Questo articolo vi introdurrà alle macro più impressionanti dei modelli di e-mail condivise. - COSA COMPRENDERE. È possibile incollare qualsiasi testo, numero o data desiderata nell'e-mail e aprire un menu a tendina con le opzioni precompilate da cui scegliere per popolare il messaggio. È anche possibile incollare lo stesso valore più volte e combinare questa macro con altre.

Rimanete con me fino alla fine di questo manuale e vi convincerò che una piccola macro vi aiuterà a evitare una quantità di lavoro manuale che non potreste nemmeno immaginare ;)

Che cos'è una macro?

Prima di iniziare a esplorare ogni singola caratteristica della macro COSA INSERIRE, vorrei sottolineare che ha la seguente forma:

Per comodità e leggibilità, lo chiamerò WHAT TO ENTER o, più brevemente, WTE. Tuttavia, quando lo userete nei vostri modelli, tenete presente questa ortografia.

Ora vi illustrerò rapidamente le nozioni di base:

• Abbiamo creato questa applicazione per Outlook in modo che milioni di utenti in tutto il mondo possano evitare di svolgere attività ripetitive e gestire la loro corrispondenza di routine con pochi clic del mouse. Con questo componente aggiuntivo è possibile creare una serie di modelli, aggiungere formattazione, collegamenti, specificare i file da allegare e i campi da riempire e così via. Inoltre, questi modelli possono essere eseguiti sudiversi computer (PC, Mac e tablet Windows) e condividere con i colleghi.
• Si tratta di un segnaposto speciale che può aiutare a inserire il nome e il cognome del destinatario in un messaggio di posta elettronica, ad allegare file, a incollare immagini in linea, ad aggiungere indirizzi di posta elettronica ai campi CC/BCC, a popolare l'oggetto dell'e-mail, a includere lo stesso testo in diversi punti dell'e-mail, ecc.)

Sembra promettente, non è vero? Allora iniziamo :)

COSA INSERIRE La macro - cosa fa e quando può essere utilizzata

Per farla breve, la macro COSA INSERIRE aggiunge segnaposto speciali ai vostri modelli, in modo da ottenere un'e-mail completata al volo. Potete riempire questo segnaposto con qualsiasi valore personalizzato (testo, numeri, collegamenti, date, ecc.). In alternativa, potete aggiungere l'elenco a discesa e scegliere una delle opzioni da lì.

Inoltre, quando ci sono diversi punti del messaggio da riempire, COSA INSERIRE vi chiederà di specificare il testo da incollare una sola volta e popolerà automaticamente tutti i punti.

Vediamo ora da vicino le opzioni di ciascuna macro e impariamo a impostarle correttamente per ogni singolo caso.

Aggiungete dinamicamente informazioni rilevanti ai messaggi di Outlook.

Immaginate di inviare un promemoria ai vostri clienti per informarli sullo stato del loro ordine. Naturalmente, ogni ordine ha un id univoco, quindi dovrete incollare un modello, poi cercare il posto del numero d'ordine nel testo e digitarlo manualmente. Ci siamo quasi ;) No, non ne avrete bisogno, perché COSA INSERIRE vi mostrerà la casella di input in cui incollare il numero corretto.che viene inserito subito nel punto necessario della vostra e-mail.

Vediamo come funziona: si crea un nuovo modello, si aggiunge il testo della notifica e si include la macro:

Suggerimento: se si desidera modificare o rimuovere il testo nel campo di compilazione, non è necessario aggiungere nuovamente la macro, basta modificarla leggermente. Nell'esempio precedente, la macro si presenta così: ~%WHAT_TO_ENTER[inserire il numero d'ordine qui;{titolo: "numero d'ordine"}].

Se si elimina la dicitura "inserire qui il numero d'ordine" (o la si sostituisce con il testo che si preferisce), è sufficiente modificare il primo parametro della macro:

Nota: è importante lasciare il punto e virgola per non alterare l'aspetto della casella di immissione.

