Vejledningen viser 4 hurtige måder at tilføje en dropdown i Excel på. Den viser også, hvordan du opretter en dropdown fra en anden projektmappe, redigerer, kopierer og sletter datavalideringslister.

Excel drop-down-liste, også kendt som drop-down-boks eller kombinationsboks, bruges til at indtaste data i et regneark fra en foruddefineret liste. Hovedformålet med at bruge drop-down-lister i Excel er at begrænse antallet af valgmuligheder for brugeren. Derudover forhindrer en drop-down-liste stavefejl og gør dataindtastningen hurtigere.

Sådan laver du drop down-liste i Excel

I det store og hele er der 4 måder at oprette en drop down-menu i Excel ved hjælp af datavalidering. Nedenfor finder du en kort oversigt over de vigtigste fordele og ulemper samt detaljerede trinvise instruktioner for hver metode:

Opret drop-down-liste med kommaseparerede værdier

Dette er den hurtigste måde at tilføje en drop-down boks på i alle versioner af Excel 2010 til Excel 365.

1. Vælg en celle eller et område til din rulleliste.

Du starter med at vælge en eller flere celler, hvor du ønsker at få vist en drop-down boks. Det kan være en enkelt celle, en række celler eller hele kolonnen. Hvis du vælger hele kolonnen, oprettes der en drop-down menu i hver celle i kolonnen, hvilket er en reel tidsbesparelse, f.eks. når du opretter et spørgeskema.

Du kan endda markere ikke-sammenhængende celler ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du markerer cellerne med musen.

2. Brug Excel Data Validation til at oprette en drop-down liste.

På Excel-båndet skal du gå til fanen Data> gruppen Dataværktøjer og klik på Validering af data .

3. Indtast listens elementer og vælg indstillingerne.

På datavalidering i vinduet, på den Indstillinger skal du gøre følgende:

• I den Tillad boksen, vælg Liste .
• I den Kilde feltet, skal du skrive de elementer, du ønsker at få vist i rullelisten, adskilt af et komma (med eller uden mellemrum).
• Sørg for, at den Rullemenuen i cellen er markeret; ellers vises pilen ikke ved siden af cellen.
• Vælg eller rydde den Ignorer blank afhængigt af, hvordan du ønsker at håndtere tomme celler.
• Klik på OK, og du er færdig!

Nu skal Excel-brugere blot klikke på en pil ved siden af en celle, der indeholder en dropdown-boks, og derefter vælge den ønskede post fra dropdown-menuen.

Så er din drop-down boks klar på under et minut. Denne metode fungerer godt til små Excel-datavalideringslister, som sandsynligvis aldrig vil blive ændret. Hvis det ikke er tilfældet, kan du overveje at bruge en af følgende muligheder.

Tilføj rulleliste fra et navngivet område

Denne metode til at oprette en Excel-datavalideringsliste tager lidt mere tid, men kan spare endnu mere tid i det lange løb.

1. Indtast posterne til din rulleliste.

Vælg de poster, som du vil have vist i din drop-down menu i et eksisterende regneark, eller skriv posterne i et nyt ark. Disse værdier skal indtastes i en enkelt kolonne eller række uden tomme celler.

Lad os f.eks. oprette en rulleliste over ingredienser til dine yndlingsopskrifter:

Tip. Det er en god idé at sortere dine poster i den rækkefølge, du ønsker, at de skal vises i rullemenuen.

2. Opret et navngivet område.

Den hurtigste måde at oprette et navngivet område i Excel er at vælge cellerne og skrive navnet på området direkte i feltet Navn boks Når du er færdig, skal du klikke på Enter for at gemme det nyoprettede navngivne område. Du kan finde flere oplysninger under Sådan definerer du et navn i Excel.

3. Anvend datavalidering.

Klik i den celle, hvor du vil have rullelisten vist - det kan være en række celler eller hele kolonnen, i det samme ark, hvor listen med poster er placeret, eller i et andet regneark. Naviger derefter til fanen Data , klik Validering af data og konfigurere reglen:

• I den Tillad boksen, vælg Liste .
• I den Kilde feltet, skriv det navn, du gav området, med et lighedstegn foran, f.eks. =Ingredienser .
• Sørg for, at den Rullemenuen i cellen er markeret.
• Klik på OK.

Hvis kildelisten indeholder mere end 8 elementer, vil din drop-down boks have en rullebjælke som denne:

Bemærk. Hvis dit navngivne område har mindst én tom celle, kan du vælge den Ignorer blank feltet gør det muligt at indtaste en hvilken som helst værdi i den validerede celle.

