Урок демонструє кілька швидких і простих способів обрізання пробілів в Excel. Дізнайтеся, як видалити початкові, кінцеві та зайві пробіли між словами, чому не працює функція Excel TRIM і як це виправити.

Ви порівнюєте два стовпці на наявність дублікатів, але ваші формули не можуть знайти жодного запису, що повторюється? Або ви складаєте два стовпці чисел, але отримуєте одні нулі? І чому ваша очевидно правильна формула Vlookup повертає купу помилок? Це лише кілька прикладів проблем, на які ви, можливо, шукаєте відповіді. І всі вони спричинені додаткові місця приховування до, після або між числовими та текстовими значеннями в комірках.

Microsoft Excel пропонує кілька різних способів видалення пробілів і очищення даних. У цьому уроці ми розглянемо можливості функції TRIM як найшвидшого і найпростішого способу видалення пробілів в Excel.

Функція TRIM - видалення зайвих пробілів в Excel

За допомогою функції TRIM в Excel видаляються зайві пробіли з тексту. Вона видаляє всі початкові, кінцеві та проміжні пробіли за винятком одного місця символ між словами.

Синтаксис функції TRIM є найпростішим, який можна собі уявити:

Де текст комірка, з якої потрібно видалити зайві пробіли.

Наприклад, для видалення пропусків в комірці А1 використовується така формула:

=TRIM(A1)

І на наступному скріншоті видно результат:

Так, все так просто!

Зверніть увагу, що функція TRIM призначена для видалення тільки символу пробілу, який в 7-розрядній системі кодування ASCII має значення 32. Якщо крім зайвих пробілів в даних присутні переноси рядків і недруковані символи, використовуйте функцію TRIM в поєднанні з функцією CLEAN для видалення перших 32 недрукованих символів в системі ASCII.

Наприклад, щоб видалити пробіли, переноси рядків та інші небажані символи з комірки А1, скористайтеся такою формулою:

=TRIM(CLEAN(A1))

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як видалити недруковані символи в Excel

Щоб позбутися нерозривних пробілів (символ html ), що має значення 160, використовуйте TRIM разом з функціями SUBSTITUTE і CHAR, а також з функціями SUBSTITUTE і CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Більш детальну інформацію можна знайти в статті Як видалити нерозривні пробіли в Excel

Як використовувати функцію TRIM в Excel - приклади формул

Тепер, коли ви знаєте основи, давайте обговоримо кілька конкретних застосувань TRIM в Excel, підводні камені, з якими ви можете зіткнутися, і робочі рішення.

Як обрізати пробіли в цілому стовпці даних

Припустимо, у вас є стовпець імен, в якому є пробіли до і після тексту, а також кілька пробілів між словами. Як видалити всі початкові, кінцеві і зайві пробіли у всіх комірках одночасно? Скопіювавши формулу Excel TRIM по всьому стовпцю, а потім замінивши формули на їх значення. Детальні кроки наведені нижче.

1. Запишіть формулу TRIM для самої верхньої комірки, A2 в нашому прикладі:

   =TRIM(A2)

2. Встановіть курсор у правий нижній кут комірки з формулою (у цьому прикладі - B2), і як тільки курсор перетвориться на знак "плюс", двічі клацніть його, щоб скопіювати формулу вниз по стовпчику, до останньої комірки з даними. У результаті у вас буде 2 стовпчики - оригінальні назви з пробілами та обрізані за формулою назви.

• Виділіть всі комірки з формулами обрізки (B2:B8 в даному прикладі) і натисніть Ctrl+C, щоб скопіювати їх.
• Виділіть всі комірки з вихідними даними (A2:A8) і натисніть клавіші Ctrl+Alt+V, а потім V. Саме комбінація клавіш "Вставити значення" застосовує функцію "Вставити значення". Паста спеціальна > Цінності
• Натисни клавішу "Enter". Готово!

Як прибрати переноси в числовому стовпчику

Як ви щойно переконалися, функція Обрізати в Excel без проблем видалила всі зайві пробіли зі стовпця текстових даних. Але що робити, якщо ваші дані - це числа, а не текст?

