Acest articol vă va prezenta cel mai impresionant macro din Shared Email Templates - CE TREBUIE SĂ ÎNSCRIEȚI. Acesta poate lipi orice text, număr sau dată pe care îl doriți în e-mail și deschide o listă derulantă cu opțiunile precompletate pe care le puteți alege pentru a completa mesajul dvs. Puteți chiar lipi aceeași valoare de mai multe ori și combina această macro cu altele.

Rămâneți cu mine până la sfârșitul acestui manual și vă voi convinge că o mică macro vă va ajuta să evitați atât de multă muncă manuală încât nici nu vă puteți imagina ;)

Ce este un macro?

Înainte de a începe să explorăm fiecare caracteristică a macroului WHAT TO ENTER, aș dori să subliniez faptul că are următoarea formă:

Pentru comoditate și lizibilitate, îl voi numi WHAT TO ENTER sau chiar mai scurt - WTE. Cu toate acestea, atunci când îl utilizați în șabloanele dvs., vă rugăm să țineți cont de această ortografie.

Acum, permiteți-mi să vă prezint rapid elementele de bază:

• Ce este Shared Email Templates? Am creat această aplicație Outlook pentru ca milioane de utilizatori din întreaga lume să poată evita să facă sarcini repetitive și să se ocupe de corespondența lor de e-mail de rutină în câteva clicuri de mouse. Cu acest add-in puteți crea un set de șabloane, adăugați formatare, link-uri, specificați fișierele care trebuie atașate și câmpurile care trebuie completate și așa mai departe. Mai mult, acele șabloane pe care le puteți rula pemai multe mașini (PC-uri, Mac-uri și tablete Windows) și partajați-le cu colegii dumneavoastră.
• Ce înseamnă macroul în ceea ce privește șabloanele de e-mail partajate? Este un spațiu special care vă poate ajuta să inserați numele și prenumele destinatarului într-un mesaj de e-mail, să atașați fișiere, să lipiți imagini inline, să adăugați adrese de e-mail în câmpurile CC/BCC, să completați subiectul e-mailului, să includeți același text în mai multe locuri din e-mail, etc. Da, etc., deoarece această listă nu este nici pe departe completă :)

Sună promițător, nu-i așa? Atunci să începem :)

CE SE INTRODUCE macro - ce face și când poate fi folosit

Pe scurt, macroul WHAT TO ENTER adaugă spații speciale la șabloanele dvs. astfel încât să obțineți un e-mail completat din mers. Puteți completa acest spațiu cu orice valoare personalizată - text, numere, linkuri, date etc. Alternativ, puteți adăuga lista derulantă și alege una dintre opțiunile de acolo.

În plus, atunci când există mai multe locuri în mesaj pe care trebuie să le completați, WHAT TO ENTER vă va cere să specificați textul de lipit o singură dată și va completa automat toate aceste locuri.

Acum, să analizăm mai îndeaproape fiecare opțiune a macroului și să învățăm să o configurăm corect pentru fiecare caz în parte.

Adăugați informații relevante la e-mailurile Outlook în mod dinamic

Cel mai ușor merge primul :) Imaginați-vă acest lucru: trimiteți un memento clienților dvs. pentru a le notifica despre starea comenzii lor. Desigur, fiecare comandă are un id unic, astfel încât va trebui să lipiți un șablon, apoi să căutați locul numărului de comandă în text și să îl introduceți manual. Aproape că v-am prins ;) Nu, nu veți avea nevoie de asta, deoarece WHAT TO ENTER vă va arăta caseta de introducere în care veți lipi numărul corectcare este inserat imediat în locul necesar din e-mailul dumneavoastră.

Să vedem cum funcționează. Creați un nou șablon, adăugați textul notificării și includeți macroul:

Sfat: Dacă doriți să schimbați sau să eliminați textul din câmpul de completare, nu este nevoie să adăugați din nou macroul, ci doar să îl modificați puțin. Vedeți, în exemplul meu de mai sus, macroul arată astfel: ~%WHAT_TO_ENTER[introduceți numărul comenzii aici;{title: "număr comandă"}]

Dacă eliminați "introduceți numărul de comandă aici" (sau îl înlocuiți cu un text care vă place mai mult), modificați doar primul parametru al macroului:

Notă. Este important ca punctul și virgula să fie lăsată la stânga pentru a nu deteriora aspectul căsuței de introducere.

