Как предоставить общий доступ к календарю Outlook

Michael Brown

04-06-2023 Outlook
  • Поделись Этим
Michael Brown

Оглавление

В учебнике показаны различные способы создания общего календаря в Outlook для Office 365 и учетных записей на базе Exchange, объясняется, как создать общий календарь в Outlook без Exchange и устранить различные проблемы синхронизации.

Хотите сообщить коллегам, друзьям и членам семьи о своем расписании, чтобы они могли видеть свободное время? Самый простой способ - поделиться с ними своим календарем Outlook. В зависимости от того, используете ли вы локально установленное настольное приложение или Outlook Online, учетную запись Exchange Server в организации или частную учетную запись POP3 / IMAP дома, будут доступны разные варианты.ты.

Этот учебник посвящен Рабочий стол Outlook Приложение используется в сочетании с сервером Exchange и Outlook для Office 365. Если вы используете Outlook Online, см. раздел Как предоставить общий доступ к календарю в Outlook в Интернете.

    Совместное использование календаря Outlook

    Поскольку Microsoft Outlook предоставляет несколько различных вариантов совместного использования календаря, очень важно понять, что именно делает каждый из них, чтобы выбрать наиболее подходящий для ваших нужд.

    Отправка приглашения для совместного использования календаря

    Отправив приглашение другим пользователям, вы позволяете им просматривать ваш календарь в их собственном Outlook. Вы можете указать разный уровень доступа для каждого получателя, и общий календарь будет автоматически обновляться на их стороне. Эта опция доступна для учетных записей Exchange и Office 365, а также Outlook.com и Outlook Online (он же Outlook on the web или OWA). Смотрите, как предоставить общий доступ к календарю Outlook.

    Публикация календаря в Интернете

    Публикуя свой календарь Outlook в Интернете, вы можете предоставить любому человеку возможность просматривать его как веб-страницу в браузере или импортировать ICS-ссылку в свой Outlook. Эта функция доступна в учетных записях на базе Exchange, учетных записях, имеющих доступ к веб-серверу, поддерживающему протокол WebDAV, Outlook on the web и Outlook.com. Смотрите, как опубликовать календарь Outlook.

    Отправка снимка календаря по электронной почте

    Статическая копия вашего календаря отправляется получателю как вложение электронной почты. Получатель увидит только снимок ваших встреч на момент отправки письма, никакие обновления, которые вы сделаете после этого, не будут ему доступны. Эта опция предусмотрена в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010, но больше не поддерживается в Office 365 и Outlook 2019. См. как отправить календарь Outlook по электронной почте.

    Как предоставить общий доступ к календарю Outlook

    Для учетных записей Office 365 или Exchange Microsoft предоставляет возможность совместного использования календаря, который обновляется автоматически. Для этого достаточно отправить приглашение к совместному использованию своим коллегам или людям за пределами компании.

    Примечание. Наши скриншоты были сделаны в Outlook для Office 365. Шаги для учетных записей Exchange Server с Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010 в основном одинаковы, хотя могут быть небольшие различия в интерфейсе.

    Чтобы открыть общий доступ к календарю Outlook, выполните следующие действия:

    1. Откройте календарь в Outlook.
    2. На Главная во вкладке Управление календарями группу, нажмите Календарь акций и выберите нужный из выпадающего меню.

  • Сайт Свойства календаря Появляется диалоговое окно с Разрешения Здесь вы можете увидеть список пользователей, которые в настоящее время имеют доступ к вашему календарю. По умолчанию в календаре отображается " Можно просматривать, когда я занят " дается каждому внутреннему пользователю, хотя этот параметр может быть изменен вашим ИТ-администратором различными способами.

    • Чтобы отправить приглашение к совместному использованию лицам внутри или за пределами вашей организации, нажмите кнопку Добавить кнопка.

  • В Добавить пользователей окно, выполните поиск пользователей в адресной книге, выберите имя в списке и нажмите кнопку Добавить Или введите адреса электронной почты непосредственно в Добавить После этого нажмите кнопку OK .

