Αυτό το άρθρο θα σας παρουσιάσει την πιο εντυπωσιακή μακροεντολή στα κοινόχρηστα πρότυπα email - ΤΙ ΝΑ ΣΥΜΜΕΤΕΧΕΤΕ. Μπορεί να επικολλήσει οποιοδήποτε κείμενο, αριθμό ή ημερομηνία θέλετε στο email σας και να ανοίξει ένα πτυσσόμενο μενού με τις προσυμπληρωμένες επιλογές που μπορείτε να επιλέξετε για να συμπληρώσετε το μήνυμά σας. Μπορείτε ακόμη και να επικολλήσετε την ίδια τιμή πολλές φορές και να συνδυάσετε αυτή τη μακροεντολή με άλλες.

Μείνετε μαζί μου μέχρι το τέλος αυτού του εγχειριδίου και θα σας πείσω ότι μια μικρή μακροεντολή θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τόσες πολλές χειρωνακτικές εργασίες που δεν μπορείτε καν να φανταστείτε ;)

Τι είναι η μακροεντολή;

Πριν αρχίσουμε να εξερευνούμε κάθε χαρακτηριστικό της μακροεντολής WHAT TO ENTER, θα ήθελα να επισημάνω ότι έχει την ακόλουθη μορφή:

Για λόγους ευκολίας και αναγνωσιμότητας, θα το ονομάζω WHAT TO ENTER ή ακόμα πιο σύντομα - WTE. Ωστόσο, όταν το χρησιμοποιείτε στα πρότυπά σας, λάβετε υπόψη σας αυτή την ορθογραφία.

Τώρα επιτρέψτε μου να σας παρουσιάσω γρήγορα τα βασικά:

• Τι είναι το Shared Email Templates; Δημιουργήσαμε αυτή την εφαρμογή του Outlook έτσι ώστε εκατομμύρια χρήστες σε όλο τον κόσμο να αποφεύγουν να κάνουν επαναλαμβανόμενες εργασίες και να διεκπεραιώνουν την αλληλογραφία ρουτίνας τους μέσω email με μερικά κλικ του ποντικιού. Με αυτό το πρόσθετο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύνολο προτύπων, να προσθέσετε μορφοποίηση, συνδέσμους, να καθορίσετε τα αρχεία που θα επισυνάπτονται και τα πεδία που θα συμπληρώνονται κ.ο.κ. Επιπλέον, αυτά τα πρότυπα που μπορείτε να εκτελέσετε σεδιάφορα μηχανήματα (PC, Mac και Windows tablets) και να τα μοιράζεστε με τους συναδέλφους σας.
• Τι σημαίνει η μακροεντολή όσον αφορά τα Κοινόχρηστα Πρότυπα Email; Είναι ένας ειδικός χώρος τοποθέτησης που μπορεί να σας βοηθήσει να εισάγετε το όνομα και το επώνυμο του παραλήπτη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να επισυνάψετε αρχεία, να επικολλήσετε inline εικόνες, να προσθέσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία CC/BCC, να συμπληρώσετε το θέμα του email σας, να συμπεριλάβετε το ίδιο κείμενο σε πολλά σημεία του email σας, κ.α. Ναι, κ.α., καθώς αυτή η λίστα δεν είναι ούτε κατά διάνοια πλήρης :)

Ακούγεται ελπιδοφόρο, έτσι δεν είναι; Τότε ας ξεκινήσουμε :)

ΤΙ ΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΤΕ στη μακροεντολή - τι κάνει και πότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί

Με λίγα λόγια, η μακροεντολή WHAT TO ENTER προσθέτει ειδικά placeholder στα πρότυπά σας, ώστε να λαμβάνετε ένα ολοκληρωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λεπτό. Μπορείτε να συμπληρώσετε αυτό το placeholder με οποιαδήποτε προσαρμοσμένη τιμή - κείμενο, αριθμούς, συνδέσμους, ημερομηνίες κ.ά. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε την αναπτυσσόμενη λίστα και να επιλέξετε μία από τις επιλογές από εκεί.

Επιπλέον, όταν υπάρχουν πολλά σημεία του μηνύματός σας που πρέπει να συμπληρώσετε, το ΤΙ ΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΤΕ θα σας ζητήσει να καθορίσετε το κείμενο που θέλετε να επικολλήσετε μόνο μία φορά και θα συμπληρώσει αυτόματα όλα αυτά τα σημεία.

Ας δούμε τώρα πιο προσεκτικά την επιλογή κάθε μακροεντολής και ας μάθουμε να τη ρυθμίζουμε σωστά για κάθε περίπτωση.

