В урока е показано как да вмъкнете таблица в Excel и са обяснени предимствата й. Ще откриете редица хитри функции, като например изчислени колони, общ ред и структурирани препратки. Ще разберете и функциите и формулите на таблицата в Excel, ще научите как да преобразувате таблица в диапазон или да премахнете форматирането на таблицата.

Таблицата е една от най-мощните функции на Excel, която често се пренебрегва или подценява. Може да се справяте без таблици, докато не се натъкнете на тях. И тогава разбирате, че сте пропуснали един страхотен инструмент, който може да спести много от времето ви и да направи живота ви много по-лесен.

Конвертирането на данни в таблица може да ви спести главоболието от създаване на динамични именувани диапазони, актуализиране на препратките към формулите, копиране на формулите в колоните, форматиране, филтриране и сортиране на данните. Microsoft Excel ще се погрижи за всички тези неща автоматично.

Какво представлява таблицата в Excel?

Таблицата на Excel е именуван обект, който ви позволява да управлявате съдържанието му независимо от останалите данни на работния лист. Таблиците бяха въведени в Excel 2007 като подобрена версия на функцията Списък на Excel 2003 и са налични във всички следващи версии на Excel от 2010 до 365.

Таблиците на Excel предоставят редица функции за ефективен анализ и управление на данни, като например изчислени колони, общ ред, опции за автоматично филтриране и сортиране, автоматично разширяване на таблицата и др.

Обикновено таблицата съдържа свързани данни, които са въведени в поредица от редове и колони, въпреки че може да се състои от един ред и/или колона. Екранната снимка по-долу показва разликата между обичайния диапазон и таблицата:

Забележка: Таблицата на Excel не трябва да се бърка с таблицата с данни, която е част от пакета What-If Analysis, позволяващ изчисляването на множество резултати.

Как да създадем таблица в Excel

Понякога, когато хората въвеждат свързани данни в работен лист, те наричат тези данни "таблица", което е технически некоректно. За да превърнете диапазон от клетки в таблица, трябва изрично да го форматирате като такъв. Както често се случва в Excel, има повече от един начин да се направи едно и също нещо.

3 начина за създаване на таблица в Excel

За да вмъкнете таблица в Excel, подредете данните си в редове и колони, щракнете върху всяка отделна клетка в набора от данни и направете някое от следните действия:

1. На Вмъкване на в раздела Таблици група, щракнете върху Таблица . Това ще вмъкне таблица със стила по подразбиране.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Форматиране като таблица , и изберете един от предварително дефинираните стилове на таблицата.
3. Ако предпочитате да работите от клавиатурата, а не с мишката, най-бързият начин за създаване на таблица е да натиснете бутона Бърз достъп до таблицата на Excel : Ctrl+T

Какъвто и метод да изберете, Microsoft Excel автоматично избира целия блок от клетки. За да проверите дали диапазонът е избран правилно, отбележете или премахнете отметката в Таблицата ми има заглавия и щракнете върху ОК .

В резултат на това в работния ви лист се създава красиво форматирана таблица. На пръв поглед тя може да изглежда като обикновен диапазон с бутони за филтриране в заглавния ред, но в нея има много повече!

Забележки:

• Ако искате да управлявате няколко независими набора от данни, можете да създадете повече от една таблица в един и същи лист.
• Не е възможно да вмъкнете таблица в споделен файл, тъй като функционалността на таблицата не се поддържа в споделените работни книги.

10 най-полезни функции на таблиците на Excel

Както вече споменахме, таблиците на Excel предлагат редица предимства пред обикновените диапазони от данни. Така че защо да не се възползвате от мощните функции, които сега са само на едно кликване на бутона?

1. Интегрирани опции за сортиране и филтриране

Обикновено сортирането и филтрирането на данни в работен лист отнема няколко стъпки. В таблиците стрелките за филтриране се добавят автоматично в заглавния ред и ви позволяват да използвате различни текстови и цифрови филтри, да сортирате във възходящ или низходящ ред, по цвят или да създадете потребителски ред за сортиране.

Ако не планирате да филтрирате или сортирате данните си, можете лесно да скриване на стрелките на филтъра като отидете в Дизайн tab> Опции за стил на масата и премахване на отметката от Бутон за филтриране кутия.

Или можете да превключвате между скриване и показване на стрелките на филтъра с бързата клавишна комбинация Shift+Ctrl+L.

Освен това в Excel 2013 и по-нови версии можете да създадете слайсер, за да филтрирате бързо и лесно данните от таблицата.

