Mục lục
Cho dù mùa hè đang gõ cửa hay mùa đông xâm chiếm Westeros, chúng tôi vẫn làm việc trong Google Trang tính và phải so sánh các phần khác nhau của bảng với nhau. Trong bài viết này, tôi đang chia sẻ các cách đối sánh dữ liệu của bạn và đưa ra các mẹo để thực hiện điều đó một cách nhanh chóng.
So sánh hai cột hoặc trang tính
Một trong số nhiệm vụ bạn có thể có là quét hai cột hoặc trang tính để tìm sự trùng khớp hoặc khác biệt và xác định chúng ở đâu đó bên ngoài bảng.
So sánh hai cột trong Google Trang tính để tìm điểm trùng khớp và khác biệt
Tôi sẽ bắt đầu bằng cách so sánh hai ô trong Google Trang tính. Cách này cho phép bạn quét toàn bộ cột theo từng hàng.
Ví dụ 1. Google Trang tính – so sánh hai ô
Đối với ví dụ đầu tiên này, bạn sẽ cần một cột trợ giúp để nhập công thức vào hàng đầu tiên của dữ liệu để so sánh:
=A2=C2
Nếu các ô khớp nhau, bạn sẽ thấy TRUE, nếu không thì FALSE. Để kiểm tra tất cả các ô trong một cột, hãy sao chép công thức xuống các hàng khác: 
Mẹo. Để so sánh các cột từ các tệp khác nhau, bạn cần sử dụng hàm IMPORTRANGE:
=A2=IMPORTRANGE("spreadsheet_url","Sheet1!A2")
Ví dụ 2. Google Trang tính – so sánh hai danh sách để tìm sự trùng khớp và khác biệt
- Một giải pháp gọn gàng hơn sẽ là sử dụng hàm IF. Bạn sẽ có thể đặt trạng thái chính xác cho các ô giống và khác nhau :
=IF(A2=C2,"Match","Differ")
Mẹo. Nếu dữ liệu của bạn được viết trong các trường hợp khác nhau và bạn muốn coi những từ đó là khác nhau,đây là công thức dành cho bạn:
=IF(EXACT(A2,C2),"Match","Differ")Trong đó EXACT xem xét trường hợp và tìm kiếm các trường hợp hoàn toàn giống nhau.
- Để chỉ xác định các hàng có ô trùng lặp , hãy sử dụng công thức sau:
=IF(A2=C2,"Match","") - Để chỉ đánh dấu các hàng có bản ghi duy nhất giữa các ô trong hai cột, hãy chọn cột này:
=IF(A2=C2,"","Differ")
Ví dụ 3. So sánh hai cột trong Google Trang tính
- Có một cách để tránh sao chép công thức trên mỗi hàng. Bạn có thể giả mạo công thức mảng IF trong ô đầu tiên của cột trợ giúp:
=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C,"","Differ"))
NẾU này ghép từng ô của cột A với cùng một hàng trong cột C . Nếu các bản ghi khác nhau , hàng sẽ được xác định tương ứng. Điều thú vị về công thức mảng này là nó tự động đánh dấu từng hàng cùng một lúc: 
=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C,"Match",""))
Ví dụ 4. So sánh hai Google Trang tính để biết sự khác biệt
Thường thì bạn cần so sánh hai cột trong Google Trang tính thuộc một cột lớn bàn. Hoặc chúng có thể là các trang tính hoàn toàn khác nhau như báo cáo, bảng giá, ca làm việc mỗi tháng, v.v. Khi đó, tôi tin rằng bạn không đủ khả năng để tạo cột trợ giúp hoặc cột này có thể khá khó quản lý.
Nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc, đừng lo lắng, bạn vẫn có thể đánh dấu sự khác biệt trên một trang tính khác.
Dưới đây làhai bảng với các sản phẩm và giá cả của họ. Tôi muốn định vị tất cả các ô có nội dung khác nhau giữa các bảng này: 
Bắt đầu bằng việc tạo trang tính mới và nhập công thức tiếp theo vào ô A1:
=IF(Sheet1!A1Sheet2!A1,Sheet1!A1&" | "&Sheet2!A1,"")
Lưu ý. Bạn phải sao chép công thức trong phạm vi bằng với kích thước của bảng lớn nhất.
