Die tutoriaal verduidelik hoe om data-validering in Excel te doen: skep 'n valideringsreël vir getalle, datums of tekswaardes, maak data-valideringslyste, kopieer data-validering na ander selle, vind ongeldige inskrywings, maak reg en verwyder data-validering .

Wanneer jy 'n werkboek vir jou gebruikers opstel, wil jy dikwels inligtinginvoer in spesifieke selle beheer om seker te maak dat alle data-inskrywings akkuraat en konsekwent is. Onder andere wil jy dalk net spesifieke datatipe soos getalle of datums in 'n sel toelaat, of nommers beperk tot 'n sekere reeks en teks tot 'n gegewe lengte. U kan selfs 'n voorafbepaalde lys van aanvaarbare inskrywings verskaf om moontlike foute uit te skakel. Excel Data Validation laat jou toe om al hierdie dinge in alle weergawes van Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 en laer te doen.

Wat is datavalidering in Excel?

Excel Data Validation is 'n kenmerk wat gebruikersinvoer tot 'n werkblad beperk (valideer). Tegnies skep jy 'n valideringsreël wat beheer watter soort data in 'n sekere sel ingevoer kan word.

Hier is net 'n paar voorbeelde van wat Excel se datavalidering kan doen:

• Laat slegs numeriese of teks waardes in 'n sel toe.
• Laat slegs getalle binne 'n gespesifiseerde reeks toe.
• Laat data toe inskrywings van 'n spesifieke lengte .
• Beperk datums en tye buite 'n gegeweknoppie, en klik dan OK .



Wenke:

1. Om datavalidering vanaf te verwyder alle selle op die huidige blad, gebruik die Vind & Kies kenmerk om al die gevalideerde selle te kies.
2. Om 'n sekere datavalideringsreël te verwyder, kies enige sel met daardie reël, maak die Datavalidering dialoogvenster oop, merk die Pas hierdie veranderinge toe op alle ander selle met dieselfde instellings -blokkie, en klik dan op die Vee alles uit -knoppie.

Soos jy sien, is die standaard metode is redelik vinnig, maar vereis 'n paar muisklikke, geen groot probleem wat my betref nie. Maar as jy verkies om met die sleutelbord bo 'n muis te werk, sal jy dalk die volgende benadering aantreklik vind.

Metode 2: Plak Spesiaal om datavalideringsreëls uit te vee

De jure, Excel Paste Special is ontwerp vir die plak van spesifieke elemente van gekopieerde selle. De facto kan dit baie meer nuttige dinge doen. Dit kan onder andere data-valideringsreëls in 'n werkblad vinnig verwyder. Dit is hoe:

1. Kies 'n leë sel sonder datavalidering, en druk Ctrl + C om dit te kopieer.
2. Kies die selle(s) waaruit jy datavalidering wil verwyder.
3. Druk Ctrl + Alt + V , dan N , wat die kortpad is vir Plak spesiaal > Datavalidering .
4. Druk Enter . Klaar!

Wenke vir Excel-datavalidering

Nou dat jy die basiese beginsels van datavalidering in Excel ken, laat mydeel 'n paar wenke wat jou reëls baie doeltreffender kan maak.

Excel-datavalidering gebaseer op 'n ander sel

In plaas daarvan om waardes direk in die kriteriakassies te tik, kan jy dit in sommige selle, en verwys dan na daardie selle. As jy besluit om die valideringsvoorwaardes later te verander, sal jy eenvoudig nuwe nommers op die blad tik, sonder om die reël te wysig.

Om 'n selverwysing in te voer, tik dit óf in die boks voorafgegaan deur 'n gelykheidsteken, of klik op die pyltjie langs die kassie, en kies dan die sel met die muis. Jy kan ook enige plek binne die blokkie klik en dan die sel op die blad kies.

Om byvoorbeeld enige heelgetal anders as die getal in A1 toe te laat, kies die nie gelyk aan kriteria in die Data -blokkie en tik =$A$1 in die Waarde -blokkie:



Om 'n stap verder te neem, kan jy 'n formule in die sel waarna verwys word, en laat Excel die invoer bekragtig op grond van daardie formule.

Om byvoorbeeld gebruikers te beperk tot die invoer van datums na vandag se datum, voer die =TODAY() -formule in een of ander sel in, sê B1, en stel dan 'n Datum-valideringsreël op gebaseer op daardie sel:



Of, jy kan die =TODAY() -formule direk in die Begindatum invoer boks, wat dieselfde effek sal hê.