    • Примечание. Знак запрета (кружок с обратной косой чертой) рядом с чьим-либо именем означает, что календарь не может быть предоставлен этому пользователю.

  • Еще в Свойства календаря В окне выберите пользователя и выберите уровень доступа, который вы хотите предоставить ( посмотреть все детали по умолчанию). После завершения нажмите OK .

    • Приглашение к совместному использованию будет отправлено каждому добавленному вами получателю. Как только пользователь в вашей организации нажмет кнопку Принять ваш календарь появится в их Outlook в разделе Общие календари Для внешних пользователей процесс немного отличается, для полной информации смотрите статью Как добавить общий календарь в Outlook.

    Совет. Совместное использование не ограничивается календарями по умолчанию, автоматически созданными для каждого профиля Outlook. Вы также можете создать новый общий календарь Для этого в папке "Календарь" нажмите кнопку Главная вкладка> Добавить календарь > Создать новый пустой календарь , сохраните его в любой папке по вашему выбору, а затем поделитесь им, как описано выше.

    Прекращение совместного использования календаря Outlook

    Чтобы прекратить совместное использование календаря с определенным пользователем, нужно сделать следующее:

    1. Откройте Разрешения календаря диалоговое окно ( Главная вкладка> Календарь акций ).
    2. На Разрешения выберите пользователя, чей доступ вы хотите отозвать, и нажмите кнопку Удалить .
    3. Нажмите OK .

    Примечание. Office 365 может потребоваться некоторое время для синхронизации и удаления вашего календаря из Outlook пользователя.

    Разрешения общего календаря Outlook

    В общем календаре Outlook разрешения означают уровень доступа, который вы хотите предоставить другим пользователям. Опции различны для пользователей внутри и вне вашей организации.

    Первые три уровня могут быть предоставлены как внутренним, так и внешним пользователям:

    • Можно просматривать, когда я занят - получатель может видеть только то время, когда вы заняты.
    • Можно просматривать названия и местоположение - получатель увидит вашу доступность, а также тему и место встречи.
    • Можно просмотреть все детали - получатель будет видеть всю информацию, относящуюся к вашим событиям, точно так же, как видите ее вы.

    Две дополнительные опции доступны для людей внутри вашей компании:

    • Можно редактировать - получатель может редактировать данные о вашей встрече.
    • Делегат - позволяет действовать от вашего имени, например, отвечать на запросы о встрече за вас и создавать новые встречи.

    Еще один вариант доступен для всей организации, а не для отдельных пользователей:

    • Нет - нет доступа к вашему календарю.

    Как изменить разрешения общего календаря

    Чтобы изменить права доступа того, кто в настоящее время имеет доступ к вашему календарю, сделайте следующее:

    1. Щелкните правой кнопкой мыши целевой календарь на панели навигации и выберите Совместное использование разрешений из контекстного меню. (Или нажмите Календарь акций на Главная вкладку и выберите календарь).

    В результате откроется Свойства календаря диалоговое окно на Разрешения вкладка, на которой отображаются все пользователи, которым в настоящее время предоставлен общий доступ к вашему календарю, и их разрешения.

  • Выберите пользователя и выберите уровень разрешений, который вы хотите предоставить.
  • Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и закрыть окно.

    • Получатель будет уведомлен о том, что его разрешения были изменены, и обновленный вид календаря отобразится в его Outlook.

    Разрешения общего календаря Outlook не работают

    Большинство проблем и ошибок возникает из-за различных проблем с конфигурацией или разрешениями. Ниже вы найдете наиболее распространенные проблемы и способы их решения.

    Общий календарь Outlook отображается серым цветом или отсутствует

    Если Календарь акций Кнопка выделена серым цветом или недоступна в вашем Outlook, скорее всего, у вас нет учетной записи Exchange, или ваш сетевой администратор отключил общий доступ к календарю для вашей учетной записи.

