Ipakikilala sa iyo ng artikulong ito ang pinakakahanga-hangang macro sa Shared Email Templates – ANO ANG PAPASOK. Maaari itong mag-paste ng anumang text, numero o petsa na gusto mo sa iyong email at magbukas ng dropdown na may mga prefilled na opsyon na maaari mong piliin upang i-populate ang iyong mensahe. Maaari mo ring i-paste ang parehong halaga nang ilang beses at pagsamahin ang macro na ito sa iba.

Manatili sa akin hanggang sa katapusan ng manwal na ito at kukumbinsihin kita na ang isang maliit na macro ay makakatulong na maiwasan ang napakaraming manu-manong gawain na hindi mo maisip ;)

Ano ang macro?

Bago natin simulan ang paggalugad sa bawat feature ng WHAT TO ENTER macro, gusto kong ipahiwatig na mayroon itong sumusunod na form:

Para sa kaginhawahan at pagiging madaling mabasa, tatawagin ko itong WHAT TO ENTER o mas maikli pa – WTE. Gayunpaman, kapag ginamit mo ito sa iyong mga template, mangyaring tandaan ang spelling na ito.

Ngayon hayaan mo akong mabilis na ituro sa iyo ang mga pangunahing kaalaman:

• Ano ang Shared Email Templates? Ginawa namin ang Outlook app na ito upang maiwasan ng milyun-milyong user sa buong mundo ang paggawa ng mga paulit-ulit na gawain at pangasiwaan ang kanilang nakagawiang pagsusulatan sa email sa ilang pag-click ng mouse. Gamit ang add-in na ito maaari kang lumikha ng isang hanay ng mga template, magdagdag ng pag-format, mga link, tukuyin ang mga file na ikakabit at ang mga patlang na ilalagay at iba pa. Bukod dito, ang mga template na iyon na maaari mong patakbuhin sa ilang mga makina (mga PC, Mac at Windowstablets) at ibahagi sa iyong mga kasamahan.
• Ano ang ibig sabihin ng macro sa mga tuntunin ng Shared Email Templates? Ito ay isang espesyal na placeholder na maaaring makatulong sa iyo na ipasok ang pangalan at apelyido ng tatanggap sa isang mensaheng email, mag-attach ng mga file, mag-paste ng mga inline na larawan, magdagdag ng mga email address sa mga field ng CC/BCC, i-populate ang paksa ng iyong email, isama ang parehong teksto sa ilang mga lugar ng iyong email, atbp. Oo, atbp., dahil ang listahang ito ay hindi pa malapit na kumpleto :)

Mukhang may pag-asa, hindi ba? Pagkatapos ay magsimula na tayo :)

WHAT TO ENTER macro – kung ano ang ginagawa nito at kung kailan ito magagamit

Mahabang kuwento, ang WHAT TO ENTER macro ay nagdaragdag ng mga espesyal na placeholder sa iyong mga template para ikaw ay makakuha ng isang kumpletong email sa isang mabilisang. Maaari mong punan ang placeholder na ito ng anumang custom na halaga – teksto, numero, link, petsa, atbp. Bilang kahalili, maaari mong idagdag ang dropdown na listahan at pumili ng isa sa mga opsyon mula doon.

Bukod dito, kapag mayroong ilang lugar sa iyong mensahe na kailangan mong punan, hihilingin sa iyo ng WHAT TO ENTER na tukuyin ang text na ipe-paste nang isang beses lang at awtomatikong i-populate ang lahat ng mga lugar na iyon.

Ngayon, tingnan natin ang bawat opsyon ng macro at matutong magtakda ito ay tama para sa bawat isa at bawat kaso.

Dinamikong magdagdag ng may-katuturang impormasyon sa mga email sa Outlook

Ang pinakamadali ay mauna :) Isipin mo ito: nagpadala ka ng paalala sa iyong mga customer upang ipaalam sa kanila ang tungkol sa status ng kanilang order. Siyempre, ang bawat order ay mayroonisang natatanging id kaya kailangan mong mag-paste ng template, pagkatapos ay hanapin ang lugar ng order number sa text at i-type ito nang manu-mano. Halos makuha ka na ;) Hindi, hindi mo na kakailanganin dahil ipapakita sa iyo ng WHAT TO ENTER ang input box kung saan mo i-paste ang tamang numero na naipasok kaagad sa kinakailangang lugar ng iyong email.

Tingnan natin kung paano ito gumagana. Gumawa ka ng bagong template, idagdag ang text ng notification at isama ang macro:

Tip. Kung gusto mong baguhin o tanggalin ang text sa fill-in na field, hindi na kailangang muling idagdag ang macro, baguhin lang ito nang kaunti. Tingnan, sa aking halimbawa sa itaas ang macro ay ganito ang hitsura: ~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title:"order number"}]

Kung aalisin mo ang “enter order number here” (o palitan ito ng text na iyong tulad ng higit pa), baguhin lang ang unang parameter ng macro:

Tandaan. Mahalagang iwan ang semicolon upang hindi masira ang hitsura ng input box.

