Ohjeessa näytetään, miten numeroiden, päivämäärien, prosenttiosuuksien ja valuuttojen muotoilu säilytetään, kun tehdään sähköpostisekoitus Excelistä Wordiin, tai miten se muutetaan mieleiseksesi.

Yhdessä aiemmista artikkeleistamme tarkastelimme, miten Excelistä voidaan tehdä yhdistelmäpostiviesti Wordiin henkilökohtaisten kirjeiden tai sähköpostiviestien lähettämiseksi. Kuten kävi ilmi, Wordin yhdistelmäpostiviestin käyttäminen asiakirjan luomisen automatisoimiseksi Excel-taulukosta voi aiheuttaa paljon haasteita. Joitakin kenttiä ei ehkä täytetä tai ne täytetään väärillä tiedoilla. Excelissä oikein muotoillut numerot eivät välttämättä näy oikein Excelissä.Postinumerokoodit saattavat menettää etunollat. Alla olevat vianmääritysvinkit auttavat sinua korjaamaan tyypillisiä sähköpostin yhdistelmämuotoiluun liittyviä ongelmia.

Kuinka yhdistää ja säilyttää muotoilu

Kun suoritat sähköpostin yhdistämistä Excel-taulukosta, osa numerotiedoista saattaa menettää muotoilunsa yhdistämisen jälkeen. Ongelmia esiintyy tyypillisesti prosentteina tai valuuttana muotoilluissa numeroissa tai numeroissa, jotka sisältävät etunollia, kuten postinumeroissa.

Syy : Microsoft Word käyttää oletusarvoisesti OLE DB -yhteyttä, joka vetää tiedot, mutta ei formaatteja. Tämän seurauksena Word-dokumentissa tiedot näkyvät siinä muodossa, jossa ne on tallennettu Excelin sisäisesti, eikä soluihin sovellettavassa muodossa.

Ongelman havainnollistamiseksi katso lähdetietomuodot Excel-taulukossa:

Katso nyt, mitä tapahtuu Word-sekoitussähköpostidokumentissa:

• Postinumero - näkyy ilman etunollaa. Excelissä etunolla näkyy, koska solussa on mukautettu numeromuoto, kuten 00000. Wordissa näkyy taustalla oleva arvo (2451).
• Valuutta - näkyy ilman valuuttasymbolia, tuhansien erotinta ja desimaalilukuja. Excelissä luku muotoillaan muodossa Currency (3000,00 dollaria). Wordissa luku näytetään puhtaassa muodossaan (3000).
• Prosenttiosuus - näkyy tavallisesti prosenttilukua vastaavana desimaalilukuna, joissakin tapauksissa liukulukuna. Esimerkiksi Excelissä prosenttilukuna muotoiltu 30 prosenttia voi näkyä Wordissa muodossa 0,3 tai 0,29999999999.
• Päivämäärä - näkyy oletusmuodossa, joka on asetettu alueasetuksissa. Meidän tapauksessamme Excelin päivämäärä 20-May-22 muuttuu Wordissa päivämääräksi 5/20/2022.

Ratkaisu : Jotta Word voi näyttää postinumerot, päivämäärät, hinnat, prosentit ja muut numeeriset arvot oikeassa muodossa, muodosta yhteys Excel-työkirjaan seuraavalla tavalla Dynaaminen tietojenvaihto (DDE).

Kuinka käyttää Dynamic Data Exchange -palvelua Excel-taulukkoon liittämiseen?

Suorita seuraavat vaiheet Microsoft Wordissa, ennen kuin aloitat sähköpostisekoituksen.

1. Siirry osoitteeseen Tiedosto> Asetukset> Lisäasetukset .
2. Selaa alaspäin kohtaan Yleistä kohdassa, valitse valintaruutu Vahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa ja klikkaa OK .
3. Käynnistä yhdistelmäsähköpostisi tavalliseen tapaan (yksityiskohtaiset vaiheet ovat täällä). Kun haluat valita vastaanottajat, valitse seuraavat vaihtoehdot. Käytä olemassa olevaa luetteloa .
4. Selaa taulukkolaskentataulukkosi kohdalle, valitse se ja napsauta sitten Avaa (tai kaksoisnapsauta tiedostoa).
5. Vuonna Vahvista tietolähde avautuvassa valintaikkunassa, tarkista Näytä kaikki laatikko vasemmassa alakulmassa, valitse sitten MS Excel -työkalut DDE:n kautta (*.xls) ja napsauta OK .
6. Klikkaa Koko laskentataulukko ja OK .

