Pokud vaše práce zahrnuje obchodní korespondenci, pak jistě píšete dopisy se žádostí o pomoc , příležitostně nebo pravidelně. Může se jednat o žádost o zaměstnání, povýšení nebo schůzku, žádost o informace nebo doporučení, dopis o přízni nebo charakterové doporučení. Takové dopisy je obtížné napsat a ještě obtížnější je napsat je takovým způsobem, aby příjemce povzbudily k ochotné a nadšené odpovědi.

Co se týče dopisy s žádostí o peníze , nejrůznějších žádostí o sponzorství, dary či finanční prostředky, jistě mi dáte za pravdu, že k získání odpovědi je často potřeba zázrak : ) Samozřejmě vám nemohu zaručit, že naše tipy a vzory dopisů ten zázrak udělají, ale rozhodně vám ušetří nějaký čas a ulehčí práci s psaním.

Tip na úsporu času ! Pokud komunikujete e-mailem, můžete ušetřit ještě více času přidáním všech těchto vzorových obchodních dopisů přímo do aplikace Outlook. A pak budete moci odesílat personalizované obchodní e-maily na míru jediným kliknutím myši!

Stačí k tomu doplněk Sdílené šablony e-mailů, který vidíte vpravo. Jakmile jej budete mít v Outlooku, nebudete muset stále dokola psát stejné fráze.

Stačí dvakrát kliknout na šablonu a za okamžik najdete text vložený do těla zprávy. Veškeré formátování, hypertextové odkazy, obrázky a podpisy budou na svém místě!

Neváhejte a vyzkoušejte ji hned teď; bezplatná verze je k dispozici ke stažení na Microsoft AppStore.

No, ale zpět k psaní obchodních dopisů, dále v článku najdete:

Formát obchodního dopisu

Obchodní dopis je formální způsob komunikace, a proto vyžaduje zvláštní formát. Pokud posíláte e-mail, možná vás formát dopisu příliš nezajímá, ale pokud píšete tradiční papírový obchodní dopis, mohou vám pomoci níže uvedená doporučení. Za osvědčený postup se považuje tisk obchodního dopisu na standardní bílý papír o rozměrech 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Adresa odesílatele. Obvykle začínáte psaním vlastní adresy. V britské angličtině se adresa odesílatele obvykle píše do pravého horního rohu dopisu. V americké angličtině se adresa odesílatele umisťuje do levého horního rohu.

   Nemusíte psát jméno ani titul odesílatele, protože jsou součástí závěru dopisu. Zadejte pouze adresu ulice, města a poštovní směrovací číslo a případně telefonní číslo a e-mailovou adresu.

   Pokud píšete na hlavičkovém papíře, tento bod vynechejte.

2. Datum . několik řádků pod hlavičkou dopisu nebo zpáteční adresou napište datum. Standardem jsou 2-3 řádky (přípustné jsou jeden až čtyři řádky).
3. Referenční linka (nepovinné) . pokud se váš dopis vztahuje k nějaké konkrétní informaci, jako je číslo pracovního místa nebo faktury, uveďte ji pod datem. pokud odpovídáte na nějaký dopis, odkažte se na něj. Například
   • Re: Faktura č. 000987
   • Re: Váš dopis ze dne 4. 1. 2014
4. Oznámení o příjezdu (nepovinné) . Pokud chcete uvést poznámku o soukromé nebo důvěrné korespondenci, napište ji pod referenční řádek velkými písmeny, je-li to vhodné. Například PERSONAL nebo CONFIDENTIAL.
5. Vnitřní adresa . jedná se o adresu příjemce vašeho obchodního dopisu, ať už se jedná o fyzickou osobu, nebo o společnost. Vždy je lepší psát konkrétní osobě ve společnosti, které píšete.

   Standardem jsou 2 řádky pod předchozí položkou, kterou jste napsali, přípustných je 1 až 6 řádků.

