В учебнике показано как выполнять проверку орфографии в Excel вручную, с помощью кода VBA и с помощью специального инструмента. Вы узнаете, как проверять орфографию в отдельных ячейках и диапазонах, активном рабочем листе и всей рабочей книге.

Хотя Microsoft Excel не является программой обработки текстов, в нем есть несколько функций для работы с текстом, включая проверку орфографии. Однако проверка орфографии в Excel не совсем такая же, как в Word. Она не предлагает расширенных возможностей, таких как проверка грамматики, и не подчеркивает неправильно написанные слова при вводе текста. Но все же Excel обеспечивает базовые функции проверки орфографии иЭтот учебник научит вас, как получить максимальную выгоду.

Как сделать проверку орфографии в Excel

Независимо от того, какую версию вы используете, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или ниже, в Excel есть 2 способа проверки орфографии: кнопка на ленте и комбинация клавиш.

Просто выберите первую ячейку или ячейку, с которой вы хотите начать проверку, и выполните одно из следующих действий:

• Нажмите клавишу F7 на клавиатуре.
• Нажмите кнопку Правописание кнопка на Обзор во вкладке Проветривание группа.

Это позволит выполнить проверку орфографии на активный рабочий лист :

Если обнаружена ошибка, то Правописание появится диалоговое окно:

На исправить ошибку выберите подходящую опцию под Предложения , и нажмите кнопку Изменить Кнопка. Ошибочно написанное слово будет заменено на выбранное, а следующая ошибка будет доведена до вашего сведения.

Если "ошибка" на самом деле не является ошибкой, выберите один из следующих вариантов:

• На игнорировать текущую ошибку , нажмите Игнорировать один раз .
• На игнорировать все ошибки такой же, как и текущий, нажмите Игнорировать всех .
• На добавить текущее слово в словарь , нажмите Добавить в словарь Это гарантирует, что то же самое слово не будет считаться ошибкой при следующей проверке орфографии.
• На заменить все ошибки такой же, как и текущий, с выбранным предложением, нажмите кнопку Изменить все .
• Позволить Excel исправляет ошибку по своему усмотрению, нажмите Автокоррекция .
• Чтобы установить другой язык корректуры , выберите его из Язык словаря Дропбокс.
• Чтобы просмотреть или изменить настройки проверки орфографии , нажмите кнопку Опции... кнопка.
• На стоп процесс коррекции и закрыть диалоговое окно, нажмите кнопку Отмена кнопка.

Когда проверка орфографии будет завершена, Excel покажет вам соответствующее сообщение:

Проверка орфографии отдельных ячеек и диапазонов

В зависимости от вашего выбора проверка правописания Excel обрабатывает разные области рабочего листа:

Выбрав отдельная клетка вы указываете Excel выполнить проверку орфографии на активный лист включая текст в верхнем и нижнем колонтитулах, комментарии и графику. Выделенная ячейка является отправной точкой:

• Если вы выделите первую ячейку (A1), будет проверен весь лист.
• Если вы выберете другую ячейку, Excel начнет проверку орфографии с этой ячейки и далее до конца рабочего листа. Когда будет проверена последняя ячейка, вам будет предложено продолжить проверку в начале листа.

Для проверки орфографии одна конкретная клетка дважды щелкните по этой ячейке, чтобы перейти в режим редактирования, а затем запустите проверку орфографии.

Чтобы проверить орфографию в диапазон ячеек , выберите этот диапазон, а затем запустите проверку орфографии.

Только для проверки часть содержимого ячейки , щелкните ячейку и выберите текст для проверки в строке формул, или дважды щелкните ячейку и выберите текст в ячейке.

Как проверить орфографию в нескольких листах

Чтобы одновременно проверить несколько листов на наличие орфографических ошибок, сделайте следующее:

1. Выберите вкладки листа, которые необходимо проверить. Для этого нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, одновременно щелкая по вкладкам.
2. Нажмите комбинацию клавиш проверки орфографии ( F7 ) или щелкните по кнопке Правописание кнопка на Обзор вкладка.

Excel проверит орфографические ошибки во всех выбранных рабочих листах:

Когда проверка орфографии будет завершена, щелкните правой кнопкой мыши выбранные вкладки и нажмите Разгруппировать листы .

Как проверить орфографию во всей рабочей книге

Чтобы проверить орфографию на всех листах текущей рабочей книги, щелкните правой кнопкой мыши на любой вкладке листа и выберите пункт Выберите все листы из контекстного меню. Когда все листы выбраны, нажмите F7 или щелкните по кнопке Правописание кнопку на ленте. Да, это так просто!

Как проверить орфографию текста в формулах

Обычно Excel не проверяет текст, управляемый формулами, поскольку ячейка на самом деле содержит формулу, а не текстовое значение:

Однако если вы войдете в режим редактирования, а затем запустите проверку орфографии, она сработает:

Конечно, вам придется проверять каждую ячейку отдельно, что не очень хорошо, но все же этот подход может помочь вам устранить орфографические ошибки в больших формулах, например, в многоуровневых вложенных операторах IF.

Проверка орфографии в Excel с помощью макроса

Если вам нравится автоматизация, вы можете легко автоматизировать процесс поиска неправильно написанных слов в ваших рабочих листах.

Макрос для проверки орфографии в активном листе

Что может быть проще нажатия кнопки? Возможно, эта строка кода :)

Sub SpellCheckActiveSheet() ActiveSheet.CheckSpelling End Sub

Макрос для проверки правописания всех листов активной рабочей книги

Вы уже знаете, что для поиска орфографических ошибок в нескольких листах нужно выбрать соответствующие вкладки листов. Но как проверить скрытые листы?