Lav dropdown-liste fra Excel-tabellen

I stedet for at bruge et almindeligt navngivet område kan du konvertere dine data til en fuldt funktionel Excel-tabelle ( Indsæt> Tabel eller Ctrl + T ), og derefter oprette en datavalideringsliste fra denne tabel. Hvorfor vil du måske bruge en tabel? Først og fremmest fordi du kan oprette en dynamisk drop-down-liste, der kan udvides der opdateres automatisk, når du tilføjer eller fjerner elementer fra tabellen.

Følg disse trin for at tilføje en dynamisk rullemenu fra en Excel-tabelle:

1. Vælg den celle, hvor du ønsker at indsætte en dropdown.
2. Åbn den Validering af data dialogvindue.
3. Vælg Liste fra den Tillad drop-down boksen.
4. I den nye Kilde skal du indtaste formlen, der henviser til en bestemt kolonne i din tabel, uden at medregne overskriftscellen. Brug INDIRECT-funktionen med en struktureret henvisning som denne:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Når du er færdig, skal du klikke på OK .

I dette eksempel laver vi en dropdown fra kolonnen med navnet Ingredienser i tabel 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Indsæt drop down i Excel fra en række celler

Hvis du vil indsætte en rulleliste fra en række celler, skal du udføre disse trin:

1. Skriv elementerne i separate celler.
2. Vælg den celle, hvor du vil have rullelisten vist.
3. På den Data klikker du på Validering af data .
4. Placer markøren i Kildeboks eller klik på Luk dialogboks ikonet, og vælg det område af celler, der skal medtages i din rulleliste. Området kan være i det samme eller et andet regneark. Hvis det sidste er tilfældet, skal du blot gå til det andet ark og vælge et område med musen.

Opret en dynamisk (automatisk opdateret) Excel-rullemenu

Hvis du ofte redigerer elementerne i drop-down-menuen, kan du oprette en dynamisk drop-down-liste i Excel. I dette tilfælde vil listen automatisk blive opdateret i alle de celler, der indeholder den, når du fjerner eller tilføjer nye poster til kildelisten.

Den nemmeste måde at oprette en sådan dynamisk opdateret rulleliste i Excel er ved at oprette en navngiven liste baseret på en tabel. Hvis du af en eller anden grund foretrækker et sædvanligt navngivet område, kan du referere til det ved hjælp af formlen OFFSET, som forklaret nedenfor.

1. Du starter med at oprette en sædvanlig rullemenu baseret på et navngivet område som beskrevet ovenfor.
2. I trin 2, når du opretter et navn, indsætter du følgende formel i Henviser til boks.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Hvor:

   • Sheet1 - arkets navn
   • A - den kolonne, hvor elementerne i din rulleliste er placeret
   • $A$1 - cellen, der indeholder det første element i listen

Som du kan se, består formlen af to Excel-funktioner - OFFSET og COUNTA. Funktionen COUNTA tæller alle ikke-blanke felter i den angivne kolonne. OFFSET tager dette tal og returnerer en henvisning til et område, der kun omfatter ikke- tomme celler, startende fra den første celle, du angiver i formlen.

Den største fordel ved dynamiske drop-down-lister er, at du ikke behøver at ændre referencen til det navngivne område hver gang, når du redigerer kildelisten. Du skal blot slette eller skrive nye poster i kildelisten, og alle celler, der indeholder denne Excel-valideringsliste, bliver automatisk opdateret!

Sådan fungerer denne formel

I Microsoft Excel bruges funktionen OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) til at returnere en reference til et område bestående af et bestemt antal rækker og kolonner. For at tvinge den til at returnere et dynamisk, dvs. kontinuerligt skiftende område, angiver vi følgende argumenter:

• reference - celle $A$1 i Ark1, som er det første element på din rulleliste;
• rækker & cols er 0, fordi du ikke ønsker at flytte det returnerede område hverken vertikalt eller horisontalt;
• højde - antallet af ikke-tomme celler i kolonne A, som returneres af funktionen COUNTA;
• bredde - 1, dvs. én kolonne.

Sådan oprettes rulleliste fra en anden projektmappe

Du kan lave en drop-down menu i Excel ved at bruge en liste fra en anden arbejdsbog som kilde. For at gøre dette skal du oprette 2 navngivne intervaller - et i kildebogen og et andet i den bog, hvor du ønsker at bruge din Excel Data Validation-liste.

Bemærk. For at rullelisten fra en anden arbejdsbog kan fungere, skal arbejdsbogen med kildelisten være åben.

En statisk rulleliste fra en anden projektmappe

Den rulleliste, der oprettes på denne måde, opdateres ikke automatisk, når du tilføjer eller fjerner poster i kildelisten, og du skal ændre kildelistehenvisningen manuelt.

1. Opret et navngivet område til kildelisten.

Åbn den projektmappe, der indeholder kildelisten, Kildebog.xlsx i dette eksempel, og opret et navngivet område for de poster, du vil have med i din rulleliste, f.eks. Source_list .