6. Řádek pozornosti (nepovinné). Zadejte jméno osoby, kterou se snažíte kontaktovat. Pokud jste jméno osoby napsali do pole Vnitřní adresa, řádek Pozor přeskočte.
7. Pozdrav . použijte stejné jméno jako vnitřní oslovení, včetně titulu. Pokud osobu, které píšete, znáte a obvykle ji oslovujete křestním jménem, můžete do pozdravu napsat například křestní jméno: Milá Jane. Ve všech ostatních případech je běžné oslovovat osobu osobním titulem a příjmením, za kterým následuje například čárka nebo dvojtečka:
   • Pan Brown:
   • Vážený pane doktore Browne:
   • Vážená paní Smithová,

   Pokud neznáte jméno příjemce nebo si nejste jisti, jak se píše, použijte jeden z následujících pozdravů:

   • Dámy
   • Pánové
   • Vážený pane
   • Vážený pane nebo paní
   • Komukoli, koho se to týká
8. Předmět (nepovinné): Za pozdravem ponechte dva nebo tři prázdné řádky a napište podstatu dopisu velkými písmeny, buď zarovnanou vlevo, nebo na střed. Pokud jste přidali řádek s odkazem (3), může být řádek s předmětem nadbytečný. Zde je několik příkladů:
   • REFERENČNÍ DOPIS
   • OBÁLKOVÝ LIST
   • ŽÁDOST O VÝMĚNU VÝROBKU
   • POPTÁVKA NA PRÁCI
9. Tělo . jedná se o hlavní část vašeho dopisu, která se obvykle skládá ze 2 - 5 odstavců, přičemž mezi každým odstavcem je prázdný řádek. v prvním odstavci napište přátelský úvod a poté uveďte hlavní myšlenku. v dalších několika odstavcích uveďte základní informace a podpůrné detaily. nakonec napište závěrečný odstavec, kde zopakujete účel dopisu a požádáte o nějakou akci, pokud jeviz tipy pro psaní přesvědčivých obchodních dopisů.
10. Uzavírání. Jak víte, existuje několik obecně uznávaných doplňovacích uzávěrů. Který z nich zvolíte, záleží na tónu vašeho dopisu. Např,
    • S úctou (velmi formálně)
    • S pozdravem nebo s úctou nebo s pozdravem (nejužitečnější závěry v obchodních dopisech).
    • S pozdravem, srdečně Váš (trochu osobnější a přátelštější)

    Závěr se obvykle píše na stejném svislém místě jako datum a jeden řádek za posledním hlavním odstavcem. Velké písmeno se píše pouze na prvním místě a mezi závěrem a podpisovým blokem se ponechávají tři nebo čtyři řádky. Pokud za pozdravem následuje dvojtečka, přidejte za závěr čárku; jinak se za závěrem nevyžaduje žádná interpunkce.

11. Podpis. Podpis zpravidla následuje čtyři prázdné řádky za Bezplatným uzavřením. Pod podpis napište své jméno a případně přidejte titul.
12. Skříně. Tento řádek informuje příjemce o tom, jaké další dokumenty, například životopis, jsou k vašemu dopisu přiloženy. Níže jsou uvedeny běžné styly:
    • Přiloženo.
    • Přiložte.
    • Skříně: 2
    • Skříně (2)
13. Iniciály písaře (nepovinné) . tato složka slouží k označení osoby, která pro vás dopis psala na stroji. pokud jste dopis psali sami, tuto složku vynechejte. obvykle identifikační iniciály obsahují tři vaše iniciály psané velkými písmeny a pak dvě nebo tři iniciály písaře psané malými písmeny. například, JAM/dmc , JAM:cm . Tato složka se však dnes používá poměrně zřídka, a to ve velmi formálních obchodních dopisech.

    Níže si můžete prohlédnout správně naformátovaný vzorový darovací dopis. Z příkladů se to vždycky lépe pochopí, že?

    

10 tipů, jak napsat přesvědčivý dopis s žádostí o pomoc

Níže naleznete 10 strategií, jak napsat dopisy s žádostí tak, aby čtenáře přesvědčily k odpovědi nebo jednání.

1. Poznejte svého adresáta . Než začnete sestavovat dopis se žádostí, položte si tyto otázky: Kdo je můj čtenář a jak přesně mi může pomoci? Jsou to lidé s rozhodovací pravomocí, nebo jen předají mou žádost vyššímu úředníkovi? Styl i obsah vašeho dopisu se žádostí bude záviset na postavení čtenáře.
2. Nebuďte mnohomluvní . buďte jasní, struční a věcní. Platí pravidlo - nepoužívejte dvě slova, když by stačilo jedno. Stačí si vzpomenout na slavný citát Marka Twaina - "Neměl jsem čas napsat krátký dopis, tak jsem místo toho napsal dlouhý." Člověk v jeho postavení si to mohl dovolit a... nic nežádal : ).
3. Usnadněte čtení dopisu . při psaní dopisu s žádostí neodbíhejte od tématu a nemaťte čtenáře tím, že se odchýlíte od hlavní myšlenky. vyhněte se dlouhým, sevřeným větám a odstavcům, protože jsou zastrašující a těžko stravitelné. místo toho používejte jednoduché, oznamovací věty a dlouhá souvětí rozdělujte čárkami, dvojtečkami a středníky. při změně myšlenky nebo nápadu začněte nový odstavec.

