Ngayon ay ipapakita ko sa iyo kung paano lumikha Outlook email templates na may dropdown mga patlang. Kukuha kami ng impormasyon mula sa isang dataset at pupunan namin ang isang email na mensahe nang mabilis. Parang masaya? Pagkatapos ay magsimula na tayo!

Gumawa at gumamit ng mga dataset sa Shared Email Templates

Bago tayo magsimula sa mga pangunahing kaalaman, maglalagay ako ng ilang linya ng panimula para sa mga bago sa blog natin at hindi pa alam kung ano ang Shared Email Templates at kung ano ang WHAT TO ENTER macro na sinasabi ko. Ang Shared Templates ay isang tool na maaaring i-convert ang iyong pang-araw-araw na gawain sa Outlook sa isang bagay ng ilang pag-click. Tingnan mo, gumawa ka ng isang set ng mga template na may kinakailangang pag-format, mga link, mga larawan, atbp. at i-paste ang tamang template sa isang sandali. Hindi na kailangang i-type at i-format ang iyong mga tugon, mabilis na nagagawa ang email na handa nang ipadala.

Tungkol sa ANO ANG PAPASOK, sinakop ko ang macro na ito sa aking nakaraang tutorial, huwag mag-atubiling i-jog ang iyong memorya ;)

Paano lumikha ng bagong dataset at gamitin ito sa mga template

Ngayon, bumalik tayo sa aming pangunahing paksa – mga napunong mga template ng Outlook. Alam mo na na matutulungan ka ng WhatToEnter macro na i-paste ang kinakailangang data sa isa o maraming mga spot ng iyong email. Ipapakita ko sa iyo kung paano i-automate pa ang iyong routine at tuturuan kang magtrabaho sa mga dataset. Sa madaling salita, ito ay isang talahanayan na may data kung saan mo kukunin ang mga kinakailangang halaga. Kapag inilapat mo angANO ANG PAPASOK sa macro, pipiliin mo ang rekord na kukunin mula sa talahanayang ito at ipo-populate nito ang iyong email. Kahit na kakaiba ito, medyo madali ito sa pagsasanay :)

Simula sa simula, kailangan muna nating gumawa ng table. Buksan ang add-in, i-right-click ang anumang folder at piliin ang “ Bagong Dataset ” mula sa dropdown na listahan:

Ang add-in ay magbubukas ng isang bagong web page sa iyong default na browser kung saan mo gagawin ang iyong dataset. Bigyan ito ng pangalan at simulang punan ang mga row at column nito.

Tandaan. Mangyaring bigyang pansin ang unang column ng iyong dataset dahil ito ang magiging susi. Punan ito ng mga value na makakatulong sa iyong matukoy ang iyong mga row at madaling piliin ang isa kung saan mo kakailanganing kunin ang data.

Pakitandaan na ang isang dataset ay limitado sa 32 row, 32 column, at 255 na simbolo bawat cell.

Tip. Bilang kahalili, maaari kang mag-import ng mga dataset sa Shared Email Templates. Ang iyong talahanayan ay dapat na naka-save sa .txt o .csv na format at hindi hihigit sa 32 row/column (ang iba ay puputulin).

Kapag naidagdag at napunan mo na ang mga bagong row at column ng impormasyong maaaring kailanganin mo sa iyong mga template, idagdag lang ang macro na ANO ANG ISASALI sa iyong teksto. Narito ang aking sample na template na may macro na na-set up ko para mag-paste ng discount rate mula sa dataset:

Kumusta,

Ito ay isang kumpirmasyon para sa iyong order ngayong araw. BTW, nakuha mo ang iyong espesyal na ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", column:"Discount",title:"%"}] discount ;)

Salamat sa pagpili sa amin! Have a great day!

Nakita ko, kakapili ko lang ng value mula sa key column at na-populate ng kaukulang diskwento ang aking email. Sabi sa iyo, mahalaga ang key column :)

I-edit at alisin ang mga dataset

Kung sakaling may napansin kang pagkakamali o gusto mong magdagdag/mag-alis ng ilan sa mga pasukan, maaari mong palaging i-edit ang iyong dataset . Piliin lang ito sa pane ng add-in at pindutin ang I-edit :

Malilipat ka muli sa browser kung saan ka dapat baguhin ang iyong talahanayan . Maaari kang magdagdag ng mga row at column, baguhin ang kanilang nilalaman at ilipat ang mga ito sa paraang gusto mo. Kapag tapos ka na, i-click ang I-save at lahat ng inilapat na pagbabago ay magiging available kaagad.

Kung hindi mo na kailangan ang dataset na ito, piliin lang ito at pindutin ang Delete :

Isa itong simpleng halimbawa ng isang solong field na dataset upang makuha mo ang ideya ng feature na ito. Higit pa rito, ipagpapatuloy namin itong tuklasin at matutunang sulitin ang mga dataset :)

Paano gumamit ng maramihang-field na dataset kapag nagsusulat ng mga email sa Outlook

Sa ngayon ay mayroon na kaming malinaw na pag-unawa sa kung paano nilikha at ginagamit ang mga dataset, oras na para gumawa ng mas kumplikado at nagbibigay-kaalaman na talahanayan at punan ang maraming lugar ng iyong email nang sabay-sabay.