Kết quả là bạn sẽ chỉ thấy những ô có nội dung khác nhau. Công thức cũng sẽ lấy các bản ghi từ cả hai bảng và phân tách chúng bằng ký tự bạn nhập vào công thức: 
Mẹo. Nếu các trang tính cần so sánh nằm trong các tệp khác nhau, thì bạn chỉ cần kết hợp chức năng IMPORTRANGE:
=IF(Sheet1!A1IMPORTRANGE("2nd_spreadsheet_url","Sheet1!A1"),Sheet1!A1&" | "&IMPORTRANGE("2nd_spreadsheet_url","Sheet1!A1"),"")
Công cụ dành cho Google Trang tính để so sánh hai cột và trang tính
Tất nhiên, mỗi trang tính các ví dụ trên có thể được sử dụng để so sánh hai cột từ một hoặc hai bảng hoặc thậm chí là các trang đối sánh. Tuy nhiên, có một công cụ mà chúng tôi đã tạo cho nhiệm vụ này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.
Công cụ này sẽ so sánh hai trang tính và cột trên Google để tìm các bản trùng lặp hoặc duy nhất trong 3 bước. Làm cho nó đánh dấu các bản ghi được tìm thấy bằng một cột trạng thái (nhân tiện, có thể được lọc) hoặc tô màu, sao chép hoặc di chuyển chúng đến một vị trí khác hoặc thậm chí xóa các ô và xóa toàn bộ hàng bằng bất kỳ bản sao nào.
Tôi đã sử dụng tiện ích bổ sung để tìm các hàng từ Trang tính 1 không có trong Trang tính 2 dựa trên các cột Fruit và MSRP :
Sau đó, tôi đã lưu cài đặt của mình vào một kịch bản. Bây giờ tôi có thể nhanh chóng chạy chúng mà không cần thực hiện tất cả các bướcmột lần nữa bất cứ khi nào bản ghi trong bảng của tôi thay đổi. Tôi chỉ cần bắt đầu kịch bản đó từ menu Google Trang tính:
Để thuận tiện hơn cho bạn, chúng tôi đã mô tả tất cả các tùy chọn của công cụ trên trang trợ giúp của công cụ và trong video này:
Hãy thử nó cho chính mình và nhận thấy nó giúp bạn tiết kiệm bao nhiêu thời gian. :)
So sánh dữ liệu trong hai Google Trang tính và tìm nạp các bản ghi bị thiếu
So sánh hai Google Trang tính để tìm sự khác biệt và lặp lại là một nửa công việc, nhưng dữ liệu bị thiếu thì sao? Cũng có các chức năng đặc biệt cho việc này, chẳng hạn như VLOOKUP. Hãy xem bạn có thể làm gì.
Tìm dữ liệu còn thiếu
Ví dụ 1
Hãy tưởng tượng bạn có hai danh sách sản phẩm (trong trường hợp của tôi là cột A và C, nhưng chúng chỉ có thể nằm trên các sheet khác nhau). Bạn cần tìm những thứ được trình bày trong danh sách đầu tiên nhưng không có trong danh sách thứ hai. Công thức này sẽ thực hiện thủ thuật:
=ISERROR(VLOOKUP(A2,$C:$C,1,0))
Công thức hoạt động như thế nào:
- VLOOKUP tìm kiếm sản phẩm từ A2 trong danh sách thứ hai. Nếu có, hàm sẽ trả về tên sản phẩm. Nếu không, bạn sẽ gặp lỗi #N/A nghĩa là không tìm thấy giá trị trong cột C.
- ISERROR kiểm tra VLOOKUP trả về giá trị gì và hiển thị cho bạn TRUE nếu đó là giá trị và FALSE nếu đó là lỗi.
