndoを使用しない場合、メッセージは受信者に永久に送信されることになります。

メッセージの呼び出しに代わる方法

メッセージリコールの成功に影響を与える要因が多すぎるため、以下の回避策のいずれかが便利です。

メール送信の遅延

重要な情報を送信することが多い場合、リコールの失敗が大きな損失につながる可能性があります。 これを防ぐために、送信前に指定した時間間隔だけOutboxにメールを保持するようにOutlookを強制できます。 これにより、Outboxフォルダから不適切なメッセージを取得して間違いを修正する時間ができます。 二つのオプションが利用可能です。

• との間隔を設定するOutlookルールを設定する。 送信 このようにして、すべての送信メッセージを遅延させたり、特定のアカウントから送信されたものなど、特定の条件を満たしたメッセージのみを遅延させたりすることができます。
• 作成中の特定のメールの配信をデペイする。

詳しくは、「Outlookでメール送信を遅延させる方法」をご覧ください。

お詫びの品を贈る

誤って送信してしまったメッセージが機密情報を含んでおらず、あまりに忌まわしいものでなければ、謝罪文を送るのが最も簡単な解決策です。 単に謝罪して、気にするのをやめましょう。 過ちは人の常です :)

以上、Outlookでメール送信を呼び出す方法でした。 読んでくださってありがとうございました！来週のブログでお会いしましょう。