На перший погляд може здатися, що функція TRIM виконала свою роботу. Однак, придивившись уважніше, ви помітите, що обрізані значення не поводяться як числа. Ось лише кілька ознак ненормальності:

• Як вихідний стовпець з початковими пробілами, так і обрізані числа вирівнюються по лівому краю, навіть якщо до клітинок застосовано формат Число, тоді як звичайні числа за замовчуванням вирівнюються по правому краю.
• Коли виділено дві або більше клітинок з обрізаними числами, Excel відображає в рядку стану тільки КІЛЬКІСТЬ. Для чисел він також повинен відображати СУМУ та СЕРЕДНЄ значення.
• Формула SUM, застосована до обрізаних клітинок, повертає нуль.

Судячи з усього, обрізані значення становлять текстові рядки Щоб виправити це, можна помножити обрізані значення на 1 (щоб помножити всі значення одним махом, використовуйте опцію Спеціальна вставка> Помножити).

Більш елегантним рішенням є включення функції TRIM в VALUE, як це показано нижче:

=VALUE(TRIM(A2))

Наведена вище формула видаляє всі початкові та кінцеві пробіли, якщо такі є, і перетворює отримане значення в число, як показано на скріншоті нижче:

Як видалити тільки початкові пробіли в Excel (ліве обтікання)

У деяких ситуаціях ви можете вводити дубльовані і навіть потрійні пробіли між словами, щоб зробити ваші дані більш читабельними. Однак, ви хочете позбутися ведучих пробілів, наприклад, як це зроблено тут:

Як ви вже знаєте, функція TRIM видаляє зайві пробіли в середині текстових рядків, а це не те, чого ми хочемо. Щоб зберегти всі міжрядкові пробіли недоторканими, ми будемо використовувати трохи складнішу формулу:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

У наведеній вище формулі комбінація функцій FIND, MID і TRIM обчислює позицію першого текстового символу в рядку. А потім ви передаєте це число іншій функції MID, щоб вона повернула весь текстовий рядок (довжина рядка обчислюється функцією LEN), починаючи з позиції першого текстового символу.

На наступному скріншоті видно, що всі провідні пробіли зникли, а кілька пробілів між словами залишилися:

Як останній штрих, замініть оригінальний текст на обрізані значення, як показано на кроці 3 прикладу формули "Обрізати", і все готово!

Порада: Якщо ви також хочете видалити пробіли в кінці клітинок, скористайтеся інструментом "Обрізати пробіли". Не існує очевидної формули Excel для видалення початкових і кінцевих пробілів, що зберігає кілька пробілів між словами недоторканими.

Як порахувати зайві пробіли в комірці

Іноді, перш ніж видаляти пробіли в аркуші Excel, ви можете захотіти дізнатися, скільки зайвих пробілів там насправді є.

Щоб дізнатися кількість зайвих пробілів у комірці, потрібно дізнатися загальну довжину тексту за допомогою функції ЛЕН, потім обчислити довжину рядка без зайвих пробілів і відняти останню від першої:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Наступний скріншот демонструє наведену вище формулу в дії:

Примітка. Формула повертає кількість додаткові місця в комірці, тобто початкові, кінцеві та декілька пробілів між словами, що йдуть підряд, але не враховуються поодинокі пробіли в середині тексту. Якщо ви хочете отримати загальну кількість пробілів в комірці, використовуйте цю формулу підстановки.

Як виділити комірки з надлишковими пробілами

Працюючи з конфіденційною або важливою інформацією, ви можете не наважитися видалити що-небудь, не бачачи, що саме ви видаляєте. У цьому випадку ви можете спочатку виділити комірки, що містять зайві пробіли, а потім безпечно усунути ці пробіли.

Для цього створіть умовне правило форматування з наступною формулою:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

Де A2 - верхня комірка з даними, які потрібно виділити.

Формула дає вказівку Excel виділити комірки, в яких загальна довжина рядка більша за довжину обрізаного тексту.

