Ако сте създали красива таблица в Excel и сега искате да я публикувате онлайн като уеб страница, най-простият начин е да я експортирате в стар добър html файл. В тази статия ще разгледаме няколко начина за конвертиране на данни от Excel в HTML, ще определим плюсовете и минусите на всеки от тях и ще ви преведем стъпка по стъпка през процеса на конвертиране.

Конвертиране на таблици от Excel в HTML с помощта на опцията "Запазване като уеб страница"

С помощта на този метод можете да запишете цялата работна книга или част от нея, например избран диапазон от клетки или диаграма, в статична уеб страница (.htm или .html), така че всеки да може да разглежда данните от Excel в интернет.

Например, създали сте богат на функции отчет в Excel и сега искате да експортирате всички цифри заедно с таблица с въртящи се оси и диаграма на уебсайта на вашата компания, така че колегите ви да могат да го разглеждат онлайн в своите уеб браузъри, без да отварят Excel.

За да конвертирате данните си от Excel в HTML, изпълнете следните стъпки. Тези инструкции се отнасят за всички версии на Excel 2007 - 365 с лента:

1. В работната книга отидете в Файл и щракнете върху Запазване като .

   Ако искате да експортирате само част от данните, напр. диапазон от клетки, въртяща се таблица или графика, изберете първо нея.

2. В Запазване като диалогов прозорец, изберете едно от следните:
   • Уеб страница (.htm; .html). Това ще запише работната ви книга или селекцията в уеб страница и ще създаде поддържаща папка, в която ще се съхраняват всички поддържащи файлове на страницата, като например изображения, булети и фонови текстури.
   • Уеб страница с един файл (.mht; .mhl). Това ще запази работната ви книга или селекцията в един файл с помощни файлове, вградени в уеб страницата.
   
3. Ако сте избрали диапазон от клетки, таблица или диаграма, преди да щракнете върху Запазване като , след което изберете Избор радио бутона, щракнете върху Запазете и сте почти готови.

   Ако все още не сте избрали нищо, продължете със следващите стъпки.

   • За запазване на цялата работна книга , включително всички работни листове, графики и раздели за навигация между листовете, изберете Цялата работна книга .
   • За запазване на текущия работен лист , изберете Избор: Sheet . В следващата стъпка ще ви бъде даден избор дали да публикувате целия работен лист или някои от елементите.
   

   Можете също така да зададете заглавие на уебстраницата си, като щракнете върху Промяна на заглавието... бутон в дясната част на диалоговия прозорец. Ще можете да го зададете или промените и по-късно, както е описано в стъпка 6 по-долу.

4. Щракнете върху Публикувайте и това ще отвори бутона Публикуване като уеб страница Нека разгледаме накратко всяка от наличните опции, отгоре надолу.
5. Елементи за публикуване . Тук избирате коя(ите) част(и) от работната книга на Excel искате да експортирате в уебстраница.

   В падащия списък до Изберете , имате следните възможности:

   • Цялата работна книга . Цялата работна книга ще бъде публикувана, включително всички работни листове и табове за навигация между тях.
   • Целият работен лист или определени елементи в работен лист, например въртящи се таблици , диаграми, филтрирани диапазони и диапазони за външни данни . Избирате " Елементи на SheetName ", а след това изберете или " Цялото съдържание " или конкретни елементи.
   • Обхват на клетките. Изберете Обхват на клетките в падащия списък, след което щракнете върху Свиване на диалоговия прозорец за да изберете клетките, които искате да публикувате.
   • Предишно публикувани елементи . изберете тази опция, ако искате да публикувате отново работен лист или елементи, които вече сте публикували. Ако предпочитате да не публикувате отново определен елемент, изберете елемента в списъка и щракнете върху Премахване на бутон.
6. Заглавие на уебстраницата. За да добавите заглавие, което ще се показва в заглавната лента на браузъра, щракнете върху Промяна бутон до Заглавие: и въведете желаното заглавие.
7. Щракнете върху Преглед на бутон до Име на файла и изберете твърдия диск, папката, уеб папката, уеб сървъра, HTTP сайта или FTP местоположението, където искате да запазите уеб страницата си.

