يشرح البرنامج التعليمي أساسيات وظيفة Flash Fill ويقدم أمثلة على استخدام Flash Fill في Excel.

Flash Fill هي واحدة من أكثر الميزات المدهشة في Excel. إنه يأخذ مهمة شاقة قد تستغرق ساعات ليتم تنفيذها يدويًا وتنفذها تلقائيًا في ومضة (ومن هنا الاسم). ويتم ذلك بسرعة وببساطة دون الحاجة إلى القيام بأي شيء ، ولكن فقط قدم مثالاً لما تريده.

ما هو Flash Fill في Excel؟

Excel Flash Fill هي أداة خاصة تقوم بتحليل المعلومات التي تدخلها وتعبئ البيانات تلقائيًا عندما تحدد نمطًا.

تم تقديم ميزة Flash Fill في Excel 2013 وهي متوفرة في جميع الإصدارات اللاحقة من Excel 2016 ، Excel 2019 و Excel 2021 و Excel for Microsoft 365.

بدأت في ديسمبر 2009 كمحاولة من Sumit Gulwani ، باحثة أولى في Microsoft ، لمساعدة سيدة أعمال التقى بها عن طريق الخطأ في المطار لتحديها الدمج ، بعد بضع سنوات ، تطورت إلى قدرة قوية على أتمتة العديد من مهام Excel.

تتكيف ميزة Flash Fill بسهولة مع العشرات من المهام المختلفة التي تتطلب خلاف ذلك صيغًا معقدة أو حتى رمز VBA مثل تقسيم سلاسل النص والجمع بينها ، تنظيف البيانات وتصحيح التناقضات وتنسيق النصوص والأرقام وتحويل التواريخ إلى t أراد التنسيق ، وأكثر من ذلك بكثير.

في كل مرة ، يجمع Flash Fill الملايين منالبرامج الصغيرة التي قد تنجز المهمة ، ثم تفرز مقتطفات الشفرة تلك باستخدام تقنيات التعلم الآلي وتجد أفضل ما يناسب الوظيفة. يتم كل هذا في جزء من الثانية في الخلفية ، ويرى المستخدم النتائج على الفور تقريبًا!

أين يوجد Flash Fill في Excel؟

في Excel 2013 والإصدارات الأحدث ، توجد أداة Flash Fill في علامة تبويب البيانات ، في أدوات البيانات المجموعة:

اختصار ملء فلاش Excel

هؤلاء منكم الذين يفضلون العمل من لوحة مفاتيح في معظم الأوقات ، يمكنهم تشغيل Flash Fill باستخدام مجموعة المفاتيح هذه: Ctrl + E

كيفية استخدام Flash Fill في Excel

عادةً ما يبدأ Flash Fill تلقائيًا ، وأنت تحتاج فقط إلى توفير نمط. وإليك الطريقة:

1. أدخل عمودًا جديدًا بجوار العمود ببيانات المصدر.
2. في الخلية الأولى من العمود المضاف حديثًا ، اكتب القيمة المطلوبة.
3. ابدأ الكتابة في الخلية التالية ، وإذا شعر Excel بنمط ما ، فسيظهر معاينة للبيانات ليتم ملؤها تلقائيًا في الخلايا أدناه.
4. اضغط على مفتاح Enter لقبول المعاينة. تم!

نصائح:

• إذا لم تكن راضيًا عن نتائج Flash Fill ، فيمكنك التراجع عنها بالضغط على Ctrl + Z أو من خلال قائمة خيارات التعبئة بالفلاش.
• إذا لم يبدأ Flash Fill تلقائيًا ، فجرّب هذه الأساليب البسيطة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها.

How to Flash Fill in Excel with a button click or shortcut

في الغالبفي المواقف ، يبدأ تشغيل Flash Fill تلقائيًا بمجرد أن ينشئ Excel نمطًا في البيانات التي تدخلها. إذا لم تظهر المعاينة ، فيمكنك تنشيط Flash Fill يدويًا بهذه الطريقة:

1. املأ الخلية الأولى واضغط على Enter.
2. انقر فوق Flash Fill في علامة التبويب البيانات أو اضغط على اختصار Ctrl + E.