Incolla i valori predefiniti nel messaggio

Diamo un'occhiata più da vicino al modello di promemoria qui sopra. Mentre i numeri d'ordine sono illimitati, ci possono essere solo pochi stati d'ordine. Digitare ogni volta una delle, diciamo, tre scelte non fa risparmiare tempo, giusto? Ecco che arriva il simbolo " Elenco a discesa "È sufficiente aggiungere una macro, impostare tutti i valori possibili e incollare il modello:

Il Elenco a discesa L'opzione offre due parametri sui quali vorrei attirare la vostra attenzione:

• L'utente può modificare gli elementi selezionati - Selezionando questa opzione, si potrà modificare il valore selezionato nell'elenco a discesa prima di incollarlo nel messaggio.
• L'utente può selezionare più elementi separati da - Una volta selezionata questa opinione, è possibile controllare più valori contemporaneamente. È possibile specificare il delimitatore o lasciare tutto com'è e il delimitatore sarà una virgola.

Avrete notato che la finestra della macro ha ora due segnaposto da riempire: ordine e stato. Poiché ho aggiunto due WTE, c'è un campo speciale per ciascuno di essi. Quando aggiungerò il terzo (sì, lo farò), ci saranno tre posti. Pertanto, non sarete annoiati da pop-up multipli per ogni macro, ma compilerete tutte le informazioni e premerete OK solo una volta prima di ricevere un'e-mail pronta per essere inviata.

Inserire date nei modelli di Outlook

La macro COSA INSERIRE è in grado di gestire non solo testo e numeri, ma anche date. È possibile inserirle manualmente, sceglierle dal calendario oppure premere Oggi e la data corrente verrà popolata automaticamente. Sta a voi decidere.

Quindi, se avete bisogno di specificare una certa tempistica, la macro farà un ottimo lavoro per voi.

Tornando al nostro promemoria, miglioriamolo ancora un po' e impostiamo una data di scadenza per l'ordine.

Tre campi da impostare, come promesso ;)

Inserire valori ripetitivi in punti diversi del messaggio

Si potrebbe pensare di dover inserire tanti valori quanti sono i COSA INSERIRE nel modello, anche se è necessario incollare lo stesso testo in punti diversi. Poiché la macro è stata progettata per farvi risparmiare tempo, non vi chiederà di premere alcun pulsante aggiuntivo:)

Diamo un'occhiata alla finestra della macro. Se si cambiano le opzioni, si vedrà che, indipendentemente da quale sia selezionata, una voce non cambia. Mi riferisco alla voce " Titolo della finestra ", in quanto è la chiave per incollare lo stesso valore in punti diversi in un'unica operazione.

Indipendentemente dall'opzione di incollaggio scelta (testo, menu a tendina o data), se si hanno identici Titolo della finestra Quindi, potete creare questa macro una volta, copiarla in tutto il vostro modello e divertirvi :)

Nested WHAT TO ENTER ovvero come combinare più macro

WTE può essere utilizzato insieme a quasi tutte le altre macro di Shared Email Templates. Forse avrete già notato le macro annidate FILLSUBJECT e WHAT TO ENTER nel mio esempio della sezione precedente. Vedete, ho appena impostato un valore per WTE, questo valore è stato aggiunto al testo di FILLSUBJECT e il risultato è stato inserito in un oggetto.

Tuttavia, non tutte le macro possono essere unite con COSA INSERIRE. Attiviamo la modalità "unisci le macro come un professionista" e uniamo alcune macro per vedere se e come funzionano e perché possono essere utili per voi ;)

Esempi di utilizzo di più macro insieme

Unire le macro è un bell'esperimento che finisce per far risparmiare tempo. Se date un'occhiata all'elenco delle macro per i Modelli di email condivisi, potreste pensare "Wow, quante macro da esplorare!". Attenzione: non tutte possono essere unite con COSA INSERIRE. Ora vi mostrerò i casi in cui questo tipo di unione funziona. Nel prossimo capitolo vedrete le macro che non funzionano in questo modo.

