Vejledningen forklarer det grundlæggende i Flash Fill funktionaliteten og giver eksempler på brug af Flash Fill i Excel.

Flash Fill er en af de mest fantastiske funktioner i Excel. Den griber en kedelig opgave, der ville tage timer at udføre manuelt, og udfører den automatisk på et øjeblik (deraf navnet). Og den gør det hurtigt og enkelt, uden at du behøver at gøre noget, men blot give et eksempel på det, du ønsker.

Hvad er Flash Fill i Excel?

Excel Flash Fill er et særligt værktøj, der analyserer de oplysninger, du indtaster, og som automatisk udfylder data, når det identificerer et mønster.

Funktionen Flash Fill blev introduceret i Excel 2013 og er tilgængelig i alle senere versioner af Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 og Excel for Microsoft 365.

Sumit Gulwani, en seniorforsker hos Microsoft, startede i december 2009 som et forsøg på at hjælpe en forretningskvinde, som han tilfældigvis mødte i lufthavnen, med hendes udfordring med sammenlægning, og et par år senere har det udviklet sig til en kraftfuld evne til at automatisere mange Excel-opgaver.

Flash Fill klarer nemt snesevis af forskellige opgaver, som ellers ville kræve komplekse formler eller endda VBA-kode, f.eks. opdeling og kombination af tekststrenge, rensning af data og korrektion af uoverensstemmelser, formatering af tekst og tal, konvertering af datoer til det ønskede format og meget mere.

Hver gang kombinerer Flash Fill millioner af små programmer, der kan udføre opgaven, og sorterer derefter disse kodestumper ved hjælp af maskinlæringsteknikker og finder det program, der passer bedst til opgaven. Alt dette sker på millisekunder i baggrunden, og brugeren ser resultatet næsten øjeblikkeligt!

Hvor er Flash Fill i Excel?

I Excel 2013 og senere findes værktøjet Flash Fill på fanen fanen Data , i den Dataværktøjer gruppe:

Excel Flash Fill genvej

De af jer, der foretrækker at arbejde fra et tastatur det meste af tiden, kan køre Flash Fill med denne tastekombination: Ctrl + E

Sådan bruger du Flash Fill i Excel

Normalt starter Flash Fill automatisk, og du skal kun angive et mønster. Sådan gør du:

1. Indsæt en ny kolonne ved siden af kolonnen med dine kildedata.
2. Indtast den ønskede værdi i den første celle i en ny tilføjet kolonne.
3. Begynd at skrive i den næste celle, og hvis Excel registrerer et mønster, vises et eksempel på data, der automatisk skal udfyldes i de efterfølgende celler.
4. Tryk på Enter-tasten for at acceptere forhåndsvisningen. Færdig!

Tips:

• Hvis du ikke er tilfreds med Flash Fill-resultaterne, kan du fortryde dem ved at trykke på Ctrl + Z eller via menuen Flash Fill indstillinger.
• Hvis Flash Fill ikke starter automatisk, kan du prøve disse enkle fejlfindingsteknikker.

Sådan Flash Fill i Excel med et klik på en knap eller en genvej

I de fleste situationer aktiveres Flash Fill automatisk, så snart Excel finder et mønster i de data, du indtaster. Hvis der ikke vises et eksempel, kan du aktivere Flash Fill manuelt på denne måde:

1. Udfyld den første celle, og tryk på Enter.
2. Klik på den Flash Fill på knappen på Data eller tryk på genvejen Ctrl + E.

Excel Flash Fill muligheder

Når du bruger Flash Fill i Excel til at automatisere dataindtastning, skal Indstillinger for flash-fyldning knappen vises i nærheden af de automatisk udfyldte celler. Hvis du klikker på denne knap, åbnes en menu, hvor du kan gøre følgende:

• Fortryd resultaterne af Flash Fill.
• Vælg tomme celler, som Excel ikke har udfyldt.
• Vælg f.eks. de ændrede celler for at formatere dem alle på én gang.

Excel Flash Fill eksempler

Som allerede nævnt er Flash Fill et meget alsidigt værktøj. Nedenstående eksempler viser nogle af dets muligheder, men der er meget mere i det!

