V učbeniku so s primeri razložene vse glavne funkcije pogojnega oblikovanja v Excelu. Naučili se boste, kako izvajati pogojno oblikovanje v vseh različicah Excela, učinkovito uporabljati prednastavljena pravila ali ustvarjati nova, urejati, kopirati in brisati oblikovanje.

Pogojno oblikovanje v Excelu je zelo močna funkcija za uporabo različnih oblik za podatke, ki izpolnjujejo določene pogoje. Z njo lahko poudarite najpomembnejše informacije v preglednicah in s hitrim pogledom opazite razlike v vrednostih celic.

Mnogim uporabnikom, zlasti začetnikom, se zdi zapletena in nejasna. Če vas ta funkcija straši in vam je neprijetna, tega ne počnite! V resnici je pogojno oblikovanje v Excelu zelo preprosto in enostavno za uporabo, o čemer se boste prepričali v samo petih minutah, ko boste končali branje tega vodnika :)

Kaj je pogojno oblikovanje v programu Excel?

Excelovo pogojno oblikovanje se uporablja za uporabo določenega oblikovanja podatkov, ki izpolnjujejo enega ali več pogojev. Tako kot običajno oblikovanje celic omogoča poudarjanje in razlikovanje podatkov na različne načine s spreminjanjem barve zapolnitve celic, barve pisave, slogov robov itd. Razlika je v tem, da je bolj prilagodljivo in dinamično - ob spremembi podatkov se pogojno oblikovanje samodejno posodobi, daodražajo spremembe.

Pogojno oblikovanje lahko uporabite za posamezne celice ali celotne vrstice na podlagi vrednosti same oblikovane celice ali druge celice. Za pogojno oblikovanje podatkov lahko uporabite prednastavljena pravila kot so barvne lestvice, podatkovne vrstice in nabori ikon, ali ustvarite pravila po meri kjer določite, kdaj in kako naj bodo izbrane celice označene.

Kje v Excelu je pogojno oblikovanje?

V vseh različicah programa Excel 2010 do Excel 365 je pogojno oblikovanje na istem mestu: Domov zavihek> Stili skupina> Pogojno oblikovanje .

Zdaj, ko veste, kje v Excelu najdete pogojno oblikovanje, si poglejmo, kako ga lahko uporabite pri vsakdanjem delu, da bo projekt, ki ga trenutno izvajate, bolj smiseln.

Za naše primere bomo uporabili Excel 365, ki se zdi trenutno najbolj priljubljena različica. Vendar so možnosti v vseh Excelovih različicah v bistvu enake, tako da ne boste imeli težav pri sledenju ne glede na to, katera različica je nameščena v vašem računalniku.

Kako uporabljati pogojno oblikovanje v programu Excel

Če želite resnično izkoristiti zmogljivosti pogojne oblike, se morate naučiti uporabljati različne vrste pravil. Dobra novica je, da katero koli pravilo boste uporabili, opredeljuje dve ključni stvari:

• Za katere celice velja pravilo.
• Kateri pogoj mora biti izpolnjen.

Tukaj je opisan način uporabe pogojnega oblikovanja v Excelu:

1. V preglednici izberite celice, ki jih želite oblikovati.
2. Na Domov v zavihku Stili skupino, kliknite Pogojno oblikovanje .
3. Iz nabora vgrajenih pravil izberite tisto, ki ustreza vašemu namenu.

Na primer, označili bomo vrednosti, manjše od 0, zato kliknemo Pravila za označevanje celic > Manj kot...

Ko je to končano, Excel prikaže predogled oblikovanih podatkov. Če ste s predogledom zadovoljni, kliknite V REDU .

Na podoben način lahko uporabite katero koli drugo vrsto pravila, ki je primernejša za vaše podatke, na primer:

• Večje ali enako
• Med dvema vrednostma
• Besedilo, ki vsebuje določene besede ali znake.
• Datum, ki se pojavlja v določenem območju
• Podvojene vrednosti
• Številke N zgoraj/spodaj

Kako uporabiti prednastavljeno pravilo z oblikovanjem po meri

Če vam nobena od vnaprej določenih oblik ne ustreza, lahko za ozadje, pisavo ali robove celic izberete katero koli drugo barvo:

1. V pogovornem oknu s prednastavljenim pravilom s spustnega seznama na desni strani izberite Format po meri...
2. V Oblikovanje celic pogovorno okno, preklapljajte med Pisava , Meja in . Napolnite in izberite želeni slog pisave, slog obrobe in barvo ozadja. Pri tem se takoj prikaže predogled izbranega formata. Ko končate, kliknite V REDU .
3. Kliknite . V REDU še enkrat zaprite prejšnje pogovorno okno in uporabite izbrano oblikovanje po meri.

