Падручнік паказвае, як стварыць выпадальны спіс Excel у залежнасці ад іншай ячэйкі з дапамогай новых функцый дынамічнага масіву.

Стварыць просты выпадальны спіс у Excel лёгка. Стварэнне шматузроўневага каскаднага выпадальнага меню заўсёды было складанай задачай. Падручнік па спасылцы вышэй апісвае чатыры розныя падыходы, кожны з якіх уключае шалёную колькасць крокаў, кучу розных формул і некалькі абмежаванняў, звязаных з шматслоўнымі запісамі, пустымі ячэйкамі і г.д.

Гэта было дрэнна навіны. Добрая навіна заключаецца ў тым, што гэтыя метады былі распрацаваны для папярэдне дынамічных версій Excel. Увядзенне дынамічных масіваў у Excel 365 змяніла ўсё! З новымі функцыямі дынамічнага масіва стварэнне некалькіх залежных выпадальных спісаў займае лічаныя хвіліны, калі не секунды. Без хітрыкаў, без агаворак, без глупстваў. Толькі хуткія, зразумелыя і простыя ў выкананні рашэнні.

Заўвагі:

• Гэты новы спосаб стварэння дынамічных масіваў для стварэння выпадальных спісаў працуе толькі ў Excel 365 і Excel 2021. У папярэдне дынамічным Excel вам давядзецца рабіць гэта доўгім старамодным спосабам, як апісана ў Стварэнне залежнага выпадальнага меню ў Excel 2019 - 2007.
• Гэта рашэнне прызначана для аднаго радка. Калі вы жадаеце скапіяваць свае спісы выбару ў некалькі радкоў , выконвайце інструкцыі ў залежным выпадальным спісе для некалькіх радкоў.

Як стварыць дынамічны выпадальны спіс у Excel

Гэты прыклад дэманструе агульнаепадыход да стварэння каскаднага выпадальнага спісу ў Excel з выкарыстаннем новых функцый дынамічнага масіву.

Выкажам здагадку, што ў вас ёсць спіс садавіны ў слупку A і экспарцёраў у слупку B. Дадатковая складанасць заключаецца ў тым, што назвы садавіны не згрупаваныя, але раскіданыя па калоне. Мэта складаецца ў тым, каб размясціць унікальныя назвы садавіны ў першым выпадальным спісе і ў залежнасці ад выбару карыстальніка паказаць адпаведных экспарцёраў у другім выпадальным спісе.



Каб стварыць дынамічна залежны выпадальны спіс у Excel, выканайце наступныя дзеянні:

1. Атрымаць элементы для асноўнага выпадальнага спісу

Для пачатку мы выцягнем усе розныя назвы садавіны са слупка A. Гэта можа быць зроблена з дапамогай функцыі UNIQUE у самай простай форме - падайце спіс садавіны для першага аргумента ( масіў ) і апусціць астатнія неабавязковыя аргументы, паколькі іх значэнні па змаўчанні працуюць нармальна:

=UNIQUE(A3:A15)

Формула пераходзіць да G3, і пасля націску клавішы Enter вынікі аўтаматычна пераносяцца ў наступныя ячэйкі.



2. Стварыце галоўны выпадальны спіс

Каб зрабіць ваш асноўны выпадальны спіс, наладзьце правіла праверкі даных Excel такім чынам:

• Выберыце ячэйку, у якой вы хочаце, каб з'явіўся выпадальны спіс (D3 у нашым выпадку).
• На ўкладцы Даныя ў групе Інструменты даных націсніце Праверка даных .
• У дыялогавым акне Праверка даных зрабіце наступнае:
  • У раздзеле Дазволіць абярыце Спіс .
  • У поле Крыніца увядзіце спасылку на выхад дыяпазону разліву па УНІКАЛЬНАЙ формуле. Для гэтага ўвядзіце хэш-тэг адразу пасля спасылкі на ячэйку, напрыклад: =$G$3#

    Гэта называецца спасылкай на дыяпазон разліву, і гэты сінтаксіс адносіцца да ўсяго дыяпазону, незалежна ад таго, наколькі ён пашыраецца або сціскаецца.

  • Націсніце ОК , каб закрыць дыялогавае акно.

  

Ваша асноўная кропка- ніжні спіс гатовы!



3. Атрымаць элементы для залежнага выпадальнага спісу

Каб атрымаць запісы для другаснага выпадальнага меню, мы адфільтруем значэнні ў слупку B на аснове значэння, выбранага ў першым выпадальным спісе. Гэта можна зрабіць з дапамогай іншай функцыі дынамічнага масіву пад назвай FILTER:

=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

Дзе B3:B15 з'яўляюцца зыходнымі дадзенымі для вашага залежнага выпадальнага меню, A3:A15 з'яўляюцца зыходнымі дадзенымі для ваш галоўны выпадальны спіс, а D3 - галоўная выпадальная ячэйка.

