هنگامی که با صفحه گسترده Google کار می کنید، دیر یا زود ممکن است نیاز به استفاده از قابلیت هایی داشته باشید که قبلاً هرگز استفاده نکرده اید. چک باکس ها و کشویی ها می توانند از جمله این ویژگی ها باشند. بیایید ببینیم چقدر می‌توانند در کاربرگ‌نگار Google مفید باشند.

یک لیست کشویی در کاربرگ‌نگار Google چیست و چرا ممکن است به آن نیاز داشته باشید

اغلب ما باید مقادیر تکراری را در یک ستون از جدول خود وارد کنیم. به عنوان مثال، نام کارمندانی که بر اساس برخی سفارشات یا با مشتریان مختلف کار می کنند. یا وضعیت سفارش - ارسال، پرداخت شده، تحویل، و غیره. به عبارت دیگر، ما لیستی از انواع مختلف داریم و می خواهیم تنها یکی از آنها را برای ورود به یک سلول انتخاب کنیم.

چه مشکلاتی ممکن است رخ دهد؟ خوب، رایج ترین آنها غلط املایی است. می توانید حرف دیگری را تایپ کنید یا فعل را که به اشتباه به پایان می رسد از دست بدهید. آیا تا به حال فکر کرده اید که این اشتباهات تایپی کوچک چگونه کار شما را تهدید می کند؟ وقتی نوبت به شمارش تعداد سفارش‌هایی می‌رسد که هر کارمند پردازش کرده است، می‌بینید که تعداد نام‌های شما بیشتر از افرادی است که دارید. شما باید نام های غلط املایی را جستجو کنید، آنها را تصحیح کنید و دوباره بشمارید.

علاوه بر این، وارد کردن مجدد یک مقدار یکسان و یکسان، وقت تلف کردن است.

یعنی چرا جداول Google گزینه ای برای ایجاد لیست با مقادیر دارند: مقادیری که هنگام پر کردن سلول فقط یکی از آنها را انتخاب می کنید.

آیا به انتخاب کلمه من توجه کرده اید؟ شما مقدار را وارد نخواهید کرد - فقط یک مورد را انتخاب خواهید کردفهرست.

این باعث صرفه جویی در زمان، سرعت بخشیدن به فرآیند ایجاد جدول و حذف اشتباهات املایی می شود.

امیدوارم تا کنون مزایای چنین لیست هایی را درک کرده باشید و آماده باشید که یکی را ایجاد کنید.

نحوه درج چک باکس در Google Sheets

افزودن چک باکس به جدول خود

اصلی ترین و ساده ترین لیست دارای دو گزینه پاسخ است — بله و خیر. و برای آن Google Sheets چک باکس هایی را ارائه می دهد.

فرض کنید صفحه گسترده شماره 1 با سفارشات شکلات از مناطق مختلف داریم. شما می توانید بخشی از داده ها را در زیر مشاهده کنید:

باید ببینیم کدام سفارش توسط کدام مدیر پذیرفته شده است و آیا دستور اجرا شده است. برای آن، ما یک صفحه گسترده شماره 2 ایجاد می کنیم تا اطلاعات مرجع خود را در آنجا قرار دهیم.

نکته. از آنجایی که صفحه‌گسترده اصلی شما می‌تواند حاوی داده‌های زیادی با صدها ردیف و ستون باشد، اضافه کردن اطلاعات اضافی که می‌تواند در آینده شما را سردرگم کند، می‌تواند تا حدودی ناخوشایند باشد. بنابراین، ما به شما توصیه می کنیم کاربرگ دیگری ایجاد کنید و داده های اضافی خود را در آنجا قرار دهید.

ستون A را در صفحه گسترده دیگر خود انتخاب کنید و به Insert > کادر انتخاب در منوی Google Sheets. یک کادر خالی بلافاصله به هر سلول انتخابی اضافه می شود.

نکته. می‌توانید چک باکس را در برگه‌های Google فقط در یک سلول وارد کنید، سپس این سلول را انتخاب کنید و روی آن مربع آبی کوچک دوبار کلیک کنید تا کل ستون تا انتهای جدول با کادرهای انتخاب پر شود:

وجود داردراه دیگری برای اضافه کردن چک باکس. مکان نما را در A2 قرار دهید و فرمول زیر را وارد کنید:

=CHAR(9744)

Enter را فشار دهید، یک کادر خالی خواهید داشت.

به سلول A3 بروید و مشابه آن را وارد کنید. فرمول:

=CHAR(9745)

Enter را فشار دهید و یک کادر انتخاب پر شده دریافت کنید.