Nasveti:

• Če želite več barv kot jih ponuja standardna paleta, kliknite Več barv... gumb na Napolnite ali Pisava zavihek.
• Če želite uporabiti gradientna barva ozadja , kliknite na Gumb Učinki zapolnitve na Napolnite in izberite želene možnosti.

Kako ustvariti novo pravilo pogojnega oblikovanja

Če nobeno od prednastavljenih pravil ne ustreza vašim potrebam, lahko ustvarite novo pravilo od začetka. Če želite to storiti, sledite naslednjim korakom:

1. Izberite celice, ki jih želite oblikovati, in kliknite Pogojno oblikovanje> Novo pravilo .
2. V Novo pravilo za oblikovanje v pogovornem oknu, ki se odpre, izberite vrsto pravila.

Če želite na primer oblikovati celice z odstotno spremembo, manjšo od 5 % v obe smeri, izberite Oblikujte samo celice, ki vsebujejo in nato konfigurirajte pravilo, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Kliknite . V REDU dvakrat zaprite obe pogovorni okni in pogojno oblikovanje je končano!

Excelovo pogojno oblikovanje na podlagi druge celice

V prejšnjih primerih smo označili celice na podlagi "trdno zakodiranih" vrednosti. Vendar je v nekaterih primerih bolj smiselno, da pogoj utemeljite na vrednosti v drugi celici. Prednost tega pristopa je, da se bo ne glede na to, kako se bo vrednost celice spremenila v prihodnosti, vaše oblikovanje samodejno prilagodilo tej spremembi.

Kot primer označimo cene v stolpcu B, ki so višje od mejne cene v celici D2:

1. Kliknite . Pogojno oblikovanje > Pravila za označevanje celic > Več kot...
2. V pogovornem oknu, ki se prikaže, postavite kazalec v besedilno polje na levi strani (ali kliknite Dialogno okno za zrušitev ) in izberite celico D2.
3. Ko končate, kliknite V REDU .

Tako bodo vse cene, ki so višje od vrednosti v D2, označene z izbrano barvo:

To je najpreprostejši primer pogojnega oblikovanja na podlagi druge celice. Za bolj zapletene scenarije je morda potrebna uporaba formul. Več primerov takšnih formul in navodila po korakih najdete tukaj:

• Excelove formule za pogojno oblikovanje na podlagi druge celice
• Kako spremeniti barvo vrstice na podlagi vrednosti celice
• Videoposnetek: Formula za pogojno oblikovanje na podlagi druge celice

Uporabite več pravil pogojnega oblikovanja za iste celice

Pri uporabi pogojnih oblik v Excelu niste omejeni le na eno pravilo na celico. Uporabite lahko toliko pravil, kolikor jih zahteva vaša poslovna logika.

Ustvarite lahko na primer 3 pravila, ki z rdečo barvo označujejo cene, višje od 105 USD, z oranžno barvo cene, višje od 100 USD, in z rumeno barvo cene, višje od 99 USD. Da bodo pravila delovala pravilno, morate jih uredite v pravilnem vrstnem redu. Če je pravilo "večje od 99" postavljeno na prvo mesto, se bo uporabilo samo rumeno oblikovanje, ker se drugi dve pravili ne bosta mogli sprožiti - seveda je vsako število, ki je večje od 100 ali 105, tudi večje od 99 :)

Če želite spremeniti pravila, morate storiti naslednje:

1. Izberite katero koli celico v naboru podatkov, ki jo pokrivajo pravila.
2. Odprite Upravitelj pravil s klikom na Pogojno oblikovanje> Upravljanje pravil...
3. Najprej kliknite pravilo, ki ga je treba uporabiti, nato pa uporabite puščica navzgor enako storite za pravilo, ki je drugo po prioriteti.
4. Izberite Ustavi se, če je to res potrditveno polje poleg vseh pravil razen zadnjega, ker ne želite, da se naslednja pravila uporabijo, ko je izpolnjen predhodni pogoj.

