I dag ska jag berätta mer om hur du hanterar dina kalkylblad och hur du delar, flyttar och skyddar dina data i Google Sheets.

Som jag redan har nämnt i min tidigare artikel är den största fördelen med Google Sheets att flera personer kan arbeta med tabellerna samtidigt. Du behöver inte längre mejla filerna eller gissa vilka ändringar som dina kollegor har gjort. Allt du behöver göra är att dela Google Sheets-dokument och börja arbeta.

Hur du delar Google Sheets-filer

1. Om du vill ge tillgång till dina bord trycker du på Dela i det övre högra hörnet på webbsidan Google Sheets och ange namnen på de användare som ska arbeta med tabellen. Bestäm om personen ska ha rätt att redigera eller kommentera tabellen eller bara se data:

   

2. Dessutom kan du få en extern länk till din tabell och skicka den till dina kollegor och partners. För att göra det klickar du på Få en länk som kan delas i det övre högra hörnet av delningsfönstret.
3. Om du klickar på Avancerad länken i det nedre högra hörnet i samma fönster, så kommer du att se den avancerade Inställningar för delning :

   

   Där ser du inte bara samma delningsbara länk, utan även knappar för att dela Google Sheets-filen på sociala medier.

4. Precis nedanför finns en lista över de som redan har tillgång till bordet. Om du klickar på den Ändra kan du ändra sekretessstatusen från Offentlig till Någon som har en länk eller till Särskilda personer .
5. Alla personer som du delar tabellen med kan som standard se dokumentet. För att de ska kunna redigera det ska du använda Bjud in människor alternativet i de avancerade inställningarna där du anger deras namn eller adresser och ställer in lämplig åtkomsttyp. Om du hoppar över detta måste användarna begära åtkomst när de följer länken till filen.

   Tips: Du kan utse den nya ägaren till filen genom att klicka på ikonen med en pil nedåt bredvid hans eller hennes namn och välja Är ägare.

6. Slutligen, Inställningar för ägaren alternativ gör det möjligt att begränsa antalet inbjudningar samt förbjuda nedladdning, kopiering och utskrift av sidorna för dem som inte får göra några ändringar i tabellerna.

Hur du flyttar Google-kalkylblad

Det har aldrig varit så enkelt att spara filerna. Du behöver inte längre göra något speciellt för att spara ändringarna. Google Sheets sparar data automatiskt vid varje ändring som görs. Låt oss se hur du sparar hela dokumentet till Google Drive.

• Alla filer lagras som standard i Google Drive:s rotkatalog. Du kan dock skapa undermappar i Google Drive och ordna dina projekt på det mest praktiska sättet. Om du vill flytta tabellen till en annan mapp är det bara att hitta dokumentet i listan, högerklicka på det och välja Flytta till alternativ.
• Ett annat sätt är att klicka på mappikonen när du redigerar tabellen:

  

• Naturligtvis kan du också dra och släppa dokumenten i Google Drive som du gör i Windows Utforskaren.

Hur du skyddar celler i Google Sheets

När många personer har tillgång till dina dokument kan du vilja skydda tabellen, arbetsbladet eller cellintervallet.

"Varför det?", kanske du frågar dig. En av dina kollegor kan råka ändra eller ta bort uppgifterna av misstag. Och de kanske inte ens märker det. Vi kan naturligtvis alltid se versionshistoriken eller cellredigeringshistoriken och ångra ändringarna. Men det tar lite tid att titta igenom hela listan och dessutom kommer resten av de "korrekta" ändringarna att annulleras. För att undvika det kan du skydda uppgifterna i GoogleLåt oss se hur vi kan få det att hända.

Skydda hela kalkylbladet

Eftersom vi redan har tagit upp hur du ger tillgång till dina tabeller och vilka rättigheter du kan ge användarna, är det första enkla rådet följande - försök att tillåta visning av tabellen i stället för redigering På så sätt minskar du antalet oavsiktliga ändringar till ett minimum.

Skydda ett ark

Högerklicka på fliken arbetsblad och välj att Skydda bladet. Kontrollera att Ark knappen redan är nedtryckt:

Tips. Ange en beskrivning Fältet behöver inte fyllas i, men jag rekommenderar att du fyller i det för att komma ihåg vad och varför du bestämde dig för att skydda mot ändringarna.

Tips: Du kan tillåta att endast vissa celler i tabellen redigeras genom att markera kryssrutan Utom vissa celler och ange cellerna eller cellernas intervall.

Nästa steg är att justera inställningarna för användarna. Tryck på den blå knappen Ange behörigheter knapp:

• Om du väljer Visa en varning när du redigerar det här intervallet Om du klickar på knappen får alla som har tillgång till filen också tillgång till det här arket. När de försöker ändra något får de en varning om att de redigerar det skyddade området och måste bekräfta åtgärden. Samtidigt får du ett e-postmeddelande med de åtgärder som dina kollegor utför i dokumentet.
• Om du väljer Begränsa vem som kan redigera det här området måste du ange varje enskild användare som ska kunna redigera arbetsbladet.

Som ett resultat ser du ikonen för hänglåset på fliken för arbetsbladet, vilket innebär att bladet är skyddat. Högerklicka på fliken och välj Skyddsblad igen för att låsa upp den:

Inställningsfönstret visas så att du kan ändra inställningarna eller ta bort skyddet genom att klicka på ikonen för papperskorgen.

Skydda celler i Google Sheets

Om du vill skydda specifika celler i Google Sheets markerar du intervallet, högerklickar på det och väljer att Skydda området :

Du kommer att se en välbekant inställningsruta och kan ställa in de nödvändiga behörigheterna.

Men vad händer om du med tiden glömmer vad som är skyddat och vem som har tillgång till uppgifterna? Ingen fara, det är lätt att komma tillbaka. Välj bara Data> Skyddade ark och områden från huvudmenyn i Google Sheets:

Välj ett av de skyddade områdena och redigera behörigheterna eller ta bort skyddet genom att klicka på papperskorgen.

Sammanfattningsvis har du hittills lärt dig hur du skapar flera arbetsblad med tabeller, lagrar dem i olika mappar, delar dem med andra och skyddar celler i Google Sheets utan att vara rädd för att förlora eller förstöra viktig information.

Nästa gång kommer jag att gräva djupare i vissa aspekter av redigering av tabellerna och dela med mig av några märkliga aspekter av att arbeta i Google Sheets. Vi ses då!