Προσθέστε σχετικές πληροφορίες στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook δυναμικά

Το πιο εύκολο πάει πρώτο :) Φανταστείτε το εξής: στέλνετε μια υπενθύμιση στους πελάτες σας για να τους ενημερώσετε για την κατάσταση της παραγγελίας τους. Φυσικά, κάθε παραγγελία έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό, οπότε θα πρέπει να επικολλήσετε ένα πρότυπο, στη συνέχεια να αναζητήσετε τη θέση του αριθμού παραγγελίας στο κείμενο και να τον πληκτρολογήσετε χειροκίνητα. Σχεδόν σας έπιασα ;) Όχι, δεν θα το χρειαστείτε αυτό, καθώς το WHAT TO ENTER θα σας δείξει το πλαίσιο εισαγωγής όπου θα επικολλήσετε τον σωστό αριθμόπου εισάγεται αμέσως στην απαραίτητη θέση του email σας.

Ας δούμε πώς λειτουργεί. Δημιουργείτε ένα νέο πρότυπο, προσθέτετε το κείμενο της ειδοποίησης και συμπεριλαμβάνετε τη μακροεντολή:

Συμβουλή. Αν θέλετε να αλλάξετε ή να αφαιρέσετε το κείμενο στο πεδίο συμπλήρωσης, δεν χρειάζεται να προσθέσετε ξανά τη μακροεντολή, απλά τροποποιήστε την λίγο. Βλέπετε, στο παραπάνω παράδειγμά μου η μακροεντολή μοιάζει ως εξής: ~%WHHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title: "order number"}]

Αν αφαιρέσετε το "enter order number here" (ή το αντικαταστήσετε με το κείμενο που σας αρέσει περισσότερο), απλώς τροποποιήστε την πρώτη παράμετρο της μακροεντολής:

Σημείωση: Είναι σημαντικό να αφήσετε την άνω τελεία αριστερά για να μην αλλοιωθεί η εμφάνιση του πλαισίου εισαγωγής.

Επικόλληση προκαθορισμένων τιμών στο μήνυμα

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο παραπάνω πρότυπο υπενθύμισης. Ενώ υπάρχουν απεριόριστοι αριθμοί παραγγελιών, μπορεί να υπάρχουν μόνο λίγες καταστάσεις παραγγελιών. Η πληκτρολόγηση μιας από, ας πούμε, τρεις επιλογές κάθε φορά δεν είναι πολύ χρονοβόρα, σωστά; Εδώ έρχεται το " Αναδυόμενη λίστα " γνώμη του ΤΙ ΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΤΕ. Απλώς προσθέτετε μια μακροεντολή, ορίζετε όλες τις πιθανές τιμές και επικολλάτε το πρότυπό σας:

Το Αναδυόμενη λίστα προσφέρει δύο παραμέτρους στις οποίες θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας:

• Ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το επιλεγμένο στοιχείο (τα επιλεγμένα στοιχεία) - επιλέξτε αυτή την επιλογή και θα μπορείτε να επεξεργαστείτε την επιλεγμένη τιμή στην αναπτυσσόμενη λίστα πριν την επικολλήσετε στο μήνυμά σας.
• Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει πολλαπλά στοιχεία χωρισμένα με - μόλις επιλέξετε αυτή τη γνώμη, μπορείτε να ελέγξετε πολλές τιμές ταυτόχρονα. Μπορείτε να καθορίσετε το διαχωριστικό ή να τα αφήσετε όλα ως έχουν και το διαχωριστικό θα είναι ένα κόμμα.

Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι το παράθυρο της μακροεντολής έχει τώρα δύο placeholders για συμπλήρωση - παραγγελία και κατάσταση. Καθώς έχω προσθέσει δύο WTEs, υπάρχει ένα ειδικό πεδίο για κάθε ένα από αυτά. Μόλις προσθέσω το τρίτο (ναι, θα το κάνω), θα υπάρχουν τρία σημεία. Ως εκ τούτου, δεν θα βαρεθείτε από πολλαπλά αναδυόμενα παράθυρα για κάθε μακροεντολή, αλλά θα συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες και θα πατήσετε OK μόνο μία φορά πριν λάβετε ένα έτοιμο προς αποστολή email.

Εισαγωγή ημερομηνιών σε πρότυπα του Outlook

Η μακροεντολή WHAT TO ENTER μπορεί να χειριστεί όχι μόνο κείμενο και αριθμούς, αλλά και ημερομηνίες. Μπορείτε να τις εισάγετε χειροκίνητα, να επιλέξετε από το ημερολόγιο ή να πατήσετε Σήμερα και η τρέχουσα ημερομηνία θα συμπληρωθεί αυτόματα. Εξαρτάται από εσάς.

Έτσι, αν πρέπει να καθορίσετε κάποιο χρονοδιάγραμμα, η μακροεντολή θα κάνει εξαιρετική δουλειά για εσάς.

Επιστρέφοντας στην υπενθύμισή μας, ας τη βελτιώσουμε λίγο περισσότερο και ας ορίσουμε μια ημερομηνία λήξης της παραγγελίας.