I-paste ang mga paunang natukoy na halaga sa mensahe

Ating tingnan nang mabuti ang template ng paalala sa itaas. Bagama't may walang limitasyong mga numero ng order, maaaring may ilang katayuan lamang ng order. Ang pag-type ng isa sa, sabihin nating, tatlong pagpipilian sa bawat oras ay hindi masyadong nakakatipid, tama? Narito ang " Dropdown list " na opinyon ng WHAT TO ENTER. Magdagdag ka lang ng macro, itakda ang lahat ng posibleng value at i-paste ang iyong template:

Ang Dropdown List na opsyon nag-aalok ng dalawang parameter na gusto kong maakit ang iyong pansin:

• Maaaring i-edit ng user ang (mga) napiling item – suriin ang opsyong ito at magagawa mong i-edit ang napili value sa dropdown list bago mo ito i-paste sa iyong mensahe.
• Maaaring pumili ang user ng maraming item na pinaghihiwalay ng – kapag napili ang opinyon na ito, maaari mong suriin ang ilang value nang sabay-sabay. Maaari mong tukuyin ang delimiter o iwanan ang lahat ng kung ano at ang delimiter ay magiging kuwit.

Maaaring napansin mo na ang window ng macro ay mayroon na ngayong dalawang placeholder na pupunuan – order at status. Habang nagdagdag ako ng dalawang WTE, mayroong isang espesyal na field para sa bawat isa sa kanila. Sa sandaling idagdag ko ang pangatlo (oo, gagawin ko), magkakaroon ng tatlong puwesto. Kaya naman, hindi ka magsasawa sa maraming pop-up para sa bawat macro ngunit punan ang lahat ng impormasyon at pindutin ang OK nang isang beses lang bago makakuha ng ready-to-be-send na email.

Maglagay ng mga petsa sa Mga template ng Outlook

Kakayanin ng WHAT TO ENTER macro hindi lamang ang text at mga numero, kundi pati na rin ang mga petsa. Maaari mong ipasok ito nang manu-mano, pumili mula sa kalendaryo o pindutin ang Ngayon at ang kasalukuyang petsa ay awtomatikong mapupunan. Ikaw ang bahala.

Kaya, kung kailangan mong tumukoy ng ilang timing, mahusay ang gagawin ng macro para sa iyo.

Pagbalik sa aming paalala, pagbutihin natin ito nang kauntikaunti pa at magtakda ng takdang petsa para sa order.

See? Tatlong field na itatakda, gaya ng ipinangako ;)

Maglagay ng mga paulit-ulit na halaga sa iba't ibang lugar ng mensahe

Maaari mong isipin na kakailanganin mong maglagay ng kasing dami ng value na may mga ANO ANG PAPASOK sa iyong template kahit na kailangan mong i-paste ang parehong teksto sa iba't ibang lugar. Dahil ang macro ay idinisenyo upang makatipid sa iyong oras, hindi ka nito hihilingin na gumawa ng anumang karagdagang mga pagpindot sa pindutan :)

Tingnan natin ang window ng macro. Kung ililipat mo ang mga opsyon, makikita mo na kahit alin sa mga ito ang mapili, hindi nagbabago ang isang item. Ang tinutukoy ko ay ang field na “ Window title ” dahil ito ang susi sa pag-paste ng parehong value sa iba't ibang lugar sa isang paglalakbay.

Hindi mahalaga kung aling opsyon sa pag-paste ang pipiliin mo – text, dropdown o petsa – kung mayroon kang kaparehong Window title , ang parehong halaga ay ipe-paste. Kaya, maaari mong gawin ang macro na ito nang isang beses, kopyahin ito sa kabuuan ng iyong template at mag-enjoy :)

Nested WHAT TO ENTER o kung paano pagsamahin ang ilang macro

Maaaring gamitin ang WTE kasama ng halos lahat ng iba pang macro mula sa Shared Email Templates. Maaaring napansin mo na ang nested FILLSUBJECT at WHAT TO ENTER macros sa aking halimbawa mula sa nakaraang seksyon. Tingnan, nagtakda lang ako ng value para sa WTE, idinagdag ang value na ito sa text mula sa FILLSUBJECT at ang resulta ay napunta sa isang linya ng paksa.

Gayunpaman, hindi lahat ng macro ay maaaring isama sa WHAT TO ENTER. Paganahin natin ang mode na "merge-macros-like-a-pro" at sumali sa ilang macro upang makita kung at paano gumagana ang mga ito at kung bakit maaaring maging kapaki-pakinabang ang mga ito para sa iyo ;)

Mga halimbawa ng paggamit ng ilang macro nang magkasama

Ang pagsasama-sama ng mga macro ay isang magandang eksperimento na kalaunan ay nagtatapos sa pagtitipid ng oras. Kung titingnan mo ang listahan ng mga macro para sa Mga Template ng Nakabahaging Email, maaari mong isipin na "Wow, napakaraming macro na i-explore!". Spoiler alert – hindi lahat ng mga ito ay maaaring isama sa WHAT TO ENTER. Ngayon ay ipapakita ko sa iyo ang mga kaso kung kailan gumagana ang ganitong uri ng pagsasama. Sa susunod na kabanata makikita mo ang mga macro na hindi gagana sa ganitong paraan.

