De zelfstudie geeft gedetailleerde aanwijzingen voor het terughalen van e-mail in Outlook nadat deze is verzonden, legt de belangrijkste factoren voor het succes van het terughalen uit en beschrijft een paar alternatieven.

Een haastige muisklik kan de beste overkomen. Dus, de Stuur knop is ingedrukt, uw e-mail is onderweg naar de ontvanger, en u huivert bij de gedachte aan wat het u kan kosten. Voordat u de gevolgen gaat afwegen en een excuusbericht gaat opstellen, waarom probeert u het foutieve bericht niet terug te halen? Gelukkig bieden veel e-mailclients de mogelijkheid om e-mailberichten na verzending ongedaan te maken. Hoewel deze techniek een aantal vereisten en beperkingen heeft, is hetgeeft je een goede kans om tijdig je fout te herstellen en je gezicht te redden.

Wat betekent het om een e-mail terug te roepen?

Als u per ongeluk een onvolledig bericht hebt verstuurd, of vergeten bent een bestand bij te voegen, of een e-mail naar een verkeerde persoon hebt gestuurd, kunt u proberen het bericht terug te halen uit de inbox van de ontvanger voordat deze het leest. In Microsoft Outlook heet deze functie Terugroep e-mail en dat kan op twee verschillende manieren:

• Verwijder het bericht uit de Inbox van de ontvanger.
• Vervang het oorspronkelijke bericht door een nieuw.

Wanneer een bericht met succes is teruggeroepen, zien de ontvangers het niet meer in hun inbox.

De mogelijkheid om e-mail op te halen is alleen beschikbaar voor Microsoft Exchange e-mailaccounts en Office 365-gebruikers. Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 worden ondersteund.

Sommige andere e-mailclients bieden ook een soortgelijke functie, hoewel die anders kan heten. Gmail heeft bijvoorbeeld de functie Verzenden ongedaan maken optie. In tegenstelling tot Microsoft Outlook roept Google Gmail een bericht niet terug, maar vertraagt het de verzending ervan binnen een zeer korte periode. Voor meer informatie, zie E-mailverzending ongedaan maken in Gmail.

Hoe een bericht oproepen in Outlook

Om een foutief verzonden bericht terug te roepen, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:

1. Ga naar de Verzonden items map.
2. Dubbelklik op het bericht dat u wilt terughalen om het in een apart venster te openen. De optie Terughalen is niet beschikbaar voor een bericht dat in het leesvenster wordt weergegeven.
3. Op de Bericht tabblad, in de Verplaats groep, klik Acties > Herinner dit bericht .

   

4. In de Herinner dit bericht dialoogvenster, selecteer een van de onderstaande opties en klik op OK :
   • Verwijder ongelezen kopieën van dit bericht - verwijdert het bericht uit de inbox van de ontvanger.
   • Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht - dit zal het oorspronkelijke bericht vervangen door een nieuw.

   

   Tip. Om op de hoogte te worden gesteld van het resultaat, moet u ervoor zorgen dat de Vertel me of het terugroepen lukt of niet voor elke ontvanger vakje is geselecteerd.

5. Als u ervoor hebt gekozen het bericht te vervangen, wordt automatisch een kopie van uw oorspronkelijke bericht geopend in een apart venster. Wijzig het bericht naar wens en klik op Stuur .

   Tips en opmerkingen:

   • Als de Terugroepen commando niet beschikbaar is voor u, dan heeft u waarschijnlijk geen Exchange-account, of is deze functie uitgeschakeld door uw Exchange-beheerder. Zie Terugroepvereisten en -beperkingen.
   • Als het oorspronkelijke bericht is verzonden naar meerdere ontvangers Er is geen manier om een verzonden e-mail voor geselecteerde personen terug te halen.
   • Omdat alleen een ongelezen bericht kan worden opgeroepen, de bovenstaande stappen zo snel mogelijk uitvoeren nadat de e-mail is verzonden.

