สารบัญ
บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับมาโครที่น่าประทับใจที่สุดในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน – สิ่งที่ต้องป้อน อาจวางข้อความ ตัวเลข หรือวันที่ที่คุณต้องการลงใน อีเมลและเปิดดร็อปดาวน์พร้อมตัวเลือกที่กรอกไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเลือกเพื่อเติมข้อความของคุณ คุณยังสามารถวางค่าเดียวกันหลายๆ ครั้งและรวมมาโครนี้กับค่าอื่นๆ
อยู่กับฉันจนจบคู่มือนี้ แล้วฉันจะโน้มน้าวคุณว่ามาโครเล็กๆ เพียงตัวเดียวจะช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมากจนคุณนึกไม่ถึง ;)
มาโครคืออะไร
ก่อนที่เราจะเริ่มต้นสำรวจคุณลักษณะแต่ละอย่างของมาโครสิ่งที่ต้องป้อน ฉันขอแจ้งให้ทราบว่ามาโครมีรูปแบบดังต่อไปนี้:
~ %WHAT_TO_ENTER[ options]เพื่อความสะดวกและอ่านง่าย ฉันจะเรียกมันว่า WHAT TO ENTER หรือเรียกสั้นๆ ว่า WTE อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณใช้ในเทมเพลตของคุณ โปรดจำการสะกดคำนี้ไว้
ตอนนี้ ให้ฉันแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว:
- เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันคืออะไร เราสร้างแอป Outlook นี้เพื่อให้ผู้ใช้หลายล้านคนทั่วโลกสามารถหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำๆ และจัดการกับการติดต่อทางอีเมลตามปกติด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง ด้วย Add-in นี้ คุณสามารถสร้างชุดของเทมเพลต เพิ่มการจัดรูปแบบ ลิงก์ ระบุไฟล์ที่จะแนบ และฟิลด์ที่จะใส่ และอื่นๆ ยิ่งไปกว่านั้น เทมเพลตเหล่านั้นที่คุณอาจเรียกใช้บนเครื่องหลายเครื่อง (พีซี, Mac และ Windowsแท็บเล็ต) และแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณ
- มาโครหมายถึงอะไรในแง่ของเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน เป็นตัวยึดตำแหน่งพิเศษที่อาจช่วยคุณแทรกชื่อและนามสกุลของผู้รับในข้อความอีเมล แนบไฟล์ วางรูปภาพในบรรทัด เพิ่มที่อยู่อีเมลในช่อง CC/BCC เติมหัวเรื่องอีเมลของคุณ รวมข้อความเดียวกันในหลายๆ ที่ อีเมลของคุณ ฯลฯ ใช่ ฯลฯ เนื่องจากรายการนี้ยังไม่ใกล้ที่จะเสร็จสมบูรณ์ :)
ฟังดูดีใช่ไหม จากนั้นมาเริ่มกันเลย :)
มาโครใส่อะไรดี – ใช้ทำอะไรและใช้ได้เมื่อไหร่
เรื่องสั้นคือมาโครใส่อะไรเพิ่มตัวยึดตำแหน่งพิเศษให้กับเทมเพลตของคุณเพื่อให้คุณ รับอีเมลฉบับสมบูรณ์ได้ทันที คุณสามารถเติมตัวยึดตำแหน่งนี้ด้วยค่าที่กำหนดเอง เช่น ข้อความ ตัวเลข ลิงก์ วันที่ ฯลฯ หรือคุณอาจเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงและเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากที่นั่น
ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อมีหลายตำแหน่ง ในข้อความของคุณที่คุณต้องกรอก สิ่งที่ต้องป้อนจะขอให้คุณระบุข้อความที่จะวางเพียงครั้งเดียว และเติมข้อมูลในสถานที่เหล่านั้นทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
ตอนนี้ มาดูตัวเลือกของมาโครแต่ละตัวให้ละเอียดยิ่งขึ้น และเรียนรู้การตั้งค่า อย่างถูกต้องสำหรับแต่ละกรณี
เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังอีเมล Outlook แบบไดนามิก
ง่ายที่สุดก่อน :) จินตนาการว่า: คุณส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้าของคุณเพื่อแจ้งพวกเขาเกี่ยวกับสถานะ ตามคำสั่งของตน แน่นอนการสั่งซื้อแต่ละครั้งมีรหัสเฉพาะ ดังนั้นคุณจะต้องวางเทมเพลต จากนั้นมองหาตำแหน่งของหมายเลขคำสั่งซื้อในข้อความแล้วพิมพ์ด้วยตนเอง เกือบได้แล้ว ;) ไม่ คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้น เพราะสิ่งที่ต้องป้อนจะแสดงช่องใส่ข้อมูลที่คุณวางหมายเลขที่ถูกต้อง ซึ่งจะถูกแทรกลงในตำแหน่งที่จำเป็นในอีเมลของคุณทันที
มาดูกัน มันทำงานอย่างไร. คุณสร้างเทมเพลตใหม่ เพิ่มข้อความแจ้งเตือน และรวมมาโคร:
เคล็ดลับ หากคุณต้องการเปลี่ยนหรือลบข้อความในช่องกรอกข้อมูล ไม่จำเป็นต้องเพิ่มมาโครใหม่ เพียงแค่ปรับเปลี่ยนเล็กน้อย ดูตัวอย่างข้างต้นมาโครที่มีลักษณะดังนี้: ~%WHAT_TO_ENTER[ใส่หมายเลขคำสั่งซื้อที่นี่;{ชื่อเรื่อง:"หมายเลขคำสั่งซื้อ"}]
หากคุณลบ “ป้อนหมายเลขคำสั่งซื้อที่นี่” (หรือแทนที่ด้วยข้อความที่คุณ เช่น มากกว่า) เพียงแก้ไขพารามิเตอร์แรกของมาโคร:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:"order number"}] 
หมายเหตุ สิ่งสำคัญคือต้องเว้นเครื่องหมายอัฒภาคไว้เพื่อไม่ให้รูปลักษณ์ของช่องป้อนข้อมูลเสียหาย
วางค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงในข้อความ
มาดูเทมเพลตการแจ้งเตือนด้านบนให้ละเอียดยิ่งขึ้น แม้ว่าจะมีหมายเลขคำสั่งซื้อที่ไม่จำกัด แต่อาจมีสถานะคำสั่งซื้อเพียงไม่กี่รายการ สมมุติว่าพิมพ์ 3 ตัวเลือกทุกครั้งก็ไม่ช่วยประหยัดเวลาใช่ไหม? มาถึง " รายการแบบเลื่อนลง " ความคิดเห็นของสิ่งที่ต้องป้อน คุณเพียงแค่เพิ่มมาโคร ตั้งค่าที่เป็นไปได้ทั้งหมด และวางเทมเพลตของคุณ:
~%WHAT_TO_ENTER[“สรุปผลแล้ว”;“รอการชำระเงิน”;“ตรวจสอบการชำระเงิน”;{title:"สถานะ"}] 
ตัวเลือก รายการแบบเลื่อนลง มีพารามิเตอร์สองตัวที่ฉันต้องการให้คุณสนใจ:
- ผู้ใช้สามารถแก้ไขรายการที่เลือกได้ – เลือกตัวเลือกนี้และคุณจะสามารถแก้ไขรายการที่เลือกได้ ค่าในรายการแบบเลื่อนลงก่อนที่คุณจะวางลงในข้อความของคุณ
- ผู้ใช้สามารถเลือกได้หลายรายการโดยคั่นด้วย – เมื่อเลือกความคิดเห็นนี้แล้ว คุณสามารถตรวจสอบค่าต่างๆ พร้อมกันได้ คุณอาจระบุตัวคั่นหรือปล่อยทุกอย่างไว้ตามที่เป็น และตัวคั่นจะเป็นเครื่องหมายจุลภาค
