Αυτό το σεμινάριο εξηγεί τα βασικά στοιχεία της μορφής αριθμών του Excel και παρέχει λεπτομερή καθοδήγηση για τη δημιουργία προσαρμοσμένης μορφοποίησης. Θα μάθετε πώς να εμφανίζετε τον απαιτούμενο αριθμό δεκαδικών ψηφίων, να αλλάζετε τη στοίχιση ή το χρώμα της γραμματοσειράς, να εμφανίζετε ένα σύμβολο νομίσματος, να στρογγυλοποιείτε τους αριθμούς κατά χιλιάδες, να εμφανίζετε κορυφαία μηδενικά και πολλά άλλα.

Το Microsoft Excel διαθέτει πολλές ενσωματωμένες μορφές για αριθμούς, νομίσματα, ποσοστά, λογιστικά στοιχεία, ημερομηνίες και ώρες. Υπάρχουν όμως περιπτώσεις που χρειάζεστε κάτι πολύ συγκεκριμένο. Εάν καμία από τις ενσωματωμένες μορφές του Excel δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας μορφή αριθμών.

Η μορφοποίηση αριθμών στο Excel είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο, και μόλις μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε την ιδιότητά του, οι επιλογές σας είναι σχεδόν απεριόριστες. Στόχος αυτού του σεμιναρίου είναι να εξηγήσει τις πιο βασικές πτυχές της μορφοποίησης αριθμών του Excel και να σας βάλει στο σωστό δρόμο για την κατάκτηση της προσαρμοσμένης μορφοποίησης αριθμών.

Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού στο Excel

Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή του Excel, ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε και να αποθηκεύσετε τη μορφή σας και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε ένα κελί για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένη μορφοποίηση και πατήστε Ctrl+1 για να ανοίξετε το παράθυρο Κελιά μορφοποίησης διάλογος.
2. Κάτω από το Κατηγορία , επιλέξτε Προσαρμοσμένο .
3. Πληκτρολογήστε τον κωδικό μορφής στο πεδίο Τύπος κουτί.
4. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τη νέα μορφή που δημιουργήθηκε.

Έγινε!

Συμβουλή. Αντί να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμών από το μηδέν, επιλέγετε μια ενσωματωμένη μορφή του Excel που είναι κοντά στο επιθυμητό αποτέλεσμα και την προσαρμόζετε.

Περίμενε, περίμενε, αλλά τι σημαίνουν όλα αυτά τα σύμβολα στο Τύπος κουτί εννοείτε; Και πώς τα βάζω στον σωστό συνδυασμό για να εμφανίσω τους αριθμούς με τον τρόπο που θέλω; Λοιπόν, αυτό είναι που αφορά το υπόλοιπο αυτού του σεμιναρίου :)

Κατανόηση της μορφής αριθμών του Excel

Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή στο Excel, είναι σημαντικό να κατανοήσετε πώς το Microsoft Excel βλέπει τη μορφή αριθμών.

Μια μορφή αριθμού του Excel αποτελείται από 4 τμήματα κώδικα, που χωρίζονται με άνω και κάτω τελεία, με την εξής σειρά:

ΘΕΤΙΚΌ, ΑΡΝΗΤΙΚΌ, ΜΗΔΈΝ, ΚΕΊΜΕΝΟ

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός προσαρμοσμένου κώδικα μορφοποίησης Excel:

1. Μορφή για θετικούς αριθμούς (εμφάνιση 2 δεκαδικών ψηφίων και διαχωριστικό χιλιάδων).
2. Μορφή για αρνητικούς αριθμούς (ίδια με αυτή των θετικών αριθμών, αλλά μέσα σε παρένθεση).
3. Μορφή για μηδενικά (εμφάνιση παύλας αντί για μηδενικά).
4. Μορφή για τιμές κειμένου (εμφάνιση κειμένου με χρώμα γραμματοσειράς ματζέντα).

Κανόνες μορφοποίησης του Excel

Όταν δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού στο Excel, θυμηθείτε τους εξής κανόνες:

1. Μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού του Excel αλλάζει μόνο το οπτική αναπαράσταση , δηλαδή πώς εμφανίζεται μια τιμή σε ένα κελί. Η υποκείμενη τιμή που είναι αποθηκευμένη σε ένα κελί δεν αλλάζει.
2. Όταν είστε Προσαρμογή μια ενσωματωμένη μορφή του Excel, δημιουργείται ένα αντίγραφο αυτής της μορφής. Η αρχική μορφή αριθμών δεν μπορεί να αλλάξει ή να διαγραφεί.
3. Η μορφή προσαρμοσμένου αριθμού του Excel δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει και τα τέσσερα τμήματα.

   Εάν μια προσαρμοσμένη μορφή περιέχει μόνο 1 τμήμα , αυτή η μορφή θα εφαρμοστεί σε όλους τους τύπους αριθμών - θετικούς, αρνητικούς και μηδενικούς.

