Урок показує, як створити випадаючий список в Excel, залежний від іншої комірки, використовуючи нові функції динамічного масиву.

Створити простий випадаючий список в Excel легко. Створення багаторівневого каскадного випадаючого списку завжди було складним завданням. У наведеному вище посібнику описано чотири різні підходи, кожен з яких включає божевільну кількість кроків, купу різних формул і кілька обмежень, пов'язаних з багатослівними записами, порожніми клітинками тощо.

Погана новина полягає в тому, що ці методи були розроблені для додинамічних версій Excel. Впровадження динамічних масивів в Excel 365 змінило все! Завдяки новим функціям динамічних масивів створення багатозалежного випадаючого списку - справа кількох хвилин, якщо не секунд. Ніяких хитрощів, ніяких застережень, ніякої нісенітниці. Тільки швидкі, прості і зрозумілі рішення.

Нотатки:

• Цей новий спосіб створення випадаючих списків за допомогою динамічного масиву працює тільки в Excel 365 і Excel 2021. У попередніх версіях Excel вам доведеться робити це старим добрим способом, як описано в статті Створення залежного випадаючого списку в Excel 2019 - 2007.
• Це рішення для одного рядка. Якщо ви хочете скопіювати свої списки солінь вниз кілька рядів потім дотримуйтесь інструкцій у випадаючому списку "Залежні" для декількох рядків.

Як зробити динамічний випадаючий список в Excel

Даний приклад демонструє загальний підхід до створення каскадного випадаючого списку в Excel за допомогою нових функцій динамічних масивів.

Припустимо, у вас є список фруктів у колонці А, а експортерів у колонці Б. Додаткове ускладнення полягає в тому, що назви фруктів не згруповані, а розкидані по колонці. Мета полягає в тому, щоб помістити унікальні назви фруктів у перший випадаючий список, а в залежності від вибору користувача показати відповідних експортерів у другому випадаючому списку.



Для створення динамічного залежного випадаючого списку в Excel виконайте такі дії:

1. отримати елементи для основного випадаючого списку

Для початку витягнемо всі різні назви фруктів зі стовпчика A. Це можна зробити за допомогою функції UNIQUE у її найпростішому вигляді - подати список фруктів у якості першого аргументу ( масив ) і опустити решту необов'язкових аргументів, оскільки їх значення за замовчуванням працюють для нас чудово:

=UNIQUE(A3:A15)

Формула переходить до комірки G3, і після натискання клавіші Enter результати автоматично розносяться в наступні комірки.



2. створити основний випадаючий список

Щоб зробити основним випадаючий список, налаштуйте правило перевірки даних Excel таким чином:

• Виберіть комірку, в якій ви хочете, щоб з'явилося випадаюче меню (в нашому випадку D3).
• Про це йдеться на Дані у вкладці Інструменти даних групу, натисніть Перевірка даних .
• В рамках проекту Перевірка даних виконайте наступні дії:
  • Під Дозволити виберіть Список .
  • В рамках проекту Джерело введіть посилання на діапазон розливу, що виводиться за формулою UNIQUE. Для цього введіть хеш-тег відразу після посилання на комірку, наприклад, так: =$G$3#.

    Це називається посиланням на діапазон розливу, і цей синтаксис відноситься до всього діапазону незалежно від того, наскільки він розширюється або звужується.

  • Натисніть ГАРАЗД. щоб закрити діалогове вікно.

  

Ваш основний випадаючий список готовий!



3. отримати елементи для випадаючого списку залежних

Щоб отримати записи для другого випадаючого меню, ми відфільтруємо значення в стовпчику B на основі значення, вибраного в першому випадаючому меню. Це можна зробити за допомогою іншої функції динамічного масиву, яка називається FILTER:

=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)

Де B3:B15 - вихідні дані для вашого залежного випадаючого списку, A3:A15 - вихідні дані для вашого основного випадаючого списку, а D3 - основна комірка випадаючого списку.

