I dag vil jeg vise, hvordan du automatisk kan besvare e-mails i Outlook uden at bruge en Exchange Server-konto (POP3/IMAP-konti). Hvis du ikke er sikker på, hvilken e-mailkonto du bruger, kan du starte med dette: Hvordan finder jeg ud af, hvilken e-mailkonto jeg bruger?

Sådan bestemmer du typen af din(e) e-mail-konto(er)

Når du har besluttet, at automatisk svar skal være en del af din tjekliste til forberedelse af ferien, skal du først og fremmest finde ud af, hvilken e-mail-konto du har - Exchange-server eller Outlook POP/IMAP.

Den nemmeste måde at kontrollere typen af din e-mail-konto på er at gå til Fil faneblad> Info og se under Kontooplysninger .

Hvis du har flere konti, skal du klikke på den lille sorte fejl i højre side for at åbne drop-down-listen med alle dine konti. Nu kan du se, hvilken konto der er Microsoft Exchange-baseret, og hvilken der er POP/IMAP.

Hvis du har brug for mere detaljerede oplysninger om dine konti (du kan især tjekke, hvilken konto der er standardkontoen), kan du se under Kontoindstillinger.

I Outlook 2010 og Outlook 2013 skal du skifte til Filtfanen> Info> Kontoindstillinger> Kontoindstillinger> Kontoindstillinger...

En dobbelt " Kontoindstillinger " ovenfor er ikke en trykfejl :-) Først klikker du på den firkantede knap og vælger derefter den Kontoindstillinger... kommandoen fra rullelisten som vist i skærmbilledet nedenfor (hvis du ikke har en Exchange-baseret e-mail-konto, er dette faktisk det eneste valg, du har til rådighed).

Hvis du klikker på Kontoindstillinger... åbner følgende vindue:

I Outlook 2007 kan du åbne den ved at gå til Værktøjer> Kontoindstillinger> E-mail .

I Outlook 2003 kan du finde den under Værktøjer> E-mailkonti.> Se eller ændre eksisterende e-mailkonti> Næste .

Nu hvor du ved, hvilken type e-mailkonto du bruger, kan du begynde at oprette dit automatiske svar med det samme.

Opsætning af automatisk svar uden for kontoret til Outlook POP3/IMAP-konti

I modsætning til Exchange Server-konti har POP3- og IMAP-konti ikke funktionen Automatiske svar (formelt Assistent uden for kontoret Du kan dog stadig indstille Outlook til automatisk at svare på nogle eller alle dine indgående e-mails, mens du nyder din ferie.

Bemærk: I tilfælde af POP/IMAP-konti skal Outlook altid være kørende og konfigureret til at kontrollere med mellemrum for nye meddelelser. Naturligvis skal din computer være tændt i al den tid.

Selvfølgelig er det ikke særlig praktisk eller måske endda usikkert at efterlade en fungerende maskine uden overvågning i lang tid, men der er ingen anden mulighed. Nogle e-mail-udbydere (f.eks. Gmail eller Outlook.com) tillader dog at oprette autosvar direkte på deres websteder. Så først og fremmest vil jeg råde dig til at tjekke med din e-mail-udbyder, om det er muligt at konfigurere dit ferieautosvar på deresside.

Nedenfor finder du en trinvis vejledning i, hvordan du opretter et automatisk svar uden for kontoret uden at bruge en Exchange Server-konto. Du kan gøre dette ved at bruge en e-mail-skabelon i kombination med Outlook-regler. Men vær opmærksom på, at denne funktionalitet er tilgængelig i Outlook 2010 fra Office 2010 Service Pack 1. Okay, lad os komme i gang!

Oprettelse af en skabelon til en automatisk svarmeddelelse

1. Først skal vi oprette en skabelon med en meddelelse om, at du ikke er på kontoret, som automatisk vil blive sendt til de personer, der har sendt dig en e-mail. Det gør du på den sædvanlige måde ved at klikke på Ny e-mail på knappen på Hjem fanebladet.
2. Skriv teksten til dit automatiske svar. Hvis det er beregnet til din personlige konto, kan det ligne det, du ser på skærmbilledet nedenfor. For forretningsbeskeder ud af kontoret skal du sandsynligvis bruge noget mere formelt :)
3. Når du er færdig med at skrive meddelelsen, skal du gemme den ved at klikke på Fil > Gem som i beskedvinduet.
4. I den Gem som dialogboksen, giv et navn til din skabelon for automatisk svar, og vælg at gemme den som Outlook-skabelon (*.oft) Derefter klikker du på Gem knap.