   Εάν μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού περιλαμβάνει 2 τμήματα , το πρώτο τμήμα χρησιμοποιείται για θετικούς αριθμούς και μηδενικά, και το δεύτερο τμήμα - για αρνητικούς αριθμούς.

   Μια προσαρμοσμένη μορφή εφαρμόζεται σε τιμές κειμένου μόνο εάν περιέχει και τα τέσσερα τμήματα.

4. Για να εφαρμόσετε το προεπιλογή Μορφή αριθμού Excel για οποιοδήποτε από τα μεσαία τμήματα, πληκτρολογήστε Γενικά αντί του αντίστοιχου κωδικού μορφής.

   Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε τα μηδενικά ως παύλες και να εμφανίσετε όλες τις άλλες τιμές με την προεπιλεγμένη μορφοποίηση, χρησιμοποιήστε αυτόν τον κωδικό μορφοποίησης: Γενικός; -Γενικός; "-"; Γενικός

   Σημείωση. Η γενική μορφή που περιλαμβάνεται στο 2ο τμήμα του κώδικα μορφής δεν εμφανίζει το σύμβολο μείον, επομένως το συμπεριλαμβάνουμε στον κώδικα μορφής.

5. Προς απόκρυψη έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους τύπους τιμών, παραλείψτε το αντίστοιχο τμήμα κώδικα και πληκτρολογήστε μόνο την τελεία στο τέλος.

   Για παράδειγμα, για να αποκρύψετε μηδενικά και αρνητικές τιμές, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο κώδικα μορφοποίησης: Γενικά; ; ; ; Γενικά Ως αποτέλεσμα, τα μηδενικά και οι αρνητικές τιμές θα εμφανίζονται μόνο στη γραμμή τύπων, αλλά δεν θα είναι ορατά στα κελιά.

6. Προς delete μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού, ανοίξτε το Κελιά μορφοποίησης διαλόγου, επιλέξτε Προσαρμοσμένο στο Κατηγορία λίστα, βρείτε τη μορφή που θέλετε να διαγράψετε στη λίστα Τύπος και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή κουμπί.

Υποκατάστατα ψηφίων και κειμένου

Για αρχή, ας μάθουμε 4 βασικά εικονίδια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην προσαρμοσμένη μορφή του Excel.

Αν πληκτρολογήσετε 5,5 σε ένα κελί, θα εμφανιστεί ως 5,50. # Ψηφιοδέκτης που αντιπροσωπεύει προαιρετικά ψηφία και δεν εμφανίζει επιπλέον μηδενικά.

Δηλαδή, αν ένας αριθμός δεν χρειάζεται ένα συγκεκριμένο ψηφίο, δεν θα εμφανίζεται. #.## - εμφανίζει έως και 2 δεκαδικά ψηφία.

Αν πληκτρολογήσετε 5,5 σε ένα κελί, θα εμφανιστεί ως 5,5.

Αν πληκτρολογήσετε 5.555, θα εμφανιστεί ως 5.56. ? Ψηφιοδέκτης που αφήνει χώρο για ασήμαντα μηδενικά εκατέρωθεν του δεκαδικού σημείου, αλλά δεν τα εμφανίζει. Χρησιμοποιείται συχνά για την ευθυγράμμιση αριθμών σε μια στήλη με βάση το δεκαδικό σημείο. #.???? - εμφανίζει το πολύ 3 δεκαδικά ψηφία και ευθυγραμμίζει τους αριθμούς σε μια στήλη με βάση το δεκαδικό σημείο. @ Κείμενο τοποθέτησης 0.00; -0.00; 0; [Red]@ - εφαρμόζει το κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς για τις τιμές κειμένου.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει μερικές μορφές αριθμών σε δράση:

Όπως ίσως παρατηρήσατε στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης, τα ψηφία-υποκατάστατα συμπεριφέρονται με τον ακόλουθο τρόπο:

• Εάν ένας αριθμός που εισάγεται σε ένα κελί έχει περισσότερα ψηφία στα δεξιά του δεκαδικού σημείου από ό,τι υπάρχουν κενά στη μορφή, ο αριθμός "στρογγυλοποιείται" σε τόσα δεκαδικά ψηφία όσα είναι τα κενά.

  Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε 2,25 σε ένα κελί με #.# μορφή, ο αριθμός θα εμφανιστεί ως 2.3.

• Όλα τα ψηφία στα αριστερά του δεκαδικού σημείου εμφανίζονται ανεξαρτήτως του αριθμού των θέσεων.

  Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε 202.25 σε ένα κελί με #.# μορφή, ο αριθμός θα εμφανιστεί ως 202.3.