خيارات تعبئة Excel

متى باستخدام Flash Fill في Excel لأتمتة إدخال البيانات ، يظهر الزر Flash Fill Options بالقرب من الخلايا التي تم ملؤها تلقائيًا. يؤدي النقر فوق هذا الزر إلى فتح القائمة التي تتيح لك القيام بما يلي:

• التراجع عن نتائج Flash Fill.
• حدد الخلايا الفارغة التي فشل Excel في ملؤها.
• حدد الخلايا التي تم تغييرها ، على سبيل المثال ، لتنسيقها جميعًا مرة واحدة.

أمثلة لملء Excel Flash

كما سبق ذكره ، أداة متعددة الاستخدامات. توضح الأمثلة أدناه بعضًا من إمكانياتها ، ولكن هناك الكثير منها!

استخراج النص من الخلية (تقسيم الأعمدة)

قبل ظهور التعبئة السريعة ، وتقسيم محتويات خلية واحدة تتطلب عدة خلايا استخدام ميزة Text to Columns أو وظائف Excel Text. باستخدام Flash Fill ، يمكنك الحصول على النتائج على الفور دون معالجات النص المعقدة.

لنفترض أن لديك عمودًا من العناوين وتريد استخراج الرموز البريدية في عمود منفصل. حدد هدفك بكتابةالرمز البريدي في الخلية الأولى. بمجرد أن يفهم Excel ما تحاول القيام به ، فإنه يملأ جميع الصفوف الموجودة أسفل المثال بالرموز البريدية المستخرجة. ما عليك سوى الضغط على Enter لقبولهم جميعًا.

الصيغ لتقسيم الخلايا واستخراج النص:

• استخراج سلسلة فرعية - صيغ لاستخراج نص بطول معين أو الحصول على سلسلة فرعية قبل أو بعد حرف معين.
• استخراج الرقم من السلسلة - الصيغ لاستخراج الأرقام من السلاسل الأبجدية الرقمية.
• تقسيم الأسماء في Excel - صيغ لاستخراج الأسماء الأولى والأخيرة والمتوسطة.

أدوات الاستخراج والتقسيم:

• Text Toolkit for Excel - 25 أداة لأداء مختلف التلاعب بالنص بما في ذلك تقسيم الخلية بأي حرف مثل الفاصلة والمسافة وفاصل الأسطر ؛ استخراج النص والأرقام.
• أداة Split Names - طريقة سريعة وسهلة لفصل الأسماء في Excel.

دمج البيانات من عدة خلايا (دمج الأعمدة)

إذا لديك مهمة معاكسة للقيام بها ، لا توجد مشكلة ، يمكن لـ Flash Fill أن يسلسل الخلايا أيضًا. علاوة على ذلك ، يمكنه فصل القيم المدمجة بمسافة أو فاصلة أو فاصلة منقوطة أو أي حرف آخر - ما عليك سوى إظهار Excel علامات الترقيم المطلوبة في الخلية الأولى:

هذا الطريقة مفيدة بشكل خاص لدمج أجزاء مختلفة من الاسم في خلية واحدة كما هو موضح في كيفية دمج الاسم الأول والأخير مع التعبئة السريعة.

الصيغ للانضمام إلى الخليةالقيم:

• دالة CONCATENATE في Excel - صيغ لدمج سلاسل النص والخلايا والأعمدة.

أدوات الدمج:

• معالج دمج الجداول - طريقة سريعة لدمج جدولين بواسطة أعمدة مشتركة.
• معالج دمج التكرارات - ادمج الصفوف المتشابهة في واحد تلو الآخر.

تنظيف البيانات

إذا بدأت بعض إدخالات البيانات في ورقة العمل بمسافة بادئة ، فيمكن للتعبئة السريعة التخلص منها في لمح البصر. اكتب القيمة الأولى بدون مسافة سابقة ، وستختفي جميع المسافات الزائدة في الخلايا الأخرى أيضًا:

صيغ لتنظيف البيانات:

• وظيفة Excel TRIM - صيغ لإزالة المسافات الزائدة في Excel.