Щоб переконатися, що формула працює коректно, можна вибрати якесь значення в першому випадаючому списку і поспостерігати за результатами, які повертає ФІЛЬТР. Чудово :)



Дивіться також: Функція Excel AVERAGEIF для усереднення комірок з умовою

4. зробіть залежного випадаючим списком

Щоб створити другий випадаючий список, налаштуйте критерії перевірки даних так само, як ви це робили для першого випадаючого списку на кроці 2. Але цього разу посилайтеся на діапазон розливу, який повертається функцією FILTER: =$H$3#.



Ось і все, ваш залежний список Excel готовий до використання.



Поради та примітки:

• Для того, щоб мати включено нові записи у випадаючому списку автоматично Відформатуйте вихідні дані як таблицю Excel. Або ви можете включити кілька порожніх клітинок у формули, як показано в цьому прикладі.
• Якщо у ваших вихідних даних є прогалини, ви можете відфільтрувати порожні місця за допомогою цього рішення.
• До сортування за алфавітом елементи випадаючого списку, оберніть ваші формули у функцію СОРТУВАННЯ, як описано в цьому прикладі.

Як створити кілька залежних випадаючих списків в Excel

У попередньому прикладі ми зробили випадаючий список, залежний від іншої комірки. А що, якщо вам потрібна багаторівнева ієрархія, тобто 3-й випадаючий список, залежний від 2-го, або навіть 4-й випадаючий список, залежний від 3-го. Це можливо? Так, ви можете налаштувати будь-яку кількість залежних списків (розумну кількість, звичайно :).

Для цього прикладу ми розмістили штати/провінції в колонці C, і тепер шукаємо можливість додати відповідне випадаюче меню в G3:



Щоб зробити випадаючий список з декількома залежними елементами в Excel, потрібно зробити ось що:

1. налаштуйте перший випадаючий список

Основний список, що розкривається, створюється за допомогою тих самих кроків, що і в попередньому прикладі (див. кроки 1 і 2 вище). Єдина відмінність - це посилання на діапазон розливу, яке ви вводите в полі "Діапазон розливу". Джерело Ящик.

Цього разу формула UNIQUE знаходиться в E8, а основний випадаючий список буде в E3. Отже, ви вибираєте E3, натискаєте Перевірка даних і вкажіть таке посилання: =$E$8#.



2. налаштуйте другий випадаючий список

Як ви могли помітити, тепер стовпець B містить кілька входжень одних і тих же експортерів. Але ви хочете, щоб у вашому випадаючому списку були тільки унікальні імена, чи не так? Щоб виключити всі повторювані входження, оберніть функцію UNIQUE навколо вашої формули FILTER і введіть цю оновлену формулу в F8:

=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))

Де B3:B15 - вихідні дані для другого випадаючого списку, A3:A15 - вихідні дані для першого випадаючого списку, а E3 - перша комірка випадаючого списку.

Після цього використовуйте наступне посилання на діапазон розливу для критеріїв перевірки даних: =$F$8#.



3. налаштуйте третій випадаючий список

Щоб зібрати елементи для 3-го випадаючого списку, використовуйте формулу ФІЛЬТР з декількома критеріями. Перший критерій перевіряє весь список фруктів на відповідність значенню, вибраному в 1-му випадаючому списку (A3:A15=E3), в той час як другий критерій перевіряє список експортерів на відповідність значенню, вибраному в 2-му випадаючому списку (B3:B15=F3). Повна формула переходить в G8:

=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))

Якщо ви збираєтеся додати ще залежні випадаючі списки (4-й, 5-й і т.д.), то, швидше за все, стовпець С буде містити кілька входжень одного і того ж елемента. Щоб запобігти потраплянню дублікатів в таблицю підготовки, а отже, і в 3-й випадаючий список, вкладіть формулу ФІЛЬТР в функцію УНИКВА, як ми це робили в попередньому кроці:

=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))

Останнє, що вам потрібно зробити, це створити ще одне правило перевірки даних за допомогою цього Джерело посилання: =$G$8#



Ваш випадаючий список з кількома залежними особами готовий!



