Tämä opetusohjelma kertoo kahdesta tavasta tuoda yhteystietoja Outlook-työpöydälle, .csv- ja .pst-tiedostosta, ja näyttää, miten yhteystiedot siirretään Outlook Onlineen.

Voi olla erilaisia syitä, miksi haluat siirtää yhteystietoja Outlookin osoitekirjaan. Esimerkiksi, olet perinyt ulkoisen tietokannan, jossa on luettelo yhteystiedoista, tai olet siirtymässä toiselta sähköpostipalvelimelta, tai ehkä olet perustamassa uutta tiliä. Syystä riippumatta, Outlook tarjoaa suoraviivaisen tavan tuoda kaikki yhteystietosi kerralla.

Vihje. Jos yhteystietosi on tallennettu Exceliin, seuraava opetusohjelma on hyödyllinen: Yhteystietojen tuominen Outlookiin Excelistä.

Valmistele yhteystiedot Outlookiin tuontia varten

Microsoft Outlook mahdollistaa yhteystietojen tuomisen kahdesta tiedostotyypistä, PST ja CSV.

PST (Personal Storage Table). Se on erityinen tiedostomuoto tietojen tallentamiseen Outlookissa, Exchange Clientissa ja muissa Microsoft-ohjelmistoissa. .pst-tiedostossa yhteystiedot ovat jo valmiiksi oikeassa muodossa, eikä niihin tarvitse enää tehdä muutoksia.

Lisätietoja, katso Miten viedä Outlookin yhteystiedot PST-tiedostoon.

CSV (Pilkulla erotetut arvot). Jos pidät yhteystietosi Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa tai olet vienyt yhteystietosi toisesta sähköpostipalveluntarjoajasta, kuten Gmailista tai Yahoo Mailista, ne ovat yleensä .csv-tiedostossa, joka voidaan tuoda Outlookiin muutamalla muutoksella:

• Jos yhteystietoihin sisältyy merkkejä, joita ei ole englannin aakkosissa, esim. arabialaisia, kyrillisiä, kiinalaisia tai japanilaisia, yhteystietoja ei ehkä tuoda oikein. Mahdollisten ongelmien välttämiseksi voit viedä yhteystietoja CSV UTF-8 tiedosto, jos tällainen vaihtoehto on käytettävissäsi, tai muunna CSV-tiedosto UTF-8:ksi Excelillä.
• Varmista, että CSV-tiedoston arvot on erotettu toisistaan merkillä pilkut . Paikkakunnasta riippuen, eri luettelon erotin on asetettu oletusarvoisesti. Esimerkiksi, monissa Euroopan maissa, oletusarvoisesti luettelon erotin on puolipiste. Mutta Outlook tukee vain pilkku kentän erotin, joten sinun täytyy korvata puolipiste tai muita erottimia pilkulla ennen CSV-tiedoston tuontia Outlookiin.

Alla olevissa linkitetyissä opetusohjelmissa on yksityiskohtaiset ohjeet yhteystietojen viemisestä CSV-tiedostoon:

• Kuinka viedä yhteystietoja Outlookin työpöydältä
• Kuinka viedä yhteystietoja Outlook Online -palvelusta
• Kuinka viedä yhteystietoja Excelistä
• Kuinka viedä yhteystietoja Gmailista

Yksinkertaisimmillaan .csv-tiedosto voi näyttää seuraavalta:

Kuinka tuoda yhteystietoja Outlookiin CSV-tiedostosta

Voit tuoda yhteystietoja CSV-tiedostosta Outlookiin 2019, Outlook 2016 tai Outlook 2013 suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Valitse Microsoft Outlookissa Tiedosto > Avaa ja vie > Tuonti/vienti .

   

2. The Tuonti ja vienti Ohjattu toiminto käynnistyy. Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja klikkaa Seuraava .