2. Заглавията на колоните се виждат при превъртане

Когато работите с голяма таблица, която не се побира на екрана, заглавният ред винаги остава видим, когато превъртате надолу. Ако това не работи за вас, просто не забравяйте да изберете някоя клетка в таблицата, преди да превъртите.

3. Лесно форматиране (стилове за таблици на Excel)

Новосъздадената таблица вече е форматирана с лентирани редове, рамки, засенчване и т.н. Ако не ви харесва форматът на таблицата по подразбиране, можете лесно да го промените, като изберете един от над 50 предварително дефинирани стила, налични в Стилове на масите галерия в Дизайн таб.

Освен промяната на стиловете на масите, Дизайн В раздела можете да включите или изключите следните елементи на таблицата:

• Заглавен ред - показва заглавията на колоните, които остават видими при превъртане на данните в таблицата.
• Общ ред - добавя ред с общи суми в края на таблицата с редица предварително зададени функции, от които можете да избирате.
• Редове с ленти и лентовидни колони - показване на алтернативни цветове на редовете или колоните.
• Първа колона и последна колона - показва специално форматиране за първата и последната колона на таблицата.
• Бутон за филтриране - показва или скрива стрелките на филтъра в заглавния ред.

Снимката на екрана по-долу показва опциите за стил на таблицата по подразбиране:

Съвети за стиловете на масата:

• Ако Дизайн е изчезнал от работната ви книга, просто щракнете върху която и да е клетка в таблицата и тя ще се появи отново.
• За да зададете определен стил като стил на таблицата по подразбиране в работна книга, щракнете с десния бутон на мишката върху този стил в галерията със стилове на таблицата на Excel и изберете Задаване по подразбиране .
• За премахване на форматирането на таблицата , на Дизайн в раздела Стилове на масите щракнете върху групата Още бутон в долния десен ъгъл, след което щракнете върху Clear За повече информация вижте Как да изчистите форматирането на таблици в Excel.

За повече информация вижте Как да използваме стиловете на таблиците в Excel.

4. Автоматично разширяване на таблицата с цел включване на нови данни

Обикновено добавянето на повече редове или колони в работен лист означава повече форматиране и преформатиране. Не и ако сте организирали данните си в таблица! Когато въведете нещо в таблица, Excel приема, че искате да добавите нов запис в нея, и разширява таблицата, за да включи този запис.

Както можете да видите на горната снимка, форматирането на таблицата е коригирано за новодобавените ред и колона, а алтернативното засенчване на редовете (лентовидни редове) е запазено. Но не само форматирането на таблицата е разширено, функциите и формулите на таблицата също се прилагат към новите данни!

С други думи, когато съставяте таблица в Excel, тя по своята същност е "динамична таблица" и подобно на динамичен именуван диапазон се разширява автоматично, за да поеме нови стойности.

За отмяна на разширяването на таблицата , щракнете върху Отмяна на бутон в лентата с инструменти за бърз достъп или натиснете Ctrl+Z, както правите обикновено, за да върнете последните промени.

5. Бързи суми (общ ред)

За да обобщите бързо данните в таблицата, покажете реда с общите суми в края на таблицата и след това изберете необходимата функция от падащия списък.

За да добавите общ ред към таблицата, щракнете с десния бутон на мишката върху която и да е клетка в таблицата, посочете Таблица и щракнете върху Общ ред .

Или отидете в Дизайн tab> Опции за стил на масата и изберете Общо ред кутия:

Така или иначе, общият ред се появява в края на вашата таблица. Избирате желаната функция за всяка клетка на общия ред и съответната формула се въвежда автоматично в клетката:

Общо съвети за редове:

• Функциите на таблицата на Excel не са ограничени до функциите в падащия списък. Можете да въведете всяка функция в която и да е клетка от общия ред, като щракнете върху Повече функции в падащия списък или въвеждане на формула директно в клетката.
• В ред Общо се вмъква функцията SUBTOTAL, която изчислява стойности само в видими клетки Ако искате да съберете данните във видимите и невидимите редове, въведете ръчно съответната формула, например SUM, COUNT, AVERAGE и др.

6. Лесно изчисляване на данните в таблицата (изчислени колони)

Друго голямо предимство на таблицата на Excel е, че тя ви позволява да изчислите цялата колона, като въведете формула в една-единствена клетка.