Wordilla voi kestää jonkin aikaa muodostaa yhteys Excel-tietolähteeseen DDE:n kautta, joten ole kärsivällinen - tämä säästää pitkällä aikavälillä vielä enemmän aikaa :)

Vihje. Jos haluat estää Wordin näyttämät useat kehotukset aina, kun avaat datatiedoston, poista kenttä Vahvista tiedostomuodon muuntaminen avattaessa valintaruutu sen jälkeen, kun olet liittynyt postituslistaan.

Nyt kaikki Word-sekoitussähköpostidokumentin numeroarvot säilyttävät alkuperäisen muotonsa.

Miten muotoilla tiettyjä sarjapostikenttiä

Yhteyden muodostaminen Excel-taulukkoon DDE:n kautta on nopein tapa korjata kaikki muotoiluongelmat yhdellä kertaa. Jos tämä ratkaisu ei jostain syystä sovellu sinulle, voit hallita Excel-tietojen muotoilua Wordissa lisäämällä tiettyyn yhdistelmäkenttään numeerisen kytkimen (jota aiemmin kutsuttiin kuvakytkimeksi).

A numerokytkin on eräänlainen maski, jonka avulla voit muotoilla kentän sisällön Word-asiakirjassa haluamallasi tavalla. Voit lisätä numerokytkimen seuraavasti. Suorita seuraavat vaiheet:

1. Valitse yhdistelmäkenttä, jonka muotoa haluat muuttaa. Tämä voi olla esim. Päivämäärä , Valuutta , Prosenttia tai jokin muu ala.
2. Paina Shift + F9 näyttääksesi valitun kentän koodit tai Alt + F9 näyttääksesi kaikkien asiakirjan kenttien koodit. Yleinen kentän koodi näyttää jotakuinkin seuraavalta { MERGEFIELD Nimi }.
3. Lisää numeerinen kytkentäkoodi kentän loppuun.
4. Kun kursori on missä tahansa kentässä, paina F9 päivittääksesi sen.
5. Piilota kenttäkoodi painamalla uudelleen Shift + F9 tai Alt + F9 ja esikatsele tulosta.

Seuraavissa esimerkeissä käydään läpi muutamia tyypillisiä skenaarioita.

Postin yhdistäminen: numeromuoto

Jos haluat saada numerot oikeaan muotoon (samaan tai eri muotoon kuin Excel-tiedostossa), käytä seuraavia numerokytkentäkoodeja.

Jos haluat esimerkiksi muotoilla kokonaisen luvun tuhannen erotinmerkin kanssa, käytä numerokytkintä \# ,0, jolloin Numero kenttä muuttuu muotoon:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Yhdistelmäsähköposti: valuuttaformaatti

Näitä koodeja käytetään valuutan muotoilemiseen yhdistelmäpostissa:

Jos haluat esimerkiksi käyttää dollarimuotoa yhdistelmäpostissa, lisää Valuutta-kenttään numerokytkin \# $,0:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Tämän seurauksena luku 3000 muotoillaan 3000 dollariksi ilman desimaaleja.

Vihje. Yllä olevat esimerkit koskevat yhdistelmäsähköpostia. dollarin muodossa Dollarimerkin ($) sijasta voit käyttää mitä tahansa muita valuuttasymboleja, esim. € tai £ .

Yhdistelmäsähköposti: prosenttimuoto

Prosenttiosuuksien muotoilu Word-sekoitussähköpostidokumentissa riippuu siitä, miten lähdearvot on muotoiltu Excel-taulukossa.

Jos Yleistä tai Numero muotoa käytetään Excelissä, vastaava luku näkyy Wordissa. Jos haluat muotoilla kyseisen luvun prosentteina, lisää jokin seuraavista numerokytkimistä.

Jos haluat esimerkiksi muotoilla luvun kokonaiseksi prosentiksi, muokkaa komentoa Prosenttia kenttä seuraavasti:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Tämän seurauksena luku 50 muotoillaan 50 prosentiksi.

Jos prosenttimuotoa käytetään Excelin soluihin, Word näyttää prosenttimuotoilun takana todellisen arvon, joka on desimaaliluku. Esimerkiksi Excelin arvo 50 % näkyy Wordissa muodossa 0,5. Muunnaaksesi sen prosentiksi sinun on ensin kerrottava desimaaliluku luvulla 100 ja sen jälkeen käytettävä sopivaa numerokytkintä. Seuraavassa on yksityiskohtaiset vaiheet:

1. Valitse yhdistelmäkenttä, jonka haluat muotoilla prosentteina, esim. "Prosentti". Huomaa, että lainausmerkit on sisällytettävä valintaan.
2. Paina Ctrl + F9 kietaaksesi valitun kentän toiseen kenttään näin: { "Prosentti" }
3. Muokkaa kenttää niin, että saat jonkin seuraavista:
   • Pyöristetty kokonainen prosentti: {="Prosentti "*100 \# 0%}
   • Prosentti kahdella desimaalilla: {="Prosentti "*100 \# 0.00%}
4. Aseta kursori mihin tahansa kenttään ja paina F9 päivittääksesi sen.