Kaj je funkcija Stop if True v pogojnem oblikovanju programa Excel?

Možnost Ustavi, če je res v pogojnem oblikovanju preprečuje, da bi Excel obdelal druga pravila, če je izpolnjen pogoj v trenutnem pravilu. Z drugimi besedami, če sta za isto celico nastavljeni dve ali več pravil in Ustavi se, če je True je omogočeno za prvo pravilo, naslednja pravila se po aktiviranju prvega pravila ne upoštevajo.

V zgornjem primeru smo to možnost že uporabili za ignoriranje naslednjih pravil, kadar velja pravilo, ki ima prednost kot prvo. Ta uporaba je povsem očitna. Tukaj pa je še nekaj primerov, kjer je uporaba možnosti Ustavi se, če je to res funkcija ni tako očitna, vendar je zelo koristna:

• Kako prikazati samo nekatere elemente nabora ikon
• Izključitev praznih celic iz pogojnega oblikovanja

Kako urediti pravila pogojnega oblikovanja programa Excel

Če želite nekaj spremeniti obstoječe pravilo, postopajte na naslednji način:

1. Izberite katero koli celico, za katero velja pravilo, in kliknite Pogojno oblikovanje> Upravljanje pravil...
2. V Upravitelj pravil pogovorno okno, kliknite pravilo, ki ga želite spremeniti, in nato kliknite Uredi pravilo... gumb.
3. V Urejanje pravila oblikovanja pogovorno okno, vnesite zahtevane spremembe in kliknite V REDU da shranite spremembe.

   To pogovorno okno je zelo podobno pogovornemu oknu Novo pravilo za oblikovanje pogovorno okno za ustvarjanje novega pravila, zato z njim ne boste imeli težav.

Nasvet. Če ne vidite pravila, ki ga želite urediti, izberite Ta delovni list iz Prikaži pravila oblikovanja za spustni seznam na vrhu Upravitelj pravil To prikaže seznam vseh pravil v delovnem listu.

Kako kopirati pogojno oblikovanje programa Excel

Če želite prej ustvarjeno pogojno oblikovanje uporabiti za druge podatke, vam podobnega pravila ni treba ustvariti znova od začetka. Preprosto uporabite program Format Painter za kopiranje obstoječega pravila pogojnega oblikovanja v drug niz podatkov:

1. Kliknite katero koli celico z oblikovanjem, ki ga želite kopirati.
2. Kliknite . Domov > Format Painter To bo spremenilo kazalec miške v čopič.

   Nasvet. Če želite oblikovanje kopirati v več nesorodnih celic ali obsegov, dvakrat kliknite Format Painter .

3. Če želite prilepiti kopirano oblikovanje, kliknite na prvo celico in povlecite čopič navzdol do zadnje celice v območju, ki ga želite oblikovati.
4. Ko končate, pritisnite Esc prenehati uporabljati čopič.
5. Izberite katero koli celico v novem naboru podatkov, odprite Upravitelj pravil in preverite kopirano(-a) pravilo(-a).

Opomba: Če kopirano pogojno oblikovanje uporablja formulo, boste morda morali po kopiranju pravila prilagoditi sklicevanja na celice v formuli.

Kako izbrisati pravila pogojnega oblikovanja

Najlažji del sem prihranil za konec :) Če želite izbrisati pravilo, lahko:

• Odprite Upravitelj pravil pogojnega oblikovanja , izberite pravilo in kliknite gumb Brisanje pravila gumb.
• Izberite obseg celic, kliknite Pogojno oblikovanje> Jasna pravila in izberite možnost, ki ustreza vašim potrebam.

Tako v Excelu izvajate pogojno oblikovanje. Upamo, da so vam ta zelo preprosta pravila, ki smo jih ustvarili, pomagala razumeti osnove. V nadaljevanju lahko najdete še nekaj učbenikov, ki vam lahko pomagajo razumeti notranjo mehaniko in razširiti pogojno oblikovanje v vaših preglednicah daleč prek njegovih tradicionalnih uporab.

Praktični delovni zvezek za prenos

Excelovo pogojno oblikovanje - primeri (.xlsx datoteka)