I den här artikeln får du en introduktion till det mest imponerande makrot i delade e-postmallar. - VAD SOM SKA INTRESSERAS. Du kan klistra in vilken text, vilket nummer eller datum som helst i e-postmeddelandet och öppna en rullgardinsruta med förfyllda alternativ som du kan välja mellan för att fylla ditt meddelande. Du kan även klistra in samma värde flera gånger och kombinera detta makro med andra.

Följ med mig till slutet av den här handboken så ska jag övertyga dig om att ett litet makro kan hjälpa dig att undvika så mycket manuellt arbete som du inte ens kan föreställa dig ;)

Vad är ett makro?

Innan vi börjar utforska alla funktioner i makroet WHAT TO ENTER vill jag påpeka att det har följande form:

För att det ska vara lättare att läsa och förstå kommer jag att kalla det WHAT TO ENTER eller ännu kortare - WTE. När du använder det i dina mallar ska du dock tänka på denna stavning.

Låt mig snabbt gå igenom grunderna:

• Vad är Shared Email Templates? Vi skapade denna Outlook-app så att miljontals användare runt om i världen kan undvika att göra repetitiva uppgifter och hantera sin rutinmässiga e-postkorrespondens med några få musklick. Med det här tillägget kan du skapa en uppsättning mallar, lägga till formatering, länkar, ange vilka filer som ska bifogas och vilka fält som ska fyllas i och så vidare. Dessutom kan dessa mallar som du kan köra påflera maskiner (PC, Mac och Windows-tabletter) och dela med dina kollegor.
• Vad betyder makrot i fråga om delade e-postmallar? Det är en speciell platshållare som kan hjälpa dig att infoga mottagarens för- och efternamn i ett e-postmeddelande, bifoga filer, klistra in bilder, lägga till e-postadresser i CC/BCC-fälten, fylla i e-postens ämne, inkludera samma text på flera ställen i e-postmeddelandet, etc. Ja, etc., eftersom den här listan inte ens är i närheten av att vara komplett :)

Det låter lovande, eller hur? Då sätter vi igång :)

VAD SOM SKA INTRASTA makro - vad det gör och när det kan användas

Makroet WHAT TO ENTER lägger till särskilda platshållare till dina mallar så att du får ett färdigt e-postmeddelande på en gång. Du kan fylla platshållaren med ett valfritt värde - text, siffror, länkar, datum etc. Alternativt kan du lägga till en rullgardinslista och välja ett av alternativen därifrån.

Om det finns flera ställen i meddelandet som du behöver fylla i, kommer WHAT TO ENTER dessutom att be dig ange den text som ska klistras in bara en gång och fylla i alla dessa ställen automatiskt.

Nu ska vi titta närmare på varje makroalternativ och lära oss att ställa in det på rätt sätt för varje enskilt fall.

Lägg till relevant information dynamiskt i Outlook-e-postmeddelanden

Det enklaste går först :) Tänk dig detta: du skickar en påminnelse till dina kunder för att informera dem om statusen på deras beställning. Naturligtvis har varje beställning ett unikt id, så du måste klistra in en mall, sedan leta efter platsen för beställningsnumret i texten och skriva in det manuellt. Jag fick dig nästan ;) Nej, du behöver inte det, eftersom WHAT TO ENTER kommer att visa dig inmatningsrutan där du klistrar in rätt nummer.som genast infogas på rätt plats i ditt e-postmeddelande.

Låt oss se hur det fungerar: Du skapar en ny mall, lägger till meddelandetexten och inkluderar makrot:

Tips: Om du vill ändra eller ta bort texten i ifyllnadsfältet behöver du inte lägga till makrot på nytt, utan bara ändra det lite. I mitt exempel ovan ser makrot ut så här: ~%WHAT_TO_ENTER[ange ordernummer här;{title: "ordernummer"}]

Om du tar bort "ange beställningsnummer här" (eller ersätter den med en text som du tycker bättre om) ändrar du bara den första parametern i makrot:

Observera: Det är viktigt att semikolonet står kvar för att inte förstöra inmatningsrutans utseende.