Lipiți valorile predefinite în mesaj

Să ne uităm mai îndeaproape la șablonul de memento de mai sus. Deși există un număr nelimitat de numere de comenzi, este posibil să existe doar câteva statusuri de comandă. Tastarea de fiecare dată a uneia dintre, să spunem, trei opțiuni nu este foarte rapidă, nu-i așa? Iată că apare " Lista derulantă "Trebuie doar să adăugați o macro, să setați toate valorile posibile și să lipiți șablonul:

The Lista derulantă oferă doi parametri asupra cărora aș dori să vă atrag atenția:

• Utilizatorul poate edita elementul (elementele) selectat(e) - bifați această opțiune și veți putea edita valoarea selectată în lista derulantă înainte de a o lipi în mesaj.
• Utilizatorul poate selecta mai multe elemente separate prin - odată selectată această opinie, puteți verifica mai multe valori deodată. Puteți specifica delimitatorul sau puteți lăsa totul așa cum este, iar delimitatorul ar fi o virgulă.

Poate ați observat că fereastra macroului are acum două locuri de completat - comandă și stare. Deoarece am adăugat două WTE, există un câmp special pentru fiecare dintre ele. Odată ce îl voi adăuga pe al treilea (da, o voi face), vor fi trei locuri. Prin urmare, nu vă veți plictisi de mai multe ferestre pop-up pentru fiecare macro, ci veți completa toate informațiile și veți apăsa OK doar o singură dată înainte de a primi un e-mail gata de a fi trimis.

Inserarea datelor în șabloanele Outlook

Macroul WHAT TO ENTER poate gestiona nu numai text și numere, ci și date. Puteți să le introduceți manual, să le alegeți din calendar sau să apăsați pe Astăzi și data curentă va fi completată automat. Depinde de dumneavoastră.

Așadar, dacă trebuie să specificați un anumit moment, macroul va face o treabă excelentă pentru dumneavoastră.

Revenind la memento-ul nostru, haideți să îl îmbunătățim puțin și să stabilim o dată limită pentru comandă.

Vezi? Trei câmpuri de setat, așa cum am promis ;)

Puneți valorile repetitive în diferite locuri din mesaj

S-ar putea să vă gândiți că va trebui să introduceți atâtea valori câte valori există în șablonul dvs., chiar dacă trebuie să lipiți același text în locuri diferite. Deoarece macroul este conceput pentru a vă economisi timp, nu vă va cere să apăsați niciun buton suplimentar :)

Să aruncăm o privire la fereastra macroului. Dacă schimbați opțiunile, veți vedea că, indiferent care dintre ele este selectată, un element nu se schimbă. Mă refer la rubrica " Titlul ferestrei ", deoarece acesta este cheia pentru a lipi aceeași valoare în diferite locuri dintr-o dată.

Indiferent de opțiunea de lipire pe care o alegeți - text, picătură sau dată -, dacă aveți identice Titlul ferestrei , aceeași valoare va fi lipită. Așadar, puteți crea această macro o singură dată, copiați-o peste tot în șablonul dvs. și bucurați-vă :)

Nestted WHAT TO ENTER sau cum să combinați mai multe macro-uri

WTE poate fi utilizat împreună cu aproape toate celelalte macro-uri din Shared Email Templates. Este posibil să fi observat deja macro-urile imbricate FILLSUBJECT și WHAT TO ENTER din exemplul meu din secțiunea anterioară. Vedeți, tocmai am setat o valoare pentru WTE, această valoare a fost adăugată la textul din FILLSUBJECT și rezultatul a fost trimis la o linie de subiect.

Cu toate acestea, nu toate macrourile pot fi îmbinate cu WHAT TO ENTER. Să activăm modul "merge-macros-like-a-pro" și să îmbinăm câteva macrouri pentru a vedea dacă și cum funcționează și de ce ar putea fi utile pentru dumneavoastră ;)

Exemple de utilizare împreună a mai multor macrocomenzi

Fuzionarea macrourilor este un experiment frumos care se termină în cele din urmă cu o economie de timp. Dacă aruncați o privire la lista de macrouri pentru Șabloane de e-mail partajate, s-ar putea să vă gândiți: "Wow, atât de multe macrouri de explorat!". Alertă de spoiler - nu toate pot fi fuzionate cu WHAT TO ENTER. Acum vă voi arăta cazurile în care acest tip de fuziune funcționează. În capitolul următor veți vedea macrourile care nu vor funcționa în acest mod.