أدوات تنظيف البيانات:

• Text Toolkit for Excel - قم بقص جميع المسافات البادئة والتالية والوسطية ولكن مسافة واحدة بين الكلمات.

تنسيق النص والأرقام والتواريخ

غالبًا ما يتم تنسيق البيانات في جداول البيانات في واحدة بالطريقة التي تريدها بطريقة أخرى. ما عليك سوى البدء في كتابة القيم تمامًا كما تريد أن تظهر ، وسيقوم Flash Fill بالباقي.

ربما يكون لديك عمود من الأسماء الأولى والأخيرة بأحرف صغيرة. تتمنى أن يكون الاسمان الأول والأخير في حالة مناسبة ، مفصولين بفاصلة. قطعة من الكعكة لـ Flash Fill :)

ربما تعمل مع عمود من الأرقام التي يجب تنسيقها كأرقام هواتف. يمكن إنجاز المهمة باستخدام ملفتنسيق خاص أو إنشاء تنسيق أرقام مخصص. أو يمكنك القيام بذلك بطريقة سهلة باستخدام Flash Fill:

لإعادة تنسيق التواريخ حسب رغبتك ، يمكنك تطبيق تنسيق التاريخ المقابل أو كتابة تاريخ منسق بشكل صحيح في الخلية الأولى. عفوًا ، لم تظهر أي اقتراحات ... ماذا لو ضغطنا على اختصار Flash Fill (Ctrl + E) أو نقر الزر الخاص به على الشريط؟ نعم ، إنها تعمل بشكل جميل!

استبدال جزء من محتويات الخلية

استبدال جزء من سلسلة بنص آخر هو عملية شائعة جدًا في Excel ، والتي يمكن أيضًا تنفيذ Flash Fill تلقائيًا.

لنفترض أن لديك عمودًا من أرقام الضمان الاجتماعي وتريد مراقبة هذه المعلومات الحساسة عن طريق استبدال آخر 4 أرقام بـ XXXX.

للقيام بذلك ، إما أن تستخدم وظيفة REPLACE أو اكتب القيمة المطلوبة في الخلية الأولى ودع Flash Fill يملأ الخلايا المتبقية تلقائيًا:

المجموعات المتقدمة

Flash Fill في Excel يمكن أن ينجز ليس فقط المهام المباشرة مثل الموضحة في الأمثلة أعلاه ولكن أيضًا إجراء إعادة ترتيب أكثر تعقيدًا للبيانات.

كمثال ، دعنا نجمع أجزاء مختلفة من المعلومات من 3 أعمدة ونضيف بعض الأحرف المخصصة إلى النتيجة.

لنفترض أن لديك الأسماء الأولى في العمود A ، والأسماء الأخيرة في العمود B ، وأسماء المجال في العمود C. بناءً على هذه المعلومات ، تريد إنشاء عنوان بريد إلكتروني sses بهذا التنسيق: [email protected] .

بالنسبة لمستخدمي Excel المتمرسين ، لا توجد مشكلة في استخراج الحرف الأول باستخدام دالة LEFT ، وتحويل جميع الأحرف إلى أحرف صغيرة باستخدام دالة LOWER وسلسلة جميع القطع باستخدام عامل التشغيل التسلسلي:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

ولكن هل يمكن لبرنامج Excel Flash Fill إنشاء عناوين البريد الإلكتروني هذه لنا تلقائيًا؟ بالتأكيد!

قيود ومحاذير برنامج Excel Flash Fill

Flash Fill هي أداة رائعة ، ولكنها تحتوي على بعض القيود التي يجب أن تكون على دراية بها من قبل أن تبدأ في استخدام هذه الميزة على مجموعات البيانات الحقيقية الخاصة بك.