Sien ook: Excel Solver-tutoriaal met stap-vir-stap voorbeelde

Formulegebaseerde bekragtigingsreëls

In situasies wanneer dit nie moontlik is om 'n gewenste valideringskriteria op grond van 'n waarde of sel te definieerverwysing, kan jy dit uitdruk deur 'n formule uit te druk.

Om byvoorbeeld die inskrywing tot die minimum en maksimum waardes in die bestaande lys getalle te beperk, sê A1:A10, gebruik die volgende formules:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Let asseblief daarop dat ons die reeks sluit deur die $-teken (absolute selverwysings) te gebruik sodat ons Excel-valideringsreël werk korrek vir alle geselekteerde selle.

Hoe om ongeldige data op die blad te vind

Alhoewel Microsoft Excel dit toelaat om datavalidering toe te pas op selle wat reeds data in het, sal dit jou nie in kennis stel as sommige van die bestaande waardes voldoen nie aan die valideringskriteria nie.

Om ongeldige data te vind wat in jou werkblaaie ingekom het voordat jy datavalidering bygevoeg het, gaan na die Data -oortjie en klik Datavalidering > Sirkel ongeldige data .



Dit sal alle selle uitlig wat nie aan die valideringskriteria voldoen nie:



Sodra jy 'n ongeldige inskrywing regstel, sal die sirkel outomaties weg wees. Om alle kringe te verwyder, gaan na die Data -oortjie en klik Datavalidering > Vee validasiekringe uit .

Sien ook: Omskakeling van CSV na Excel: oplossings vir algemene probleme

Hoe om 'n werkblad te beskerm met datavalidering

In die geval dat jy werkblad of werkboek met wagwoord wil beskerm, stel eers die verlangde datavalideringsinstellings op, en beskerm dan die blad. Dit is belangrik dat jy gevalideerde selle ontsluit voordat jy beskermdie werkblad, anders sal jou gebruikers geen data in daardie selle kan invoer nie. Vir die gedetailleerde riglyne, sien asseblief Hoe om sekere selle op 'n beskermde blad te ontsluit.

Hoe om 'n werkboek met datavalidering te deel

Om veelvuldige gebruikers toe te laat om aan die werkboek saam te werk, maak seker dat deel die werkboek nadat jy data validering gedoen het. Nadat u die werkboek gedeel het, sal u datavalideringsreëls aanhou werk, maar u sal dit nie kan verander nie, en ook nie nuwe reëls kan byvoeg nie.

Excel-datavalidering werk nie

As datavalidering nie werk nie behoorlik in jou werkblaaie nie, dit is heel waarskynlik as gevolg van een van die volgende redes.

Datavalidering werk nie vir gekopieerde data nie

Datavalidering in Excel is ontwerp om te verbied tik ongeldige data direk in 'n sel, maar dit kan nie gebruikers keer om ongeldige data te kopieer nie. Alhoewel daar geen manier is om kopieer/plak-kortpaaie te deaktiveer nie (behalwe deur VBA te gebruik), kan u ten minste verhoed dat u data kopieer deur selle te sleep en te laat val. Om dit te doen, gaan na Lêer > Opsies > Gevorderde > Redigeeropsies , en maak die Aktiveer vul skoon hanteer en sel sleep-en-los -merkblokkie.



Excel-datavalidering is nie beskikbaar in selredigeermodus

Die Data Validation-opdrag is onbeskikbaar (vergrys) as jy data in 'n sel invoer of verander. Nadat jy klaar is met die redigeer van die sel,druk Enter of Esc om die redigeermodus te verlaat, en doen dan datavalidering.

Datavalidering kan nie op 'n beskermde of gedeelde werkboek toegepas word nie

Alhoewel die bestaande valideringsreëls aanhou werk in beskermde en gedeelde werkboeke, is dit nie moontlik om datavalideringsinstellings te verander of nuwe reëls op te stel nie. Om dit te doen, ontdeel en/of ontbeskerming eers jou werkboek.

Verkeerde datavalideringsformules

Wanneer jy formulegebaseerde datavalidering in Excel doen, is daar drie belangrike dinge om na te gaan:

• 'n Bekragtigingsformule gee nie foute terug nie.
• 'n Formule verwys nie na leë selle nie.
• Gepaste selverwysings word gebruik.