   Съвети: Ако за първи път конвертирате работна книга на Excel в HML файл, има смисъл първо да запазите уеб страницата на локалния си твърд диск, за да можете да направите необходимите корекции, преди да публикувате страницата в уеб или в локалната си мрежа.

   Можете също така да изберете да експортирате файла на Excel в съществуваща уеб страница при условие, че имате права да го променяте. В този случай, след като щракнете върху Публикувайте ще се появи съобщение, което ще ви подкани да изберете дали искате да презапишете съдържанието на съществуващата уебстраница или да добавите данните си в края на уебстраницата. Замяна; ако е второто, щракнете върху Добавяне към файл .

8. Изберете " Автоматично препубликуване при всяко запазване на тази работна книга" ако искате работната книга или избраните елементи да се публикуват автоматично отново след всяко запазване на работната книга. По-нататък в статията ще обясня по-подробно функцията AutoRepublish.
9. Изберете " Отваряне на публикуваната уеб страница в браузъра ", в случай че искате да прегледате уеб страницата веднага след записването.
10. Щракнете върху Публикувайте и сте готови!

    Както можете да видите на скрийншота по-долу, нашата таблица на Excel изглежда доста добре онлайн, въпреки че дизайнът на оригиналния файл на Excel е малко изкривен.

    Забележка: HTML кодът, създаден от Excel, не е много чист и ако конвертирате голяма електронна таблица със сложен дизайн, може би е добре да използвате някой HTML редактор, за да изчистите кода преди публикуването му, така че да се зареди по-бързо на вашия уебсайт.

5 неща, които трябва да знаете, когато конвертирате файл на Excel в HTML

Когато използвате функцията на Excel Запазване като уеб страница функция, е важно да разберете как работят основните ѝ функции, за да избегнете най-типичните грешки и да предотвратите често срещаните съобщения за грешки. Този раздел предоставя бърз преглед на опциите, на които трябва да обърнете специално внимание при експортирането на електронна таблица на Excel в HTML.

1. Спомагателни файлове и хипервръзки

   Както знаете, уебстраниците често съдържат изображения и други помощни файлове, както и хипервръзки към други уебсайтове. Когато конвертирате файл на Excel в уебстраница, Excel автоматично управлява свързаните файлове и хипервръзки вместо вас и ги записва в папката с помощни файлове, наречена WorkbookName_files .

   Когато запишете помощните файлове, като например куршуми, графики и фонови текстури, на същия уеб сървър, Excel запазва всички връзки като относителни връзки . Относителна връзка (URL) сочи към файл в рамките на същия уебсайт; тя посочва само името на файла или основната папка, а не пълния адрес на уебсайта (напр. href="/images/001.png"). Когато изтриете някой елемент, записан като относителна връзка, Microsoft Excel автоматично премахва съответния файл от поддържащата папка.

   Вижте също: Как да създадете диаграма в Excel от няколко листа

   Затова основното правило е да винаги съхранявайте уебстраницата и помощните файлове на едно и също място. Ако преместите или копирате уебстраницата си на друго място, не забравяйте да преместите поддържащата папка на същото място, за да запазите връзките. Ако запазите отново уебстраницата на друго място, Microsoft Excel автоматично ще копира поддържащата папка вместо вас.

   Когато запазвате уеб страниците си на различни места или ако файловете ви в Excel съдържат хипервръзки към външни уеб сайтове, абсолютни връзки Създават се абсолютни връзки. Абсолютната връзка посочва пълния път до файл или уебстраница, до която може да се получи достъп отвсякъде, например www.your-domain/products/product1.htm.

2. Извършване на промени и повторно запазване на уеб страница

   На теория можете да запазите работната си книга на Excel като уеб страница, след което да отворите получената уеб страница в Excel, да направите редакции и да запазите файла отново. В този случай обаче някои функции на Excel вече няма да работят. Например всички диаграми, съдържащи се в работната ви книга, ще се превърнат в отделни изображения и няма да можете да ги променяте в Excel както обикновено.