نکته. ببینید چه انواع دیگری از چک باکس‌ها را می‌توانید در Google Sheets در این پست وبلاگ اضافه کنید.

بیایید نام خانوادگی کارمندان خود را در ستون سمت راست قرار دهیم تا بعداً از آنها استفاده کنیم:

اکنون باید اطلاعات مربوط به مدیران سفارش و وضعیت های سفارش را به ستون های H و I صفحه گسترده اول اضافه کنیم.

برای شروع، سرفصل های ستون را اضافه می کنیم. سپس، از آنجایی که نام‌ها در لیست ذخیره می‌شوند، از کادرهای برگه‌های Google و یک لیست کشویی برای وارد کردن آنها استفاده می‌کنیم.

اجازه دهید با پر کردن اطلاعات وضعیت سفارش شروع کنیم. محدوده سلول‌ها را برای درج چک باکس در Google Sheets انتخاب کنید — H2:H20. سپس به Data > اعتبارسنجی داده :

گزینه Checkbox را در کنار معیارها انتخاب کنید.

نکته. می‌توانید گزینه استفاده از مقادیر سفارشی سلول را علامت بزنید و متن را در پشت هر نوع چک باکس تنظیم کنید: علامت‌دار و بدون علامت.

وقتی آماده شدید، ذخیره<2 را فشار دهید>.

در نتیجه، هر سلول در محدوده با یک کادر علامت گذاری می شود. اکنون می توانید این موارد را بر اساس وضعیت سفارش خود مدیریت کنید.

یک لیست کشویی Google Sheets سفارشی را به خود اضافه کنید.جدول

روش دیگر برای افزودن یک لیست کشویی به یک سلول رایج تر است و گزینه های بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد.

محدوده I2:I20 را برای درج نام مدیرانی که سفارشات را پردازش می کنند انتخاب کنید. به داده ها > اعتبار سنجی داده ها . مطمئن شوید که گزینه معیار فهرست از یک محدوده را نشان می دهد و محدوده را با نام های مورد نیاز انتخاب کنید:

نکته. می توانید محدوده را به صورت دستی وارد کنید، یا روی نماد جدول کلیک کنید و محدوده را با نام ها از صفحه گسترده 2 انتخاب کنید. سپس OK :

برای به پایان برسانید، روی ذخیره کلیک کنید و محدوده سلول‌های مثلثی را دریافت خواهید کرد که منوی کشویی نام‌ها را در Google Sheets باز می‌کند-همه کشویی‌های انتخاب شده حذف می‌شوند comp:

به همان روشی که می توانیم لیست چک باکس ها را ایجاد کنیم. فقط مراحل بالا را تکرار کنید اما A2:A3 را به عنوان محدوده معیار انتخاب کنید.

چگونه چک باکس ها را در محدوده دیگری از سلول ها کپی کنیم

بنابراین، ما شروع به پر کردن سریع جدول خود در Google Sheets با چک باکس کردیم. و لیست های کشویی اما به مرور زمان سفارشات بیشتری انجام شد به طوری که به ردیف های اضافی در جدول نیاز داریم. علاوه بر این، فقط دو مدیر برای پردازش این سفارشات باقی مانده اند.

با جدول خود چه کنیم؟ دوباره همان مراحل را تکرار کنید؟ نه، همه چیز آنقدرها هم که به نظر می رسد سخت نیست.

شما می توانید سلول های جداگانه را با چک باکس ها و لیست های کشویی کپی کنید و آنها را در هر کجا که نیاز دارید با استفاده از ترکیب های Ctrl+C و Ctrl+V در آن جایگذاری کنید.صفحه‌کلید شما.

علاوه بر این، Google امکان کپی و جای‌گذاری گروه‌هایی از سلول‌ها را فراهم می‌کند:

یک گزینه دیگر کشیدن و رها کردن پایین سمت راست است. گوشه ای از سلول انتخاب شده با کادر تأیید یا لیست کشویی شما.

چند چک باکس Google Sheets را از یک محدوده مشخص بردارید

وقتی نوبت به چک باکس هایی می شود که در سلول ها وجود دارند (که نیستند بخشی از لیست های کشویی)، به سادگی این سلول ها را انتخاب کنید و روی صفحه کلید خود Delete را فشار دهید. همه چک باکس‌ها بلافاصله پاک می‌شوند و سلول‌های خالی باقی می‌مانند.

اما، اگر این کار را با لیست‌های کشویی انجام دهید (معروف به اعتبار داده‌ها )، فقط مقادیر انتخاب شده خود فهرست‌ها در سلول‌ها باقی می‌مانند.