En advarsel til avancerede brugere: Du må ikke ændre destinationsmappen for denne fil, men skal gemme den nøjagtigt på den placering, som Microsoft foreslår, nemlig i mappen Microsoft> Skabeloner mappe. "Hvorfor til avancerede brugere?" spørger du måske mig. Fordi en ny bruger ville ikke engang turde tænke på at ændre noget, medmindre de udtrykkeligt bliver bedt om at gøre det :) .

Vi har gjort den første del af arbejdet, og nu skal du oprette en regel til automatisk at besvare nye e-mails.

Opsætning af en automatisk ferieregel for automatisk svar på ferie

1. Begynd at oprette en ny regel, som du plejer, ved at klikke på Ny regel knappen under Fanen Hjem> Regler> Administrer regler & Advarsler .
2. Vælg at " Start fra en tom regel " og " Anvende regler på de meddelelser, jeg modtager ", og klik derefter på Næste .
3. Angiv de betingelser, du vil kontrollere. Hvis du indstiller automatisk svar fra kontoret til alle indgående meddelelser, der modtages fra alle dine konti, behøver du ikke at markere nogen punkter her.

   Hvis du ønsker, at der kun skal sendes automatiske svar på meddelelser, der er modtaget fra en af dine konti, eller som indeholder bestemte ord i emnet eller brødteksten, eller som er modtaget fra bestemte personer, skal du markere de tilsvarende indstillinger i den øverste del af dialogboksen under Trin 1: Vælg betingelse(r) og klik derefter på de understregede værdier under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen .

   Jeg opretter f.eks. en regel til automatisk at svare på alle meddelelser, der modtages via min Personlig konto og mine indstillinger ser således ud:

4. I det næste trin definerer du, hvad du vil gøre med meddelelserne. Da vi ønsker at svar ved hjælp af en bestemt skabelon , vælger vi netop denne mulighed og klikker derefter på en specifik skabelon under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for at vælge den ønskede skabelon.
5. I " Vælg en svarskabelon ", i dialogboksen Kig ind boksen, vælg Brugerskabeloner i filsystemet og vælg den skabelon, som vi oprettede for et par minutter siden (out-of-office-reply).

   Klik på Åbn og dette vil bringe dig tilbage til Regler guiden, hvor du klikker på Næste .

6. På dette trin skal du angive undtagelser til din regel om automatiseret svar. Dette er ikke et obligatorisk trin, og det er almindelig praksis at springe det over og ikke tilføje nogen undtagelser. Men hvis du ikke ønsker at sende en meddelelse om, at du ikke er på kontoret, til nogle afsendere eller til meddelelser, der er modtaget fra en af dine konti, kan du markere " undtagen hvis det er fra personer eller en offentlig gruppe " eller " undtagen gennem den angivne konto "Eller du kan vælge mellem en håndfuld andre undtagelser, som du har mulighed for at gøre.

   Bemærk: Nogle mennesker vælger også ikke at svare automatisk på returnerede e-mails (hvis emnet indeholder "returneret post" eller "ikke leveringsdygtig" osv.) for ikke at skabe en uendelig løkke mellem to mailservere og for ikke at overfylde deres indbakker med uleverede meddelelser. Men dette er faktisk en ekstra sikkerhedsforanstaltning, fordi " svar ved hjælp af en bestemt skabelon " reglen vil kun sende dit automatiske svar én gang i løbet af en enkelt session , dvs. indtil du genstarter din Outlook. Og hvis du indstiller en undtagelse som denne, vil der ikke blive sendt et automatisk svar til alle e-mails, der indeholder det angivne ord eller udtryk i emnelinjen, f.eks. " Hvad skal jeg gøre, når jeg får en returpost? ".

7. Dette er det sidste trin, hvor du angiver et navn til din regel for automatisk svar og gennemgår reglens beskrivelse. Hvis alt er Okay , sørg for, at reglen er slået til, og klik på Færdig for at gemme reglen. Det er alt!

På samme måde kan du oprette flere regler for automatisk svar på ferier, f.eks. med forskellige tekstbeskeder til dine personlige og arbejdsmæssige e-mail-konti, eller for beskeder modtaget fra bestemte personer. I et personligt automatisk svar til dine venner kan du f.eks. angive et telefonnummer, hvor du kan kontaktes, mens du i et automatisk svar til din virksomhed kan angive e-mail-adressen på din assistent elleren kollega, der kan tage sig af de mest presserende sager under din orlov.