Eisen en beperkingen voor het terugroepen van Outlook

Hoewel het terugroepproces vrij eenvoudig en ongecompliceerd is, moet aan een paar voorwaarden worden voldaan om deze functie te laten werken:

1. U en uw ontvanger moeten een Office 365 of Microsoft Wissel rekening.
2. De terugroepfunctie werkt alleen voor Windows clients en is niet beschikbaar in Outlook voor Mac en Outlook op het web.
3. Een bericht beschermd door Azure Informatiebeveiliging kan niet worden opgehaald.
4. Het oorspronkelijke bericht moet in de ontvanger's Inbox en ongelezen Een e-mail die door de ontvanger is geopend of door een regel, spamfilter of invoegtoepassing is verwerkt, kan niet worden ingetrokken.

Als aan deze vier eisen is voldaan, is de kans groot dat een gênante e-mail niet wordt gelezen. In het gedeelte over het nest vindt u meer informatie over de belangrijkste redenen van een mislukte terugroepactie.

Waarom werkt Outlook recall niet?

Een succesvolle start van het terugroepproces betekent niet dat het altijd wordt afgerond zoals bedoeld. Er zijn veel factoren die het proces kunnen bemoeilijken of zelfs tenietdoen.

1. Office 365 of Microsoft Exchange moet worden gebruikt.

Zoals reeds vermeld, wordt de terugroepfunctie alleen ondersteund voor Outlook 365 en Microsoft Exchange e-mailaccounts. Maar dit feit alleen is geen garantie dat een e-mail wordt teruggetrokken. De volgende voorwaarden zijn cruciaal voor een succesvol terugroepen:

• De verzender en de ontvanger moeten zich op dezelfde Outlook Exchange Server bevinden. Als de ontvanger een POP3-, IMAP- of Outlook.com-account gebruikt of zich op een andere Exchange-server bevindt, zelfs binnen dezelfde organisatie, zal het terugroepen mislukken.
• De ontvanger moet een actieve Outlook Exchange-verbinding hebben. Als ze offline werken in de Cached Exchange Mode, werkt een terugroepactie niet.
• De originele e-mail moet worden verzonden vanuit een "primaire" Exchange mailbox, niet vanuit een Delegate of Shared Mailbox.

2. Werkt alleen voor Windows en Outlook e-mailclient

De terugroepfunctie is ontworpen om alleen te werken op het Windows-besturingssysteem en alleen voor de Outlook-client. Als u probeert een e-mail op te halen die naar iemand op een ander e-mailsysteem zoals Gmail of Thunderbird is verzonden, zal het niet werken. Ook zal een terugroep niet werken voor de webgebaseerde versie van Outlook en Outlook voor Mac.

3. Werkt niet voor mobiele apps

Terugroepen wordt niet ondersteund voor e-mails die worden gelezen op mobiele apparaten met een e-mailclient zoals Gmail of Apple Mail. En zelfs als uw ontvanger Exchange ActiveSync (EAS)-instellingen voor Outlook gebruikt op een smartphone of tablet, kan een terugroepactie mislukken vanwege verschillende compatibiliteitsproblemen.

4. De e-mail moet in de inbox van de ontvanger staan.

Om met succes te worden teruggehaald, moet een bericht in de map Inbox van de ontvanger blijven. Als het handmatig naar een andere map werd verplaatst of werd omgeleid door een Outlook-regel, sorteerfilter, VBA-code of een invoegtoepassing, zal het terughalen mislukken.

5. De e-mail moet ongelezen zijn

Een terugroepactie werkt alleen voor ongelezen berichten. Als de e-mail al door de ontvanger is geopend, wordt deze niet automatisch uit zijn Postvak In verwijderd. In plaats daarvan kan de ontvanger een melding krijgen dat u heeft verzocht het oorspronkelijke bericht in te trekken.

6. Kan mislukken voor openbare en gedeelde mappen

Openbare mappen maken de zaken ingewikkeld omdat meerdere mensen toegang hebben tot het Postvak IN. Dus als iemand de e-mail opent, zal het terugroepen mislukken en blijft het oorspronkelijke bericht in het Postvak IN staan omdat het nu "gelezen" is.

