В този урок ще научите няколко бързи и ефикасни начина за проверка и отстраняване на грешки във формулите в Excel. Вижте как да използвате клавиша F9 за оценка на части от формулата, как да подчертаете клетките, които се отнасят или са свързани с дадена формула, как да определите несъответстващи или неправилно поставени скоби и др.

В последните няколко урока разгледахме различни аспекти на формулите в Excel. Ако сте имали възможност да ги прочетете, вече знаете как да пишете формули в Excel, как да показвате формули в клетките, как да скривате и заключвате формули и др.

Днес бих искал да споделя няколко съвета и техники за проверка, оценка и отстраняване на грешки във формулите на Excel, които, надявам се, ще ви помогнат да работите още по-ефективно с Excel.

Клавиш F2 в Excel - редактиране на формули

Клавишът F2 в Excel превключва между Редактиране на и Въведете Когато искате да направите промени в съществуваща формула, изберете клетката с формулата и натиснете F2, за да въведете Режим на редактиране . След като направите това, курсорът ще започне да мига в края на затварящата скоба в клетката или в лентата с формули (в зависимост от това дали опцията Allow editing directly in cells (Позволявай редактиране директно в клетките) е маркирана или не). Сега вече можете да правите всякакви редакции във формулата:

• Използвайте стрелките наляво и надясно, за да навигирате във формулата.
• Използвайте клавишите със стрелки заедно с Shift, за да изберете частите на формулата (същото може да се направи и с мишката).
• Натиснете Изтриване на или Backspace за изтриване на определени препратки към клетки или други елементи на формулата.

Когато приключите с редактирането, натиснете Enter, за да завършите формулата.

За да излезете от режима на редактиране, без да правите промени във формулата, натиснете клавиша Esc.

Редактиране директно в клетка или в лентата с формули

По подразбиране натискането на клавиша F2 в Excel позиционира курсора в края на формулата в дадена клетка. Ако предпочитате да редактирате формули в лентата с формули на Excel, направете следното:

• Кликнете върху Файл > Опции .
• В левия прозорец изберете Разширен .
• В десния прозорец махнете отметката от Позволява редактиране директно в клетките опция под Опции за редактиране .
• Кликнете върху ОК за да запазите промените и да затворите диалоговия прозорец.

В наши дни F2 често се смята за старомоден начин за редактиране на формули. Други два начина за влизане в режим на редактиране в Excel са:

• Двойно щракване върху клетката или
• Щракване навсякъде в лентата с формули.

По-ефективен ли е подходът с F2 на Excel или има ли някакви предимства? Не :) Просто някои хора предпочитат да работят с клавиатурата през повечето време, докато за други е по-удобно да използват мишката.

Който и метод за редактиране да изберете, в долния ляв ъгъл на екрана се намира визуална индикация за режима на редактиране. Щом натиснете F2 , или щракнете два пъти върху клетката, или щракнете върху лентата с формули, се появява думата Редактиране на ще се появи точно под разделите на листа:

Съвет. Натиснете Ctrl + A, за да преминете от редактиране на формула в клетка към лентата с формули. Това работи само когато редактирате формула, а не стойност.

Клавиш F9 в Excel - оценяване на части от формулата

В Microsoft Excel клавишът F9 е лесен и бърз начин за проверка и отстраняване на грешки във формулите. Той ви позволява да оценявате само избраната част от формулата, като я замествате с действителните стойности, с които оперира тази част, или с изчисления резултат. Следващият пример демонстрира клавиша F9 на Excel в действие.

Да предположим, че имате следната формула IF в работния си лист:

=IF(AVERAGE(A2:A6)>AVERAGE(B2:B6), "Добър", "Лош")

За да оцените поотделно всяка от двете функции Average, включени във формулата, направете следното:

• Изберете клетката с формулата, D1 в този пример.
• Натиснете F2 или щракнете два пъти върху избраната клетка, за да влезете в режим на редактиране.
• Изберете частта от формулата, която искате да тествате, и натиснете F9 .

Например, ако изберете първата функция Average, т.е. AVERAGE(A2:A6), и натиснете F9 , Excel ще покаже изчислената от нея стойност:

Ако изберете само диапазона от клетки (A2:A6) и натиснете F9 , ще видите действителните стойности вместо препратките към клетките:

За изход в режим на оценка на формулата, натиснете клавиша Esc.

Съвети за Excel F9:

• Уверете се, че сте избрали някаква част от формулата, преди да натиснете F9 , в противен случай клавишът F9 ще замени цялата формула с изчислената стойност.
• Когато сте в режим на оценяване на формулата, не натискайте клавиша Enter, защото това ще замени избраната част с изчислената стойност или със стойностите на клетките. За да запазите оригиналната формула, натиснете клавиша Esc, за да отмените тестването на формулата и да излезете от режима на оценяване на формулата.