Каб пераканацца, што формула працуе карэктна, вы можаце выбраць нейкае значэнне ў першым выпадальным спісе і назіраць за вынікамі, вернутымі FILTER. Ідэальна! :)



4. Зрабіце залежнае выпадальнае меню

Каб стварыць другі выпадальны спіс, наладзьце крытэрыі праверкі даных сапраўды гэтак жа, як вы рабілі для першага выпадальнага спісу на этапе 2. Але на гэты раз спасылайцеся на дыяпазон разліву, які вяртаецца функцыяй FILTER: =$H$3#



Вось і ўсё! Ваш выпадальны спіс, які залежыць ад Excel, гатовы да выкарыстання.



Парады ізаўвагі:

• Каб новыя запісы былі ўключаны ў выпадны спіс аўтаматычна , адфармаціруйце зыходныя даныя як табліцу Excel. Ці вы можаце ўключыць некалькі пустых вочак у свае формулы, як паказана ў гэтым прыкладзе.
• Калі вашы зыходныя даныя ўтрымліваюць прабелы, вы можаце адфільтраваць пустыя вочкі з дапамогай гэтага рашэння.
• Каб адсартаваць у алфавітным парадку элементы выпадальнага спісу, абгарніце свае формулы ў функцыю SORT, як тлумачыцца ў гэтым прыкладзе.

Як стварыць некалькі залежных выпадальных спісаў у Excel

У папярэднім прыкладзе мы зрабілі выпадальны спіс у залежнасці ад іншай ячэйкі. Але што рабіць, калі вам патрэбна шматузроўневая іерархія, г.зн. 3-е выпадальнае меню ў залежнасці ад 2-га спісу або нават 4-е выпадальнае меню ў залежнасці ад 3-га спісу. Гэта магчыма? Так, вы можаце наладзіць любую колькасць залежных спісаў (вядома, разумную колькасць :).

Для гэтага прыкладу мы змясцілі штаты / правінцыі ў слупок C і цяпер шукаем, каб дадаць адпаведнае выпадальнае меню меню ў G3:



Каб стварыць некалькі залежных выпадальных спісаў у Excel, вось што вам трэба зрабіць:

1. Наладзьце першае выпадаючае меню

Галоўны выпадальны спіс ствараецца такімі ж крокамі, што і ў папярэднім прыкладзе (гл. крокі 1 і 2 вышэй). Адзінае адрозненне заключаецца ў спасылцы на дыяпазон разліву, які вы ўводзіце ў поле Крыніца .

На гэты раз УНІКАЛЬНАЯ формула знаходзіцца ў E8, а галоўны выпадальны спісспіс будзе на E3. Такім чынам, вы выбіраеце E3, націскаеце Праверка даных і ўказваеце гэтую спасылку: =$E$8#



Глядзі_таксама: Устаўце выявы з SharePoint у паведамленне Outlook з дапамогай агульных шаблонаў электроннай пошты

2. Наладзьце другое выпадаючае меню

Як вы маглі заўважыць, цяпер слупок B змяшчае некалькі выпадкаў адных і тых жа экспарцёраў. Але вы хочаце, каб у выпадальным спісе былі толькі унікальныя імёны, так? Каб выключыць усе дублікаты, абгарніце функцыю UNIQUE вакол вашай формулы FILTER і ўвядзіце гэту абноўленую формулу ў F8:

=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

Дзе B3:B15 з'яўляюцца зыходнымі данымі для другога выпадальнага меню , A3:A15 з'яўляюцца зыходнымі дадзенымі для першага выпадальнага спісу, а E3 - першай выпадальнай ячэйкай.

Пасля гэтага выкарыстоўвайце наступную спасылку на дыяпазон разліву для крытэрыяў праверкі даных: =$F$8#



3. Наладзьце трэцяе выпадальны спіс

Каб сабраць элементы для 3-га выпадальнага спісу, выкарыстоўвайце формулу FILTER з некалькімі крытэрамі. Першы крытэрый правярае ўвесь спіс садавіны на адпаведнасць значэнню, выбранаму ў 1-м выпадальным меню (A3:A15=E3), у той час як другі крытэрый правярае спіс экспарцёраў на адпаведнасць выбару ў 2-м выпадальным меню (B3:B15=F3). Поўная формула пераходзіць да G8:

=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

Глядзі_таксама: Дата і час у Табліцах Google

Калі вы збіраецеся дадаць больш залежных выпадаючых спісаў (4-е, 5-е і г.д.), то, хутчэй за ўсё, слупок C будзе змяшчаць некалькі уваходжанняў аднаго і таго ж пункт. Каб прадухіліць трапленне дублікатаў у падрыхтоўчую табліцу і, адпаведна, у 3-е выпадальнае меню, устаўце формулу ФІЛЬТРА ўфункцыю UNIQUE, як мы рабілі ў папярэднім кроку:

=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

Апошняе, што вам трэба зрабіць, гэта стварыць яшчэ адно правіла праверкі даных з гэтай спасылкай на Крыніцу : =$G$8#



Ваш шматзалежны выпадальны спіс гатовы!