   Zde je velmi špatný příklad motivačního dopisu:

   " Ve všech ohledech se zdá, že moje kvalifikace odpovídá přáním vyjádřeným ve vašem inzerátu, a na základě hlasu z blogů vaší společnosti si opravdu myslím, že jsem byl předurčen pro [pozici] ve vaší společnosti."

   A tohle je dobrý příklad:

   Viz_také: Jak přidat čáru do grafu aplikace Excel: průměrná čára, referenční hodnota atd.

   " Mám dobré dovednosti a zkušenosti v oblasti [Vaše oblast působnosti] a byl bych Vám velmi vděčný, kdybyste mě zvážili pro jakoukoli vhodnou pozici."

   Pamatujte, že pokud váš dopis s žádostí vypadá čitelně, má větší šanci, že bude přečten!

4. Přidání výzvy k akci . Vkládejte do dopisů s žádostmi akci, kdekoli je to možné. Nejjednodušší je používat akční slovesa a aktivní hlas namísto pasivního.
5. Přesvědčujte, ale nevyžadujte . Nechovejte se k adresátům, jako by vám něco dlužili. Místo toho upoutejte pozornost čtenáře zmínkou o společných věcech a zdůrazněte výhody jednání.
6. Nebuďte zatěžující . poskytněte čtenářům všechny potřebné informace a řekněte, co přesně chcete, aby udělali. zjednodušte práci pro osobu, která má odpovědět - uveďte kontaktní informace, přímá telefonní čísla, uveďte odkazy nebo přiložte soubory, cokoli je vhodné.
7. Pište přátelsky a apelujte na city čtenáře. . ačkoli píšete obchodní dopis, nebuďte zbytečně věcní. Přátelské dopisy dělají přátele, proto pište své dopisy s prosbou přátelsky, jako byste mluvili se svým skutečným přítelem nebo starým známým. Všichni jsme lidé a může být dobré apelovat na lidskost, velkorysost nebo sympatie vašeho korespondenta.
8. Zůstaňte zdvořilí a profesionální I když píšete žádost o zrušení objednávky nebo stížnostní dopis, zůstaňte zdvořilí a slušní, jednoduše uveďte problém (problémy), poskytněte všechny relevantní informace a určitě se vyhněte výhrůžkám a pomluvám.
9. Pozor na gramatiku ! Zopakujme si známé rčení: "Gramatika se počítá na první dojem." Špatná gramatika stejně jako špatné chování může vše zkazit, proto nezapomeňte zkontrolovat všechny obchodní dopisy, které posíláte.
10. Kontrola před odesláním . až dopis dokončíte, přečtěte si ho nahlas. Pokud vaše klíčová myšlenka není křišťálově jasná, napište ji znovu. Je lepší investovat nějaký čas do přepsání a získat odpověď, než to udělat rychle a nechat dopis rovnou vyhodit do koše.

A nakonec, pokud jste na svůj dopis s žádostí dostali odpověď nebo byla přijata požadovaná opatření, nezapomeňte dotyčnému poděkovat. Zde najdete vzorové děkovné dopisy pro všechny příležitosti.

Ukázky dopisů se žádostí

Níže naleznete několik příkladů dopisů s žádostmi pro různé příležitosti.

Vzor žádosti o doporučující dopis

Vážený pane Browne:

Doufám, že se vám daří dobře. Mám vřelé vzpomínky na vaše pozoruhodné vedení a podporu učitelů během mého působení na střední škole XYZ.

V současné době se hlásím do školského obvodu XYZ a musím předložit tři doporučující dopisy. Obracím se na vás s prosbou, zda byste za mě napsal/a doporučující dopis.

Rád bych vám poskytl několik základních informací, které by vám mohly pomoci, pokud se rozhodnete tento dopis napsat.