Wat gebeurt er als je een e-mail terugroept in Outlook

Of een terugroepactie slaagt of mislukt, wordt bepaald door een reeks verschillende factoren. De resultaten van succes en mislukking kunnen ook verschillen, afhankelijk van de Outlook-instellingen.

Succes met terugroepen

Onder de perfecte omstandigheden zal de ontvanger nooit weten dat het bericht is ontvangen en daarna is verwijderd of vervangen. In sommige situaties komt er een terugroepbericht.

Aan de kant van de verzender: Als u de betreffende optie heeft geselecteerd, meldt Outlook dat uw bericht met succes is teruggeroepen:

Aan de kant van de ontvanger : Als de " Automatisch verwerken van vergaderverzoeken en reacties op vergaderverzoeken en polls " optie is aangevinkt onder Bestand > Opties > Mail > Het volgen van De verwijdering of vervanging van het oorspronkelijke bericht zou onopgemerkt blijven, afgezien van een paar mailmeldingen in het systeemvak.

Als de bovenstaande optie niet is geselecteerd, wordt de ontvanger geïnformeerd dat de afzender het bericht wil terugroepen. Als u geluk hebt en de ontvanger de terugroepmelding opent vóór het oorspronkelijke bericht, wordt dit laatste automatisch verwijderd of vervangen door het nieuwe bericht. Anders blijft het oorspronkelijke bericht in de map Inbox.

Terugroepfout

Ongeacht de redenen waarom een terugroeping is mislukt, zijn de resultaten als volgt.

Aan de kant van de verzender: Als u de " Vertel me of het terugroepen lukt of niet voor elke ontvanger " optie, wordt u geïnformeerd over de mislukking:

Aan de kant van de ontvanger In de meeste gevallen zal de ontvanger niet merken dat de afzender probeerde het bericht terug te halen. In sommige situaties krijgen ze een terugroepbericht, maar de oorspronkelijke e-mail blijft intact.

Hoe een door de afzender teruggeroepen e-mail te herstellen

U heeft een nieuwe mailmelding opgemerkt in het systeemvak, maar ziet die e-mail niet in uw Postvak In? De kans is groot dat de afzender hem heeft teruggehaald. Maar omdat het bericht enige tijd in uw postvak is bewaard, heeft het wel een spoor achtergelaten, en het is mogelijk om het terug te halen. Hier leest u hoe:

1. Op de Map tabblad, in de Opruimen groep, klik op de Verwijderde items herstellen knop.

   In Outlook 2016, Outlook 2019 en Office 365 kun je ook naar de Verwijderde items map en klik op de Onlangs uit deze map verwijderde items herstellen link bovenaan.

   

2. Zoek in het dialoogvenster dat verschijnt naar een "Recall"-bericht (zie de schermafbeelding hieronder), en u ziet het oorspronkelijke bericht erboven.
3. Selecteer het oorspronkelijke bericht, kies de Geselecteerde items herstellen optie, en klik op OK .

   

Het geselecteerde bericht wordt teruggezet in de Verwijderde items map of de Inbox Omdat Outlook enige tijd nodig heeft voor de synchronisatie, kan het enkele minuten duren voordat het herstelde bericht verschijnt.

Opmerking. Alleen de berichten die binnen de voor uw mailbox ingestelde Bewaarperiode vallen kunnen worden hersteld. De lengte van de periode hangt af van uw Exchange of Office 365 instellingen, de standaard is 14 dagen.

Hoe weet ik of een teruggeroepen bericht succesvol was?

