Mục lục
Hướng dẫn chỉ ra cách tách họ và tên trong Excel bằng công thức hoặc Văn bản thành Cột và cách nhanh chóng tách một cột tên ở các định dạng khác nhau thành tên, họ và tên đệm, lời chào và hậu tố.
Một tình huống rất phổ biến trong Excel là trang tính của bạn chứa một cột họ và tên, và bạn muốn tách họ và tên thành các cột riêng biệt. Tác vụ có thể được hoàn thành theo một vài cách khác nhau - bằng cách sử dụng tính năng Văn bản thành Cột, công thức và công cụ Tách tên. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy chi tiết đầy đủ về từng kỹ thuật.
Cách tách tên trong Excel bằng Văn bản thành Cột
Trong trường hợp bạn có một cột tên giống nhau mẫu, ví dụ: chỉ họ và tên hoặc họ, tên đệm và tên, cách dễ nhất để tách chúng thành các cột riêng biệt là:
- Chọn cột tên đầy đủ mà bạn muốn để tách riêng.
- Đi tới nhóm Dữ liệu > Công cụ dữ liệu và nhấp vào Chuyển văn bản thành cột .
- Ở bước đầu tiên của Trình hướng dẫn Chuyển đổi Văn bản thành Cột , hãy chọn tùy chọn Được phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
- Ở bước tiếp theo, hãy chọn một hoặc nhiều dấu phân cách và nhấp vào Tiếp theo .
Trong trường hợp của chúng tôi, các phần khác nhau của tên được phân tách bằng dấu cách, vì vậy chúng tôi chọn dấu phân cách này. Phần Xem trước dữ liệu cho thấy rằng tất cả các tên của chúng tôi chỉ được phân tích cú pháptốt thôi.
Mẹo. Nếu bạn đang xử lý các tên được phân tách bằng dấu phẩy và dấu cách như Anderson, Ronnie , hãy chọn hộp Dấu phẩy và Dấu cách bên dưới Dấu phân cách và chọn hộp kiểm Coi các dấu phân cách liên tiếp là một (thường được chọn theo mặc định).
- Ở bước cuối cùng, bạn chọn dữ liệu định dạng và đích , rồi nhấp vào Kết thúc .
Định dạng Chung mặc định hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Là Đích , hãy chỉ định ô trên cùng trong cột mà bạn muốn xuất kết quả (xin lưu ý rằng điều này sẽ ghi đè lên bất kỳ dữ liệu hiện có nào, vì vậy hãy đảm bảo chọn một cột trống).
Xong! Tên, đệm và họ được chia thành các cột riêng biệt:
Tách riêng họ và tên trong Excel bằng công thức
Như bạn vừa thấy, Văn bản thành Tính năng Columns nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn dự định thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tên ban đầu và đang tìm kiếm một giải pháp năng động sẽ tự động cập nhật, thì tốt hơn bạn nên chia tên theo công thức.
Cách tách họ và tên khỏi tên đầy đủ với dấu cách
Những công thức này bao hàm tình huống điển hình nhất khi bạn có họ và tên trong một cột được phân tách bằng ký tự khoảng trắng đơn lẻ .
Công thức để nhận được trước tiên name
Có thể dễ dàng trích xuất tên bằng tên chung nàycông thức:
LEFT( cell, SEARCH(" ", cell) - 1)Bạn dùng hàm SEARCH hoặc FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng ( " ") trong một ô, từ đó bạn trừ 1 để loại trừ khoảng trắng. Số này được cung cấp cho hàm LEFT dưới dạng số lượng ký tự được trích xuất, bắt đầu từ phía bên trái của chuỗi.
Công thức để lấy họ
Công thức chung để trích xuất họ đây là:
RIGHT( cell, LEN( cell) - SEARCH(" ", cell))Trong công thức này, bạn cũng sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí của ký tự khoảng trắng, trừ đi số đó khỏi tổng độ dài của chuỗi (do LEN trả về) và sử dụng hàm RIGHT để trích xuất nhiều ký tự đó từ phía bên phải của chuỗi.