В зависимости от вашей цели используйте один из следующих макросов.

Чтобы проверить все видимые листы:

Sub SpellCheckAllVisibleSheets() For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets If wks.Visible = True Then wks.Activate wks.CheckSpelling End If Next wks End Sub

Чтобы проверить все листы в активной рабочей книге, видимое и скрытое :

Sub SpellCheckAllSheets() For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets wks.CheckSpelling Next wks End Sub

Выделение неправильно написанных слов в Excel

Этот макрос позволяет найти неправильно написанные слова, просто просматривая лист. Он выделяет ячейки, содержащие одну или несколько орфографических ошибок, красным цветом. Чтобы использовать другой цвет фона, измените код RGB в этой строке: cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0).

Sub HighlightMispelledCells() Dim count As Integer count = 0 For Each Cell In ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cell.Text) Then cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) count = count + 1 End If Next cell If count> 0 Then MsgBox count & " ячейки, содержащие неправильно написанные слова, были найдены и выделены." Else MsgBox "Не было найдено неправильно написанных слов." End If End End IfSub

Как использовать макросы проверки орфографии

Загрузите наш образец рабочей книги с макросами проверки орфографии и выполните следующие действия:

1. Откройте загруженную рабочую книгу и при появлении запроса включите макросы.
2. Откройте собственную рабочую книгу и переключитесь на рабочий лист, который вы хотите проверить.
3. Нажмите Alt + F8, выберите макрос и нажмите кнопку Запускайте .

Образец рабочей книги содержит следующие макросы:

• SpellCheckActiveSheet - выполняет проверку орфографии на активном рабочем листе.
• SpellCheckAllVisibleSheets - проверяет все видимые листы в активной рабочей книге.
• SpellCheckAllSheets - проверяет видимые и невидимые листы в активной рабочей книге.
• HighlightMispelledCells - изменяет цвет фона ячеек, содержащих неправильно написанные слова.

Вы также можете добавить макросы на свой лист, следуя этим инструкциям: Как вставить и запустить код VBA в Excel.

Например, чтобы выделить все ячейки с орфографическими ошибками в текущей электронной таблице, запустите этот макрос:

И получите следующий результат:

Изменение настроек проверки орфографии в Excel

Если вы хотите настроить поведение проверки орфографии в Excel, нажмите кнопку Файл > Опции > Проветривание , а затем установите или снимите флажки со следующих параметров:

• Игнорировать слова в верхнем регистре
• Игнорируйте слова, содержащие цифры
• Игнорировать интернет-файлы и адреса
• Флаг повторяющихся слов

Все опции понятны, может быть, кроме языковых (я могу рассказать о принудительном использовании строгого ё в русском языке, если кому-то интересно :)

На скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию:

Проверка орфографии в Excel не работает

Если проверка орфографии не работает должным образом в вашем рабочем листе, попробуйте воспользоваться этими простыми советами по устранению неполадок:

Кнопка правописания выделена серым цветом

Скорее всего, ваш рабочий лист защищен. Проверка орфографии Excel не работает в защищенных листах, поэтому сначала вам придется снять защиту с рабочего листа.

Вы находитесь в режиме редактирования

В режиме редактирования на наличие орфографических ошибок проверяется только та ячейка, которую вы редактируете в данный момент. Чтобы проверить весь рабочий лист, выйдите из режима редактирования, а затем запустите проверку орфографии.

Текст в формулах не проверяется

Ячейки, содержащие формулы, не проверяются. Чтобы проверить правописание текста в формуле, войдите в режим редактирования.

Найдите опечатки и описки с помощью Fuzzy Duplicate Finder

В дополнение к встроенной функции проверки орфографии Excel, пользователи нашего пакета Ultimate Suite могут быстро находить и исправлять опечатки с помощью специального инструмента, который находится в Ablebits Инструменты вкладка под Найти и заменить :

Нажав на кнопку Поиск опечаток Кнопка открывает панель Fuzzy Duplicate Finder в левой части окна Excel. Вам предстоит выбрать диапазон для проверки на опечатки и настроить параметры поиска:

• Максимальное количество различных символов - ограничить количество различий, которые нужно искать.
• Минимальное количество символов в слове/ячейке - исключить из поиска очень короткие значения.
• Ячейки содержат отдельные слова, разделенные - установите этот флажок, если ваши ячейки могут содержать более одного слова.

Когда параметры настроены должным образом, нажмите кнопку Поиск опечаток кнопка.

Дополнение начинает поиск значений, отличающихся на 1 или более символов, как указано вами. После завершения поиска вам будет представлен список найденных нечетких совпадений, сгруппированных в узлы, как показано на скриншоте ниже.

Теперь необходимо установить правильное значение для каждого узла. Для этого разверните группу и нажмите на символ галочки в поле Действие столбец рядом с нужным значением:

Если узел не содержит нужного слова, щелкните мышью в поле Правильное значение поле рядом с корневым элементом, введите слово и нажмите Enter .

После присвоения правильных значений всем узлам нажмите кнопку Применить и все опечатки в вашем рабочем листе будут исправлены одним махом:

Вот как выполняется проверка орфографии в Excel с помощью Fuzzy Duplicate Finder. Если вам интересно попробовать этот и еще 70 профессиональных инструментов для Excel, вы можете загрузить пробную версию нашего пакета Ultimate Suite.