برای حذف همه چیز از سلول‌ها، از جمله فهرست‌های کشویی، از هر طیفی از صفحه‌گسترده‌تان، مراحل ساده زیر را دنبال کنید:

1. سلول‌ها را انتخاب کنید جایی که می‌خواهید چک باکس‌ها و کشویی‌ها را حذف کنید (همه آن‌ها را همزمان یا سلول‌های خاصی را با فشار دادن Ctrl انتخاب کنید).
2. به Data > اعتبارسنجی داده‌ها در منوی برگه‌های Google.
3. دکمه حذف اعتبارسنجی را در پنجره بازشو اعتبارسنجی داده کلیک کنید:

این کار ابتدا از شر همه کشویی ها خلاص می شود.

و تمام شد! همه کشویی انتخاب شده Google Sheets به طور کامل حذف می شوند،در حالی که بقیه سلول‌ها سالم و سالم می‌مانند.

چند چک باکس و لیست‌های کشویی در Google Sheets را از کل جدول حذف کنید

اگر لازم باشد همه چک باکس‌ها را در کل جدول حذف کنید چه می‌شود شما با آن کار می کنید؟

روش یکسان است، اگرچه باید هر سلول را با یک چک باکس انتخاب کنید. ترکیب کلیدهای Ctrl+A ممکن است مفید باشد.

هر سلولی از جدول خود را انتخاب کنید، Ctrl+A را روی صفحه کلید خود فشار دهید و تمام داده هایی که دارید انتخاب می شوند. مراحل بعدی دیگر تفاوتی ندارند: داده > اعتبار سنجی داده ها > حذف اعتبار :

توجه داشته باشید. داده های ستون H از زمانی که با استفاده از لیست های کشویی درج شده است، باقی می مانند. به عبارت دیگر، این لیست های کشویی هستند که به جای مقادیر درج شده (در صورت وجود) در سلول ها حذف می شوند.

برای حذف خود چک باکس ها نیز، باید Delete را از صفحه کلید فشار دهید.

نکته. روش‌های دیگری برای حذف نویسه‌های خاص یا همان متن در کاربرگ‌نگار Google بیاموزید.

مقادیر را به صورت خودکار به فهرست کشویی اضافه کنید

بنابراین، در اینجا فهرست کشویی Google Sheets ما برای شما مفید بوده است. مدتی اما تغییراتی صورت گرفته است و ما اکنون چند کارمند دیگر در میان خود داریم. ناگفته نماند که باید یک وضعیت بسته دیگر اضافه کنیم تا بتوانیم ببینیم چه زمانی "آماده ارسال" است. آیا این بدان معناست که ما باید لیست ها را از ابتدا ایجاد کنیم؟

خب، می توانید سعی کنید نام کارمندان جدید را بدون توجه به آن وارد کنیدکشویی اما از آنجایی که گزینه Warning برای هر گونه داده نامعتبر در تنظیمات لیست ما علامت زده شده است، نام جدید ذخیره نخواهد شد. درعوض، یک مثلث اعلان نارنجی در گوشه سلول ظاهر می‌شود که می‌گوید فقط مقدار مشخص‌شده در ابتدا قابل استفاده است.

به همین دلیل است که توصیه می‌کنم فهرست‌های کشویی را در Google Sheets ایجاد کنید. می تواند به طور خودکار پر شود. مقدار بلافاصله پس از وارد کردن آن به یک سلول به صورت خودکار به یک لیست اضافه می‌شود.

بیایید ببینیم چگونه می‌توانیم محتوای لیست کشویی را بدون مراجعه به اسکریپت‌های اضافی تغییر دهیم.

> ما به صفحه گسترده 2 با مقادیر لیست کشویی خود می رویم. نام ها را در ستون دیگری کپی و جایگذاری کنید:

اکنون تنظیمات لیست کشویی را برای محدوده I2:I20 تغییر می دهیم: این سلول ها را انتخاب کنید، به Data بروید > اعتبارسنجی داده ها ، و محدوده معیارها را به ستون D صفحه گسترده 2 تغییر دهید. فراموش نکنید که تغییرات را ذخیره کنید:

اکنون ببینید چقدر آسان است که یک نام را به لیست اضافه کنید:

همه مقادیر ستون D ورق 2 به طور خودکار بخشی از لیست شدند. خیلی راحت است، اینطور نیست؟

برای جمع بندی همه چیز، اکنون می دانید که حتی افراد مبتدی صفحه گسترده می توانند لیست های کشویی ایجاد کنند، حتی اگر قبلاً چنین ویژگی را نشنیده باشند. کافی است مراحل بالا را دنبال کنید و آن برگه‌های بازشو و چک باکس‌های Google را به صفحه خود بیاوریدجدول!

موفق باشید!