Vorbind în general, puteți combina WHAT TO ENTER cu toate macrogramele FILL și ADD. În acest mod, puteți combina WHAT TO ENTER cu FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC și completa adresele destinatarilor. Astfel, câmpul TO/CC/BCC va fi completat cu e-mailul pe care îl introduceți atunci când lipiți un șablon.

Sau, să luăm macroul INSERT PICTURE FROM URL. Dacă vă amintiți unul dintre tutorialele mele anterioare, acest macro cere adresa URL a imaginii și lipește această imagine în mesaj. Deci, dacă nu sunteți sigur ce imagine să lipiți sau doriți să alegeți o imagine pentru fiecare caz în parte, puteți înlocui link-ul cu WHAT TO ENTER și adăugați link-ul atunci când lipiți un șablon.

Sfat: Dacă știți cu siguranță imaginile din care veți alege, puteți încorpora lista derulantă folosind WTE și să alegeți de acolo link-ul de care aveți nevoie.

Macrogramele care WHAT TO ENTER nu pot fi îmbinate cu

După cum am mai discutat, nu toate macrourile pot fi îmbinate. Iată macrourile pe care nu le veți putea îmbina cu WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - deoarece șterge pur și simplu corpul e-mailului înainte de a lipi șablonul, nu este nimic de specificat pentru aceasta.
• NOTĂ - se adaugă o mică notă internă pentru șablon. Nu este nimic de completat în momentul lipirii șablonului, prin urmare, WTE nu are nimic de făcut aici.
• SUBJECT - această macro de subiect nu completează câmpul de subiect al e-mailului, ci preia textul subiectului de acolo și îl lipește în corpul e-mailului. Nu funcționează pentru WTE.
• DATE și TIME - aceste macro-uri inserează data și ora curentă, deci nu vă poate ajuta cu nimic WHAT TO ENTER.
• TO, CC și BCC - aceste mici macro-uri vor verifica e-mailul din TO/CC/BCC și îl vor lipi în mesaj.
• LOCATION - acest set de macro-uri vă ajută să trimiteți un e-mail despre o întâlnire. Deoarece acestea obțin informațiile din întâlnirile pe care le-ați aranjat deja, nu există informații care pot fi adăugate sau modificate atunci când lipiți un șablon.

Ce să atașați macro în Șabloane de e-mail partajate

Aș vrea să faceți cunoștință cu încă un macro. Este vorba despre "CE TREBUIE SĂ INTRODUCI Junior" numit CE TREBUIE ATASAT. Dacă sunteți cu ochii pe blogul nostru, știți că avem o serie de tutoriale despre atașamente. Puteți să vă reîmprospătați cunoștințele și să consultați articolele despre cum să atașați fișiere din OneDrive, SharePoint și URL. În cazul în care un spațiu de stocare online nu este pentru dumneavoastră și preferați să aveți fișierele local pemașină, WHAT TO ATTACH ar fi o soluție bună.

Atunci când introduceți această macro în șablon, ea are următoarea sintaxă:

După cum probabil ați observat, nu există nicio modalitate de a seta locația fișierului pentru a-l atașa automat. Atunci când lipiți un șablon cu această macro, veți vedea că se afișează " Alegeți un fișier de atașat ", care vă solicită să căutați fișierul pe PC:

Concluzie - folosiți macros, evitați copy-paste-urile repetitive :)

Sper din tot sufletul că vă va plăcea să folosiți Shared Email Templates cu toate macro-urile sale la fel de mult ca și mine zilnic :) Dacă nu ați încercat încă Shared Email Templates, a sosit momentul! Instalați acest add-in direct din Microsoft Store și încercați-l. Credeți-mă, merită ;)

În cazul în care aveți întrebări de pus sau poate că v-a venit o idee despre cum să ne îmbunătățim macrourile sau add-in-ul, vă rugăm să vă luați câteva minute pentru a ne lăsa gândurile în comentarii. Vă mulțumim și, desigur, rămâneți pe fază!

Descărcări disponibile

Prezentarea șabloanelor de e-mail partajate (fișier .pdf)