   

3. Jos haluat tuoda CSV-yhteystiedot Outlookiin, valitse Pilkulla erotetut arvot ja klikkaa Seuraava .

   

4. Tässä vaiheessa sinun on tehtävä pari valintaa:
   • Napsauta Selaa painiketta, etsi .csv-tiedosto ja valitse se kaksoisnapsauttamalla sitä.
   • Valitse, miten käsittelet päällekkäiset yhteystiedot .

   Kun olet valmis, napsauta Seuraava .

   

   Kuinka käsitellä päällekkäisiä yhteystietoja:

   • Korvaa kaksoiskappaleet tuoduilla kohteilla Valitse tämä vaihtoehto, jos .csv-tiedoston tiedot ovat täydellisempiä tai ajantasaisempia kuin Outlookin tiedot.
   • Salli kaksoiskappaleiden luominen (oletusarvo). Jos et halua menettää yhtään tietoa, anna Outlookin luoda päällekkäisiä kohteita, tarkastella niitä ja yhdistää saman henkilön tiedot yhdeksi kohteeksi.
   • Älä tuo päällekkäisiä kohteita Tämä vaihtoehto kannattaa valita, jos haluat tuoda vain uusia yhteystietoja ja jättää kaikki nykyiset yhteystiedot ennalleen.
5. Valitse kohdesähköpostitilin alta Yhteystiedot kansioon ja napsauta Seuraava .

   

6. Jos tuot CSV-yhteystietoja, jotka olet aiemmin vienyt Outlookista, yhteystietoluettelo on vaaditussa muodossa, joten voit napsauttaa painikkeella Viimeistely aloittaaksesi yhteystietojen tuonnin välittömästi.

   Jos tuot yhteystietoja Excelistä tai muusta sähköpostisovelluksesta kuin Outlookista, saatat joutua liittämään joitakin CSV-tiedoston sarakkeita Outlookin yhteystietokenttiin. Tässä tapauksessa, napsauta Kartan mukautetut kentät ja jatka seuraavaan vaiheeseen.

   

7. Jos napsautit Kartan mukautetut kentät painiketta edellisessä vaiheessa, vastaava valintaikkuna tulee näkyviin:
   • Vasemmassa ruudussa, kohdassa Osoitteesta näet CSV-tiedoston sarakkeiden nimet.
   • Oikeanpuoleisessa ruudussa, kohdassa Osoitteeseen , näet Outlookin tavalliset yhteystietokentät.

   Jos sarakkeen nimi CSV-tiedoston täsmälleen vastaa Outlookin kenttä, sarake on kartoitettu automaattisesti ja näkyy kohdassa Kartoitettu osoitteesta .

   Jos sarakkeen nimi ei vastaa mitään Outlookin kenttää, sinun on tehtävä seuraavat toimet. manuaalinen kartoitus Tätä varten vedä sarake vasemmasta ruudusta ja pudota se oikean ruudun vastaavan kentän viereen. Esimerkiksi tuodussa CSV-tiedostossamme on sarake nimeltä Asema ja kartoitamme sen Työn nimi Kenttä. Jos haluat löytää vastaavuuden, laajenna oikeassa ruudussa olevan sopivan kentän vieressä olevaa plus-merkkiä napsauttamalla.

   

   Kun kaikki sarakkeet on yhdistetty, valitse OK ja takaisin Tuo tiedosto valintaikkunassa, napsauta Viimeistely .

8. Outlook näyttää edistymisruudun, joka ilmoittaa, että se on aloittanut yhteystietojen tuonnin. Kun edistymisruudukko sulkeutuu, prosessi on päättynyt. Kun tuodaan hyvin pieni yhteystietoluettelo, edistymisruudukkoa ei ehkä näy.

Varmistaaksesi, että kaikki CSV-yhteystietosi on tuotu Outlookiin, napsauta painiketta Ihmiset kuvaketta navigointipalkissa nähdäksesi yhteystietoluettelon.

