Tutoriali tregon se si të krijoni rregulla të personalizuara të verifikimit të të dhënave në Excel. Do të gjeni disa shembuj të formulave të vërtetimit të të dhënave E xcel për të lejuar vetëm numra ose vlera teksti në qeliza specifike, ose vetëm tekst që fillon me karaktere specifike, lejon të dhëna unike që parandalojnë dublikatat dhe më shumë.

Në tutorialin e djeshëm filluam të shikojmë Vleresimin e të Dhënave në Excel - cili është qëllimi i tij, si funksionon dhe si të përdorim rregullat e integruara për të vërtetuar të dhënat në fletët tuaja të punës. Sot, ne do të bëjmë një hap më tej dhe do të flasim për aspektet e mprehta të vlefshmërisë së të dhënave të personalizuara në Excel, si dhe do të eksperimentojmë me një sërë formulash të ndryshme të vërtetimit.

Si të krijoni vërtetimin e personalizuar të të dhënave me formulën

Microsoft Excel ka disa rregulla të integruara të vërtetimit të të dhënave për numrat, datat dhe tekstin, por ato mbulojnë vetëm skenarët më themelorë. Nëse dëshironi të vërtetoni qelizat me kriteret tuaja, krijoni një rregull të personalizuar të vlefshmërisë bazuar në një formulë. Ja se si:

1. Zgjidhni një ose më shumë qeliza për të vërtetuar.
2. Hapni kutinë e dialogut Vleresimi i të dhënave. Për këtë, klikoni butonin Vleresimi i të dhënave në skedën Të dhënat , në grupin Mjetet e të dhënave ose shtypni sekuencën e tastit Alt > D > L (çdo tast duhet të shtypet veçmas).
3. Në skedën Cilësimet të dritares së dialogut Vleresimi i të dhënave , zgjidhni Consumo në Kutia Lejo dhe futpozicioni i rreshtave dhe kolonave. Kështu, për qelizën D3 formula do të ndryshojë në =A3/B3 dhe për D4 do të bëhet =A4/B4 , duke bërë vërtetimin e të dhënave gabim!

   Për të rregulluar formulën, thjesht shkruani "$" përpara referencave të kolonës dhe rreshtit për t'u kyçur ato: =$A$2/$B$2 . Ose, shtypni F4 për të kaluar midis llojeve të ndryshme të referencës.

   Në situatat kur dëshironi të vërtetoni secilën qelizë bazuar në kriteret e veta, përdorni referenca relative të qelizave pa shenjën $ për të marrë formulën për të rregulluar çdo rresht ose/dhe kolonë:

   

   Siç e shihni, nuk ka "të vërtetë absolute", e njëjta formulë mund të jetë e drejtë ose e gabuar në varësi të situatës dhe detyrës suaj të veçantë.

   Kjo është mënyra se si të përdorni vërtetimin e të dhënave në Excel me formulat tuaja. Për të fituar më shumë kuptim, mos ngurroni të shkarkoni mostrën e librit tonë të punës më poshtë dhe të shqyrtoni cilësimet e rregullave. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme!

   Praktikoni librin e punës për shkarkim

   Shembuj të Validimit të të Dhënave të Excel (skedari .xlsx)

   formulën tuaj të vërtetimit të të dhënave në kutinë Formula .
4. Klikoni OK .

Me dëshirë, mund të shtoni një mesazh të personalizuar të hyrjes dhe sinjalizimin e gabimit që do të shfaqet kur përdoruesi zgjedh përkatësisht qelizën e vërtetuar ose fut të dhëna të pavlefshme.

Më poshtë do të gjeni disa shembuj të rregullave të personalizuara të vërtetimit për lloje të ndryshme të dhënash.

Shënim. Të gjitha rregullat e vlefshmërisë së të dhënave të Excel, të integruara dhe të personalizuara, verifikojnë vetëm të dhënat e reja që shtypen në një qelizë pas krijimit të rregullit. Të dhënat e kopjuara nuk vërtetohen, as futja e të dhënave në qelizë përpara se të vendoset rregulli. Për të përcaktuar hyrjet ekzistuese që nuk plotësojnë kriteret tuaja të vërtetimit të të dhënave, përdorni funksionin Rrethoni të dhënat e pavlefshme siç tregohet në Si të gjeni të dhëna të pavlefshme në Excel.