Als u geïnformeerd wilt worden over het resultaat, doe dan zoals gewoonlijk een terugroepactie en zorg ervoor dat de Vertel me of het terugroepen lukt of niet voor elke ontvanger vakje is aangevinkt (gewoonlijk is deze optie standaard geselecteerd):

Outlook stuurt u een melding zodra het terugroepbericht door de ontvanger is verwerkt:

Er wordt ook een volgpictogram toegevoegd aan uw oorspronkelijke bericht. Open het bericht dat u probeerde op te roepen uit de Verzonden items map, klik op de Het volgen van knop op de Bericht en Outlook toont u de details:

Opmerkingen:

1. Soms komt er een bevestigingsbericht met een vertraging omdat de ontvanger niet ingelogd was in Outlook toen de oproep werd verstuurd.
2. Soms kan een succesbericht misleidend Bijvoorbeeld wanneer de ontvanger uw bericht opent en het vervolgens markeert als "ongelezen". In dat geval kan het terugroepen toch als succesvol worden gemeld, ook al is het oorspronkelijke bericht daadwerkelijk gelezen.

Wat betekent het als u een terugroepbericht krijgt?

Wanneer u een terugroepmelding krijgt zoals hieronder, betekent dit dat de afzender niet wil dat u zijn oorspronkelijke bericht leest en heeft geprobeerd het uit uw Postvak In te halen.

Meestal wordt een terugroepbericht ontvangen in een van de volgende situaties:

• De ontvanger gebruikt een desktopversie van Outlook die niet op Exchange Server staat. In dat geval krijgt de ontvanger alleen een bericht dat er een poging tot terugroepen is gedaan. Het oorspronkelijke bericht wordt in ieder geval niet uit zijn inbox verwijderd.
• De ontvanger bevindt zich op dezelfde Exchange Server als de afzender, maar de " Automatisch verwerken van vergaderverzoeken en reacties op vergaderverzoeken en polls " optie is niet geselecteerd in hun Outlook ( Bestand > Opties > Mail > Tracking) In dit geval wordt het oorspronkelijke bericht automatisch gewist als de ontvanger het herinneringsbericht opent terwijl het oorspronkelijke bericht nog ongelezen is.

Verzenden ongedaan maken in Gmail

Verzenden ongedaan maken is nu een standaard functie van Gmail. Na het verzenden van een bericht, de Ongedaan maken optie verschijnt automatisch in de linkerbenedenhoek van uw scherm, en u hebt ongeveer 30 seconden om uw beslissing te nemen voordat de optie verdwijnt:

In tegenstelling tot de terugroepfunctie van Outlook, haalt de Ongedaan maken-optie van Gmail een e-mail niet uit de mailbox van de ontvanger. Wat het eigenlijk doet, is het uitstellen van e-mailverzending zoals de regel voor uitgestelde aflevering van Outlook doet. Als u Ongedaan maken niet binnen 30 seconden gebruikt, wordt het bericht permanent naar de ontvanger verzonden.

Alternatieven voor het oproepen van een bericht

Aangezien er te veel factoren zijn die het succes van een terugroepactie beïnvloeden, kan een van de volgende workarounds van pas komen.

Vertraging bij het verzenden van e-mail

Als u vaak belangrijke informatie verstuurt, kan een fout bij het terughalen een kostbare vergissing zijn. Om dit te voorkomen, kunt u Outlook dwingen om uw e-mails gedurende een bepaald tijdsinterval in Outbox te bewaren voordat ze worden verzonden. Dit geeft u de tijd om een ongepast bericht uit uw Outbox-map te halen en een fout te corrigeren. U hebt twee opties:

• Configureer een Outlook regel die een interval instelt tussen de tijd dat de Stuur Op deze manier kunt u alle uitgaande berichten vertragen of alleen de berichten die aan bepaalde voorwaarden voldoen, bv. verzonden vanuit een specifieke account.
• De aflevering van een specifieke e-mail die u aan het opstellen bent.

Voor meer informatie, zie Hoe het verzenden van e-mail in Outlook uit te stellen.

Stuur een verontschuldiging

Een snel verontschuldigingsbriefje sturen kan de eenvoudigste oplossing zijn als het bericht dat je per ongeluk hebt verstuurd geen gevoelige informatie bevat en niet te abominabel is. Verontschuldig je gewoon en stop met je zorgen te maken. Vergissen is menselijk :)

Zo roept u in Outlook e-mail op. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien!