INHOUDSOPGAWE
Die tutoriaal wys hoe om 'n Excel-aftreklys te skep, afhangende van 'n ander sel deur nuwe dinamiese skikkingsfunksies te gebruik.
Dit is maklik om 'n eenvoudige aftreklys in Excel te skep. Om 'n meervlakkige aftreklys te maak was nog altyd 'n uitdaging. Die bogenoemde gekoppelde tutoriaal beskryf vier verskillende benaderings, wat elkeen 'n mal aantal stappe, 'n klomp verskillende formules en 'n handvol beperkings met betrekking tot multi-woord-inskrywings, leë selle, ens. insluit.
Dit was die slegte nuus. Die goeie nuus is dat hierdie metodes ontwerp is vir pre-dinamiese weergawes van Excel. Die bekendstelling van dinamiese skikkings in Excel 365 het alles verander! Met nuwe dinamiese skikkingsfunksies is die skep van 'n veelvuldige afhanklike aftreklys 'n kwessie van minute, indien nie sekondes nie. Geen truuks, geen waarskuwings, geen nonsens. Slegs vinnige, eenvoudige en maklik-om-te-volg oplossings.
Notas:
- Hierdie nuwe dinamiese skikking manier om aftreklyste te maak werk net in Excel 365 en Excel 2021. In pre-dinamiese Excel sal jy dit op die outydse manier moet doen soos beskryf in Skep 'n afhanklike aftreklys in Excel 2019 - 2007.
- Hierdie oplossing is vir 'n enkele ry. As jy jou kieslyste na veelvuldige rye wil kopieer, volg dan die instruksies in Afhanklike aftreklys vir veelvuldige rye.
- Kies 'n sel waarin jy wil hê die aftreklys moet verskyn (D3 in ons geval).
- Op die Data -oortjie, in die Datanutsgoed -groep, klik Datavalidering .
- Doen die volgende in die Datavalidering dialoogkassie:
- Kies onder Laat toe Lys .
- In die Bron -blokkie, voer die verwysing na die stortingsreeksuitset deur die UNIEKE formule in. Hiervoor, tik die hash-merker direk na die selverwysing, soos hierdie: =$G$3#
Dit word 'n morsreeksverwysing genoem, en hierdie sintaksis verwys na die hele reeks, ongeag hoeveel dit uitbrei of saamtrek.
- Klik OK om die dialoog toe te maak.
- Om die nuwe inskrywings in die aftreklys outomaties te hê, formateer jou brondata as 'n Excel-tabel. Of jy kan 'n paar leë selle in jou formules insluit soos in hierdie voorbeeld gedemonstreer.
- As jou oorspronklike data enige gapings bevat, kan jy spasies uitfiltreer deur hierdie oplossing te gebruik.
- Om alfabeties 'n aftreklys se items te sorteer, draai jou formules in die SORTEER-funksie soos in hierdie voorbeeld verduidelik word.
- Om nuwe data outomaties in te sluit soos dit by die bronnelys gevoeg word, voeg 'n paar ekstra selle by die skikkings waarna in jou formules verwys word.
- Om leë selle uit te sluit , stel die formules op om leë selle te ignoreer totdat hulle gevul word.
Hoe om dinamiese aftreklys in Excel te maak
Hierdie voorbeeld demonstreer die algemenebenadering tot die skep van 'n kaskade-aftreklys in Excel deur die nuwe dinamiese skikking-funksies te gebruik.
Gestel jy het 'n lys vrugte in kolom A en uitvoerders in kolom B. 'n Bykomende komplikasie is dat die vrugtename nie gegroepeer maar oor die kolom versprei. Die doel is om die unieke vrugtename in die eerste aftreklys te plaas en afhangend van die gebruiker se keuse die relevante uitvoerders in die tweede aftreklys te wys.
Om 'n dinamiese afhanklike aftreklys in Excel, voer hierdie stappe uit:
1. Kry items vir die hoofaftreklys
Om mee te begin, sal ons alle verskillende vrugtename uit kolom A onttrek. Dit kan gedoen word deur die UNIEKE-funksie in sy eenvoudigste vorm te gebruik - verskaf die vrugtelys vir die eerste argument ( skikking ) en laat die oorblywende opsionele argumente weg aangesien hul verstekwaardes net goed vir ons werk:
=UNIQUE(A3:A15)
Die formule gaan na G3, en nadat die Enter-sleutel gedruk is, resultate mors outomaties na die volgende selle.
2. Skep die hoofaftreklys
Om jou primêre aftreklys te maak, stel 'n Excel Data Validation-reël op hierdie manier op:
Jou primêre drop- aflys is klaar!
3. Kry items vir die afhanklike aftreklys
Om inskrywings vir die sekondêre aftreklys te kry, sal ons die waardes in kolom B filtreer op grond van die waarde wat in die eerste aftreklys gekies is. Dit kan gedoen word met behulp van 'n ander dinamiese skikking funksie genaamd FILTER:
=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)
Waar B3:B15 die brondata vir jou afhanklike aftreklys is, is A3:A15 die brondata vir jou hoofaftreklys, en D3 is die hoofaftreklys.
Om seker te maak dat die formule korrek werk, kan jy 'n waarde in die eerste aftreklys kies en die resultate waarneem wat deur FILTER teruggegee word. Perfek! :)
4. Maak die afhanklike aftreklys
Om die tweede aftreklys te skep, konfigureer die datavalideringskriteria presies soos jy vir die eerste aftreklys by stap 2 gedoen het. Maar hierdie keer, verwys na die stortingsreeks wat deur die FILTER-funksie teruggestuur word: =$H$3#
Dis dit! Jou Excel-afhanklike aftreklys is gereed vir gebruik.
Wenke ennotas:
Hoe om meervoudige afhanklike aftreklys in Excel te skep
In die vorige voorbeeld het ons 'n aftreklys gemaak, afhangende van 'n ander sel. Maar wat as jy 'n multi-vlak hiërargie nodig het, dit wil sê 'n 3de aftreklys afhangende van die 2de lys, of selfs 'n 4de aftreklys, afhangende van die 3de lys. Is dit moontlik? Ja, jy kan enige aantal afhanklike lyste opstel (natuurlik 'n redelike aantal :).
Vir hierdie voorbeeld het ons state/provinsies in kolom C geplaas, en is nou op soek om 'n ooreenstemmende aftreklys by te voeg kieslys in G3:
Om 'n meervoudige afhanklike aftreklys in Excel te maak, is dit wat jy moet doen:
1. Stel die eerste aftreklys op
Die hoofaftreklys word geskep met presies dieselfde stappe as in die vorige voorbeeld (sien asseblief stappe 1 en 2 hierbo). Die enigste verskil is die morsreeksverwysing wat jy in die Bron -blokkie invoer.
Hierdie keer is die UNIEKE formule in E8, en die hoofaftreklyslys gaan in E3 wees. So, jy kies E3, klik Data Validation , en verskaf hierdie verwysing: =$E$8#
2. Stel die tweede aftreklys op
Soos jy dalk opgemerk het, bevat kolom B nou veelvuldige gevalle van dieselfde uitvoerders. Maar jy wil net unieke name in jou aftreklys hê, reg? Om alle duplikaatvoorvalle uit te laat, draai die UNIEKE funksie om jou FILTER-formule en voer hierdie opgedateerde formule in F8 in:
=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))
Waar B3:B15 die brondata vir die tweede aftreklys is , A3:A15 is die brondata vir die eerste dropdown, en E3 is die eerste dropdown sel.
Daarna, gebruik die volgende morsreeksverwysing vir die Data Validation-kriteria: =$F$8#
3. Stel die derde aftreklys op
Om die items vir die 3de aftreklys te versamel, gebruik die FILTER-formule met veelvuldige kriteria. Die eerste kriterium kontroleer die hele vrugtelys teen die waarde wat in die 1ste aftreklys gekies is (A3:A15=E3) terwyl die tweede kriterium die lys uitvoerders toets teen die seleksie in die 2de aftreklys (B3:B15=F3). Die volledige formule gaan na G8:
=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))
As jy meer afhanklike aftrekkies gaan byvoeg (4de, 5de, ens.), dan sal kolom C heel waarskynlik veelvuldige gevalle van dieselfde bevat item. Om te verhoed dat duplikate in die voorbereidingstabel kom, en gevolglik in die 3de aftreklys, nes die FILTER-formule indie UNIEKE funksie soos ons in die vorige stap gedoen het:
=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))
Die laaste ding wat jy moet doen is om nog een Data Validation reël te skep met hierdie Bron verwysing: =$G$8#
Jou meervoudige afhanklike aftreklys is goed om te gaan!
Wenk. Op 'n soortgelyke manier kan jy items kry vir opvolgende aftrekkies . Gestel kolom D bevat die brondata vir jou 4de aftreklys, kan jy die volgende formule in H8 invoer om die ooreenstemmende items te herwin:
=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))
Hoe om 'n uitbreidbare aftreklys in Excel te maak
Nadat jy 'n aftreklys geskep het, kan jou eerste bekommernis wees oor wat gebeur wanneer jy nuwe items by die brondata voeg. Sal die aftreklys outomaties opdateer? As jou oorspronklike data as Excel-tabel geformateer is, dan ja, 'n dinamiese aftreklys wat in die vorige voorbeelde bespreek is, sal outomaties uitbrei sonder enige moeite van jou kant, want Excel-tabelle is uit hul aard uitbreibaar.
Indien vir sommige rede waarom die gebruik van 'n Excel-tabel nie 'n opsie is nie, jy kan jou aftreklys op hierdie manier uitbreibaar maak:
Met hierdie twee punte in gedagte, kom ons verfyn die formulesons data voorbereidingstabel. Die Data Validation-reëls vereis glad nie enige aanpassings nie.
Formule vir die hoofaftreklys
Met die vrugtename in A3:A15, voeg ons 5 ekstra selle by die skikking om voorsiening te maak vir moontlike nuwe inskrywings. Daarbenewens het ons die FILTER-funksie in UNIQUE ingebed om unieke waardes sonder spasies te onttrek.
Gegewe bogenoemde neem die formule in G3 hierdie vorm aan:
=UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))
Formule vir die afhanklike aftreklys
Die formule in G3 het nie veel aanpassing nodig nie - brei net die skikkings uit met nog 'n paar selle:
=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)
Die resultaat is 'n ten volle dinamiese uitbreidbare afhanklike druppel aflys:
Hoe om aftreklys alfabeties te sorteer
Wil jy jou aftreklys alfabeties rangskik sonder om die brondata te gebruik? Die nuwe dinamiese Excel het ook 'n spesiale funksie hiervoor! Draai eenvoudig die SORT-funksie om jou bestaande formules in jou datavoorbereidingstabel.
Die datavalideringsreëls is presies opgestel soos beskryf in die vorige voorbeelde.
Om van A tot Z<14 te sorteer>
Aangesien die stygende sorteervolgorde die verstekopsie is, kan jy net jou bestaande formules nes in die skikking -argument van SORTEER, en laat alle ander argumente wat opsioneel is weg.
Vir die hoofaftreklys (die formule in G3):
=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))
Vir die afhanklike aftreklys (die formule in H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))
Klaar! Beide aftreklyste kryalfabeties A tot Z gesorteer.
Om van Z na A te sorteer
Om in dalende volgorde te sorteer, moet jy die 3de argument stel ( sort_order ) van die SORT-funksie na -1.
Vir die hoofaftreklys (die formule in G3):
=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)
Vir die afhanklike aftreklys (die formule in H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)
Dit sal beide die data in die voorbereidingstabel en die items in die aftreklyste van Z tot A sorteer :
Dis hoe om dinamiese aftreklys in Excel te skep met behulp van die nuwe dinamiese skikkingsfunksies. Anders as die tradisionele metodes, werk hierdie benadering perfek vir enkel- en meerwoordinskrywings en sorg vir enige leë selle. Dankie dat jy gelees het en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!
Oefen werkboek vir aflaai
Excel-afhanklike aftreklys (.xlsx-lêer)