Miten tuoda yhteystietoja Outlookiin PST-tiedostosta

Joissakin tilanteissa haluat ehkä tuoda yhteystietoja PST-tiedostosta CSV-tiedoston sijasta. Se on erityisen hyödyllistä, kun:

• Siirrät yhteystietoja yhdeltä Outlook-tililtä toiselle.
• Siirrät yhteystietoja tietokoneesta toiseen.
• Haluat siirtää kaikki Outlookin kohteet, kuten sähköpostit, yhteystiedot, tapaamiset ja tehtävät.

Tässä tapauksessa sinun on ensin vietävä yhteystiedot PST-tiedostoon ja tuotava ne sitten uudelle tilillesi tai tietokoneellesi käyttämällä komentoa Tuonti & vienti edellisessä jaksossa käsitelty ohjattava.

Seuraavassa on ohjeet yhteystietojen tuomiseen Outlookiin .pst-tiedostosta:

1. Valitse Outlookissa Tiedosto > Avaa ja vie > Tuonti/vienti .
2. Valitse Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ja klikkaa Seuraava .
3. Valitse Outlookin datatiedosto (.pst) ja klikkaa Seuraava .

   

4. Napsauta Selaa painiketta ja valitse .pst-tiedosto, jonka haluat tuoda.

   osoitteessa Vaihtoehdot , valita, miten käsitellä päällekkäiset kohteet ja napsauta sitten Seuraava . Huomioi, että kun tuodaan PST:stä, oletusarvo on Korvaa kaksoiskappaleet tuoduilla kohteilla .

   

5. Jos .pst-tiedostosi on suojattu salasanalla, sinua pyydetään antamaan se.
6. Tämä on tärkein vaihe, jotta yhteystiedot voidaan tuoda oikein, joten varmista, että teet sen oikein:
   • osoitteessa Valitse kansio, josta tuodaan , valitse Outlookin datatiedosto jos haluat tuoda PST kokonaisuudessaan. Tai laajenna sitä ja valitse vain tietty alikansio tuotavaksi, Yhteystiedot meidän tapauksessamme.
   • Jos kohdetili/postilaatikko on tällä hetkellä valittuna Navigointi-ikkunassa, voit valita vaihtoehdon Tuo kohteita nykyiseen kansioon Muussa tapauksessa tarkista Tuo kohteita samaan kansioon ja valitse postilaatikko tai Outlook-tietotiedosto, johon yhteystiedot olisi tuotava.
   • Kun olet valmis, napsauta Viimeistely .

   

Outlook aloittaa yhteystietojen tuonnin heti. Kun edistymisruutu katoaa, tuonti on valmis.

Kuinka tuoda yhteystietoja Outlook Onlineen

Kuten Outlookin työpöydän kanssa, yhteystietojen tuominen Outlook Onlineen edellyttää CSV-tiedostoa. Parhaiden tulosten saamiseksi tiedostossa on oltava UTF-8-koodaus, joka toimii oikein kaikilla kielillä.

Voit tuoda yhteystietoja Outlook Onlineen suorittamalla seuraavat vaiheet:

1. Kirjaudu Outlook on the web- tai Outlook.com-tilillesi.
2. Napsauta sivun vasemmassa alakulmassa olevaa painiketta Ihmiset kuvake:

   

3. Napsauta sivun oikeassa yläkulmassa kohtaa Hallitse > Tuo yhteystietoja .

   

4. Napsauta Selaa painiketta, valitse CSV-tiedostosi ja napsauta Avaa .
5. Kun CSV-tiedosto on laatikossa, valitse Tuo .

   

Jos .csv-tiedosto sisältää yhteystietoja, jotka ovat jo olemassa Outlook-tililläsi, luodaan päällekkäisiä kohteita, mutta mitään olemassa olevia yhteystietoja ei korvata tai poisteta.

Näin tuot yhteystietoja Outlookin työpöydälle ja verkkoon.Kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!