Παρακάτω θα βρείτε μερικά ακόμη παραδείγματα που ελπίζουμε ότι θα ρίξουν περισσότερο φως στη μορφοποίηση αριθμών στο Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Εμφανίζει ελάχιστο 1 και μέγιστο 2 δεκαδικά ψηφία. 2

2.205

0.555 2.0

2.21

.56 ???.??? Εμφάνιση έως και 3 δεκαδικών ψηφίων με ευθυγραμμισμένα δεκαδικά ψηφία . 22.55

2.5

2222.5555

0.55 22.55

2.5

2222.556

.55

Συμβουλές και οδηγίες μορφοποίησης του Excel

Θεωρητικά, υπάρχει άπειρος αριθμός προσαρμοσμένων μορφοποιήσεων αριθμών του Excel που μπορείτε να κάνετε χρησιμοποιώντας ένα προκαθορισμένο σύνολο κωδικών μορφοποίησης που παρατίθενται στον παρακάτω πίνακα. Και οι παρακάτω συμβουλές εξηγούν τις πιο συνηθισμένες και χρήσιμες υλοποιήσεις αυτών των κωδικών μορφοποίησης.

Πώς να ελέγξετε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων

Η θέση του δεκαδικό σημείο στον κωδικό μορφής αριθμού αντιπροσωπεύεται από ένα περίοδος (.). Ο απαιτούμενος αριθμός δεκαδικές θέσεις ορίζεται από τη σχέση μηδενικά (0). Για παράδειγμα:

• 0 ή # - εμφανίζει τον πλησιέστερο ακέραιο χωρίς δεκαδικά ψηφία.
• 0.0 ή #.0 - εμφάνιση 1 δεκαδικού ψηφίου.
• 0.00 ή #.00 - εμφάνιση 2 δεκαδικών ψηφίων, κ.λπ.

Η διαφορά μεταξύ του 0 και του # στο ακέραιο μέρος του κώδικα μορφοποίησης έχει ως εξής. Εάν ο κώδικας μορφοποίησης έχει μόνο σύμβολα λίρας (#) στα αριστερά του δεκαδικού σημείου, οι αριθμοί μικρότεροι του 1 αρχίζουν με δεκαδικό σημείο. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε 0,25 σε ένα κελί με #.00 μορφή, ο αριθμός θα εμφανιστεί ως 0,25. Αν χρησιμοποιήσετε 0.00 μορφή, ο αριθμός θα εμφανιστεί ως 0,25.

Πώς να εμφανίσετε ένα διαχωριστικό χιλιάδων

Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού του Excel με διαχωριστικό χιλιάδων, συμπεριλάβετε ένα κόμμα (,) στον κωδικό μορφής. Για παράδειγμα:

• #,### - εμφανίζει ένα διαχωριστικό χιλιάδων και όχι δεκαδικά ψηφία.
• #,##0.00 - εμφανίζει ένα διαχωριστικό χιλιάδων και 2 δεκαδικά ψηφία.

Στρογγυλοποίηση αριθμών κατά χίλια, εκατομμύρια κ.λπ.

Όπως καταδείχθηκε στην προηγούμενη συμβουλή, το Microsoft Excel διαχωρίζει τις χιλιάδες με κόμμα, εάν το κόμμα περικλείεται από οποιοδήποτε ψηφιακό σύμβολο θέσης - σύμβολο λίρας (#), ερωτηματικό (;) ή μηδέν (0). Εάν κανένα ψηφιακό σύμβολο θέσης δεν ακολουθεί ένα κόμμα, κλιμακώνει τον αριθμό κατά χίλια, δύο διαδοχικά κόμματα κλιμακώνουν τον αριθμό κατά εκατομμύριο κ.ο.κ.

Για παράδειγμα, εάν η μορφή ενός κελιού είναι #.00, και πληκτρολογήσετε 5000 σε αυτό το κελί, εμφανίζεται ο αριθμός 5,00. Για περισσότερα παραδείγματα, δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Κείμενο και διάστιχο σε προσαρμοσμένη μορφή αριθμών του Excel

Για να εμφανίσετε κείμενο και αριθμούς σε ένα κελί, κάντε τα εξής:

• Για να προσθέσετε ένα ένας μόνο χαρακτήρας , προηγείται αυτού του χαρακτήρα μια ανάστροφη κάθετος (\).
• Για να προσθέσετε ένα συμβολοσειρά κειμένου , περικλείεται σε διπλά εισαγωγικά (" ").

Για παράδειγμα, για να δηλώσετε ότι οι αριθμοί στρογγυλοποιούνται σε χιλιάδες και εκατομμύρια, μπορείτε να προσθέσετε \K και \M στους κωδικούς μορφής, αντίστοιχα:

• Για να εμφανίσετε χιλιάδες: #.00,\K
• Για να εμφανίσετε εκατομμύρια: #.00,,\M

Συμβουλή. Για να κάνετε τη μορφή των αριθμών πιο ευανάγνωστη, συμπεριλάβετε ένα χώρος μεταξύ ενός κόμματος και μιας ανάποδης κάθετης.