1. لا يتم تحديث نتائج التعبئة السريعة تلقائيًا

بخلاف الصيغ ، تكون نتائج التعبئة السريعة ثابتة. إذا أجريت أي تغييرات على البيانات الأصلية ، فلن تنعكس في نتائج التعبئة السريعة.

2. قد يفشل في تحديد نمط

في بعض المواقف ، خاصةً عندما يتم ترتيب بياناتك الأصلية أو تنسيقها بشكل مختلف ، قد يتعثر Flash Fill وينتج عنه نتائج غير صحيحة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Flash Fill لاستخراج الأسماء الوسطى من القائمة حيث تحتوي بعض الإدخالات على الاسمين الأول والأخير فقط ، ستكون نتائج تلك الخلايا خاطئة. لذلك ، من الحكمة مراجعة إخراج Flash Fill دائمًا.

3. يتجاهل الخلايا ذات الأحرف غير القابلة للطباعة

إذا كانت بعض الخلايا المراد ملؤها تلقائيًا تحتوي على مسافات أو أحرف أخرى غير قابلة للطباعة ،ستتخطى ميزة التعبئة السريعة هذه الخلايا.

لذلك ، إذا كانت أي من الخلايا الناتجة فارغة ، امسح هذه الخلايا ( الصفحة الرئيسية علامة التبويب & gt ؛ التنسيقات group & gt؛ Clear & gt؛ Clear All ) وتشغيل Flash Fill مرة أخرى.

4. يمكن تحويل الأرقام إلى سلاسل

عند استخدام Flash Fill لإعادة تنسيق الأرقام ، يرجى الانتباه إلى أنه قد يحول أرقامك إلى سلاسل أبجدية رقمية. إذا كنت تفضل الاحتفاظ بالأرقام ، فاستخدم إمكانيات تنسيق Excel التي تغير التمثيل المرئي فقط ، ولكن ليس القيم الأساسية.

كيفية تشغيل وإيقاف تشغيل Flash Fill

يتم تشغيل التعبئة السريعة في Excel افتراضيًا. إذا كنت لا تريد أي اقتراحات أو تغييرات تلقائية في أوراق العمل الخاصة بك ، فيمكنك تعطيل تعبئة الفلاش بهذه الطريقة:

1. في برنامج Excel ، انتقل إلى ملف & gt؛ خيارات .
2. في اللوحة اليمنى ، انقر فوق خيارات متقدمة .
3. ضمن خيارات التحرير ، امسح فلاش تلقائيًا مربع .
4. انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات.

إلى إعادة تمكين Flash Fill ، ما عليك سوى تحديد هذا المربع مرة أخرى.

Excel Flash Fill لا يعمل

في معظم الحالات ، يعمل Flash Fill بدون عوائق. عندما يتعثر ، قد يظهر الخطأ أدناه ، وستساعدك النصائح التالية في إصلاحه.

1. قدم المزيد من الأمثلة

يتعلم Flash Fill بالقدوة. إذا كان غير قادر على التعرف على نمط في بياناتك ، فقم بملء زوجين آخرينالخلايا يدويًا ، حتى يتمكن Excel من تجربة أنماط مختلفة والعثور على الأنسب لاحتياجاتك.

2. إجباره على التشغيل

إذا لم تظهر اقتراحات Flash Fill تلقائيًا أثناء الكتابة ، فحاول تشغيلها يدويًا.

3. تأكد من تمكين Flash Fill

إذا لم يبدأ تلقائيًا أو يدويًا ، فتحقق مما إذا كانت وظيفة Flash Fill قيد التشغيل في Excel.

4. يستمر خطأ "التعبئة الفلاش"

إذا لم تنجح أي من الاقتراحات المذكورة أعلاه ولا يزال برنامج Excel Flash Fill يلقي بخطأ ، فلا يوجد شيء آخر يمكنك القيام به سوى إدخال البيانات يدويًا أو باستخدام الصيغ.

هذا كيف تستخدم Flash Fill في Excel. أشكركم على القراءة وآمل أن أراكم على مدونتنا الأسبوع المقبل!