Ii-import ko ang aking paunang na-save na talahanayan upang hindi ka mainip sa pagpuno ng data at baguhin ang aking template nang kaunti upang ang lahat ng kinakailanganmapupuno ang mga patlang. Gusto kong ang aking dataset ay:

• I-paste ang halaga ng diskwento;
• Idagdag ang personal na link ng kliyente;
• Puunan ang ilang linya ng mga espesyal na kundisyon sa pagbabayad ng customer;
• Maglagay ng magandang larawang “Salamat;
• Mag-attach ng kasunduan sa email.

Masyado ba akong naghahanap? Hindi, dahil inihanda ko ang aking dataset :) Tingnan kong pinupunan ang lahat ng impormasyong iyon sa isang mabilisang:

Maaaring napansin mo na ang ilan sa mga macro ay paunang na-save sa isang template. Ipinakita ko sa iyo kung paano mag-set up ng macro para makakuha ng data mula sa dataset at pagsamahin ito sa isa pang macro. Kung kailangan mo ng higit pang mga halimbawa o karagdagang paglilinaw, mangyaring mag-iwan ng iyong puna sa seksyong Mga Komento ;)

Anyways, narito ang huling teksto ng aking template:

Kumusta,

Ito ay isang kumpirmasyon para sa iyong order ngayong araw. BTW, nakuha mo ang iyong espesyal na ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Discount", title:"Discount"}] discount ;)

Narito ang iyong personal na link: ~%WhatToEnter[ {dataset:"Bagong Dataset", column:"Link", pamagat:"Link"}]

May ilang detalye din na dapat naming ituro:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Conditions", title:"Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Image", title:"Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]

Salamat sa pagpili sa amin!Magkaroon ng magandang araw!

Tip. Kung sakaling kailanganin mong matutunan o maalala kung paano pagsamahin ang mga macro nang magkasama, sumangguni sa bahaging ito ng WhatToEnter macro tutorial o sa buong listahan ng mga macro para sa Mga Shared Email Templates.

Kung hindi ka naniniwala sa video sa itaas, i-install lang ang Shared Email Templates mula sa Microsoft Store, tingnan ang mga dataset nang mag-isa at ibahagi ang iyong karanasan sa akin at sa iba pa sa Mga Komento ;)

Punan ang talahanayan gamit ang dataset sa mga email ng Outlook

Hindi pa tapos ang listahan ng mga kakayahan ng dataset. Isipin ito – nagdududa pa rin ang iyong customer sa kung ilang item ang bibilhin at gustong malaman pa ang tungkol sa mga diskwento at kundisyon sa pagbabayad. Sa halip na isulat ang lahat ng ito sa isang mahabang pangungusap, mas mabuting gumawa ka ng talahanayan na may bawat magagamit na opsyon at mga katangian nito.

Hindi ko tatawaging napakatipid sa oras upang gumawa ng bagong talahanayan at punan ito ng data na iyong mayroon na sa iyong dataset. Gayunpaman, mayroong isang mabilis na solusyon para sa kasong ito. Maaari mong isailalim ang iyong dataset sa isang talahanayan at ang iyong email ay mapupuno ng impormasyon ng dataset sa isang kindat. Kakailanganin mong:

1. Magbukas ng template at gumawa ng table na may hindi bababa sa dalawang row (ang bilang ng mga column ay ganap na nasa iyo).
2. Punan muna ang table row dahil ito ang magiging header natin.
3. Mag-right click saanman sa pangalawang row at piliin ang "Itali sa dataset".
4. Piliin ang dataset kung saan kukunin ang data at pindutin angOk.
5. Kapag na-paste mo ang template na ito, hihilingin sa iyong piliin ang mga column na idaragdag. Lagyan ng tsek ang lahat o ilan lang sa mga ito at magpatuloy.
6. Mag-enjoy ;)

Kung gusto mong magdagdag ng visual sa teksto sa itaas, maaari mong tingnan ang aming Docs para sa sunud-sunod na mga screenshot ng dataset na nagbubuklod o tingnan ang maliit na video sa ibaba.

Mahabang kuwento, gagawa ka ng table, punan ang header nito at ikonekta ito sa iyong dataset. Kapag nagpe-paste ng template, itatakda mo lang ang mga row na i-paste at ang tool ay pupunuin ang iyong talahanayan sa isang segundo.

Narito kung paano nagsimulang tingnan ng aking template ang pag-binding ng dataset:

Kumusta!

Narito ang mga detalyeng hiningi mo:

Kung sakaling kailanganin mong i-unbind ang dataset, alisin lang ang "nakakonekta" na row.

See? Hindi maaaring maging mas madali :)

Bukod pa rito, maaaring interesado kang gumawa ng dynamic na template ng Outlook na awtomatikong nagpapalit ng mga larawan, attachment, at text nang paisa-isa para sa bawat user.

Konklusyon

Sa artikulong ito nakakuha ako ng isa pang opsyon ng aming napakakatulong na macro na tinatawag na WHAT TO ENTER na sakop para sa iyo. Ngayon alam mo na kung paano gumawa, mag-edit at gumamit ng mga dataset sa Shared Email Templates at, talagang umaasa ako, sisimulan ko nang gamitin ang mga ito :)

Salamat sa pagbabasa! See you inang mga susunod na tutorial ;)