Парада. Падобным чынам вы можаце атрымаць элементы для наступных выпадаючых спісаў . Мяркуючы, што слупок D утрымлівае зыходныя дадзеныя для вашага 4-га выпадальнага спісу, вы можаце ўвесці наступную формулу ў H8, каб атрымаць адпаведныя элементы:

=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

Як зрабіць пашыраны выпадальны спіс у Excel

Пасля стварэння выпадальнага спісу ваша першая занепакоенасць можа быць адносна таго, што адбудзецца, калі вы дадасце новыя элементы ў зыходныя дадзеныя. Ці будзе выпадальны спіс абнаўляцца аўтаматычна? Калі вашы зыходныя даныя адфарматаваны як табліца Excel, тады так, дынамічны выпадальны спіс, які абмяркоўваўся ў папярэдніх прыкладах, будзе пашырацца аўтаматычна без якіх-небудзь намаганняў з вашага боку, таму што табліцы Excel пашыраюцца па сваёй прыродзе.

Калі для некаторых таму што выкарыстанне табліцы Excel не з'яўляецца варыянтам, вы можаце зрабіць ваш выпадальны спіс пашыраемым такім чынам:

• Каб уключаць новыя даныя аўтаматычна, калі яны дадаюцца ў зыходны спіс, дадайце некалькі дадатковых вочак да масіваў, на якія спасылаюцца вашыя формулы.
• Каб выключыць пустыя вочкі , наладзьце формулы так, каб пустыя вочкі ігнараваліся, пакуль яны не будуць запоўненыя.

Памятаючы гэтыя два пункты, давайце ўдакладнім формулынаша табліца падрыхтоўкі даных. Правілы праверкі даных не патрабуюць ніякіх карэкціровак.

Формула для галоўнага выпадальнага меню

З назвамі садавіны ў A3:A15 мы дадаем 5 дадатковых ячэек у масіў, каб задаволіць магчымыя новыя запісы. Акрамя таго, мы ўбудоўваем функцыю FILTER у UNIQUE, каб атрымаць унікальныя значэнні без прабелаў.

З улікам сказанага вышэй, формула ў G3 прымае такую ​​форму:

=UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))

Формула для залежнае выпадальнае меню

Формула ў G3 не патрабуе асаблівых налад - проста пашырыце масівы яшчэ некалькімі ячэйкамі:

=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

У выніку атрымліваецца цалкам дынамічнае залежнае выпадзенне з магчымасцю пашырэння спіс уніз:



Як сартаваць выпадальны спіс у алфавітным парадку

Хочаце ўпарадкаваць свой выпадальны спіс у алфавітным парадку, не звяртаючыся да зыходных дадзеных? У новым дынамічным Excel для гэтага таксама ёсць спецыяльная функцыя! У вашай табліцы падрыхтоўкі даных проста абгарніце функцыю SORT вакол існуючых формул.

Правілы праверкі даных наладжваюцца дакладна так, як апісана ў папярэдніх прыкладах.

Для сартавання ад А да Я

Паколькі парадак сартавання па ўзрастанні з'яўляецца параметрам па змаўчанні, вы можаце проста ўкласці існуючыя формулы ў масіў аргумента SORT, апускаючы ўсе іншыя аргументы, якія не з'яўляюцца абавязковымі.

Для асноўнае выпадальнае меню (формула ў G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

Для залежнага выпадальнага меню (формула ў H3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

Гатова! Абодва выпадаючыя спісы атрымліваюцьадсартаваны ў алфавітным парадку ад А да Я.



Каб сартаваць ад Я да А

Каб сартаваць у парадку змяншэння, трэба ўсталяваць 3-ці аргумент ( sort_order ) функцыі SORT да -1.

Для галоўнага выпадальнага меню (формула ў G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

Для залежнае выпадальнае меню (формула ў H3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

Гэта адсартуе і дадзеныя ў падрыхтоўчай табліцы, і элементы ў выпадальных спісах ад Я да А :



Вось як стварыць дынамічны выпадальны спіс у Excel з дапамогай новых функцый дынамічнага масіву. У адрозненне ад традыцыйных метадаў, гэты падыход ідэальна працуе для запісаў з аднаго і некалькіх слоў і клапоціцца пра любыя пустыя вочкі. Дзякуй за чытанне і спадзяемся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!

Практычны сшытак для спампоўкі

Выпадальны спіс, які залежыць ад Excel (файл .xlsx)