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τις παραπάνω μορφές και μερικές ακόμη παραλλαγές:

Και εδώ είναι ένα άλλο παράδειγμα που δείχνει πώς μπορείτε να εμφανίσετε κείμενο και αριθμούς μέσα σε ένα μόνο κελί. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσθέσετε τη λέξη " Αύξηση " για θετικούς αριθμούς και " Μείωση "Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπεριλάβετε το κείμενο που περικλείεται σε διπλά εισαγωγικά στο κατάλληλο τμήμα του κώδικα μορφοποίησής σας:

#.00" Αύξηση"; -#.00" Μείωση"; 0

Συμβουλή. Για να συμπεριλάβετε ένα χώρος μεταξύ ενός αριθμού και ενός κειμένου, πληκτρολογήστε έναν χαρακτήρα διαστήματος μετά το εισαγωγικό ή πριν το τελικό εισαγωγικό, ανάλογα με το αν το κείμενο προηγείται ή ακολουθεί τον αριθμό, όπως στο " Αύξηση ".

Επιπλέον, οι ακόλουθοι χαρακτήρες μπορούν να συμπεριληφθούν στους κωδικούς προσαρμοσμένης μορφής του Excel χωρίς τη χρήση backslash ή εισαγωγικών:

Μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμών του Excel μπορεί επίσης να δεχτεί άλλα ειδικά σύμβολα, όπως νόμισμα, πνευματικά δικαιώματα, εμπορικό σήμα κ.λπ. Οι χαρακτήρες αυτοί μπορούν να εισαχθούν πληκτρολογώντας τους τετραψήφιους κωδικούς ANSI κρατώντας πατημένο το πλήκτρο ALT. Ακολουθούν μερικοί από τους πιο χρήσιμους:

Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε θερμοκρασίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κωδικό μορφής #"°F" ή #"°C" και το αποτέλεσμα θα μοιάζει με αυτό:

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή του Excel που συνδυάζει κάποιο συγκεκριμένο κείμενο και το κείμενο που πληκτρολογήσατε σε ένα κελί. Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε το πρόσθετο κείμενο που περικλείεται σε διπλά εισαγωγικά στο 4ο τμήμα του κώδικα μορφής πριν ή μετά το σύμβολο τοποθέτησης κειμένου (@) ή και τα δύο.

Για παράδειγμα, για να συνεχίσετε το κείμενο που πληκτρολογήσατε στο κελί με κάποιο άλλο κείμενο, πείτε " Αποστέλλεται σε ", χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο κωδικό μορφής:

Γενικά; Γενικά; Γενικά; "Αποστολή σε "@

Συμπερίληψη νομισματικών συμβόλων σε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού

Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού με το σύμβολο του δολαρίου ($), απλά πληκτρολογήστε το στον κωδικό μορφής όπου χρειάζεται. Για παράδειγμα, η μορφή $#.00 θα εμφανίσει το 5 ως 5,00 δολάρια.

Άλλα σύμβολα νομισμάτων δεν είναι διαθέσιμα στα περισσότερα τυποποιημένα πληκτρολόγια. Μπορείτε όμως να εισάγετε τα δημοφιλή νομίσματα με αυτόν τον τρόπο:

• Ενεργοποιήστε το NUM LOCK και
• Χρησιμοποιήστε το αριθμητικό πληκτρολόγιο για να πληκτρολογήσετε τον κωδικό ANSI για το σύμβολο νομίσματος που θέλετε να εμφανίσετε.

Οι μορφές των αριθμών που προκύπτουν μπορεί να μοιάζουν κάπως έτσι:

Αν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή Excel με κάποιο άλλο νόμισμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Ανοίξτε το Κελιά μορφοποίησης διαλόγου, επιλέξτε Νόμισμα στο Κατηγορία , και επιλέξτε το επιθυμητό νόμισμα από το Σύμβολο αναπτυσσόμενη λίστα, π.χ. Ρωσικό ρούβλι:

Πώς να εμφανίσετε κορυφαία μηδενικά με προσαρμοσμένη μορφή του Excel

Εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε τους αριθμούς 005 ή 00025 σε ένα κελί με την προεπιλεγμένη Γενικά μορφή, θα παρατηρήσετε ότι το Microsoft Excel αφαιρεί τα πρώτα μηδενικά, επειδή ο αριθμός 005 είναι ίδιος με το 5. Αλλά μερικές φορές, θέλουμε το 005 και όχι το 5!

Η απλούστερη λύση είναι να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση Text σε τέτοια κελιά. Εναλλακτικά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια απόστροφο (') μπροστά από τους αριθμούς. Με οποιονδήποτε τρόπο, το Excel θα καταλάβει ότι θέλετε οποιαδήποτε τιμή κελιού να αντιμετωπιστεί ως συμβολοσειρά κειμένου. Ως αποτέλεσμα, όταν πληκτρολογείτε 005, όλα τα αρχικά μηδενικά θα διατηρηθούν και ο αριθμός θα εμφανιστεί ως 005.