Với tên đầy đủ trong ô A2, các công thức sẽ như sau:
Lấy tên :
=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Lấy họ :
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))
Bạn nhập công thức lần lượt vào các ô B2 và C2, rồi kéo núm điều khiển điền để sao chép công thức xuống các cột. Kết quả sẽ giống như thế này:
Nếu một số tên gốc chứa tên đệm hoặc viết tắt tên đệm , thì bạn cần một chút công thức phức tạp hơn để trích xuất họ:
=RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH("#", SUBSTITUTE(A2," ", "#", LEN(A2) - LEN(SUBSTITUTE(A2, " ", "")))))
Đây là giải thích cấp cao về logic của công thức: bạn thay thế khoảng trắng cuối cùng trong tên bằng dấu thăng (#) hoặc bất kỳ ký tự nào kháckhông xuất hiện trong bất kỳ tên nào và tìm ra vị trí của ký tự đó. Sau đó, bạn lấy tổng độ dài chuỗi trừ đi số trên để có được độ dài của họ và nhờ hàm RIGHT trích xuất nhiều ký tự đó.
Vì vậy, đây là cách bạn có thể tách riêng tên và họ trong Excel khi một số tên gốc bao gồm tên đệm:
Cách tách biệt họ và tên bằng dấu phẩy
Nếu bạn có một cột tên trong Họ, Tên , bạn có thể tách chúng thành các cột riêng biệt bằng cách sử dụng các công thức sau.
Công thức để trích xuất tên
RIGHT( cell, LEN ( ô) - SEARCH(" ", ô))Giống như trong ví dụ trên, bạn sử dụng hàm SEARCH để xác định vị trí của ký tự khoảng trắng, rồi trừ nó từ tổng độ dài chuỗi để lấy độ dài của tên. Con số này đi trực tiếp đến đối số num_chars của hàm RIGHT cho biết số lượng ký tự cần trích xuất từ cuối chuỗi.
Công thức trích xuất họ
TRÁI( ô, TÌM KIẾM(" ", ô) - 2)Để lấy họ, bạn sử dụng tổ hợp TÌM KIẾM TRÁI đã thảo luận trong ví dụ trước với sự khác biệt mà bạn trừ 2 thay vì 1 để tính đến hai ký tự phụ, dấu phẩy và dấu cách.
Với tên đầy đủ trong ô A2, các công thức có dạng sau:
Lấy tên :
=RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2))
Lấy họ :
=LEFT(A2, SEARCH(" ", A2) - 2)
Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị kết quả:
Cách tách tên đầy đủ thành tên, họ và tên đệm
Việc tách tên bao gồm tên đệm hoặc tên viết tắt của tên đệm yêu cầu các cách tiếp cận hơi khác nhau, tùy thuộc vào định dạng tên.
Nếu tên của bạn ở định dạng Tên Đệm Họ , các công thức dưới đây sẽ rất hữu ích:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Họ tên | Tên | Tên đệm | Họ |
| 2 | Tên Đệm Họ Tên | =LEFT(A2,SEARCH(" ", A2)-1) | =MID(A2, SEARCH(" ", A2) + 1, SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2)+1) - SEARCH(" ", A2)-1) | =RIGHT(A2,LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2,1)+1)) |
| Kết quả: | David Mark White | David | Mark | White |
Để lấy tên , bạn sử dụng công thức TÌM KIẾM TRÁI quen thuộc.
Để lấy họ , hãy xác định vị trí của khoảng trắng thứ 2 bằng cách sử dụng lồng nhau chức năng TÌM KIẾM, subt ract vị trí từ tổng độ dài chuỗi và lấy độ dài của họ làm kết quả. Sau đó, bạn cung cấp dãy số trên cho hàm RIGHT để hàm RIGHT lấy số ký tự đó từ cuối chuỗi.
Để trích xuất tên đệm , bạn cần biết vị trí của cả hai không gian trong tên. Để xác định vị trí của khoảng trắng đầu tiên, hãy sử dụng hàm TÌM KIẾM đơn giản ("",A2), mà bạn thêm 1 vào để bắt đầu trích xuất với ký tự tiếp theo. Số này đi đến đối số start_num của hàm MID. Để tính độ dài của tên đệm, bạn trừ đi vị trí của khoảng cách thứ nhất so với vị trí của khoảng cách thứ 2, hãy trừ 1 khỏi kết quả để loại bỏ khoảng trắng ở cuối và đặt số này vào đối số num_chars của MID, cho nó biết có bao nhiêu ký tự giải nén.