Vleresimi i të dhënave të Excel për të lejuar vetëm numrat

Çuditërisht, asnjë nga rregullat e integruara të vlefshmërisë së të dhënave në Excel nuk kujdeset për një situatë shumë tipike kur duhet t'i kufizoni përdoruesit të futin vetëm numra në qeliza specifike. Por kjo mund të bëhet lehtësisht me një formulë të personalizuar të vërtetimit të të dhënave bazuar në funksionin ISNUMBER, si kjo:

=ISNUMBER(C2)

Ku C2 është qeliza më e lartë e diapazonit që dëshironi të vërtetoni.

Shënim. Funksioni ISNUMBER lejon çdo vlerë numerike në qelizat e vërtetuara, duke përfshirë numrat e plotë, dhjetoret, thyesat si dhe datat dhe kohët, të cilat janë gjithashtu numra në termat e Excel.

Vleresimi i të dhënave Excel për të lejuarvetëm tekst

Nëse po kërkoni të kundërtën - të lejoni vetëm hyrjet e tekstit në gamën e caktuar të qelizave, atëherë ndërtoni një rregull të personalizuar me funksionin ISTEXT, për shembull:

=ISTEXT(D2)

Ku D2 është qeliza më e lartë e diapazonit të zgjedhur.

Lejo tekstin që fillon me karakter(a) specifike

Nëse të gjitha vlerat janë në një diapazoni duhet të fillojë me një karakter ose nënvarg të caktuar, më pas të bëjë vërtetimin e të dhënave në Excel bazuar në funksionin COUNTIF me një karakter të shkrepur:

Për shembull, për t'u siguruar që të gjitha id-të e rendit në kolonën A fillojnë me parashtesën "AA-", "aa-", "Aa-" ose "aA-" (pandjeshme ndaj shkronjave), përcaktoni një rregull të personalizuar me këtë formula e vërtetimit të të dhënave:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Formula e vërtetimit me logjikën OSE (kritere të shumta)

Në rast se janë 2 ose më shumë të vlefshme prefikset, shtoni disa funksione COUNTIF, në mënyrë që rregulli juaj i vlefshmërisë së të dhënave në Excel të funksionojë me logjikën OSE:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Formula e vlefshmërisë së ndjeshme ndaj rasteve

Nëse rasti i karakterit ka rëndësi, atëherë përdorni EXACT në kombinim me funksionin LEFT për të krijuar një formulë vërtetimi të ndjeshme ndaj shkronjave për hyrjet që fillojnë me tekst specifik:

Për shembull, për të lejuar vetëm ato id të porosive që fillojnë me "AA-" (as "aa-" as "Aa-" nuk lejohen), përdorni këtë formula:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

Në formulën e mësipërme,funksioni LEFT nxjerr 3 karakteret e para nga qeliza A2 dhe EXACT kryen një krahasim të ndjeshëm ndaj shkronjave të vogla me nënvargun e koduar ("AA-" në këtë shembull). Nëse dy nënvargjet përputhen saktësisht, formula kthen TRUE dhe vërtetimi kalon; përndryshe FALSE kthehet dhe vërtetimi dështon.

Lejo hyrjet që përmbajnë tekst të caktuar

Për të lejuar hyrjet që përmbajnë tekst specifik kudo në një qelizë (në fillim , në mes ose në fund), përdorni funksionin ISNUMBER në kombinim me FIND ose SEARCH në varësi të faktit nëse dëshironi përputhje të ndjeshme ose të pandjeshme ndaj shkronjave të vogla:

• Vleresimi i pandjeshëm ndaj shkronjave: ISNUMBER(SEARCH( tekst , qeliza ))
• Vleresimi i ndjeshëm ndaj rastit: ISNUMBER(FIND( tekst , qeliza ))

Në grupin tonë të të dhënave të mostrës, për të lejuar vetëm hyrjet që përmbajnë tekstin "AA" në qelizat A2:A6, përdorni një nga këto formula:

Pandjeshmëri ndaj shkronjave të vogla:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Ndjeshme ndaj shkronjave të vogla:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formulat funksionojnë me logjikën e mëposhtme:

Ju kërkoni nënvargun "AA" në qelizën A2 duke përdorur FIND ose SEARCH, dhe të dyja kthejnë një pozicion të karakterit të parë në nënvarg. Nëse teksti nuk gjendet, kthehet një gabim. Për çdo vlerë numerike të kthyer si rezultat i kërkimit, funksioni ISNUMBER jep TË VËRTETË dhe vërtetimi i të dhënave është i suksesshëm. Në rast gabimi, ISNUMBER kthen FALSE dhe hyrja nuk do të lejohet në aqelizë.