Sa pangkalahatan, maaari kang sumali sa WHAT TO ENTER sa lahat ng FILL at ADD macros. Sa ganitong paraan, maaari mong pagsamahin ang WHAT TO ENTER sa FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC at punan ang mga address ng mga tatanggap. Kaya, ang iyong TO/CC/BCC field ay mapupuno ng email na iyong ilalagay kapag nag-paste ng template.

O kaya, kumuha tayo ng INSERT PICTURE MULA SA URL macro. Kung naaalala mo ang isa sa aking mga nakaraang tutorial, hinihiling ng macro na ito ang url ng larawan at i-paste ang larawang ito sa mensahe. Kaya, kung hindi ka sigurado kung aling larawan ang i-paste o gusto mong pumili ng larawan para sa bawat partikular na kaso, maaari mong palitan ang link ng ANO ANG PAPASOK at idagdag ang link kapag nagpe-paste ng template.

Tip. Kung alam mong sigurado ang mga larawang pipiliin mo, maaari mong i-embed ang dropdown na listahan gamit ang WTE at piliin ang link na kailangan mo mula doon.

Ang mga macro na hindi maaaring pagsamahin ang WHAT TO ENTER

Gaya ng napag-usapan natin dati, hindi lahat ng macro ay maaaring pagsamahin. Narito ang mga macro na hindi mo maaaring salihan ng WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY – dahil nililinis lang nito ang katawan ng email bago i-paste ang template, walang dapat tukuyin para dito.
• TANDAAN – nagdaragdag ito ng maliit na panloob na tala para sa template. Walang dapat punan sa sandali ng pag-paste ng template, samakatuwid, walang magagawa ang WTE dito.
• SUBJECT – hindi pinupunan ng macro ng paksang ito ang field ng paksa ng email ngunit nakukuha ang text ng paksa mula doon at i-paste ito sa iyong email body. Walang trabaho para sa WTE.
• PETSA at ORAS – ipinapasok ng mga macro na iyon ang kasalukuyang petsa at oras, kaya walang makakatulong sa iyo ang ANO ANG PUMASOK dito.
• TO, CC at BCC – iyong susuriin ng maliliit na macro ang email sa TO/CC/BCC at i-paste ito sa mensahe.
• LOCATION – tinutulungan ka ng set ng macro na ito na mag-email tungkol sa isang appointment. Habang kinukuha nila ang impormasyon mula sa mga appointment na naayos mo na, walang impormasyon na maaaring idagdag o baguhin kapag nagpe-paste ng template.

ANO ANG MAGA-ATTACH ng macro sa Mga Shared Email Templates

Gusto kong makilala mo ang isa pang macro. Ito ay "WHAT TO ENTER Junior" na tinatawag na WHAT TOIKAWIT. Kung mananatili ang iyong mata sa aming blog, alam mong mayroon kaming isang serye ng mga tutorial tungkol sa mga attachment. Maaari mong i-refresh ang iyong kaalaman at suriin ang mga artikulo kung paano mag-attach ng mga file mula sa OneDrive, SharePoint at URL. Kung sakaling hindi para sa iyo ang isang online na storage at mas gusto mong ilagay ang iyong mga file nang lokal sa iyong makina, ang WHAT TO ATTACH ay isang magandang solusyon.

Kapag inilagay mo ang macro na ito sa iyong template, mayroon itong sumusunod na syntax:

Tulad ng maaaring napansin mo, walang paraan upang itakda ang lokasyon ng file upang awtomatikong ilakip ito. Kapag nag-paste ka ng template gamit ang macro na ito, makikita mo ang window na “ Pumili ng file na i-attach ” na mag-uudyok sa iyong mag-browse para sa file sa iyong PC:

Konklusyon – gumamit ng macros, iwasan ang paulit-ulit na copy-paste :)

Sana talaga ay mag-enjoy ka sa paggamit ng Shared Email Templates kasama ang lahat ng macros nito gaya ng ginagawa ko araw-araw :) Kung hindi mo pa nasusubukan ang aming Shared Email Templates pa, oras na! I-install ang add-in na ito mula mismo sa Microsoft Store at subukan ito. Magtiwala ka sa akin, sulit ito ;)

Kung sakaling mayroon kang anumang mga katanungan na itatanong o marahil ay nakaisip ka ng ideya kung paano pagbutihin ang aming mga macro o add-in, mangyaring maglaan ng ilang minuto upang umalis ang iyong mga saloobin sa Mga Komento. Salamat at, siyempre, manatiling nakatutok!

Available downloads

Shared Email Templates presentation (.pdf file)