Техниката на Excel F9 е особено полезна за тестване на дълги сложни формули, като например вложени формули или формули за масиви, при които е трудно да се разбере как формулата изчислява крайния резултат, тъй като включва няколко междинни изчисления или логически тестове. Този метод за отстраняване на грешки ви позволява да сведете грешката до конкретен диапазон или функция, които я причиняват.

Отстраняване на грешки във формула с помощта на функцията Evaluate Formula

Друг начин за оценка на формули в Excel е Оценяване на формула опция, която се намира в Формули в раздела Одит на формулите група.

Щом щракнете върху този бутон, Оценяване на формулата Ще се появи диалогов прозорец, в който можете да проверите всяка част от формулата в реда, в който тя се изчислява.

Всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху Оценяване на и разгледайте стойността на подчертаната част от формулата. Резултатът от последното оценяване се появява в курсив.

Продължете да кликвате върху Оценяване на докато не тествате всяка част от формулата си.

За да приключите оценката, щракнете върху Затвори бутон.

За да започнете оценката на формулата отначало, щракнете върху Рестартиране на .

Ако подчертаната част от формулата е препратка към клетка, съдържаща друга формула, щракнете върху Влезте за да се покаже тази друга формула в Оценка За да се върнете към предишната формула, щракнете върху Излизане .

Забележка. Влезте Бутонът не е наличен за препратка към клетка, която сочи към друга формула в друга работна книга. Също така той не е наличен за препратка към клетка, която се появява във формулата за втори път (като втория случай на D1 в снимката по-горе).

Подчертаване и съчетаване на двойки скоби във формула

Когато създавате сложни формули в Excel, често се налага да включите повече от един чифт скоби, за да определите реда на изчисленията или да вложите няколко различни функции. Излишно е да казвам, че е много лесно да се обърка, пропусне или включи допълнителна скоба в такива формули.

Ако пропуснете или поставите неправилно скоба и натиснете клавиша Enter, опитвайки се да завършите формулата, Microsoft Excel обикновено показва предупреждение, което ви предлага да поправите формулата:

Ако сте съгласни с предложената корекция, щракнете върху Да . Ако редактираната формула не е това, което искате, щракнете върху Не и направете корекциите ръчно.

Забележка. Microsoft Excel не винаги поправя правилно липсващите или несъответстващи скоби. Затова винаги преглеждайте внимателно предложената корекция, преди да я приемете.

За да ви помогнем балансирайте двойките скоби , Excel предоставя три визуални подсказки, когато въвеждате или редактирате формула:

• Когато въвеждате сложна формула, която съдържа няколко комплекта скоби, Excel оцветява двойките скоби в различни цветове, за да ги идентифицира по-лесно. Външната двойка скоби е винаги черна. Това може да ви помогне да определите дали сте поставили правилния брой скоби във формулата.
• Когато въведете затварящата скоба във формула, Excel за кратко подчертава двойката скоби (току-що въведената дясна скоба и съответстващата лява скоба). Ако сте въвели това, което смятате, че е последната затваряща скоба във формулата, и Excel не удебелява отварящата скоба, вашите скоби са несъвместими или небалансирани.
• Когато навигирате във формулата с клавишите със стрелки и преминете през скоба, другата скоба в двойката се подчертава и форматира със същия цвят. По този начин Excel се опитва да направи двойката скоби по-очевидна.

На следващата снимка на екрана пресякох последната затваряща скоба, като използвах клавиша със стрелка, и двойката външни скоби (черните) беше маркирана:

Подчертаване на всички клетки, на които се прави препратка в дадена формула

Когато отстранявате грешки в дадена формула в Excel, може да е полезно да видите клетките, към които тя препраща. За да маркирате всички зависими клетки, направете следното:

• Изберете клетката с формулата и натиснете бързата клавишна комбинация Ctrl + [. Excel ще маркира всички клетки, към които се отнася формулата, и ще премести избора до първата посочена клетка или диапазон от клетки.
• За да преминете към следващата посочена клетка, натиснете Enter.

В този пример избрах клетка F4 и натиснах Ctrl + [ . Двете клетки (C4 и E4), към които се препраща във формулата на F4, бяха маркирани и селекцията се премести в C4:

Подчертаване на всички формули, които се позовават на избрана клетка

Предишният съвет показа как можете да маркирате всички клетки, към които се отнася дадена формула. Но какво да направите, ако искате да направите обратното и да откриете всички формули, които се отнасят към определена клетка? Например може да искате да изтриете някои неподходящи или остарели данни в работен лист, но искате да сте сигурни, че изтриването няма да наруши някоя от съществуващите формули.

За да маркирате всички клетки с формули, които се позовават на дадена клетка, изберете тази клетка и натиснете клавишната комбинация Ctrl + ].

Както в предишния пример, селекцията ще се премести към първата формула на листа, която се позовава на клетката. За да преместите селекцията към други формули, които се позовават на тази клетка, натиснете многократно клавиша Enter.