Vleresimi i të dhënave për të lejuar vetëm hyrje unike dhe për të mos lejuar dublikatë

Në situatat kur një kolonë e caktuar ose një varg qelizash nuk duhet të përmbajë asnjë dublikatë, konfiguroni një rregull të personalizuar të vërtetimit të të dhënave për të lejuar vetëm hyrje unike. Për këtë, ne do të përdorim formulën klasike COUNTIF për të identifikuar dublikatat:

Për shembull, për të bërë sigurohuni që në qelizat A2 deri në A6 futen vetëm ID-të unike të porosive, krijoni një rregull të personalizuar me këtë formulë të vërtetimit të të dhënave:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Kur futet një vlerë unike, formula kthen TRUE dhe vërtetimi ka sukses. Nëse e njëjta vlerë ekziston tashmë në diapazonin e specifikuar (numërimi më i madh se 1), COUNTIF kthen FALSE dhe hyrja dështon në vërtetimin.

Ju lutemi, kushtojini vëmendje që ta kyçim diapazonin me referenca absolute të qelizave (A$2:$A $6) dhe përdorni një referencë relative për qelizën e sipërme (A2) për të marrë formulën për t'u përshtatur siç duhet për secilën qelizë në intervalin e verifikuar.

Shënim. Këto formula të vërtetimit të të dhënave janë të pandjeshme ndaj shkronjave të vogla , nuk dallojnë tekstin e madh dhe të vogël.

Formulat e verifikimit për datat dhe kohët

Vleresimi i integruar i datës ofron mjaft kritere të paracaktuara për të kufizuar përdoruesit që të fusin vetëm data ndërmjet dy datave që specifikoni, më të mëdha se, më të vogla se ose të barabarta me një datë të caktuar.

Nëse dëshironi më shumë kontroll mbi të dhënatvalidation në fletët tuaja të punës, ju mund të përsërisni funksionalitetin e integruar me një rregull të personalizuar ose të shkruani formulën tuaj që shkon përtej aftësive të integruara të vërtetimit të të dhënave në Excel.

Lejo datat midis dy datave

Për të kufizuar hyrjen në një datë brenda një intervali të caktuar, mund të përdorni ose rregullin e paracaktuar të datës me kriteret "ndërmjet" ose të bëni një rregull të personalizuar të vlefshmërisë me këtë formulë të përgjithshme:

Ku:

• qeliza është qeliza më e lartë në diapazonin e vlefshëm dhe datat
• fillimi dhe mbarimi janë data të vlefshme të ofruara nëpërmjet funksionit DATE ose referenca për qelizat që përmbajnë datat.

Për shembull, për të lejuar vetëm datat në muajin korrik të vitit 2017, përdorni formulën e mëposhtme:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Ose, shkruani datën e fillimit dhe mbarimit data në disa qeliza (F1 dhe F2 në këtë shembull), dhe referojuni atyre qelizave në formulën tuaj:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Ju lutemi vini re se datat e kufirit ar e kyçur me referenca absolute të qelizave.

Lejo vetëm ditët e javës ose fundjavat

Për të kufizuar një përdorues që të hyjë vetëm në ditët e javës ose fundjavës, konfiguro një rregull të personalizuar verifikimi bazuar në funksionin WEEKDAY.

Me argumentin return_type të vendosur në 2, WEEKDAY kthen një numër të plotë që varion nga 1 (e hënë) në 7 (e diel). Pra, për ditët e javës (nga e hëna në të premte) rezultati i formulës duhet të jetëmë pak se 6, dhe për fundjavë (e shtunë dhe diell) më shumë se 5.

Lejo vetëm ditët e punës :

Lejo vetëm fundjavat :

Për shembull, për të lejuar futjen e vetëm ditëve të punës në qelizat C2:C6, përdorni këtë formula:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Vërteto datat bazuar në datën e sotme

Në shumë situata, mund të dëshironi të përdorni datën e sotme si fillim data e intervalit të lejuar të datave. Për të marrë datën aktuale, përdorni funksionin TODAY dhe më pas shtoni numrin e dëshiruar të ditëve në të për të llogaritur datën e përfundimit.