Vì vậy, các ô có FALSE là những gì bạn đang tìm kiếm. Sao chép công thức sang các ô khác để kiểm tra từng sản phẩm từ danh sách đầu tiên: 
Lưu ý. Nếu các cột của bạn nằm trong các trang tính khác nhau, công thức của bạn sẽtham khảo một trong số chúng:
=ISERROR(VLOOKUP(A2,Sheet2!$C:$C,1,0))
Mẹo. Để có được công thức một ô, nó phải là một mảng. Công thức như vậy sẽ tự động điền kết quả vào tất cả các ô:
=ArrayFormula(ISERROR(VLOOKUP(A2:A10,$C:$C,1,0)))
Ví dụ 2
Một cách thông minh khác là đếm tất cả các lần xuất hiện của sản phẩm từ A2 trong cột C:
=IF(COUNTIF($C:$C, $A2)=0, "Not found", "")
Nếu hoàn toàn không có gì để đếm, hàm IF sẽ đánh dấu các ô bằng Không tìm thấy . Các ô khác sẽ vẫn trống: 
Ví dụ 3
Ở đâu có VLOOKUP, ở đó có MATCH. Bạn biết điều đó, phải không? ;) Đây là công thức để khớp sản phẩm thay vì đếm:
=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C:$C,0)),"Not found","")
Mẹo. Vui lòng chỉ định phạm vi chính xác của cột thứ hai nếu nó vẫn giữ nguyên:
=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C2:$C28,0)),"Not found","")
Kéo dữ liệu phù hợp
Ví dụ 1
Nhiệm vụ của bạn có thể hơi phức tạp hay hơn: bạn có thể cần lấy tất cả thông tin còn thiếu cho các bản ghi chung cho cả hai bảng, chẳng hạn như cập nhật giá. Nếu vậy, bạn sẽ cần đặt MATCH trong INDEX:
=INDEX($E:$E,MATCH($A2,$D:$D,0))
Công thức so sánh các loại trái cây ở cột A với các loại trái cây ở cột D. Đối với mọi thứ được tìm thấy, nó lấy giá từ cột E sang cột B. 
Ví dụ 2
Như bạn có thể đoán, một ví dụ khác sẽ sử dụng hàm VLOOKUP của Google Trang tính mà chúng tôi đã mô tả trước đây.
Tuy nhiên, vẫn có một vài công cụ khác cho công việc. Chúng tôi cũng đã mô tả tất cả các tính năng này trong blog của mình:
- Những tính năng này sẽ phục vụ cho những điều cơ bản: tra cứu, so khớp và cập nhật bản ghi.
- Những tính năng này sẽ không chỉcập nhật các ô nhưng thêm các cột & các hàng không khớp.
Hợp nhất các trang tính bằng tiện ích bổ sung
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với các công thức, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung Hợp nhất Trang tính của chúng tôi để nhanh chóng khớp và hợp nhất hai hàng Google trang tính. Bên cạnh mục đích cơ bản là lấy dữ liệu bị thiếu, nó cũng có thể cập nhật các giá trị hiện có và thậm chí thêm các hàng không khớp. Bạn có thể xem tất cả các thay đổi về màu sắc hoặc trong cột trạng thái có thể lọc được.
Mẹo. Ngoài ra, hãy đảm bảo xem video này về tiện ích bổ sung Hợp nhất Trang tính:
Định dạng có điều kiện để so sánh dữ liệu trong hai Google Trang tính
Có một cách chuẩn hơn mà Google cung cấp để so sánh dữ liệu của bạn – bằng cách tô màu các điểm trùng khớp và/hoặc khác biệt thông qua định dạng có điều kiện. Phương pháp này làm nổi bật tất cả các bản ghi bạn đang tìm kiếm ngay lập tức. Công việc của bạn ở đây là tạo quy tắc có công thức và áp dụng quy tắc đó cho phạm vi dữ liệu chính xác.
Đánh dấu các mục trùng lặp trong hai trang tính hoặc cột
Hãy so sánh hai cột trong Google Trang tính để tìm sự trùng khớp và màu sắc chỉ những ô trong cột A khớp với các ô trong cùng một hàng trong cột C:
- Chọn dải ô có bản ghi để tô màu (đối với tôi là A2:A10).
- Chuyển đến Định dạng > Định dạng có điều kiện trong menu bảng tính.
- Nhập công thức đơn giản cho quy tắc:
=A2=C2 - Chọn màu để đánh dấu các ô.
Mẹo. Nếu các cột của bạn thay đổi kích thước liên tục và bạn muốnquy tắc để xem xét tất cả các mục nhập mới, hãy áp dụng quy tắc đó cho toàn bộ cột (A2:A, giả sử dữ liệu để so sánh bắt đầu từ A2) và sửa đổi công thức như sau:
=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)
Quy tắc này sẽ xử lý toàn bộ cột và bỏ qua các ô trống.
Lưu ý. Để so sánh dữ liệu từ hai trang tính khác nhau, bạn sẽ phải thực hiện các điều chỉnh khác đối với công thức. Bạn thấy đấy, định dạng có điều kiện trong Google Trang tính không hỗ trợ tham chiếu chéo trang tính. Tuy nhiên, bạn có thể truy cập các trang tính khác một cách gián tiếp:
=A2=INDIRECT("Sheet2!C2:C")
Trong trường hợp này, vui lòng chỉ định phạm vi để áp dụng quy tắc – A2:A10.