Và đây là công thức để tách tên của Họ, Tên Đệm gõ:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Họ tên | Tên | Tên đệm | Họ |
| 2 | Họ, Tên Đệm | =MID(A2, SEARCH(" ",A2) + 1, SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2) + 1) - SEARCH(" ", A2) -1) | =RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ", A2, 1)+1)) | =LEFT(A2, SEARCH(" ",A2,1)-2) |
| Kết quả: | Trắng, David Mark | David | Mark | Trắng |
Có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự để tách các tên có hậu tố:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Họ tên | Tên | Họ | Hậu tố |
| 2 | Tên Họ, Hậu tố | =LEFT(A2, SEARCH(" ",A2)-1) | =MID(A2, SEARCH(" ",A2) + 1, SEARCH(",",A2) - SEARCH(" ",A2)-1) | =RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2, SEARCH(" ",A2)+1)) |
| Kết quả: | Robert Furlan, Jr. | Robert | Furlan | Jr. |
Anh là thế đấy có thể tách tên trong Excel bằng cách sử dụng khác nhausự kết hợp của các chức năng. Để hiểu rõ hơn và có thể là kỹ thuật đảo ngược các công thức, bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi về Tên riêng trong Excel.
Mẹo. Trong Excel 365, bạn có thể sử dụng hàm TEXTSPLIT để phân tách các tên bằng bất kỳ dấu phân cách nào mà bạn chỉ định.
Tách tên trong Excel 2013, 2016 và 2019 bằng Flash Fill
Mọi người đều biết rằng Excel Flash Fill có thể nhanh chóng điền dữ liệu của một mẫu cụ thể. Nhưng bạn có biết rằng nó cũng có thể chia nhỏ dữ liệu? Đây là cách thực hiện:
- Thêm một cột mới bên cạnh cột có tên ban đầu và nhập phần tên mà bạn muốn trích xuất trong ô đầu tiên (tên trong ví dụ này).
- Bắt đầu nhập tên vào ô thứ hai. Nếu Excel cảm nhận được một mẫu (trong hầu hết các trường hợp là như vậy), nó sẽ tự động điền tên trong tất cả các ô khác.
- Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là nhấn phím Enter :)
Mẹo. Thông thường, tính năng Flash Fill được bật theo mặc định. Nếu nó không hoạt động trong Excel của bạn, hãy nhấp vào nút Điền Flash trên tab Dữ liệu > Công cụ dữ liệu . Nếu nó vẫn không hoạt động, hãy đi tới Tệp > Tùy chọn , nhấp vào Nâng cao và đảm bảo rằng Tự động điền Flash hộp được chọn trong Tùy chọn chỉnh sửa .
Công cụ Tách tên - cách nhanh nhất để tách tên trong Excel
Đơn giản hoặc phức tạp, Văn bản thành Cột, Điền Flash vàcác công thức chỉ hoạt động tốt đối với các bộ dữ liệu đồng nhất trong đó tất cả các tên đều thuộc cùng một loại. Nếu bạn đang xử lý các định dạng tên khác nhau, các phương pháp trên sẽ làm rối trang tính của bạn bằng cách đặt một số phần tên vào sai cột hoặc trả về lỗi, ví dụ:
Trong những tình huống như vậy, bạn có thể thực hiện công việc với công cụ Tách tên của chúng tôi, công cụ này nhận dạng hoàn hảo các tên có nhiều phần, hơn 80 lời chào và khoảng 30 hậu tố khác nhau, đồng thời hoạt động trơn tru trên tất cả các phiên bản Excel 2016 đến Excel 2007.
Với Ultimate Suite của chúng tôi được cài đặt trong Excel của bạn , bạn có thể tách một cột tên ở nhiều định dạng khác nhau bằng 2 bước đơn giản:
- Chọn bất kỳ ô nào chứa tên bạn muốn tách và nhấp vào biểu tượng Tách tên trên Nhóm tab Dữ liệu Ablebits > Văn bản .
- Chọn các phần tên mong muốn (tất cả chúng trong trường hợp của chúng tôi) khi nhấp vào Tách .
Xong! Các phần khác nhau của tên được trải ra trên một số cột chính xác như chúng cần và các tiêu đề cột được thêm tự động để thuận tiện cho bạn. Không cần công thức, không cần loay hoay với dấu phẩy và dấu cách, hoàn toàn không khó.
Nếu bạn tò mò muốn dùng thử công cụ Tách tên trong trang tính của riêng mình, vui lòng tải xuống phiên bản đánh giá của Ultimate Suite cho Excel.
Có sẵn các bản tải xuống
Các công thức tách tên trong Excel (tệp .xlsx)
Phiên bản đầy đủ chức năng 14 ngày của Ultimate Suite (.exetập tin)