Например, за да създадете изчислена колона в нашата примерна таблица, въведете формулата Average в клетка E2:

Щом щракнете върху Enter, формулата незабавно се копира в други клетки в колоната и се коригира правилно за всеки ред в таблицата:

Изчислени съвети за колони:

• Ако в таблицата не е създадена изчислена колона, уверете се, че Попълване на формули в таблици за създаване на изчислени колони За да проверите това, щракнете върху Файл > Опции , изберете Проверка на в левия прозорец, щракнете върху Опции за автоматично коригиране и превключете на Автоматично форматиране при въвеждане таб.
• Въвеждането на формула в клетка, която вече съдържа данни, не води до създаване на изчислена колона. В този случай Опции за автоматично коригиране се появява бутон (както на снимката по-долу), който ви позволява да презапишете данните в цялата колона, така че да се създаде изчислена колона.
• Можете бързо да отмените изчислена колона, като щракнете върху Отмяна на изчислена колона в Опции за автоматично коригиране или щракване върху Отмяна на в лентата с инструменти за бърз достъп.

7. Лесни за разбиране таблични формули (структурирани препратки)

Безспорно предимство на таблиците е възможността за създаване на динамични и лесни за четене формули с структурирани препратки , които използват имена на таблици и колони вместо обикновени адреси на клетки.

Например тази формула намира средната стойност на всички стойности в колоните Ян чрез Мар в Таблица Sales_table :

=AVERAGE(Таблица_продажби[@[януари]:[март]])

Хубавото на структурните препратки е, че, първо, те се създават автоматично от Excel, без да се налага да научавате специалния им синтаксис, и второ, те се коригират автоматично при добавяне или премахване на данни от таблицата, така че не е необходимо да се притеснявате за ръчното актуализиране на препратките.

За повече информация вижте "Структурирана справка в таблици на Excel".

8. Избор на данни с едно кликване

Можете да избирате клетки и диапазони в таблицата с мишката, както правите обикновено. Можете също така да избирате редове и колони на таблицата с едно щракване.

9. Динамични диаграми

Когато създавате диаграма въз основа на таблица, диаграмата се актуализира автоматично, когато редактирате данните в таблицата. След като добавите нов ред или колона в таблицата, диаграмата динамично се разширява, за да поеме новите данни. Когато изтриете някои данни в таблицата, Excel веднага ги премахва от диаграмата. Автоматичното коригиране на обхвата на източника на диаграмата е изключително полезна функция при работа с набори от данни, коиточесто се разширяват или свиват.

10. Отпечатване само на таблицата

Ако искате да разпечатате само таблицата и да оставите другите неща в работния лист, изберете някоя продажба в таблицата и натиснете Ctrl+P или щракнете върху Файл > Отпечатване . Отпечатване на избрана таблица ще бъде избрана автоматично, без да се налага да променяте настройките за печат:

Как да управлявате данни в таблица на Excel

След като вече знаете как да създадете таблица в Excel и да използвате основните ѝ функции, ви препоръчвам да отделите още няколко минути и да научите още няколко полезни съвета и трикове.

Как да преобразуваме таблица в диапазон

Ако искате да премахнете таблица, без да загубите данните или форматирането на таблицата, отидете в Дизайн tab> Инструменти и щракнете върху Конвертиране в диапазон .

Или щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в таблицата и изберете Таблица > Конвертиране в диапазон .

Това ще изтрие таблицата, но ще запази всички данни и формати непокътнати. Excel ще се погрижи и за формулите на таблицата и ще промени структурните препратки към нормални препратки към клетките.

За повече информация вижте Как да конвертирате таблица в Excel в нормален диапазон .

Как да добавяте или премахвате редове и колони от таблици

Както вече знаете, най-лесният начин да добавяне на нов ред или колона на таблица е да въведете някаква стойност във всяка клетка, която е непосредствено под таблицата, или да въведете нещо във всяка клетка вдясно от таблицата.

Ако редът "Общо" е изключен, можете да добавите нов ред, като изберете долната дясна клетка на таблицата и натиснете клавиша Tab (както при работа с таблици в Microsoft Word).

Вмъкване на нов ред или колона вътре в таблица , използвайте Вмъкване на опции в Начало tab> Клетки Или щракнете с десния бутон на мишката върху клетката, над която искате да вмъкнете ред, и щракнете върху Вмъкване на > Редове на таблицата над ; за да вмъкнете нова колона, щракнете върху Колони на таблицата вляво .