2. Opret en navngiven reference i hovedarbejdsbogen.

Åbn det regneark, hvor du vil have rullelisten vist, og opret et navn, der henviser til din kildeliste. I dette eksempel er den færdige henvisning =SourceBook.xlsx!Source_list

Bemærk. Du skal omslutte arbejdsbogens navn med apostroffer ('), hvis det indeholder mellemrum. F.eks: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Anvend datavalidering

I hovedarbejdsbogen skal du vælge cellen/cellerne til din rulleliste, klik på Data> Validering af data og indtast det navn, du oprettede i trin 2, i feltet Kilde boks.

En dynamisk rulleliste fra en anden projektmappe

En rulleliste, der oprettes på denne måde, bliver opdateret i farten, når du har foretaget ændringer i kildelisten.

1. Opret et intervalnavn i arbejdsmappen Kilde med formlen OFFSET, som forklaret i Oprettelse af en dynamisk rullemenu.
2. I hovedarbejdsbogen skal du anvende datavalidering på den sædvanlige måde.

Excel Datavalidering virker ikke

Indstillingen Datavalidering er gråtonet eller deaktiveret? Der er et par grunde til, at det kan ske:

• Drop-down-lister kan ikke tilføjes til beskyttede eller delte regneark. Fjern beskyttelsen eller stop delingen af regnearket, og prøv derefter at klikke på Validering af data igen.
• Du opretter en rulleliste fra en Excel-tabel, der er knyttet til et SharePoint-websted. Fjern linket til tabellen, eller fjern tabelformateringen, og prøv igen.

Yderligere muligheder for Excel-rullemenuen

I de fleste tilfælde er det Indstillinger fanen, som vi har diskuteret ovenfor, absolut er tilstrækkelige. Hvis ikke, er der to andre muligheder på de andre faner i Validering af data dialogvindue.

Viser en meddelelse, når der klikkes på en celle med dropdown

Hvis du vil vise dine brugere en pop op-meddelelse, når de klikker på en celle, der indeholder din rulleliste, skal du gøre det på denne måde:

• I dialogboksen Datavalidering ( Datafanen> Datavalidering ), skifter du til den Indtastningsmeddelelse fanebladet.
• Sørg for, at indstillingen Vis indtastningsmeddelelse, når celle er valgt er kontrolleret.
• Indtast en titel og en besked i de tilsvarende felter (op til 225 tegn).
• Klik på den OK for at gemme meddelelsen og lukke dialogboksen.

Resultatet i Excel vil ligne dette:

Tillad brugerne at indtaste deres egne data i en kombinationsboks

Som standard er den rulleliste, du opretter i Excel, ikke redigerbar, dvs. begrænset til værdierne på listen. Du kan dog give dine brugere mulighed for at indtaste deres egne værdier.

Teknisk set forvandler dette en drop-down-liste til en Excel-kombinationsboks. Udtrykket "kombinationsboks" betyder en redigerbar drop-down-liste, som giver brugerne mulighed for enten at vælge en værdi fra listen eller skrive en værdi direkte i boksen.

1. I den Validering af data dialog ( Datafanen> Datavalidering ), gå til Fejlmeddelelse fanebladet.
2. Vælg den "Vis fejlmeddelelse efter indtastning af ugyldige data "hvis du vil vise en advarsel, når en bruger forsøger at indtaste data, som ikke findes i drop-down-menuen. Hvis du ikke vil vise nogen meddelelse, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt.
3. Hvis du vil vise en advarselsmeddelelse, skal du vælge en af mulighederne fra Stil feltet, og skriv titlen og beskeden. Enten Oplysninger eller Advarsel vil lade brugerne indtaste deres egen tekst i kombinationsfeltet.
   • En Oplysninger besked anbefales, hvis det er sandsynligt, at dine brugere ofte vil indtaste deres egne valg.
   • A Advarsel besked vil få brugerne til at vælge et emne fra drop-down boksen i stedet for at indtaste deres egne data, selv om det ikke forbyder brugerdefinerede indtastninger.
   • Stop (standard) forhindrer folk i at indtaste data, som ikke er på din Excel-rullemenu.

   

   Og sådan kan din tilpassede advarselsmeddelelse se ud i Excel:

   

   Tip. Hvis du ikke er sikker på, hvilken titel eller beskedtekst du skal skrive, kan du lade felterne være tomme. I så fald vil Microsoft Excel vise standardmeddelelsen " Den værdi, du har indtastet, er ikke gyldig. En bruger har begrænset de værdier, der kan indtastes i denne celle ."

Sådan kopieres drop down-listen i Excel

Hvis du vil have en pickliste til at blive vist i flere celler, kan du blot kopiere den som ethvert andet celleindhold ved at trække udfyldningshåndtaget gennem de tilstødende celler eller ved at bruge genvejene kopiere/indsætte. Disse metoder kopierer alt indholdet af en celle, herunder datavalidering og nuværende valg De er derfor bedst at bruge, når der endnu ikke er valgt noget emne i rullelisten.