Klistra in fördefinierade värden i meddelandet

Låt oss titta närmare på påminnelsemallen ovan. Även om det finns obegränsat antal ordernummer kan det finnas bara några få orderstatusar. Att skriva ett av, låt oss säga, tre val varje gång är inte särskilt tidsbesparande, eller hur? Här kommer " Dropdown-lista "Du lägger bara till ett makro, ställer in alla möjliga värden och klistrar in din mall:

Lista med rullgardinsmenyer har två parametrar som jag vill fästa din uppmärksamhet på:

• Användaren kan redigera valda objekt - Om du markerar det här alternativet kan du redigera det valda värdet i rullgardinslistan innan du klistrar in det i meddelandet.
• Användaren kan välja flera objekt separerade med - När detta yttrande väljs kan du kontrollera flera värden samtidigt. Du kan ange avgränsaren eller lämna allt som det är och avgränsaren är ett kommatecken.

Du kanske har märkt att makrofönstret nu har två platshållare att fylla i - order och status. Eftersom jag har lagt till två WTE:er finns det ett särskilt fält för var och en av dem. När jag lägger till den tredje (ja, det kommer jag att göra) kommer det att finnas tre platser. Du kommer alltså inte att bli uttråkad av flera popup-fönster för varje makro, utan du fyller i all information och trycker på OK en gång innan du får ett färdigt e-postmeddelande som är redo att skickas.

Infoga datum i Outlook-mallar

Makrot WHAT TO ENTER kan hantera inte bara text och siffror utan även datum. Du kan skriva in det manuellt, välja från kalendern eller trycka på Idag och det aktuella datumet fylls i automatiskt. Det är upp till dig.

Så om du behöver ange en viss tidpunkt kommer makrot att göra ett bra jobb för dig.

För att återgå till vår påminnelse kan vi förbättra den lite mer och ange ett förfallodatum för beställningen.

Ser du? Tre fält att ställa in, som utlovat ;)

Sätt upprepade värden på olika ställen i meddelandet.

Du kanske tror att du måste ange lika många värden som det finns WHAT TO ENTERs i din mall, även om du måste klistra in samma text på olika ställen. Eftersom makrot är utformat för att spara tid ber det dig inte att göra några extra knapptryckningar :)

Låt oss ta en titt på makrofönstret. Om du byter mellan alternativen ser du att oavsett vilket av dem som är markerat så är det ett objekt som inte ändras. Jag syftar på " Fönstrets titel "eftersom det är nyckeln till att klistra in samma värde på olika ställen i ett svep.

Oavsett vilket alternativ du väljer - text, rullgardinsystem eller datum - om du har identiska Fönstrets titel Du kan alltså skapa det här makrot en gång, kopiera det över hela din mall och njuta av det :)

Nested WHAT TO ENTER eller hur man kombinerar flera makroner

WTE kan användas tillsammans med nästan alla andra makron från Shared Email Templates. Du kanske redan har lagt märke till de inbäddade makrona FILLSUBJECT och WHAT TO ENTER i mitt exempel från föregående avsnitt. Jag har just ställt in ett värde för WTE, det här värdet har lagts till texten från FILLSUBJECT och resultatet har gått till en ämnesrad.

Det är dock inte alla makron som kan slås samman med WHAT TO ENTER. Låt oss aktivera läget "Merge-macros-like-a-pro" och slå ihop några makron för att se om och hur de fungerar och varför de kan vara användbara för dig ;)

Exempel på användning av flera makron tillsammans

Att slå ihop makron är ett trevligt experiment som i slutändan sparar tid. Om du tittar på listan över makron för delade e-postmallar kanske du tänker "Wow, så många makron att utforska!". Spoiler alert - alla kan inte slås ihop med WHAT TO ENTER. Nu ska jag visa dig de fall då den här typen av sammanslagning fungerar. I nästa kapitel ska du se de makron som inte fungerar på det här sättet.