Udtrække tekst fra celle (opdelte kolonner)

Før Flash Fill kom til, var det nødvendigt at bruge funktionen Tekst til kolonner eller Excel-tekstfunktioner for at opdele indholdet af en celle i flere celler. Med Flash Fill kan du få resultaterne med det samme uden komplicerede tekstmanipulationer.

Lad os antage, at du har en kolonne med adresser, og at du ønsker at udtrække postnumre i en separat kolonne. Angiv dit mål ved at skrive postnummeret i den første celle. Så snart Excel forstår, hvad du forsøger at gøre, udfylder den alle rækkerne under eksemplet med de udtrukne postnumre. Du behøver kun at trykke på Enter for at acceptere dem alle.

Formler til at opdele celler og udtrække tekst:

• Udtrække delstreng - formler til at udtrække tekst af en bestemt længde eller få en delstreng før eller efter et givet tegn.
• Udtrække tal fra streng - formler til at udtrække tal fra alfanumeriske strenge.
• Opdeling af navne i Excel - formler til at udtrække for-, efter- og mellemnavne.

Værktøjer til udtrækning og opdeling:

• Tekstværktøjssæt til Excel - 25 værktøjer til at udføre forskellige tekstmanipulationer, herunder opdeling af en celle med et vilkårligt tegn som komma, mellemrum, linjeskift, udtrække tekst og tal.
• Split Names værktøj - hurtig og nem måde at adskille navne i Excel på.

Kombiner data fra flere celler (flette kolonner)

Hvis du skal udføre en anden opgave, er det ikke noget problem, Flash Fill kan også sammenkæde celler. Desuden kan den adskille de kombinerede værdier med et mellemrum, komma, semikolon eller et andet tegn - du skal blot vise Excel den ønskede tegnsætning i den første celle:

Denne metode er især nyttig til at kombinere forskellige navnedele i en enkelt celle, som vist i Sådan fletter du for- og efternavn med Flash Fill.

Formler til at sammenføje celleværdier:

• CONCATENATE-funktionen i Excel - formler til at kombinere tekststrenge, celler og kolonner.

Værktøjer til sammensmeltning:

• Guiden Flette tabeller - hurtig måde at kombinere to tabeller med fælles kolonner.
• Guiden Flette dubletter - Kombiner lignende rækker til én ved hjælp af nøglekolonner.

Rene data

Hvis nogle dataposter i dit regneark begynder med et mellemrum foran, kan Flash Fill fjerne dem på et øjeblik. Indtast den første værdi uden mellemrum foran, og alle ekstra mellemrum i andre celler forsvinder også:

Formler til at rense data:

• Excel TRIM-funktion - formler til at fjerne overskydende mellemrum i Excel.

værktøjer til rensning af data:

• Text Toolkit for Excel - trimmer alle forreste, bageste og mellemrum, men et enkelt mellemrum mellem ord.

Formaterer tekst, tal og datoer

Ofte er dataene i dine regneark formateret på én måde, mens du ønsker det på en anden måde. Du skal bare begynde at skrive værdierne præcis som du ønsker, at de skal vises, og Flash Fill klarer resten.

Måske har du en kolonne med for- og efternavne med små bogstaver. Du ønsker, at efter- og fornavnene skal være med store bogstaver og adskilt med et komma. En let sag for Flash Fill :)

Måske arbejder du med en kolonne med tal, der skal formateres som telefonnumre. Opgaven kan løses ved at bruge et foruddefineret Special-format eller ved at oprette et brugerdefineret nummerformat. Eller du kan gøre det på en nem måde med Flash Fill:

Hvis du vil omformatere datoerne efter din smag, kan du anvende det tilsvarende Dato-format eller skrive en korrekt formateret dato i den første celle. Ups, der er ikke kommet nogen forslag... Hvad hvis vi trykker på genvejen Flash Fill ( Ctrl + E ) eller klikker på knappen i båndet? Ja, det virker perfekt!

Udskift en del af cellens indhold

Udskiftning af en del af en streng med en anden tekst er en meget almindelig operation i Excel, som Flash Fill også kan automatisere.

Lad os sige, at du har en kolonne med personnumre, og at du vil censurere disse følsomme oplysninger ved at erstatte de sidste 4 cifre med XXXX.