Për shembull, për të kufizuar futjen e të dhënave në 6 ditë nga tani (7 ditë duke përfshirë sot), ne do të përdorim rregullin e integruar të datës me kriteret e bazuara në formulë:

1. Zgjidhni Data në Lejo
2. Zgjidhni ndërmjet në Të dhënat
3. Në kutinë Data e fillimit , shkruani =TODAY()
4. Në <1 Kutia>Data e përfundimit , shkruani =TODAY() + 6

Në mënyrë të ngjashme, ju mund t'i kufizoni përdoruesit të fusin data përpara ose pas datës së sotme. Për këtë, zgjidhni ose më pak se ose më e madhe se në kutinë Data dhe më pas shkruani =TODAY() në datën Fundi ose Përkatësisht kutia e datës së nisjes .

Vleresoni oraret bazuar në kohën aktuale

Për të vërtetuar të dhënat bazuar në kohën aktuale, përdorni rregullin e paracaktuar të Kohës me formulën tuaj të vërtetimit të të dhënave:

1. Në kutinë Lejo , zgjidhni Koha .
2. Në kutinë Data , zgjidhni ose më pak se për të lejuar vetëm herë përpara kohës aktuale, ose më shumë se për të lejuar kohë pas orës aktuale.
3. Në kutinë Ora e përfundimit ose Ora e fillimit (në varësi të kritereve që keni zgjedhur në hapin e mëparshëm), shkruani një nga formulat e mëposhtme:
   • Për të vërtetuar datat dhe orët bazuar në datën dhe kohën aktuale:

     =NOW()

   • Për të vërtetuar herë bazuar në kohën aktuale:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Pamja e ekranit më poshtë tregon një rregull që lejon vetëm herë më të mëdha se koha aktuale:

Rregulli i personalizuar i vlefshmërisë së të dhënave Excel nuk funksionon

Nëse rregulli juaj i vlefshmërisë së të dhënave të bazuar në formulë nuk funksionon siç pritej, ka 3 pika kryesore për të kontrolluar:

• Formula e vërtetimit të të dhënave është e saktë
• Formula e verifikimit nuk i referohet një qelize boshe
• Përdoren referencat e duhura të qelizave

Kontrollo korrektësinë të formulës suaj të vlefshmërisë së të dhënave në Excel

Për fillestarët, kopjoni formulën tuaj të vlefshmërisë në një qelizë për t'u siguruar që ajo të mos kthejë një gabim të tillë si #N/A, #VALUE ose #DIV/0!.

Nëse po krijoni një rregull të personalizuar , formula duhet të kthejë vlerat logjike të TRUE dhe FALSE ose vlerat 1 dhe 0 që barazohen me to, përkatësisht.

Nëse përdorni një kriter të bazuar në formulë në një rregull të integruar (siç bëmë për të vërtetuar kohët bazuar nëkoha aktuale), mund të kthejë gjithashtu një vlerë tjetër numerike.

Formula e vërtetimit të të dhënave Excel nuk duhet t'i referohet një qelize boshe

Në shumë situata, nëse zgjidhni Injoro bosh kutia kur përcaktoni rregullin (zakonisht i zgjedhur si parazgjedhje) dhe një ose më shumë qeliza të referuara në formulën tuaj janë bosh, çdo vlerë do të lejohet në qelizën e vërtetuar.

Këtu është një shembull në formën më të thjeshtë:

Referencat absolute dhe relative të qelizave në formulat e vërtetimit të të dhënave

Kur vendosni një rregull të vërtetimit të Excel-it të bazuar në formulë, mbani parasysh se të gjitha referencat e qelizave në formula janë në lidhje me qelizën e sipërme majtas në diapazonin e zgjedhur.

Nëse po krijoni një rregull për më shumë se një qelizë dhe kriteret tuaja të vërtetimit varen nga qelizat specifike , sigurohuni që të përdorni referenca absolute të qelizave (me shenjën $ si $A$1), përndryshe rregulli juaj do të funksionojë si duhet vetëm për qelizën e parë. Për të ilustruar më mirë çështjen, ju lutemi merrni parasysh shembullin e mëposhtëm.

Si të supozojmë se dëshironi të kufizoni futjen e të dhënave në qelizat D2 në D5 në numra të plotë midis 1 (vlera minimale) dhe rezultatit të pjesëtimit të A2 me B2. Pra, ju llogaritni vlerën maksimale me këtë formulë të thjeshtë =A2/B2 , siç tregohet në pamjen e mëposhtme:

Problemi është se kjo formulë në dukje e saktë nuk do të funksionojë për qelizat D3 në D5 sepse referencat relative ndryshojnë në bazë të një të afërmi