Порада. Аналогічним чином ви можете отримати предмети для наступні випадаючі списки Припускаючи, що стовпець D містить вихідні дані для вашого 4-го випадаючого списку, ви можете ввести наступну формулу в H8, щоб отримати відповідні елементи:

=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))

Як зробити розкривний список в Excel

Після створення випадаючого списку перше, що вас може турбувати, це те, що відбувається, коли ви додаєте нові елементи до вихідних даних. Чи буде випадаючий список оновлюватися автоматично? Якщо ваші вихідні дані відформатовані у вигляді таблиці Excel, то так, динамічний випадаючий список, розглянутий у попередніх прикладах, буде розширюватися автоматично без будь-яких зусиль з вашого боку, тому що таблиці Excel розширюються за своєю природою.

Якщо з якихось причин використання таблиці Excel не є можливим, ви можете зробити свій випадаючий список розширюваним таким чином:

• До включати нові дані автоматично, по мірі додавання до списку джерел, додайте кілька додаткових комірок до масивів, на які є посилання у ваших формулах.
• До виключити порожні клітинки , налаштуйте формули так, щоб вони ігнорували порожні клітинки, поки вони не будуть заповнені.

Маючи ці два моменти на увазі, давайте доопрацюємо формули в нашій таблиці підготовки даних. Правила перевірки даних не потребують жодних коригувань.

Формула для основного випадаючого списку

З назвами фруктів в A3:A15 ми додаємо 5 додаткових комірок до масиву, щоб задовольнити можливі нові записи. Крім того, ми вбудовуємо функцію FILTER в UNIQUE, щоб витягти унікальні значення без пропусків.

Враховуючи вищевикладене, формула в G3 набуває такого вигляду:

=UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))

Формула для залежного випадаючого списку

Формула в G3 не потребує особливого доопрацювання - достатньо розширити масиви ще кількома комірками:

=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)

Результатом є повністю динамічний розширюваний залежний випадаючий список:

Дивіться також: Створення та використання вкладених шаблонів Outlook



Як відсортувати випадаючий список за алфавітом

Хочете впорядкувати випадаючий список за алфавітом, не вдаючись до вихідних даних? Новий динамічний Excel має спеціальну функцію і для цього! У вашій таблиці підготовки даних просто оберніть функцію SORT навколо існуючих формул.

Правила перевірки даних налаштовуються так само, як описано в попередніх прикладах.

Для сортування від А до Я

Оскільки порядок сортування за зростанням є параметром за замовчуванням, ви можете просто вкласти існуючі формули в поле масив аргумент SORT, опускаючи всі інші аргументи, які є необов'язковими.

Для головний випадаючий список (формула в G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))

Для залежний випадаючий список (формула в Н3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))

Готово! Обидва випадаючі списки відсортовані в алфавітному порядку від А до Я.



Для сортування від Z до A

Для сортування за спаданням потрібно задати 3-й аргумент ( порядок_сортування ) функції SORT на -1.

Для головний випадаючий список (формула в G3):

=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)

Для залежний випадаючий список (формула в Н3):

=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)

Це дозволить відсортувати як дані в таблиці підготовки, так і елементи у випадаючих списках від Z до A:



Ось так можна створити динамічний випадаючий список в Excel за допомогою нових функцій динамічних масивів. На відміну від традиційних методів, такий підхід відмінно працює для однослівних і багатослівних записів, а також враховує будь-які порожні клітинки. Дякуємо за увагу і сподіваємося побачити вас на нашому блозі наступного тижня!

Практичний посібник для завантаження

Залежний від Excel випадаючий список (файл .xlsx)