Sådan kopierer du en rulleliste uden det aktuelle valg , bruge funktionen Indsæt specielt til kun at kopiere reglen om datavalidering.

Sådan redigerer du en Excel drop down-liste

Når du har oprettet en drop-down-liste i Excel, vil du måske tilføje flere poster til den eller slette nogle af de eksisterende elementer. Hvordan du gør det, afhænger af, hvordan drop-down-boksen blev oprettet.

Ændre en kommasepareret drop-down-liste

Hvis du har oprettet en kommasepareret drop down-boks, skal du fortsætte med følgende trin:

1. Vælg en celle eller celler, der refererer til din Excel-datavalideringsliste, dvs. celler, der indeholder en drop-down boks, som du vil redigere.
2. Klik på Validering af data (Excel-båndet> fanen Data).
3. Slet eller skriv nye emner i Kilde boks.
4. Klik på OK for at gemme ændringerne og lukke Excel Validering af data vindue.

Tip. Hvis du ønsker at anvende ændringerne på alle celler der indeholder denne rulleliste, skal du vælge " Anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger " mulighed.

Ændre en drop down baseret på en række celler

Hvis du har oprettet en rulleliste ved at angive et område af celler i stedet for at henvise til et navngivet område, skal du gå frem på følgende måde.

1. Gå over til regnearket med de elementer, der vises i din drop-down boks, og rediger listen på den måde, du ønsker.
2. Vælg den celle eller de celler, der indeholder din rulleliste.
3. Klik på Validering af data på den Data fanebladet.
4. I Excel Validering af data under fanen Indstillinger skal du ændre cellehenvisningerne i feltet Kilde. Du kan enten redigere dem manuelt eller klikke på knappen Luk dialogboks ikon.
5. Klik på den OK knappen for at gemme ændringerne og lukke vinduet.

Opdater en rulleliste fra et navngivet område

Hvis du har oprettet en drop-down-boks baseret på et navngivet område, kan du blot redigere elementerne i området og derefter ændre referencen til det navngivne område. Alle drop-down-bokse baseret på dette navngivne område opdateres automatisk.

1. Tilføj eller slet emner i det angivne område.

Åbn regnearket, der indeholder dit navngivne område, slet eller skriv nye poster. Husk at arrangere elementerne i den rækkefølge, du ønsker, at de skal vises på Excel-rullemenylisten.

Sådan sletter du en rulleliste

Hvis du ikke længere ønsker at have drop-down bokse i dit Excel-regneark, kan du fjerne dem fra nogle eller alle celler.

Fjernelse af en rullemenu fra valgte celle(r)

1. Vælg en celle eller flere celler, som du vil fjerne drop-down bokse fra.
2. Gå til Data og klik på Validering af data .
3. Under fanen Indstillinger skal du vælge Ryd alt knap.

Denne metode fjerner rullemenuerne fra de markerede celler, men beholder de aktuelt valgte værdier.

Hvis du vil slette både en rullemenu og cellernes værdier, kan du vælge cellerne og klikke på Ryd alt på knappen på Startfanen> Redigeringsgruppe> Ryd .

Sletning af en Excel-rulleliste fra alle celler i det aktuelle ark

På denne måde kan du fjerne en rulleliste fra alle tilknyttede celler i det aktuelle regneark. Dette vil ikke slette den samme rulleliste fra celler i andre regneark, hvis der er nogen.

1. Vælg en celle, der indeholder din rulleliste.
2. Klik på Validering af data på den Data fanebladet.
3. I vinduet Datavalidering skal du under fanen Indstillinger vælge " Anvend disse ændringer på alle andre celler med de samme indstillinger " afkrydsningsfeltet.

   Når du markerer den, vil alle de celler, der henviser til denne Excel Data Validation-liste, blive valgt, som du kan se på skærmbilledet nedenfor.

4. Klik på den Ryd alt for at slette rullelisten.
5. Klik på OK for at gemme ændringerne og lukke vinduet Datavalidering.

Denne metode sletter en rulleliste fra alle de celler, der indeholder den, og beholder de aktuelt valgte værdier. Hvis du har oprettet en rulleliste fra en række celler eller et navngivet område, forbliver kildelisten også intakt. Hvis du vil fjerne den, skal du åbne det regneark, der indeholder rullelistens elementer, og slette dem.

Nu kender du det grundlæggende i Excel drop-down-lister. I den næste artikel vil vi udforske dette emne yderligere, og jeg vil vise dig, hvordan du opretter kaskaderende (afhængige) drop-down-lister med betinget datavalidering. Bliv venligst hængende og tak for læsningen!