Αν θέλετε όλοι οι αριθμοί σε μια στήλη να περιέχουν έναν συγκεκριμένο αριθμό ψηφίων, με μηδενικά μπροστά, αν χρειάζεται, τότε δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη μορφή που περιλαμβάνει μόνο μηδενικά.

Όπως θυμάστε, στη μορφοποίηση αριθμών του Excel, το 0 είναι ο χώρος τοποθέτησης που εμφανίζει ασήμαντα μηδενικά. Έτσι, αν χρειάζεστε αριθμούς που αποτελούνται από 6 ψηφία, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο κώδικα μορφοποίησης: 000000

Και τώρα, αν πληκτρολογήσετε 5 σε ένα κελί, θα εμφανιστεί ως 000005- το 50 θα εμφανιστεί ως 000050, και ούτω καθεξής:

Συμβουλή. Εάν εισάγετε αριθμούς τηλεφώνου, ταχυδρομικούς κώδικες ή αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης που περιέχουν κορυφαία μηδενικά, ο ευκολότερος τρόπος είναι να εφαρμόσετε μία από τις προκαθορισμένες ειδικές μορφές. Ή, μπορείτε να δημιουργήσετε την επιθυμητή προσαρμοσμένη μορφή αριθμού. Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε σωστά τους διεθνείς επταψήφιους ταχυδρομικούς κώδικες, χρησιμοποιήστε αυτή τη μορφή: 0000000 Για αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης με μηδενικά μπροστά, εφαρμόστε αυτή τη μορφή: 000-00-0000 .

Ποσοστά σε προσαρμοσμένη μορφή αριθμού του Excel

Για να εμφανίσετε έναν αριθμό ως ποσοστό του 100, συμπεριλάβετε το ποσοστιαίο πρόσημο (%) στη μορφή του αριθμού σας.

Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε τα ποσοστά ως ακέραιους αριθμούς, χρησιμοποιήστε αυτή τη μορφή: #% Ως αποτέλεσμα, ο αριθμός 0,25 που έχει εισαχθεί σε ένα κελί θα εμφανιστεί ως 25%.

Για να εμφανίσετε ποσοστά με 2 δεκαδικά ψηφία, χρησιμοποιήστε αυτή τη μορφή: #.00%

Για να εμφανίσετε ποσοστά με 2 δεκαδικά ψηφία και διαχωριστικό χιλιάδων, χρησιμοποιήστε αυτό: #,##.00%

Κλάσματα σε μορφή αριθμού του Excel

Τα κλάσματα είναι ειδικά από την άποψη ότι ο ίδιος αριθμός μπορεί να εμφανιστεί με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, το 1,25 μπορεί να εμφανιστεί ως 1 ¼ ή 5/5. Ο ακριβής τρόπος με τον οποίο το Excel εμφανίζει το κλάσμα καθορίζεται από τους κωδικούς μορφής που χρησιμοποιείτε.

Για να εμφανίζονται οι δεκαδικοί αριθμοί ως κλάσματα, συμπεριλάβετε κάθετος προς τα εμπρός (/) στον κωδικό μορφοποίησης και διαχωρίστε ένα ακέραιο μέρος με ένα κενό. Για παράδειγμα:

• # #/# - εμφανίζει ένα υπόλοιπο κλάσματος με έως και 1 ψηφίο.
• # ##/## - εμφανίζει ένα υπόλοιπο κλάσματος με έως και 2 ψηφία.
• # ###/### - εμφανίζει ένα υπόλοιπο κλάσματος με έως και 3 ψηφία.
• ###/### - εμφανίζει ένα ακατάλληλο κλάσμα (κλάσμα του οποίου ο αριθμητής είναι μεγαλύτερος ή ίσος με τον παρονομαστή) με έως και 3 ψηφία.

Για να στρογγυλοποιήσετε τα κλάσματα σε έναν συγκεκριμένο παρονομαστή, δώστε τον στον κωδικό μορφοποίησης των αριθμών σας μετά την κάθετο. Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε τους δεκαδικούς αριθμούς ως ογδόα, χρησιμοποιήστε τα εξής σταθερή βάση μορφή κλάσματος: # #/8

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τους παραπάνω κωδικούς μορφής σε δράση:

Όπως πιθανώς γνωρίζετε, οι προκαθορισμένες μορφές κλασμάτων του Excel ευθυγραμμίζουν τους αριθμούς με τη γραμμή κλάσματος (/) και εμφανίζουν τον ακέραιο αριθμό σε κάποια απόσταση από το υπόλοιπο. Για να εφαρμόσετε αυτή την ευθυγράμμιση στην προσαρμοσμένη μορφή σας, χρησιμοποιήστε τα εικονίδια ερωτηματικών (;) αντί για τα σύμβολα της λίρας (#), όπως φαίνεται στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης:

Συμβουλή. Για να εισαγάγετε ένα κλάσμα σε ένα κελί που έχει μορφοποιηθεί ως Γενικά , προλογίστε το κλάσμα με ένα μηδέν και ένα κενό. Για παράδειγμα, για να εισαγάγετε 4/8 σε ένα κελί, πληκτρολογείτε 0 4/8. Εάν πληκτρολογήσετε 4/8, το Excel θα υποθέσει ότι εισάγετε ημερομηνία και θα αλλάξει τη μορφή του κελιού αναλόγως.