For at få det gjort, skal du enten bruge funktionen REPLACE eller skrive den ønskede værdi i den første celle og lade Flash Fill automatisk udfylde de resterende celler:

Avancerede kombinationer

Flash Fill i Excel kan ikke kun udføre enkle opgaver som vist i ovenstående eksempler, men også udføre mere sofistikerede dataomlægninger.

Lad os f.eks. kombinere forskellige oplysninger fra 3 kolonner og tilføje et par brugerdefinerede tegn til resultatet.

Antag, at du har fornavne i kolonne A, efternavne i kolonne B og domænenavne i kolonne C. På baggrund af disse oplysninger vil du generere e-mailadresser i dette format: [email protected] .

For erfarne Excel-brugere er det ikke noget problem at udtrække initialerne med funktionen LEFT, konvertere alle tegn til små bogstaver med funktionen LOWER og sammenkæde alle dele ved hjælp af sammenkædningsoperatoren:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Men kan Excel Flash Fill oprette disse e-mailadresser automatisk for os? Selvfølgelig!

Excel Flash Fill begrænsninger og forbehold

Flash Fill er et fantastisk værktøj, men det har et par begrænsninger, som du bør være opmærksom på, før du begynder at bruge funktionen på dine rigtige datasæt.

1. Flash Fill resultaterne opdateres ikke automatisk

I modsætning til formler er resultaterne af Flash Fill statiske. Hvis du foretager ændringer i de oprindelige data, vil de ikke blive afspejlet i Flash Fill-resultaterne.

2. Kan undlade at identificere et mønster

I nogle situationer, især hvis dine oprindelige data er arrangeret eller formateret anderledes, kan Flash Fill snuble og give forkerte resultater.

Hvis du f.eks. bruger Flash Fill til at udtrække mellemnavne fra listen, hvor nogle poster kun indeholder for- og efternavne, vil resultaterne for disse celler være forkerte. Det er derfor klogt altid at gennemgå Flash Fill output.

3. Ignorerer celler med ikke-printbare tegn

Hvis nogle af de celler, der skal udfyldes automatisk, indeholder mellemrum eller andre tegn, der ikke kan skrives, vil Flash Fill springe disse celler over.

Så hvis nogle af de resulterende celler er tomme, skal disse celler ryddes ( Hjem faneblad> Formater gruppe> Klar > Ryd alt ), og kør Flash Fill igen.

4. Kan konvertere tal til strenge

Når du bruger Flash Fill til at omformatere tal, skal du være opmærksom på, at det kan konvertere dine tal til alfanumeriske strenge. Hvis du foretrækker at beholde tallene, skal du bruge mulighederne i Excel-formatet, som kun ændrer den visuelle repræsentation, men ikke de underliggende værdier.

Sådan slår du Flash Fill til og fra

Flash Fill i Excel er som standard slået til. Hvis du ikke ønsker forslag eller automatiske ændringer i dine regneark, kan du deaktivere Flash Fill på denne måde:

1. I din Excel skal du gå til Fil > Indstillinger .
2. Klik på i venstre panel på Avanceret .
3. Under Redigeringsmuligheder , rydde den Automatisk flash-fyldning boks.
4. Klik på OK for at gemme ændringerne.

Til genaktivere Flash Fill, skal du blot markere dette felt igen.

Excel Flash Fill fungerer ikke

I de fleste tilfælde fungerer Flash Fill uden problemer. Når det går galt, kan nedenstående fejl vises, og de følgende tips hjælper dig med at få den rettet.

1. Giv flere eksempler

Flash Fill lærer af eksemplet. Hvis den ikke er i stand til at genkende et mønster i dine data, skal du udfylde et par celler mere manuelt, så Excel kan afprøve forskellige mønstre og finde det, der passer bedst til dine behov.

2. Tving den til at køre

Hvis forslagene til Flash Fill ikke vises automatisk, når du skriver, skal du prøve at køre det manuelt.

3. Sørg for, at Flash Fill er aktiveret

Hvis den ikke starter enten automatisk eller manuelt, skal du kontrollere, om Flash Fill-funktionen er slået til i din Excel.

4. Flash Fill fejlen fortsætter

Hvis ingen af ovenstående forslag har virket, og Excel Flash Fill stadig giver en fejl, er der ikke andet at gøre end at indtaste dataene manuelt eller med formler.

Sådan bruger du Flash Fill i Excel. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!