Vir meer inligting, sien asseblief Pasgemaakte data-valideringsreël werk nie.

Handmatige herberekening is aangeskakel

As die Handmatige berekening-modus in jou Excel aangeskakel is, kan onberekende formules verhoed dat data korrek bekragtig word . Om die Excel-berekeningopsie terug na outomaties te verander, gaan na die Formules -oortjie > Berekening -groep, klik die Berekeningsopsies -knoppie en klik dan Outomatiese .

Vir meer inligting, sien asseblief Outomatiese berekening vs. Handmatige berekening.

Dit is hoe jy data-validering in Excel byvoeg en gebruik. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!

reeks .
• Beperk inskrywings tot 'n keuse uit 'n aftreklys .
• Bekragtig 'n inskrywing gebaseer op 'n ander sel .
• Wys 'n invoerboodskap wanneer die gebruiker 'n sel kies.
• Wys 'n waarskuwingsboodskap wanneer verkeerde data ingevoer is.
• Vind verkeerde inskrywings in gevalideerde selle.

Jy kan byvoorbeeld 'n reël opstel wat data-invoer beperk tot 4-syfergetalle tussen 1000 en 9999. As die gebruiker iets anders tik, Excel sal 'n foutwaarskuwing wys wat verduidelik wat hulle verkeerd gedoen het:

Hoe om datavalidering in Excel te doen

Om data by te voeg validering in Excel, voer die volgende stappe uit.

1. Maak die Data Validation dialoogkassie oop

Kies een of meer selle om te valideer, gaan na die Data -oortjie > Datanutsgoed -groep, en klik die Data Validasie -knoppie.

Jy kan ook die Data Validation-dialoogkassie oopmaak deur Alt > D > L , met elke sleutel afsonderlik gedruk.

2. Skep 'n Excel-bekragtigingsreël

Op die Instellings -oortjie, definieer die valideringskriteria volgens jou behoeftes. In die kriteria kan jy enige van die volgende verskaf:

• Waardes - tik nommers in die kriteriakassies soos in die skermkiekie hieronder getoon.
• Selverwysings - maak 'n reël gebaseer op 'n waarde of formule in 'n ander sel.
• Formules - laat toe om meer uit te drukkomplekse toestande soos in hierdie voorbeeld.

As 'n voorbeeld, kom ons maak 'n reël wat gebruikers beperk om 'n heelgetal tussen 1000 en 9999 in te voer:

Met die valideringsreël opgestel, klik óf OK om die Datavalidering -venster toe te maak óf skakel oor na 'n ander oortjie om 'n invoerboodskap of/en foutwaarskuwing by te voeg.

3. Voeg 'n invoerboodskap by (opsioneel)

As jy 'n boodskap wil vertoon wat aan die gebruiker verduidelik watter data in 'n gegewe sel toegelaat word, maak die Invoerboodskap -oortjie oop en doen die volgende:

• Maak seker dat die Wys invoerboodskap wanneer sel gekies is gemerk is.
• Voer die titel en teks van jou boodskap in die ooreenstemmende velde in.
• Klik OK om die dialoogvenster toe te maak.

Sodra die gebruiker die gevalideerde sel kies, sal die volgende boodskap opdaag:

4. Vertoon 'n foutwaarskuwing (opsioneel)

Benewens die invoerboodskap, kan jy een van die volgende foutwaarskuwings wys wanneer ongeldige data in 'n sel ingevoer word.

Waarskuwingtipe	Beskrywing
Stop (verstek)	Die strengste waarskuwingstipe wat verhoed dat gebruikers ongeldige data invoer. Jy klik Herprobeer om 'n ander waarde in te voer of Kanselleer om die inskrywing te verwyder.
Waarskuwing	Waarsku gebruikers dat die data ongeldig is, maar nieverhoed om dit in te voer. Jy klik Ja om die ongeldige inskrywing in te voer, Nee om dit te wysig, of Kanselleer om die inskrywing te verwyder.
Inligting	Die mees permissiewe waarskuwingstipe wat gebruikers net inlig oor 'n ongeldige data-invoer. Jy klik OK om die ongeldige waarde in te voer of Kanselleer om dit uit die sel te verwyder.