Generellt sett kan du kombinera WHAT TO ENTER med alla makron FILL och ADD. På detta sätt kan du kombinera WHAT TO ENTER med FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC, FILLBCC/ADDBCC och fylla på mottagaradresserna. Fältet TO/CC/BCC fylls alltså med den e-postadress du anger när du klistrar in en mall.

Eller låt oss ta makroet INSERT PICTURE FROM URL. Om du minns en av mina tidigare handledningar frågar detta makro efter bildens url och klistrar in bilden i meddelandet. Så om du inte är säker på vilken bild du ska klistra in eller vill välja en bild för varje enskilt fall kan du ersätta länken med WHAT TO ENTER och lägga till länken när du klistrar in en mall.

Tips: Om du är säker på vilka bilder du ska välja mellan kan du bädda in rullgardinslistan med WTE och välja den länk du behöver därifrån.

Makroerna som WHAT TO ENTER kan inte slås samman med

Som vi har diskuterat tidigare kan inte alla makron inte slås ihop. Här är de makron som du inte kan slå ihop med WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - eftersom det bara rensar e-postmeddelandets kropp innan mallen klistras in, finns det inget att ange för detta.
• OBS - en liten intern anteckning läggs till för mallen. Det finns inget som ska fyllas i när mallen klistras in, och därför finns det inget som WTE behöver göra här.
• SUBJECT - detta makro fyller inte i e-postens ämnesfält utan hämtar ämnestexten därifrån och klistrar in den i e-postkroppen. Inget arbete för WTE.
• DATUM och TID - dessa makron lägger in det aktuella datumet och den aktuella tiden, så det finns inget som kan hjälpa dig med WHAT TO ENTER här.
• TO, CC och BCC - dessa små makron kontrollerar e-postmeddelandet i TO/CC/BCC och klistrar in det i meddelandet.
• LÄGE - den här uppsättningen makron hjälper dig att skicka e-post om ett möte. Eftersom de hämtar informationen från de möten du redan har ordnat finns det ingen information som kan läggas till eller ändras när du klistrar in en mall.

Makro för vad som ska bifogas i delade e-postmallar

Jag vill att du ska bekanta dig med ytterligare ett makro. Det är "WHAT TO ENTER Junior" som heter WHAT TO ATTACH. Om du håller ögonen på vår blogg vet du att vi har en rad handledningar om bilagor. Du kan uppdatera dina kunskaper och läsa artiklarna om hur du bifogar filer från OneDrive, SharePoint och URL. Om du inte vill ha en onlinelagring och föredrar att ha dina filer lokalt på dinmaskin, VAD SOM SKA BINDER bifogas skulle vara en bra lösning.

När du infogar det här makrot i din mall har det följande syntax:

Som du kanske har märkt finns det inget sätt att ställa in filens plats för att bifoga den automatiskt. När du klistrar in en mall med det här makrot kommer du att se " Välj en fil att bifoga Fönstret "Sök efter filen på din dator":

Slutsats - använd makron, undvik upprepade copy-pastes :)

Jag hoppas verkligen att du kommer att njuta av att använda Shared Email Templates med alla dess makron lika mycket som jag gör dagligen :) Om du inte har provat våra Shared Email Templates ännu är det hög tid! Installera detta tillägg direkt från Microsoft Store och prova det. Lita på mig, det är värt det ;)

Om du har några frågor att ställa eller om du har kommit på en idé om hur vi kan förbättra våra makron eller tillägg, ta några minuter och lämna dina tankar i kommentarerna. Tack och håll dig uppdaterad!

Tillgängliga nedladdningar

Presentation av delade e-postmallar (.pdf-fil)