Δημιουργία προσαρμοσμένης μορφής επιστημονικής σημειογραφίας

Για να εμφανίσετε αριθμούς σε μορφή επιστημονικής σημειογραφίας (εκθετική μορφή), συμπεριλάβετε το κεφαλαίο γράμμα E στον κωδικό μορφής του αριθμού σας. Για παράδειγμα:

• 00E+00 - εμφανίζει το 1.500.500 ως 1,50E+06.
• #0.0E+0 - εμφανίζει 1.500.500 ως 1.5E+6
• #E+# - εμφανίζει 1.500.500 ως 2E+6

Εμφάνιση αρνητικών αριθμών σε παρένθεση

Στην αρχή αυτού του σεμιναρίου, συζητήσαμε τα 4 τμήματα κώδικα που συνθέτουν μια μορφή αριθμών του Excel: Θετικό; Αρνητικό; Μηδέν; Κείμενο

Οι περισσότεροι από τους κωδικούς μορφοποίησης που συζητήσαμε μέχρι τώρα περιείχαν μόνο 1 τμήμα, πράγμα που σημαίνει ότι η προσαρμοσμένη μορφή εφαρμόζεται σε όλους τους τύπους αριθμών - θετικούς, αρνητικούς και μηδενικούς.

Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή για αρνητικούς αριθμούς, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τουλάχιστον 2 τμήματα κώδικα: το πρώτο θα χρησιμοποιηθεί για θετικούς αριθμούς και μηδενικά και το δεύτερο - για αρνητικούς αριθμούς.

Για να εμφανίσετε αρνητικές τιμές σε παρενθέσεις, απλά συμπεριλάβετε τις στο δεύτερο τμήμα του κώδικα μορφοποίησης, για παράδειγμα: #.00; (#.00)

Συμβουλή. Για να ευθυγραμμίσετε θετικούς και αρνητικούς αριθμούς στο δεκαδικό σημείο, προσθέστε μια εσοχή στο τμήμα θετικών τιμών, π.χ. 0.00_); (0.00)

Εμφάνιση των μηδενικών ως παύλες ή κενά

Η ενσωματωμένη λογιστική μορφή του Excel εμφανίζει τα μηδενικά ως παύλες. Αυτό μπορεί επίσης να γίνει στην προσαρμοσμένη μορφή αριθμών του Excel.

Όπως θυμάστε, η διάταξη των μηδενικών καθορίζεται από το 3ο τμήμα του κώδικα μορφοποίησης. Έτσι, για να αναγκάσετε τα μηδενικά να εμφανίζονται ως παύλες , τύπος "-" σε αυτό το τμήμα. Για παράδειγμα: 0.00;(0.00);"-"

Ο παραπάνω κώδικας μορφοποίησης δίνει εντολή στο Excel να εμφανίζει 2 δεκαδικά ψηφία για θετικούς και αρνητικούς αριθμούς, να περικλείει τους αρνητικούς αριθμούς σε παρενθέσεις και να μετατρέπει τα μηδενικά σε παύλες.

Αν δεν θέλετε ειδική μορφοποίηση για θετικούς και αρνητικούς αριθμούς, πληκτρολογήστε Γενικά στο 1ο και 2ο τμήμα: Γενικός; -Γενικός; "-"

Για να μετατρέψετε τα μηδενικά σε κενά , παραλείψτε το τρίτο τμήμα του κώδικα μορφοποίησης και πληκτρολογήστε μόνο την τελεία στο τέλος: Γενικά; -Γενικά; ; Γενικά

Προσθήκη εσοχών με προσαρμοσμένη μορφή Excel

Αν δεν θέλετε τα περιεχόμενα του κελιού να εφάπτονται ακριβώς στο όριο του κελιού, μπορείτε να κάνετε εσοχή στις πληροφορίες μέσα σε ένα κελί. Για να προσθέσετε μια εσοχή, χρησιμοποιήστε την εντολή υπογράμμιση (_) για να δημιουργήσετε ένα διάστημα ίσο με το πλάτος του χαρακτήρα που ακολουθεί.

Οι συνήθως χρησιμοποιούμενοι κωδικοί εσοχής είναι οι ακόλουθοι:

• Για εσοχή από το αριστερό όριο: _(
• Για εσοχή από το δεξιό όριο: _)

Τις περισσότερες φορές, η δεξιά εσοχή περιλαμβάνεται σε μια μορφή θετικού αριθμού, έτσι ώστε το Excel να αφήνει χώρο για την παρένθεση που περικλείει τους αρνητικούς αριθμούς.