   Затова най-добрата практика е да поддържате оригиналната си работна книга на Excel актуална, да правите промени в нея, винаги да я записвате първо като работна книга (.xlsx) и след това да я записвате като файл на уеб страница (.htm или .html).

3. Автоматично препубликуване на уеб страница

   Ако сте избрали Автоматично публикуване квадратчето за отметка в Публикуване като уеб страница диалог, разгледан в стъпка 8 по-горе, тогава вашата уеб страница ще се актуализира автоматично всеки път, когато запазвате работната си книга на Excel. Това е наистина полезна опция, която ви позволява винаги да поддържате актуално онлайн копие на вашата таблица на Excel.

   Ако сте включили функцията за автоматично препубликуване, при всяко запазване на работната книга ще се появява съобщение, в което се иска да потвърдите дали искате да разрешите или забраните функцията за автоматично препубликуване. Ако искате електронната таблица на Excel да се препубликува автоматично, естествено изберете Разрешаване... и щракнете върху OK .

   Въпреки това има някои обстоятелства, при които може да не искате да публикувате електронната си таблица или избраните елементи автоматично, например ако вашият Excel файл съдържа поверителна информация или е бил редактиран от някой, който не е надежден източник. В този случай можете да направите функцията AutoRepublish временно или постоянно недостъпна.

   За временно деактивиране AutoRepublish, изберете първата опция " Деактивиране на функцията за автоматично препубликуване, докато тази работна книга е отворена " в гореспоменатото съобщение. Това ще изключи автоматичното повторно публикуване за текущата сесия, но то ще бъде активирано отново при следващото отваряне на работната книга.

   За трайно деактивиране Автоматично публикуване за всички или избрани елементи, отворете работната си книга на Excel, изберете да я запазите като уеб страница и след това щракнете върху Публикувайте бутон. В Изберете списък, в раздел " Елементи за публикуване ", изберете елемента, който не искате да публикувате отново, и щракнете върху Премахване на бутон.

4. Функциите на Excel не се поддържат в уеб страници

   За съжаление няколко много полезни и популярни функции на Excel не се поддържат, когато конвертирате работните си листове на Excel в HTML:

   • Условно форматиране не се поддържа при запазване на електронна таблица на Excel като Уеб страница с един файл (.mht, .mhtml), затова се уверете, че сте го записали в Уеб страница (.htm, .html) вместо това. Барове с данни, цветови скали и набори от икони не се поддържат в нито един от форматите на уеб страници.
   • Завъртян или вертикален текст в не се поддържа и когато експортирате данни от Excel онлайн като уеб страница. Всеки завъртян или вертикален текст в работната ви книга ще бъде преобразуван в хоризонтален текст.
5. Най-често срещаните проблеми при конвертиране на файлове на Excel в HTML

   Когато конвертирате работната си книга на Excel в уеб страница, може да се сблъскате със следните известни проблеми:

   • Съдържанието (текстът) на клетката е съкратено За да предотвратите отрязването на текста, можете да изключите опцията за обвит текст, да съкратите текста или да увеличите ширината на колоната, както и да се уверите, че текстът е подравнен наляво.
   • Елементите, които запазвате в съществуваща уеб страница, винаги се появяват в долната част на страницата. Това е нормално поведение, когато решите да запазите файла на Excel като съществуваща уеб страница. За да преместите данните от Excel на друга позиция, редактирайте получената уеб страница в някой HTML редактор или пренаредете елементите в работната книга на Excel и я запазете като уеб страница наново.
   • Връзките на уебстраницата са повредени. Най-очевидната причина е, че сте преместили уебстраницата или поддържащата папка на друго място. За повече информация вижте Поддържащи файлове и хипервръзки.
   • На уеб страницата се показва червен кръст (X). . червеният X означава липсващо изображение или друга графика. Тя може да се прекъсне по същата причина, както хипервръзките. Просто се уверете, че винаги държите уебстраницата и поддържащата папка на едно и също място.

Преобразуватели на Excel в HTML

Ако често ви се налага да експортирате таблиците си от Excel в HTML, стандартните средства на Excel, които току-що разгледахме, може да ви се сторят твърде дълъг път. По-бърз метод е да използвате конвертор на Excel в HTML - онлайн или настолен. В интернет има няколко безплатни и платени онлайн конвертора и сега ще изпробваме няколко от тях.