Tip: Hvis du opretter nogle få automatiske svarregler, kan du markere " Stop med at behandle flere regler ", så dine ferieautoreplikker ikke kommer i konflikt med hinanden. Denne indstilling er tilgængelig på det tredje trin i Guiden til regler når du angiver, hvad du vil gøre med meddelelsen. Vær dog meget forsigtig, når du vælger denne indstilling. Hvis du har nogle andre regler i din Outlook, og du ønsker, at de skal anvendes på indgående meddelelser under din ferie, ikke bruge "Stop behandling af flere regler" .

Vigtigt! Glem ikke at slå din autoreply-regel fra, når du vender tilbage :) Du kan gøre dette via Fanen Hjem> Regler> Administrer regler & Advarsler Det kan også være en god idé at oprette en Outlook-opgave eller en påmindelse om at gøre noget, der minder dig om at slå din automatiske svarregel fra kontoret fra.

Sådan indstiller du et automatisk feriesvar for Gmail-konti

Gmail er en af de e-mail-udbydere, der lader dig konfigurere automatiske feriesvar på deres websteder. På denne måde behøver du ikke at lade din pc arbejde, når du er væk. Du konfigurerer Gmails ferie autoresponder på følgende måde.

1. Log ind på Gmail.
2. Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne, og vælg Indstillinger .
3. På den Generelt skal du rulle ned til fanen Ferieresponsor og vælg " Ferieresponsor på ".
4. Planlæg dit automatiske feriesvar ved at angive den første og sidste dag (valgfrit), og skriv derefter emnet og brødteksten for din besked. Hvis du ikke angiver slutdatoen, skal du huske at angive " Påmindelse om ferie "Det er ret nemt, ikke sandt?

   Tip: Det kan være en god idé at vælge " Kun sende et svar til personer i mine kontakter ". I modsætning til Microsoft Exchange-server og Outlook, der kun sender et automatisk svar til hver afsender én gang, sender Gmail dit ferieautosvar hver fjerde dag til hver person, der sender dig flere e-mails. Og hvis du modtager mange spam-beskeder, eller hvis du rejser væk i en længere periode, kan dette hjælpe dig med at undgå en masse rengøring, når du vender tilbage.

Sådan oprettes automatiserede feriesvar til Outlook.com- og Hotmail-konti

Outlook.com-konti (tidligere Hotmail) giver dig også mulighed for at indstille de automatiske svar uden for kontoret direkte på Hotmail- og Outlook.com-webstederne. Denne funktion kaldes automatiserede feriesvar og du kan opsætte den på denne måde.

1. Gå over til Outlook.com (eller Windows Live Hotmail) og log ind.
2. Hvis du har en Outlook.com konto, skal du klikke på Gear ikon i øverste højre hjørne ved siden af dit navn, og vælg " Flere mailindstillinger ".

   Hvis du har en Hotmail konto, klik på dit navn i øverste højre hjørne, og vælg derefter Indstillinger> Mail .

3. Under " Administration af din konto ", vælg " Afsendelse af automatiserede feriesvar " for at konfigurere indstillingerne for dit automatiske svar.
4. Outlook.com giver ikke mulighed for at planlægge dine svar uden for kontoret, så du skal blot vælge " Sende feriesvar til folk, der sender mig en e-mail ", og skriv teksten til din ferieopsigelse.

Bemærk, at " Svar kun til dine kontakter Indstillingen "Svar på ferie" er som standard markeret under feriesvarmeddelelsen. Hvis du ønsker at besvare alle e-mails automatisk, kan du naturligvis fjerne markeringen. Det kan dog være fornuftigt at lade den være markeret for at forhindre spammere.

Bemærk: Hvis du har en ny Outlook.com-konto, skal Ferie svar funktionen er muligvis slået fra. Microsoft aktiverer den automatisk, når du har brugt din konto i et par dage. Hvis du vil slå den til med det samme, skal du bekræfte din konto med et mobiltelefonnummer, og det kan du gøre på deres side Tilføj en telefon.

Det er vist alt, hvad du behøver at vide om automatiske svar på forskellige e-mail-konti. Nu hvor dit automatiske svar uden for kontoret er korrekt konfigureret, kan du lukke computeren (husk at lade den køre, hvis du bruger en POP/IMAP-konto) og nyde din ferie! :)