So sánh sự khác biệt giữa hai trang tính và cột trên Google
Để đánh dấu các bản ghi không khớp với các ô trên cùng một hàng trong một cột khác, thực hiện tương tự như trên. Bạn chọn phạm vi và tạo quy tắc định dạng có điều kiện. Tuy nhiên, công thức ở đây khác:
=A2C2 
Một lần nữa, sửa đổi công thức để làm cho quy tắc động (có xem xét tất cả các giá trị mới được thêm vào trong các cột này):
=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)
Và sử dụng tham chiếu gián tiếp đến trang tính khác nếu có cột để so sánh:
=A2INDIRECT("Sheet1!C2:C")
Lưu ý. Đừng quên chỉ định phạm vi để áp dụng quy tắc – A2:A10.
So sánh hai danh sách và đánh dấu các bản ghi trong cả hai danh sách
Tất nhiên, nhiều khả năng các bản ghi giống nhau trong các cột của bạn sẽ bị phân tán. Giá trị trong A2 trong một cột sẽ không nhất thiết phải ở hàng thứ hai của cột khác. Trên thực tế, nó có thểxuất hiện muộn hơn nhiều. Rõ ràng, điều này yêu cầu một phương pháp tìm kiếm các mục khác.
Ví dụ 1. So sánh hai cột trong Google Trang tính và đánh dấu sự khác biệt (duy nhất)
Để đánh dấu các giá trị duy nhất trong mỗi danh sách, bạn phải tạo hai quy tắc định dạng có điều kiện cho mỗi cột.
Màu cột A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)=0
Màu cột C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)=0
Đây là các giá trị duy nhất tôi có: 
Ví dụ 2. Tìm và đánh dấu các giá trị trùng lặp trong hai cột trong Google Trang tính
Bạn có thể tô màu các giá trị chung sau khi sửa đổi một chút trong cả hai công thức từ ví dụ trước. Chỉ cần làm cho công thức đếm mọi thứ lớn hơn 0.
Chỉ trùng màu giữa các cột trong A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)>0
Chỉ trùng màu giữa các cột trong C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)>0 
Mẹo. Tìm thêm nhiều ví dụ về công thức để đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính trong hướng dẫn này.
Cách nhanh chóng để khớp các cột và đánh dấu các bản ghi
Đôi khi định dạng có điều kiện có thể khó: bạn có thể vô tình tạo một số quy tắc cùng một phạm vi hoặc áp dụng màu theo cách thủ công trên các ô có quy tắc. Ngoài ra, bạn phải theo dõi tất cả các phạm vi: những phạm vi bạn đánh dấu thông qua các quy tắc và những phạm vi bạn sử dụng trong chính các quy tắc đó. Tất cả những điều này có thể khiến bạn bối rối rất nhiều nếu bạn chưa chuẩn bị và không biết tìm vấn đề ở đâu.
Thật may mắn, các cột hoặc trang tính So sánh của chúng tôi đủ trực quan để giúp bạn khớp hai cột trong một bảng, hai bảng khác nhau trên mộthoặc thậm chí hai trang tính riêng biệt và đánh dấu những điểm trùng lặp hoặc trùng lặp có thể xâm nhập vào dữ liệu của bạn.
Dưới đây là cách tôi đánh dấu các điểm trùng lặp giữa hai bảng dựa trên Fruit và MSRP bằng công cụ:
Tôi cũng có thể lưu các cài đặt này vào một kịch bản có thể sử dụng lại. Nếu bản ghi cập nhật, tôi sẽ gọi kịch bản này chỉ bằng một cú nhấp chuột và tiện ích bổ sung sẽ ngay lập tức bắt đầu xử lý tất cả dữ liệu. Vì vậy, tôi tránh điều chỉnh lặp đi lặp lại tất cả các cài đặt đó qua các bước của tiện ích bổ sung. Bạn sẽ thấy cách hoạt động của các kịch bản trong ví dụ trên và trong hướng dẫn này.
Mẹo. Bạn đã xem video minh họa cho tiện ích So sánh cột hoặc trang tính chưa? Kiểm tra nó ra.
Tất cả các phương pháp này hiện có sẵn cho bạn sử dụng – thử nghiệm với chúng, sửa đổi và áp dụng cho dữ liệu của bạn. Nếu không có đề xuất nào giúp ích cho nhiệm vụ cụ thể của bạn, vui lòng thảo luận về trường hợp của bạn trong các nhận xét bên dưới.