   Huomautus. Kaavan sisältävä yhdistelmäkenttä näyttää arvon, ei kentän nimeä, vaikka se ei olisi esikatselutilassa. Älä huoli, se on normaalia käyttäytymistä. Voit varmistaa, että arvo ei ole staattinen, napsauttamalla nuolia kentässä Tulosten esikatselu Jos haluat tarkastella kentän koodia, valitse arvo ja paina Shift + F9 -näppäimiä yhdessä. Jos kaikki on tehty oikein, näet jotain tällaista:

   {={MERGEFIELD Prosenttia }*100 \# 0% }

Postin yhdistäminen: päivämäärän ja kellonajan muoto

Kuten numeroiden ja valuutan kohdalla, voit vaihtaa päivämäärän muotoa yhdistelmäsovelluksessa käyttämällä numerokytkintä. Alla olevassa taulukossa on lueteltu koodit muutamalle yleisesti käytetylle päivämäärän ja kellonajan muodolle.

Esimerkiksi, jos haluat soveltaa koko päivämäärä muotoa, muuta Päivämäärä-kentän muotoa tällä tavalla:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Vinkkejä ja huomautuksia:

• Päivämäärän/ajan numerokytkennässä isolla alkukirjaimella kirjoitettu M käytetään kuukausille ja pienillä kirjaimilla m minuuttia.
• Edellä lueteltujen koodien lisäksi voit käyttää mitä tahansa muita mukautettuja päivämäärä- ja aikaformaatteja.

Kuinka muuttaa nykyisen päivämäärän ja kellonajan muotoa Word-sekoitussähköpostissa?

Voit lisätä tämän päivän päivämäärän ja kellonajan yhdistelmäasiakirjaan seuraavilla pikanäppäimillä:

• Alt + Shift + D - lisää DATE-kenttä, joka näyttää nykyisen päivämäärän.
• Alt + Shift + T - lisää TIME-kenttä, joka näyttää nykyisen ajan.

Tämä lisää päivämäärän ja kellonajan oletusmuodossa. Jos haluat muuttaa sitä, voit käyttää numerokytkintä, kuten edellä on kuvattu. Tai voit soveltaa haluamaasi päivämäärän ja kellonajan muotoilua visuaalisesti.

1. Valitse Päivämäärä tai Aika kenttä, jonka muotoa haluat muuttaa.
2. Paina Shift + F9 näyttääksesi kentän koodauksen, joka voi näyttää seuraavalta { DATE \@ "M/d/yyyyyy" } }
3. Napsauta valittua kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa kenttää... kontekstivalikosta.
4. Vuonna Filed Valitse haluamasi muoto valintaikkunassa Päivämäärä kenttään ja napsauta OK .

   Vihje. Jos haluat säilyttää muotoilun päivitysten aikana , valitse vastaava valintaruutu oikeassa alakulmassa.

Miten välttää johtavien nollien menettäminen yhdistelmäsähköpostissa?

Kaikissa numeerisissa arvoissa johtavat nollat jätetään pois postimerkkien yhdistämisen aikana. Jotta postinumerot ja muut numerot menevät postimerkkien yhdistämisen läpi ilman, että nollia menetetään, ne on muotoiltava muotoon teksti .

Voit tehdä sen valitsemalla numerosarakkeen ja valitsemalla Teksti vuonna Numeromuoto ruutuun Etusivu välilehti.

Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa valittua saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Solujen muotoilu... . Solujen muotoilu avautuvassa valintaikkunassa Numero välilehti, valitse Teksti ja napsauta sitten OK .

Tärkeä huomautus! Erityinen (kuten postinumero) tai mukautettua (kuten 00000) muotoa sovelletaan Excel-soluihin, jolloin se muuttuu muotoon Teksti muotoilu aiheuttaa etunollien katoamisen. Kun solut on muotoiltu muotoon Teksti Jos haluat välttää tämän vaikean tehtävän, sinun on tarkistettava jokainen solu ja kirjoitettava puuttuvat nollat manuaalisesti. Voit välttää tämän vaikean tehtävän ottamalla yhteyden Excel-taulukkoon DDE:n kautta. Näin säilytetään alkuperäiset Excelin numeromuodot, mukaan lukien edeltävät nollat.

Näin ratkaiset sarjapostin muotoiluun liittyvät ongelmat ja muotoilet kentät haluamallasi tavalla. Kiitos lukemisesta!