In generale, è possibile combinare COSA INSERIRE con tutte le macro FILL e ADD. In questo modo, è possibile combinare COSA INSERIRE con FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC e popolare gli indirizzi dei destinatari. In questo modo, il campo TO/CC/BCC sarà riempito con l'e-mail inserita quando si incolla un modello.

In alternativa, prendiamo la macro INSERISCI IMMAGINE DA URL. Se ricordate uno dei miei tutorial precedenti, questa macro chiede l'url dell'immagine e incolla questa immagine nel messaggio. Quindi, se non siete sicuri di quale immagine incollare o volete scegliere un'immagine per ogni caso particolare, potete sostituire il link con COSA INSERIRE e aggiungere il link quando incollate un modello.

Suggerimento: se si conoscono con certezza le immagini da scegliere, è possibile incorporare l'elenco a discesa utilizzando WTE e scegliere da lì il link desiderato.

Le macro che COSA INSERIRE non possono essere unite a

Come abbiamo già detto, non tutte le macro possono essere unite. Ecco le macro che non sarà possibile unire con COSA INSERIRE:

• CLEARBODY - poiché cancella semplicemente il corpo dell'e-mail prima di incollare il modello, non c'è nulla da specificare.
• NOTA - aggiunge una piccola nota interna per il modello. Non c'è nulla da riempire nel momento in cui si incolla il modello, quindi non c'è nulla da fare per WTE.
• OGGETTO - questa macro oggetto non popola il campo oggetto dell'e-mail, ma prende il testo dell'oggetto da lì e lo incolla nel corpo dell'e-mail. Non funziona per WTE.
• DATA e ORA - queste macro inseriscono la data e l'ora correnti, quindi non c'è nulla che possa aiutarvi con COSA INSERIRE.
• TO, CC e BCC: queste piccole macro controllano l'e-mail in TO/CC/BCC e la incollano nel messaggio.
• LOCATION - questa serie di macro consente di inviare e-mail su un appuntamento. Poiché le informazioni vengono ricavate dagli appuntamenti già fissati, non è possibile aggiungere o modificare le informazioni quando si incolla un modello.

COSA ALLEGARE macro in Modelli di posta elettronica condivisi

Vorrei farvi conoscere un'altra macro: si tratta di "COSA INSERIRE Junior", chiamata COSA ALLEGARE. Se seguite il nostro blog, sapete che abbiamo una serie di tutorial sugli allegati. Potete rinfrescare le vostre conoscenze e consultare gli articoli su come allegare i file da OneDrive, SharePoint e URL. Nel caso in cui l'archiviazione online non faccia per voi e preferiate avere i vostri file in locale sul vostro computer.macchina, COSA ALLEGARE sarebbe una buona soluzione.

Quando si inserisce questa macro nel modello, la sintassi è la seguente:

Come avrete notato, non c'è modo di impostare la posizione del file per allegarlo automaticamente. Quando incollate un modello con questa macro, vedrete il simbolo " Scegliere un file da allegare La finestra "Richiede di sfogliare il file sul PC:

Conclusione: utilizzare le macro, evitare i copia-incolla ripetitivi :)

Se non avete ancora provato i nostri modelli di e-mail condivisi, è giunto il momento di farlo! Installate questo componente aggiuntivo direttamente dal Microsoft Store e provatelo. Fidatevi di me, ne vale la pena ;)

Nel caso in cui abbiate domande da porre o vi sia venuta un'idea su come migliorare le nostre macro o i nostri add-in, vi preghiamo di dedicare qualche minuto a lasciare le vostre opinioni nei Commenti. Grazie e, naturalmente, rimanete sintonizzati!

Download disponibili

Presentazione dei modelli di e-mail condivise (file .pdf)