V příloze naleznete kopii mého posledního životopisu. V případě potřeby dalších informací mě neváhejte kontaktovat. Těším se na vaše odpovědi a předem děkuji za váš čas.

Žádost o informace

Děkujeme, že jste nám zaslali svůj životopis v reakci na námi inzerovanou nabídku. Kromě vašeho životopisu potřebujeme také tři reference a seznam minulých zaměstnavatelů za poslední tři roky spolu s jejich telefonními čísly.

Naší zásadou je důkladně prověřit minulost každého uchazeče, abychom mohli vybrat nejvhodnější osobu pro tuto práci.

Děkujeme za vaši pomoc. Těšíme se na vaše odpovědi.

Žádost o charakterové reference

se u naší společnosti ucházel o místo v naší . uvedl Vaše jméno jako charakterové doporučení. Byl byste tak laskav a poskytl nám Vaše písemné hodnocení této osoby.

Ujišťujeme vás, že vaše odpověď bude považována za důvěrnou. Děkujeme předem.

Žádost o dar

Posílám vám to jako kolegovi z naší komunity. Jsem si jistý, že si stejně jako já vážíte toho, že žijete v tak klidné a tiché čtvrti.

Víte, že někdy je třeba jednat, aby se v obci udržel klid a mír? Jak možná víte, náš místní komunitní výbor se v posledních dvou měsících scházel, aby se pokusil najít způsob, jak snížit počet vloupání v naší oblasti. Minulý týden zveřejnil svá doporučení, jak nejlépe bojovat s tímto problémem.

Jejich hlavní doporučení požaduje zvýšení počtu policejních a bezpečnostních hlídek, které by doplnily místní program sousedských hlídek. Potřebná částka bohužel není zahrnuta v letošních rozpočtových prostředcích obce.

Proto jsem se jako znepokojený člen této komunity rozhodl, že můj podnik věnuje na pokrytí dodatečných nákladů na bezpečnost každý dolar vybraný v komunitě. Vyzývám vás, abyste se ke mně dnes připojili a podpořili tuto záslužnou věc pro naše společné dobro.

Chcete-li přispět ještě dnes, můžete se zastavit v jedné z našich dvou prodejen a vložit svůj dar do schránek umístěných poblíž předních pokladen. Pokud se nemůžete dostavit do prodejny, zašlete šek nebo peněžní poukázku vystavenou na společnost "XYZ" a pošlete ji na výše uvedenou adresu.

Předem děkujeme.

Žádost o laskavost

Píši vám, abych vás požádal o laskavost, kterou byste pro mě, doufám, mohl udělat.

Za necelé tři měsíce budu skládat , s nadějí, že nastoupím na , kde mají nejlepší program pro absolventy školy pro obor, o který mám zájem.

Škola klade extrémně velký důraz na úspěch studenta při zkoušce, a proto se cítím být pod velkým tlakem, abych dosáhl nadprůměrného výsledku při zkoušce Graduate Record Examination.

Vzhledem k tomu, že jste nedávno absolvoval studium v , jste přirozeně první osobou, která mě napadla, když jsem zvažoval, koho bych mohl oslovit, aby mi pomohl. Nežádám o příliš mnoho času, opravdu bych ocenil jakékoli tipy, které byste mi mohl dát, a několik lekcí o , které cítím jako svá nejslabší místa.

Doufám, že mi dáte kladnou odpověď. Děkuji předem.

Žádost o vrácení / výměnu výrobku

Dne jsem si objednal , obdržel jsem ho dne Zjistil jsem, že zakoupený výrobek má následující problém:

Vzhledem k tomu, že vámi dodaný výrobek nemá vyhovující kvalitu , mám nárok na jeho vrácení a žádám vás o potvrzení, že tak učiníte v následujících sedmi dnech. Rovněž vás žádám o potvrzení, zda zajistíte jeho vyzvednutí nebo mi uhradíte náklady na jeho vrácení.

Těším se, že do sedmi dnů od data tohoto dopisu obdržím Vaše uspokojivé návrhy na vyřízení mé pohledávky.

*****

A to je pro dnešek vše. Doufejme, že vám tyto informace pomohou sestavit správně naformátovaný obchodní dopis obecně a přesvědčivý dopis s žádostí zvláště a vždy získat požadovanou odpověď. Děkujeme za přečtení!