Om 'n pasgemaakte foutboodskap op te stel, gaan na die Foutwaarskuwing -oortjie en definieer die volgende parameters:

• Gaan die Wys foutwaarskuwing nadat ongeldige data ingevoer is blokkie (gewoonlik by verstek gekies).
• In die Styl -blokkie, kies die gewenste waarskuwingstipe.
• Tik die titel en teks van die foutboodskap in die ooreenstemmende blokkies.
• Klik OK .

En nou, as die gebruiker ongeldige data invoer, sal Excel 'n spesiale waarskuwing wat die fout verduidelik (soos in die begin van hierdie tutoriaal getoon).

Let wel. As jy nie jou eie boodskap tik nie, sal die verstek Stop waarskuwing met die volgende teks verskyn: Hierdie waarde stem nie ooreen met die datavalideringsbeperkings wat vir hierdie sel gedefinieer is nie .

Excel-datavalideringsvoorbeelde

Wanneer jy 'n datavalideringsreël in Excel byvoeg, kan jy een van die vooraf gedefinieerde instellings kies of pasgemaakte kriteria spesifiseer gebaseer op jou eie valideringsformule. Hieronder sal ons elkeen van die ingeboude opsies bespreek, en volgende week onssal 'n nader kyk na Excel-datavalidering met pasgemaakte formules in 'n aparte tutoriaal.

Soos jy reeds weet, word die valideringskriteria gedefinieer op die Instellings -oortjie van die Datavalidering -dialoogkassie ( Data -oortjie > Datavalidering ).

Heelgetalle en desimale

Om data-invoer tot 'n <8 te beperk>heelgetal of desimale , kies die ooreenstemmende item in die Laat toe -blokkie. En kies dan een van die volgende kriteria in die Data -blokkie:

• Gelyk aan of nie gelyk aan die gespesifiseerde getal
• Groter as of minder as die gespesifiseerde getal
• Tussen die twee getalle of nie tussen om daardie reeks getalle uit te sluit

Dit is byvoorbeeld hoe jy 'n Excel-bekragtigingsreël skep wat enige heelgetal groter as 0 toelaat:

Datum en tyd validering in Excel

Om datums te valideer, kies Datum in die Laat toe boks, en kies dan 'n toepaslike kriteria in die Data boks. Daar is heelwat voorafbepaalde opsies om van te kies: laat slegs datums tussen twee datums toe, gelyk aan, groter as of minder as 'n spesifieke datum, en meer.

Net so, om tye te valideer, kies Tyd in die boks Laat toe , en definieer dan die vereiste kriteria.

Om byvoorbeeld slegs datums tussen Begindatum in B1 en toe te laat Einddatum in B2, pas hierdie Excel toedatumvalideringsreël:

Om inskrywings op grond van vandag se data en huidige tyd te valideer, maak jou eie datavalideringsformules soos in hierdie voorbeelde getoon:

• Bekragtig datums gebaseer op vandag se datum
• Bekragtig tye gebaseer op huidige tyd

Tekslengte

Om data-invoer van 'n spesifieke lengte toe te laat, kies Teks lengte in die boks Laat toe , en kies die valideringskriteria in ooreenstemming met jou besigheidslogika.

Om byvoorbeeld die invoer tot 10 karakters te beperk, skep hierdie reël:

Let wel. Die Tekslengte -opsie beperk die aantal karakters, maar nie die datatipe nie, wat beteken dat die bogenoemde reël beide teks en syfers onder 10 karakters of 10 syfers onderskeidelik sal toelaat.

Excel-data-valideringslys (aftreklys)

Om 'n aftreklys van items by 'n sel of 'n groep selle te voeg, kies die teikenselle en doen die volgende:

1. Maak die Datavalidering -dialoogkassie ( Data -oortjie > Datavalidering ).
2. Op die Instellings -oortjie, kies Lys in die boks Laat toe .
3. Tik die items van jou Excel-bekragtigingslys in die boks Bron in, geskei deur kommas. Byvoorbeeld, om die gebruikerinvoer tot drie keuses te beperk, tik Ja, Nee, NVT .
4. Maak seker die In-sel-aftreklys -blokkie is gekies in bestel dat die aftrekpyltjie langs die sel verskyn.
5. Klik OK .

Die resulterende Excel-data-valideringslys sal soos volg lyk:

Let wel. Wees asseblief versigtig met die Ignoreer leë opsie, wat by verstek gekies is. As jy 'n aftreklys skep wat gebaseer is op 'n benoemde reeks wat ten minste een leë sel het, kan die keuse van hierdie merkblokkie enige waarde in die gevalideerde sel invoer. In baie situasies is dit ook waar vir valideringsformules: as 'n sel waarna in die formule verwys word leeg is, sal enige waarde in die bekragtigde sel toegelaat word.