    Ошибка "Этот календарь не может быть использован совместно"

    Если вы не можете отправить приглашения к совместному использованию из-за ошибки "Этот календарь не может быть совместно использован одним или несколькими людьми...", возможно, адрес электронной почты, который вы добавили, недействителен, или находится в группе Office 365, или уже есть в списке совместного использования.

    Разрешения календаря совместного доступа не обновляются

    Довольно часто проблемы вызывают устаревшие и дублирующиеся записи в списке Разрешения. Чтобы исправить это, откройте файл Свойства календаря диалоговое окно на Разрешения Также удалите пользователей, которые покинули вашу организацию или которым не разрешен доступ к календарю. На некоторых форумах сообщается, что удаление всех текущих разрешений, кроме разрешений по умолчанию, решает проблему. Если ни одно из вышеперечисленных предложений не помогло, попробуйте следующие общие исправления Outlook:

    • Отключите режим кэшированного обмена. Подробные инструкции можно найти здесь.
    • Обновите Office до последней версии.
    • Запустите Outlook в безопасном режиме. Для этого вставьте перспектива /безопасность в поле поиска и нажмите Enter.

    Если проблема сохраняется, причина может быть на стороне Exchange Server, поэтому попробуйте обратиться за помощью к вашим IT-специалистам.

    Как предоставить общий доступ к календарю Outlook без Exchange

    Функция совместного доступа, описанная в предыдущих разделах, доступна только для учетных записей Office 365 и Outlook на базе Exchange. Если вы используете Outlook как отдельное приложение с личной учетной записью POP3 или IMAP, рассмотрите следующие альтернативы.

    Опубликуйте свой календарь в Интернете

    Опубликуйте календарь Outlook в Интернете, а затем поделитесь либо HTML-ссылкой для открытия календаря в браузере, либо ICS-ссылкой для подписки на Интернет-календарь. Для получения дополнительной информации см:

    • Как опубликовать календарь в Outlook Online
    • Как добавить Интернет-календарь на рабочий стол Outlook
    • Как подписаться на Интернет-календарь в Outlook в Интернете

    Перенесите календарь в Outlook.com, а затем поделитесь им с друзьями

    Если публикация вам не подходит, самым простым способом может быть создание нового или импорт существующего календаря в Outlook.com, а затем использование функции совместного доступа к календарю.

    Пожалуйста, имейте в виду, что вам необходимо поддерживать актуальную копию календаря в Outlook.com, если вы хотите, чтобы последующие обновления синхронизировались автоматически.

    Подробные инструкции см:

    • Как сохранить календарь Outlook в виде файла .ics
    • Как импортировать файл iCal в Outlook.com
    • Как открыть общий доступ к календарю в Outlook.com

    Как опубликовать календарь Outlook

    Если вы хотите поделиться своим календарем с несколькими пользователями без рассылки индивидуальных приглашений, вы можете опубликовать календарь в Интернете и предоставить прямую ссылку для просмотра в реальном времени.

    Ниже описаны шаги для публикации календаря из Outlook:

    1. Из папки Календарь перейдите в Главная вкладка> Поделиться группу, и нажмите кнопку Опубликовать онлайн > Публикация на WebDAV-сервер ...

  • В появившемся диалоговом окне укажите следующие данные:

    • В Место издания введите расположение вашего сервера WebDAV.
    • Выберите Промежуток времени .
    • Из Деталь в раскрывающемся списке выберите тип доступа, который вы хотите предоставить: Только наличие , Ограниченные сведения (наличие и тематика) или Полная информация .

  • По желанию нажмите кнопку Продвинутый... и выберите, должен ли календарь обновляться автоматически или нет. На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию, которые рекомендуются в большинстве случаев.

  • Когда вы будете готовы опубликовать календарь, нажмите кнопку OK в Публикация календаря на пользовательском сервере окно.
  • Введите учетные данные для сервера WebDAV, когда появится запрос.

    • Outlook уведомит вас об успешном завершении публикации или нет.