Για παράδειγμα, για να εσοχήσετε θετικούς αριθμούς και μηδενικά από τα δεξιά και κείμενο από τα αριστερά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο κώδικα μορφοποίησης:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

Ή, μπορείτε να προσθέσετε εσοχές και στις δύο πλευρές του κελιού:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Οι κωδικοί εσοχής μετακινούν τα δεδομένα του κελιού κατά ένα πλάτος χαρακτήρα. Για να μετακινήσετε τιμές από τα άκρα του κελιού κατά περισσότερο από ένα πλάτος χαρακτήρα, συμπεριλάβετε 2 ή περισσότερους διαδοχικούς κωδικούς εσοχής στη μορφή των αριθμών σας. Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει την εσοχή των περιεχομένων του κελιού κατά 1 και 2 χαρακτήρες:

Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς με προσαρμοσμένη μορφή αριθμού

Η αλλαγή του χρώματος της γραμματοσειράς για έναν συγκεκριμένο τύπο τιμής είναι ένα από τα απλούστερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμών στο Excel, η οποία υποστηρίζει 8 κύρια χρώματα. Για να καθορίσετε το χρώμα, απλώς πληκτρολογήστε ένα από τα ακόλουθα ονόματα χρωμάτων σε ένα κατάλληλο τμήμα του κώδικα της μορφής αριθμών σας.

[Πράσινο]

[White]

[Μπλε] [Ματζέντα]

[Κίτρινο]

[Cyan]

[Κόκκινο]

Σημείωση. Ο κωδικός χρώματος πρέπει να είναι ο πρώτο στοιχείο στο τμήμα.

Για παράδειγμα, για να αφήσετε την προεπιλεγμένη μορφή General για όλους τους τύπους τιμών και να αλλάξετε μόνο το χρώμα της γραμματοσειράς, χρησιμοποιήστε τον κώδικα μορφής που είναι παρόμοιος με αυτόν:

[Πράσινο] Γενικός; [Κόκκινο] Γενικός; [Μαύρο] Γενικός; [Μπλε] Γενικός

Ή, συνδυάστε χρωματικούς κωδικούς με την επιθυμητή μορφοποίηση αριθμών, π.χ. εμφανίστε το σύμβολο νομίσματος, 2 δεκαδικά ψηφία, ένα διαχωριστικό χιλιάδων και εμφανίστε τα μηδενικά ως παύλες:

[Μπλε]$#,##0.00; [Κόκκινο]-$#,##0.00; [Μαύρο]"-"; [Ματζέντα]@

Επανάληψη χαρακτήρων με προσαρμοσμένους κωδικούς μορφής

Για να επαναλάβετε έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα στην προσαρμοσμένη μορφή του Excel έτσι ώστε να γεμίζει το πλάτος της στήλης, πληκτρολογήστε ένα αστερίσκος (*) πριν από τον χαρακτήρα.

Για παράδειγμα, για να συμπεριλάβετε αρκετά σύμβολα ισότητας μετά από έναν αριθμό ώστε να γεμίσει το κελί, χρησιμοποιήστε αυτή τη μορφή αριθμού: #*=

Ή, μπορείτε να συμπεριλάβετε μηδενικά πριν από κάθε μορφή αριθμού, προσθέτοντας *0, π.χ. *0#

Αυτή η τεχνική μορφοποίησης χρησιμοποιείται συνήθως για την αλλαγή της στοίχισης των κελιών, όπως φαίνεται στην επόμενη συμβουλή μορφοποίησης.

Πώς να αλλάξετε την ευθυγράμμιση στο Excel με προσαρμοσμένη μορφή αριθμού

Ένας συνηθισμένος τρόπος για να αλλάξετε την ευθυγράμμιση στο Excel είναι η χρήση της εντολής Ευθυγράμμιση Ωστόσο, μπορείτε να "κωδικοποιήσετε" την ευθυγράμμιση των κελιών σε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμών, αν χρειάζεται.

Για παράδειγμα, για να ευθυγραμμίσετε τους αριθμούς αριστερά σε ένα κελί, πληκτρολογήστε ένα αστερίσκος και ένα χώρος μετά τον κωδικό αριθμού, για παράδειγμα: " #,###* " (τα διπλά εισαγωγικά χρησιμοποιούνται μόνο για να δείξουν ότι ένας αστερίσκος ακολουθείται από ένα διάστημα, δεν τα χρειάζεστε σε έναν πραγματικό κωδικό μορφοποίησης).

Κάνοντας ένα βήμα παραπέρα, θα μπορούσατε να έχετε τους αριθμούς στοιχισμένους αριστερά και τις καταχωρήσεις κειμένου στοιχισμένες δεξιά χρησιμοποιώντας αυτή την προσαρμοσμένη μορφή:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται στην ενσωματωμένη λογιστική μορφή του Excel . Αν εφαρμόσετε τη λογιστική μορφή σε κάποιο κελί, ανοίξτε το Κελιά μορφοποίησης διαλόγου, μεταβείτε στο Προσαρμοσμένο κατηγορία και κοιτάξτε το Τύπος πλαίσιο, θα δείτε αυτόν τον κωδικό μορφής:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

Ο αστερίσκος που ακολουθεί το σύμβολο νομίσματος λέει στο Excel να επαναλάβει τον επόμενο χαρακτήρα διαστήματος μέχρι να συμπληρωθεί το πλάτος ενός κελιού. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η μορφή αριθμού λογιστικής ευθυγραμμίζει το σύμβολο νομίσματος στα αριστερά, τον αριθμό στα δεξιά και προσθέτει όσα διαστήματα είναι απαραίτητα ενδιάμεσα.