Ander maniere om 'n datavalideringslys in Excel te skep

Die verskaffing van kommageskeide lyste direk in die Bron -boks is die vinnigste manier wat goed werk vir klein aftrekkies wat waarskynlik nie ooit sal verander nie. In ander scenario's kan jy voortgaan met een van die volgende maniere:

• Daglys-data-valideringslys uit 'n reeks selle
• Dynamiese data-valideringslys uit 'n benoemde reeks
• Dynamiese data-valideringslys vanaf Excel-tabel
• Cascading (afhanklik) aftreklys

Gepasmaakte datavalideringsreëls

Benewens ingeboude Excel-datavalidering reëls wat in hierdie tutoriaal bespreek word, kan jy pasgemaakte reëls skep met jou eie data-valideringsformules. Hier is net 'n paar voorbeelde:

• Laat slegs nommers toe
• Laat slegs teks toe
• Laat teks wat met spesifieke karakters begin toe
• Laat slegs unieke inskrywings toe enverbied duplikate

Vir meer voorbeelde, sien asseblief Pasgemaakte datavalideringsreëls en -formules.

Hoe om datavalidering in Excel te wysig

Om 'n Excel-valideringsreël te verander, voer hierdie stappe uit:

1. Kies enige van die gevalideerde selle.
2. Maak die Datavalidering -dialoogkassie oop ( Data -oortjie > Datavalidering ).
3. Maak die vereiste veranderinge.
4. Kies die Pas hierdie veranderinge toe op alle ander selle met dieselfde instellings -merkblokkie om die veranderinge wat jy aan alle ander selle gemaak het met die oorspronklike valideringskriteria.
5. Klik OK om die veranderinge te stoor.

Jy kan byvoorbeeld jou Excel-data-valideringslys deur items by te voeg of te verwyder uit die Bron -kassie, en laat hierdie veranderinge toepas op alle ander selle wat dieselfde aftreklys bevat:

Hoe om Excel-datavalideringsreël na ander selle te kopieer

As jy datavalidering vir een sel opgestel het en ander selle met dieselfde kriteria wil valideer, jy hoef nie die reël van nuuts af te herskep nie.

Om die valideringsreël in Excel te kopieer, voer hierdie 4 vinnige stappe uit:

1. Kies die sel waarheen die validering reël is van toepassing en druk Ctrl + C om dit te kopieer.
2. Kies ander selle wat jy wil valideer. Om nie-aangrensende selle te kies, druk en hou die Ctrl-sleutel in terwyl jy die selle kies.
3. Regskliek die seleksie, klik PlakSpesiaal , en kies dan die Validasie opsie.

   Alternatiewelik, druk die Plak Spesiale > Validasie -kortpad: Ctrl + Alt + V , dan N .

4. Klik OK .

Wenk. In plaas daarvan om data-validering na ander selle te kopieer, kan jy jou datastel na 'n Excel-tabel omskakel. Soos jy meer rye by die tabel voeg, sal Excel jou valideringsreël outomaties op nuwe rye toepas.

Hoe om selle met datavalidering in Excel te vind

Om vinnig alle gevalideerde selle in die huidige op te spoor werkblad, gaan na die Tuis -oortjie > Redigeer -groep, en klik Vind & Kies > Datavalidering :

Dit sal alle selle kies wat enige datavalideringsreëls op hulle toegepas het:

Hoe om datavalidering in Excel te verwyder

Oor die algemeen is daar twee maniere om validering in Excel te verwyder: die standaardbenadering wat deur Microsoft ontwerp is en die muisvrye tegniek wat deur Excel bedink is geeks wat nooit hul hande van die sleutelbord sal afhaal tensy dit absoluut noodsaaklik is nie (bv. om 'n koppie koffie te neem :)

Metode 1: Gereelde manier om datavalidering te verwyder

Normaalweg, om datavalidering te verwyder in Excel-werkblaaie gaan jy voort met hierdie stappe:

1. Kies die sel(le) met datavalidering.
2. Op die Data -oortjie, klik die Datavalidering -knoppie.
3. Op die Instellings -oortjie, klik die Vee alles uit