    Примечания:

    1. Чтобы использовать эту функцию, необходимо иметь доступ к веб-серверу, который поддерживает протокол распределенной авторизации и версионирования World Wide Web (WebDAV).
    2. На Обмен учетной записи электронной почты, вы увидите Опубликовать этот календарь опция, позволяющая публиковать календарь непосредственно на сервере Exchange вместо сервера WebDAV.
    3. С Office 365 учетной записи, вы также можете публиковать на WebDAV-сервере, при условии, что {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} удален из политики совместного доступа. За дополнительной информацией обратитесь к своему администратору.
    4. Если в вашем Outlook нет такой возможности, используйте Outlook on the web или Outlook.com для публикации календаря в Интернете.

    Как поделиться снимком календаря Outlook в электронном письме

    Если вы хотите поделиться не обновляемой копией календаря, просто отправьте ее по электронной почте в виде вложения. Эта возможность может пригодиться, например, когда вы сделали окончательную версию календаря какого-либо события, не подлежащую дальнейшим изменениям, и хотите, чтобы все участники имели ее копию.

    Чтобы отправить по электронной почте снимок календаря Outlook, выполните следующие действия:

    1. Из папки Календарь перейдите в Главная вкладка> Поделиться группу, и нажмите кнопку Календарь электронной почты . (В качестве альтернативы щелкните правой кнопкой мыши календарь на панели навигации, а затем щелкните Поделиться > Календарь электронной почты... )

  • В открывшемся диалоговом окне укажите информацию, которую вы хотите включить:

    • Из Календарь в раскрывающемся списке выберите календарь для совместного использования.
    • В Диапазон дат поля, укажите период времени.
    • Из Деталь в раскрывающемся списке выберите количество деталей, которые необходимо разделить: Только наличие , Ограниченные подробности или Полная информация .

    По желанию нажмите кнопку Показать кнопка рядом с Расширенный и настроить дополнительные параметры:

    • Выберите, следует ли включать личные элементы и вложения.
    • Выберите макет электронной почты: ежедневное расписание или список событий.

    После завершения нажмите OK.

  • Будет автоматически создано новое сообщение электронной почты с прикрепленным календарем. Вам нужно только ввести получателей в поле Кому и нажать кнопку Отправить .

    • Ваши адресаты получат электронное письмо и смогут просмотреть информацию о календаре прямо в теле сообщения. Или они могут нажать кнопку Открыть этот календарь кнопку вверху или дважды щелкните на прикрепленном .ics-файле, чтобы календарь был добавлен в их Outlook.

    Примечания:

    1. Эта функция поддерживается в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010, но больше не доступна в Outlook 2019 и Outlook для Office 365. В новых версиях вы можете экспортировать свой календарь в файл ICS и поделиться этим файлом с другими людьми, чтобы они могли импортировать его в свой Outlook или другое приложение календаря.
    2. Получатели получают статическая копия вашего календаря за указанный диапазон дат, но они не увидят никаких изменений, которые вы внесли в календарь после отправки его по электронной почте.

    Вот как создать общий календарь в Outlook. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

    Предыдущий пост Вставка изображения в электронное письмо Outlook из OneDrive с помощью общих шаблонов электронной почты
    Следующий пост Как сделать Vlookup с учетом регистра в Excel - примеры формул

    Майкл Браун — увлеченный технологический энтузиаст, стремящийся упростить сложные процессы с помощью программных инструментов. Имея более чем десятилетний опыт работы в технологической отрасли, он отточил свои навыки в Microsoft Excel и Outlook, а также в Google Sheets и Docs. Блог Майкла посвящен тому, чтобы делиться своими знаниями и опытом с другими, предоставляя простые советы и учебные пособия для повышения производительности и эффективности. Являетесь ли вы опытным профессионалом или новичком, в блоге Майкла вы найдете ценную информацию и практические советы, которые помогут вам максимально эффективно использовать эти важные программные инструменты.