Εφαρμογή προσαρμοσμένων μορφών αριθμών βάσει συνθηκών

Για να εφαρμόσετε την προσαρμοσμένη μορφή του Excel μόνο εάν ένας αριθμός πληροί μια συγκεκριμένη συνθήκη, πληκτρολογήστε τη συνθήκη που αποτελείται από έναν τελεστή σύγκρισης και μια τιμή και περικλείστε την σε αγκύλες [].

Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε αριθμούς που είναι μικρότεροι από 10 με κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς και αριθμούς που είναι μεγαλύτεροι ή ίσοι με 10 με πράσινο χρώμα, χρησιμοποιήστε αυτόν τον κωδικό μορφοποίησης:

[Κόκκινο][=10]

Επιπλέον, μπορείτε να καθορίσετε την επιθυμητή μορφή αριθμού, π.χ. εμφάνιση 2 δεκαδικών ψηφίων:

[Κόκκινο][=10]0.00

Και εδώ είναι μια άλλη εξαιρετικά χρήσιμη, αν και σπάνια χρησιμοποιούμενη συμβουλή μορφοποίησης. Εάν ένα κελί εμφανίζει αριθμούς και κείμενο, μπορείτε να κάνετε μια υπό όρους μορφοποίηση για να εμφανίσετε ένα ουσιαστικό σε ενικό ή πληθυντικό αριθμό ανάλογα με τον αριθμό. Για παράδειγμα:

[=1]0" μίλια";0.##" μίλια"

Ο παραπάνω κώδικας μορφής λειτουργεί ως εξής:

• Εάν η τιμή ενός κελιού είναι ίση με 1, θα εμφανιστεί ως " 1 μίλι ".
• Εάν η τιμή ενός κελιού είναι μεγαλύτερη από 1, ο πληθυντικός " miles "Ο αριθμός 3.5 θα εμφανιστεί ως " 3,5 μίλια ".

Συνεχίζοντας το παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε κλάσματα αντί για δεκαδικούς αριθμούς:

[=1]?" μίλια";# ?/;" μίλια"

Στην περίπτωση αυτή, η τιμή 3,5 θα εμφανιστεί ως " 3 1/2 μίλια ".

Συμβουλή. Για να εφαρμόσετε πιο περίπλοκες συνθήκες, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία μορφοποίησης υπό όρους του Excel, η οποία είναι ειδικά σχεδιασμένη για να χειρίζεται την εργασία αυτή.

Μορφές ημερομηνιών και χρόνων στο Excel

Οι μορφές ημερομηνίας και ώρας του Excel είναι μια πολύ ειδική περίπτωση και έχουν τους δικούς τους κωδικούς μορφοποίησης. Για λεπτομερείς πληροφορίες και παραδείγματα, ανατρέξτε στα ακόλουθα σεμινάρια:

• Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή ημερομηνίας στο Excel
• Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή ώρας στο Excel

Λοιπόν, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή των αριθμών στο Excel και να δημιουργήσετε τη δική σας μορφοποίηση. Τέλος, ακολουθούν μερικές συμβουλές για να εφαρμόσετε γρήγορα τις προσαρμοσμένες μορφές σας σε άλλα κελιά και βιβλία εργασίας:

• Μια προσαρμοσμένη μορφή Excel είναι αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας στο οποίο δημιουργήθηκε και δεν είναι διαθέσιμο σε κανένα άλλο βιβλίο εργασίας. Για να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή σε ένα νέο βιβλίο εργασίας, μπορείτε να αποθηκεύσετε το τρέχον αρχείο ως πρότυπο και, στη συνέχεια, να το χρησιμοποιήσετε ως βάση για ένα νέο βιβλίο εργασίας.
• Για να εφαρμόσετε μια προσαρμοσμένη μορφή σε άλλα κελιά σε ένα κλικ, αποθηκεύστε την ως Στυλ Excel - απλά επιλέξτε οποιοδήποτε κελί με την απαιτούμενη μορφή, μεταβείτε στο Αρχική σελίδα tab>, Στυλ και κάντε κλικ στο κουμπί Νέο στυλ κυττάρου... .

Για να εξερευνήσετε περαιτέρω τις συμβουλές μορφοποίησης, μπορείτε να κατεβάσετε ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας Excel Custom Number Format που χρησιμοποιήσαμε σε αυτό το σεμινάριο. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας ξαναδώ την επόμενη εβδομάδα!