В този пример избрах клетка C4, натиснах Ctrl + ] и Excel веднага маркира клетките (E4 и F4), съдържащи препратка към C4:

Проследяване на връзките между формулите и клетките в Excel

Друг начин за визуално показване на клетки, свързани с определена формула, е да използвате Проследяване на прецеденти и Проследяване на зависими обекти бутони, които се намират в Формули tab> Одит на формулите група.

Проследяване на прецеденти - показва клетките, които предоставят данни на дадена формула

Сайтът Проследяване на прецеденти Бутонът работи подобно на клавишната комбинация Ctrl+[, т.е. показва кои клетки предоставят данни на избраната клетка с формула.

Разликата е, че клавишната комбинация Ctrl + [ подчертава всички клетки, към които се препраща във формулата, докато щракването върху Проследяване на прецеденти изтегля сини линии от препратените клетки до избраната клетка с формула, както е показано на следващата снимка:

За да се появят прецедентните редове, можете да използвате и клавишната комбинация Alt+T U T.

Проследяване на зависими елементи - показва формулите, които се позовават на дадена клетка

Сайтът Проследяване на зависими обекти Бутонът работи подобно на клавишната комбинация Ctrl + ]. Той показва кои клетки зависят от активната клетка, т.е. кои клетки съдържат формули, препращащи към дадена клетка.

На следващата екранна снимка е избрана клетка D2, а сините линии за проследяване сочат формулите, които съдържат препратки към D2:

Друг начин за показване на реда със зависими лица е да щракнете върху клавишната комбинация Alt+T U D.

Съвет. За да скриете стрелките за проследяване, щракнете върху Премахване на стрелките бутон, който се намира точно под Проследяване на зависими обекти .

Наблюдение на формулите и техните изчислени стойности (прозорец за наблюдение)

Когато работите с голям набор от данни, може да искате да наблюдавате най-важните формули в работната си книга и да видите как се променят изчислените им стойности, когато редактирате изходните данни. Прозорец за наблюдение е създаден точно за тази цел.

Сайтът Прозорец за наблюдение показва в отделен прозорец свойствата на клетките, като имената на работната книга и работния лист, името на клетката или диапазона, ако има такъв, адреса на клетката, стойността и формулата. По този начин винаги можете да видите най-важните данни с един поглед, дори когато превключвате между различни работни книги!

Как да добавяте клетки в прозореца Watch

За показване на Прозорец за наблюдение и да добавите клетки за наблюдение, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете клетката(ите), която(ито) искате да наблюдавате.

   Съвет. Ако искате да наблюдавате всички клетки с формули на активен лист, отидете в Начало tab> Редактиране на група, щракнете върху Намиране и заместване , след което щракнете върху Отидете на специален , и изберете Формули .

2. Преминете към Формули tab> Одит на формулите и щракнете върху Прозорец за наблюдение .

   

3. Сайтът Прозорец за наблюдение и щракнете върху Добавяне на часовник... бутон.

   

Бележки към прозореца за гледане :

• Можете да добавите само по един часовник в клетка.
• Клетките, които имат външни препратки към друга/и работна/и книга/и, се показват само когато тези други работни книги са отворени.

Как да премахнете клетките от прозореца за наблюдение

Изтриване на определена(и) клетка(и) от Прозорец за наблюдение , изберете клетката, която искате да премахнете, и щракнете върху Изтриване на часовника бутон:

Съвет. За да изтриете няколко клетки с едно движение, натиснете Ctrl и изберете клетките, които искате да премахнете.

Как да преместите и поставите в док прозореца за наблюдение

Както всяка друга лента с инструменти, лентата с инструменти на Excel Прозорец за наблюдение може да бъде преместена или докирана в горната, долната, лявата или дясната част на екрана. За да направите това, просто плъзнете Прозорец за наблюдение с помощта на мишката до желаното място.

Например, ако докингът Прозорец за наблюдение на дъното, той винаги ще се показва точно под разделите на листа и ще ви позволява удобно да преглеждате ключовите формули, без да се налага да превъртате многократно нагоре и надолу до клетките с формулите.

И накрая, бих искал да споделя още няколко съвета, които могат да се окажат полезни за оценяване и отстраняване на грешки във формулите на Excel.

Съвети за отстраняване на грешки във формулите:

1. За да видите цяла дълга формула, без да се наслагва съдържанието на съседните клетки, използвайте лентата с формули. Ако формулата е твърде дълга, за да се побере в лентата с формули по подразбиране, разширете я, като натиснете Ctrl + Shift + U или плъзнете долната ѝ граница с помощта на мишката, както е показано в Как да разширим лентата с формули в Excel.
2. За да видите всички формули в листа вместо техните резултати, натиснете Ctrl + ` или щракнете върху Показване на формули на бутона Формули вижте Как да показваме формули в Excel за повече подробности.

Това е начинът за оценяване и отстраняване на грешки във формулите на Excel. Ако знаете по-ефективни начини, моля, споделете съветите си за отстраняване на грешки в коментарите. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!