Βλέπετε; Τρία πεδία για ρύθμιση, όπως υποσχέθηκα ;)

Βάλτε επαναλαμβανόμενες τιμές σε διαφορετικά σημεία του μηνύματος

Μπορεί να σκεφτείτε ότι θα χρειαστεί να εισάγετε τόσες τιμές όσες είναι οι τιμές WHAT TO ENTER στο πρότυπό σας, ακόμη και αν χρειαστεί να επικολλήσετε το ίδιο κείμενο σε διαφορετικά σημεία. Καθώς η μακροεντολή έχει σχεδιαστεί για να σας εξοικονομεί χρόνο, δεν θα σας ζητήσει να κάνετε επιπλέον πατήματα κουμπιών :)

Ας ρίξουμε μια ματιά στο παράθυρο της μακροεντολής. Αν αλλάξετε τις επιλογές, θα δείτε ότι ανεξάρτητα από το ποια από αυτές είναι επιλεγμένη, ένα στοιχείο δεν αλλάζει. Αναφέρομαι στο " Τίτλος παραθύρου ", καθώς αυτό είναι το κλειδί για την επικόλληση της ίδιας τιμής σε διαφορετικά σημεία σε μια κίνηση.

Ανεξάρτητα από την επιλογή επικόλλησης που επιλέγετε - κείμενο, αναπτυσσόμενο μενού ή ημερομηνία - αν έχετε πανομοιότυπα Τίτλος παραθύρου , η ίδια τιμή θα επικολληθεί. Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτή τη μακροεντολή μία φορά, να την αντιγράψετε σε όλο το πρότυπό σας και να την απολαύσετε :)

Φωλιασμένες WHAT TO ENTER ή πώς να συνδυάσετε διάφορες μακροεντολές

Η WTE μπορεί να χρησιμοποιηθεί μαζί με σχεδόν κάθε άλλη μακροεντολή από τα Shared Email Templates. Ίσως έχετε ήδη παρατηρήσει τις ένθετες μακροεντολές FILLSUBJECT και WHAT TO ENTER στο παράδειγμά μου από την προηγούμενη ενότητα. Βλέπετε, μόλις όρισα μια τιμή για την WTE, αυτή η τιμή προστέθηκε στο κείμενο από την FILLSUBJECT και το αποτέλεσμα πήγε σε μια γραμμή θέματος.

Ωστόσο, δεν μπορούν να συγχωνευθούν όλες οι μακροεντολές με το WHAT TO ENTER. Ας ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία "merge-macros-like-a-pro" και ας ενώσουμε μερικές μακροεντολές για να δούμε αν και πώς λειτουργούν και γιατί μπορεί να σας φανούν χρήσιμες ;)

Παραδείγματα χρήσης πολλών μακροεντολών μαζί

Η συγχώνευση μακροεντολών είναι ένα ωραίο πείραμα που τελικά καταλήγει στην εξοικονόμηση χρόνου. Αν ρίξετε μια ματιά στη λίστα των μακροεντολών για τα Κοινόχρηστα Πρότυπα Email, μπορεί να σκεφτείτε "Ουάου, τόσες πολλές μακροεντολές για να εξερευνήσετε!". Προειδοποίηση spoiler - δεν μπορούν όλες να συγχωνευτούν με το WHAT TO ENTER. Τώρα θα σας δείξω τις περιπτώσεις που λειτουργεί αυτό το είδος συγχώνευσης. Στο επόμενο κεφάλαιο θα δείτε τις μακροεντολές που δεν λειτουργούν με αυτόν τον τρόπο.

Μιλώντας γενικά, μπορείτε να συνδυάσετε το WHAT TO ENTER με όλες τις μακροεντολές FILL και ADD. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συνδυάσετε το WHAT TO ENTER με τα FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC και να συμπληρώσετε τις διευθύνσεις των παραληπτών. Ως εκ τούτου, το πεδίο TO/CC/BCC θα γεμίσει με το email που εισάγετε κατά την επικόλληση ενός προτύπου.

Ή, ας πάρουμε τη μακροεντολή INSERT PICTURE FROM URL. Αν θυμάστε ένα από τα προηγούμενα σεμινάριά μου, αυτή η μακροεντολή ζητάει το url της εικόνας και επικολλάει αυτή την εικόνα στο μήνυμα. Έτσι, αν δεν είστε σίγουροι ποια εικόνα να επικολλήσετε ή θέλετε να επιλέξετε μια εικόνα για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, μπορείτε να αντικαταστήσετε το σύνδεσμο με WHAT TO ENTER και να προσθέσετε το σύνδεσμο κατά την επικόλληση ενός προτύπου.

Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε με βεβαιότητα τις εικόνες από τις οποίες θα επιλέξετε, μπορείτε να ενσωματώσετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμοποιώντας το WTE και να επιλέξετε από εκεί τον σύνδεσμο που χρειάζεστε.

Οι μακροεντολές που ΟΤΙ ΓΙΑ ENTER δεν μπορούν να συγχωνευθούν με

Όπως έχουμε συζητήσει προηγουμένως, δεν είναι δυνατή η συγχώνευση όλων των μακροεντολών. Ακολουθούν οι μακροεντολές που δεν θα μπορείτε να ενώσετε με το WHAT TO ENTER:

• CLEARBODY - καθώς απλά καθαρίζει το σώμα του email πριν από την επικόλληση του προτύπου, δεν υπάρχει τίποτα που πρέπει να καθορίσετε γι' αυτό.
• ΣΗΜΕΙΩΣΗ - προσθέτει μια μικρή εσωτερική σημείωση για το πρότυπο. Δεν υπάρχει κάτι που πρέπει να συμπληρωθεί τη στιγμή της επικόλλησης του προτύπου, επομένως, δεν υπάρχει τίποτα που να μπορεί να κάνει εδώ η WTE.
• SUBJECT - αυτή η μακροεντολή θέματος δεν συμπληρώνει το πεδίο θέματος του email, αλλά παίρνει το κείμενο θέματος από εκεί και το επικολλά στο σώμα του email σας. Καμία εργασία για το WTE.
• ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ και ΩΡΑ - αυτές οι μακροεντολές εισάγουν την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα, οπότε δεν υπάρχει τίποτα ΠΟΥ ΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΤΕ μπορεί να σας βοηθήσει εδώ.
• TO, CC και BCC - αυτές οι μικρές μακροεντολές θα ελέγξουν το email στο TO/CC/BCC και θα το επικολλήσουν στο μήνυμα.
• ΤΟΠΟΘΕΣΙΑ - αυτό το σύνολο μακροεντολών σας βοηθά να στέλνετε email σχετικά με ένα ραντεβού. Καθώς παίρνουν τις πληροφορίες από τα ραντεβού που έχετε ήδη κανονίσει, δεν υπάρχουν πληροφορίες που μπορούν να προστεθούν ή να αλλάξουν κατά την επικόλληση ενός προτύπου.

Τι να επισυνάψετε μακροεντολή στο κοινόχρηστο πρότυπο email

Θα ήθελα να γνωρίσετε μια ακόμη μακροεντολή. Πρόκειται για την "WHAT TO ENTER Junior" που ονομάζεται WHAT TO ATTACH. Αν παρακολουθείτε το blog μας, γνωρίζετε ότι έχουμε μια σειρά από σεμινάρια σχετικά με τα συνημμένα αρχεία. Μπορείτε να ανανεώσετε τις γνώσεις σας και να δείτε τα άρθρα σχετικά με το πώς να επισυνάπτετε αρχεία από το OneDrive, το SharePoint και το URL. Σε περίπτωση που ένας online αποθηκευτικός χώρος δεν είναι για εσάς και προτιμάτε να έχετε τα αρχεία σας τοπικά στομηχανή, ΤΙ ΝΑ ΣΥΝΔΕΘΕΤΕ θα ήταν μια καλή λύση.

Όταν εισάγετε αυτή τη μακροεντολή στο πρότυπό σας, έχει την ακόλουθη σύνταξη:

Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, δεν υπάρχει τρόπος να ορίσετε τη θέση του αρχείου για να το επισυνάψετε αυτόματα. Όταν επικολλάτε ένα πρότυπο με αυτή τη μακροεντολή, θα δείτε το " Επιλέξτε ένα αρχείο για επισύναψη ", το οποίο σας προτρέπει να αναζητήσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας:

Συμπέρασμα - χρησιμοποιήστε μακροεντολές, αποφύγετε τα επαναλαμβανόμενα copy-paste :)

Ελπίζω πραγματικά να απολαύσετε τη χρήση του Shared Email Templates με όλες τις μακροεντολές του όσο εγώ καθημερινά :) Αν δεν έχετε δοκιμάσει ακόμα το Shared Email Templates, ήρθε η ώρα! Εγκαταστήστε αυτό το πρόσθετο απευθείας από το Microsoft Store και δοκιμάστε το. Πιστέψτε με, αξίζει τον κόπο ;)

Σε περίπτωση που έχετε ερωτήσεις να κάνετε ή ίσως σας ήρθε η ιδέα για το πώς να βελτιώσουμε τις μακροεντολές ή το πρόσθετό μας, παρακαλούμε αφιερώστε λίγα λεπτά για να αφήσετε τις σκέψεις σας στα Σχόλια. Σας ευχαριστούμε και, φυσικά, μείνετε συντονισμένοι!

Διαθέσιμες λήψεις

Παρουσίαση κοινόχρηστων προτύπων email (.pdf αρχείο)