За изтриване на щракнете с десния бутон на мишката върху която и да е клетка в реда или колоната, която искате да премахнете, изберете Изтриване на и след това изберете Редове на таблицата или Колони на таблицата . Или щракнете върху стрелката до Изтриване на на Начало в раздела Клетки и изберете необходимата опция:

Как да промените размера на таблица в Excel

За да промените размера на таблица, т.е. да включите нови редове или колони в таблицата или да изключите някои от съществуващите редове или колони, плъзнете триъгълния бутон промяна на размера на дръжката в долния десен ъгъл на таблицата нагоре, надолу, надясно или наляво:

Как да изберете редове и колони в таблица

По принцип можете да избирате данни в таблицата на Excel по обичайния начин с помощта на мишката. Освен това можете да използвате следните съвети за избор с едно кликване.

Избиране на колона или ред от таблица

Преместете показалеца на мишката до горния край на заглавието на колоната или до лявата граница на реда на таблицата, докато показалецът се промени на черна стрелка. Щракването върху тази стрелка веднъж избира само областта с данни в колоната; щракването върху нея два пъти включва заглавието на колоната и общия ред в избора, както е показано на следващата екранна снимка:

Съвет. Ако се избере цялата колона или ред на работния лист, а не колона/ред на таблицата, преместете показалеца на мишката върху граница на заглавието на колоната или реда на таблицата, така че буквата на колоната или номерът на реда да не са подчертани.

Можете също така да използвате следните бързи клавиши:

• Избиране на таблица колона , щракнете върху която и да е клетка в колоната и натиснете Ctrl+Space веднъж, за да изберете само данните на колоната; и два пъти, за да изберете цялата колона, включително заглавието и общия ред.
• Избиране на таблица ред , щракнете върху първата клетка в реда и след това натиснете Ctrl+Shift+дясна стрелка .

Избиране на цяла таблица

Избиране на област за данни на таблицата , щракнете върху горния ляв ъгъл на таблицата, показалецът на мишката ще се промени на стрелка, сочеща на югоизток, както е показано на снимката на екрана по-долу. За да изберете цялата маса , включително заглавията на таблиците и общия ред, щракнете върху стрелката два пъти.

Друг начин за избиране на данните от таблицата е да щракнете върху която и да е клетка в таблицата и след това да натиснете CTRL+A. За да изберете цялата таблица, включително заглавията и общия ред, натиснете CTRL+A два пъти.

Вмъкване на слайсер за визуално филтриране на данните в таблицата

В Excel 2010 е възможно да се създават слайсери само за въртящи се таблици. В по-новите версии слайсерите могат да се използват и за филтриране на данни от таблици.

За да добавите слайсер за таблицата на Excel, просто направете следното:

• Отидете в Дизайн tab> Инструменти и щракнете върху Вмъкване на резачка бутон.
• В Резачки за вмъкване поставете отметка в квадратчетата за колоните, за които искате да създадете слайсери.
• Щракнете върху OK.

В резултат на това в работния ви лист ще се появят един или повече слайсери и вие просто щракнете върху елементите, които искате да покажете в таблицата си.

Съвет. За да покажете повече от един елемент, задръжте натиснат клавиша Ctrl, докато избирате елементите.

Как да дадете име на таблица в Excel

Когато създавате таблица в Excel, тя получава име по подразбиране, например Таблица 1, Таблица 2 и т.н. В много ситуации имената по подразбиране са подходящи, но понякога може да искате да дадете на таблицата си по-значимо име, например за да направите формулите на таблицата по-лесни за разбиране. Промяната на името на таблицата е толкова лесна, колкото е възможно да бъде.

Преименуване на таблица в Excel:

1. Изберете която и да е клетка в таблицата.
2. На Дизайн в раздела Имоти група, въведете ново име в полето Име на таблицата кутия.
3. Натиснете Enter.

Това е всичко, което трябва да се направи!

Как да премахнете дубликатите от таблица

Това е още една страхотна функция на таблиците на Excel, за която много хора изобщо не знаят. За да изтриете дублиращи се редове в таблицата си, просто направете следното:

1. Стигнах до Дизайн tab> Инструменти и щракнете върху Премахване на дубликати .
2. В Премахване на дубликати Изберете колоните, които може да съдържат дубликати.
3. Щракнете върху OK.

Готово!

Съвет. Ако по невнимание сте премахнали данните, които трябва да бъдат запазени, щракнете върху Отмяна на или натиснете Ctrl+Z, за да възстановите изтритите записи.

Този урок е само бърз преглед на основните функции на таблиците в Excel. Просто ги изпробвайте и ще намерите нови приложения на таблиците в ежедневната си работа и ще откриете нови завладяващи възможности. Благодаря ви, че прочетохте, и с нетърпение очаквам да ви видя в нашия блог следващата седмица!