Для створення правила умовного форматування виділіть всі комірки (рядки), які потрібно виділити без заголовків стовпців, перейдіть на кнопку Головна сторінка вкладка> Стилі групу і натисніть Умовне форматування > Нове правило > Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .

Якщо ви ще не знайомі з умовним форматуванням в Excel, ви знайдете докладні інструкції тут: Як створити правило умовного форматування на основі формули.

Як показано на скріншоті нижче, результат повністю збігається з кількістю зайвих пробілів, яку ми отримали в попередньому прикладі:

Як бачите, використання функції TRIM в Excel є простим і зрозумілим. Тим не менш, якщо хтось хоче більш детально розглянути формули, розглянуті в цьому уроці, ви можете завантажити книгу "Обрізка пробілів Excel".

Excel TRIM не працює

Функція TRIM тільки видаляє символ пробілу представлений кодовим значенням 32 в 7-бітному наборі символів ASCII. В наборі символів Unicode є ще один пробіл, який називається нерозривний простір, який зазвичай використовується на веб-сторінках як символ html Нерозривний пробіл має десяткове значення 160, і функція TRIM не може видалити його самостійно.

Отже, якщо у вашому наборі даних є один або більше пробілів, які не видаляються функцією TRIM, використовуйте функцію SUBSTITUTE для перетворення нерозривних пробілів у звичайні пробіли, а потім обріжте їх. Якщо припустити, що текст має формат A1, формула виглядає наступним чином:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

В якості додаткового запобіжного заходу ви можете вбудувати функцію CLEAN для очищення комірки від будь-яких символів, що не друкуються:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " ")))

На наступному скріншоті видно різницю:

Якщо наведені вище формули також не спрацювали, швидше за все, у ваших даних містяться якісь специфічні недруковані символи з кодами, відмінними від 32 і 160. У цьому випадку скористайтеся однією з наведених нижче формул, щоб дізнатися код символу, де А1 - проблемна комірка:

Провідне місце: =CODE(LEFT(A1,1))

Задній простір: =CODE(RIGHT(A1,1))

Між пробілами (де n позиція проблемного символу в текстовому рядку):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

А потім передайте код символу, що повертається, у формулу TRIM(SUBSTITUTE()), розглянуту вище.

Наприклад, якщо функція КОД повертає 9, що є символом горизонтального табулятора, то для його видалення використовується наступна формула:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces for Excel - видаліть зайві пробіли в один клік

Ідея вивчити кілька різних формул для вирішення тривіального завдання звучить смішно? Тоді вам може сподобатися ця техніка позбавлення від пробілів в Excel в один клік. Дозвольте представити вам Text Toolkit, що входить до нашого Ultimate Suite. Серед інших речей, таких як зміна регістру, розділення тексту та очищення форматування, він пропонує Обрізні проміжки варіант.

З Ultimate Suite, встановленим у вашому Excel, видалення пробілів у Excel є дуже простим:

1. Виділіть комірку(и), в якій потрібно видалити пробіли.
2. Натисніть на кнопку Обрізні проміжки кнопку на стрічці.
3. Оберіть один або всі наступні варіанти:
   • Обрізка провідний і причіпний місця
   • Обрізка додатковий пробіли між словами, за винятком одного місця
   • Обрізка нерозривний пробіли ( )
4. Натисніть Обрізка .

Все, що потрібно - всі зайві пробіли прибираються в одну мить.

У цьому прикладі ми видаляємо лише початкові та кінцеві пробіли, зберігаючи кілька пробілів між словами для кращої читабельності - завдання, з яким не можуть впоратися формули Excel, виконується одним клацанням миші!

Якщо Вам цікаво спробувати Обрізні проміжки у ваших аркушах, ви можете завантажити оціночну версію в кінці цієї публікації.

Дякую за увагу і з нетерпінням чекаю зустрічі на наступному тижні. У наступному уроці ми обговоримо інші способи обрізання пробілів в Excel, будь ласка, стежте за новинами!

Доступні для завантаження

Обрізати пробіли в Excel - приклади формул (файл .xlsx)

Ultimate Suite - пробна версія (файл .exe)