TABLEIZER - безплатен и прост онлайн конвертор на Excel в HTML

Този онлайн конвертор с едно щракване обработва с лекота прости таблици на Excel. Всичко, което трябва да направите, е да поставите съдържанието на таблицата на Excel в прозореца и да щракнете върху Tableize It! Налични са някои основни опции за форматиране, като например размер на шрифта, тип на шрифта, цвят на заглавието и дори CSS стилове.

След това просто копирайте HTML кода, генериран от конвертора Tableizer, и го поставете на уебстраницата си. Най-доброто нещо при използването на този инструмент (освен бързината, простотата и липсата на разходи : ) е прозорецът за предварителен преглед, който показва как ще изглежда вашата таблица на Excel онлайн.

Въпреки това форматирането на оригиналната таблица на Excel няма да бъде автоматично преобразувано в HTML, както виждате на скрийншота по-долу, което по моя преценка е много съществен недостатък.

Ако се интересувате да опитате този онлайн конвертор, можете да го намерите тук: //tableizer.journalistopia.com/

Друг безплатен конвертор на Excel в HTML е наличен в pressbin.com, въпреки че отстъпва на Tableizer в много отношения - няма опции за форматиране, няма CSS и дори няма предварителен преглед.

Усъвършенстван конвертор на Excel в HTML (платен)

За разлика от предишните два инструмента, SpreadsheetConverter работи като добавка към Excel и изисква инсталация. Изтеглих пробна версия (както разбирате от заглавието, това е търговски софтуер), за да видя дали е по-добър в някакво отношение от двата безплатни онлайн конвертора, с които току-що експериментирахме.

Трябва да кажа, че бях впечатлен! Процесът на преобразуване е толкова лесен, колкото да щракнете върху Превръщане на лентата на Excel.

И ето резултата - както виждате, таблицата на Excel, експортирана в уебстраница, изглежда много близка до изходните данни:

За целите на експеримента се опитах да конвертирам и по-сложна работна книга, съдържаща няколко листа, таблица с въртящи се оси и диаграма (тази, която запазихме като уеб страница в Excel в първата част на статията), но за мое разочарование резултатът беше много по-нисък от този, който Microsoft Excel произведе. Може би това се дължи само на ограниченията на пробната версия.

Така или иначе, ако желаете да проучите всички възможности на този конвертор от Excel в HTML, можете да изтеглите версия за оценка на добавката SpreadsheetConverter тук.

Уеб зрители на Excel

Ако не сте доволни от работата на конверторите на Excel в HTML и търсите алтернативи, някои уеб браузъри могат да ви свършат работа. По-долу ще намерите кратък преглед на няколко уеб браузъра на Excel, за да можете да почувствате на какво са способни.

Онлайн прегледът на Zoho Sheet позволява разглеждане на електронни таблици на Excel онлайн чрез качване на файл или въвеждане на URL адрес. Той също така предоставя възможност за създаване и управление на електронни таблици на Excel онлайн.

Това вероятно е един от най-мощните безплатни онлайн браузъри на Excel. Той поддържа някои основни формули, формати и условно форматиране, позволява ви да сортирате и филтрирате данните и да ги конвертирате в редица популярни формати, като .xlsx, .xls, .ods, .csv, .pdf, .html и други, както виждате на снимката по-долу.

Основната му слабост е, че не запазва формата на оригиналния файл на Excel. Също така трябва да призная, че уеб браузърът Zoho Sheet не беше в състояние да се справи със сложна електронна таблица, съдържаща персонализиран стил на таблицата, сложни формули и въртяща се таблица.

Е, разгледахме няколко варианта за конвертиране на електронни таблици от Excel в HTML. Надяваме се, че това ще ви помогне да изберете техниката в съответствие с вашите приоритети - скорост, цена или качество? Изборът винаги е ваш : )

В следващата статия ще продължим темата и ще проучим как можете да преместите данните си в Excel онлайн с помощта на Excel Web App.