คุณอาจสังเกตเห็นว่าตอนนี้หน้าต่างของมาโครมีตัวยึดสองตำแหน่งให้เติม - ลำดับและสถานะ เนื่องจากฉันได้เพิ่ม WTE สองรายการ จึงมีช่องพิเศษสำหรับแต่ละรายการ เมื่อฉันจะเพิ่มอันที่สาม (ใช่ ฉันจะทำ) จะมีสามจุด ดังนั้นคุณจะไม่เบื่อกับป๊อปอัปหลายรายการสำหรับแต่ละมาโคร แต่กรอกข้อมูลทั้งหมดและกดตกลงเพียงครั้งเดียวก่อนที่จะได้รับอีเมลที่พร้อมส่ง
ใส่วันที่ลงใน เทมเพลต Outlook
มาโครสิ่งที่ต้องป้อนไม่เพียงแต่จัดการข้อความและตัวเลขเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวันที่ด้วย คุณสามารถป้อนด้วยตนเอง เลือกจากปฏิทินหรือกด วันนี้ และวันที่ปัจจุบันจะถูกเติมโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับคุณ
ดังนั้น หากคุณจำเป็นต้องระบุเวลา มาโครจะทำงานให้คุณอย่างดี
กลับไปที่การช่วยเตือนของเรา มาปรับปรุงกันเล็กน้อยอีกเล็กน้อยและกำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับคำสั่งซื้อ
เห็นไหม สามฟิลด์ที่จะตั้งค่า ตามที่สัญญาไว้ ;)
ใส่ค่าที่ซ้ำกันในที่ต่างๆ ของข้อความ
คุณอาจคิดว่าคุณจะต้องป้อนค่ามากเท่ากับสิ่งที่ต้องป้อนในของคุณ แม้ว่าคุณจะต้องการวางข้อความเดียวกันในที่ต่างๆ เนื่องจากมาโครได้รับการออกแบบมาเพื่อประหยัดเวลาของคุณ จึงไม่ต้องกดปุ่มใดๆ เพิ่มเติม :)
มาดูหน้าต่างของมาโครกัน หากคุณเปลี่ยนตัวเลือก คุณจะเห็นว่าไม่ว่าจะเลือกตัวเลือกใด จะมีหนึ่งรายการที่ไม่เปลี่ยนแปลง ฉันหมายถึงฟิลด์ “ ชื่อหน้าต่าง ” เนื่องจากเป็นกุญแจสำคัญในการวางค่าเดียวกันในที่ต่างๆ ในคราวเดียว
ไม่ ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกการวางแบบใด – ข้อความ เมนูแบบเลื่อนลง หรือวันที่ – หากคุณมี ชื่อหน้าต่าง เหมือนกัน ค่าเดียวกันก็จะถูกวาง ดังนั้น คุณสามารถสร้างมาโครนี้เพียงครั้งเดียว คัดลอกไปทั่วทั้งเทมเพลตของคุณและสนุกไปกับมัน :)
ซ้อนสิ่งที่ต้องป้อนหรือวิธีรวมมาโครหลายตัวเข้าด้วยกัน
WTE สามารถใช้ร่วมกับแมโครอื่นๆ เกือบทั้งหมดจากเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน คุณอาจสังเกตเห็นแมโคร FILLSUBJECT และ WHAT TO ENTER ที่ซ้อนกันอยู่แล้วในตัวอย่างของฉันจากส่วนก่อนหน้า ดูสิ ฉันเพิ่งตั้งค่าสำหรับ WTE ค่านี้ถูกเพิ่มเข้าไปในข้อความจาก FILLSUBJECT และผลลัพธ์ไปที่บรรทัดเรื่อง
~%FILLSUBJECT[Note aboutคำสั่งซื้อ ~%WHAT_TO_ENTER[ป้อนหมายเลขคำสั่งซื้อที่นี่;{title:"หมายเลขคำสั่งซื้อ"}]]อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถรวมมาโครทั้งหมดเข้ากับสิ่งที่ต้องป้อนได้ มาเปิดใช้งานโหมด “ผสานมาโครเหมือนมืออาชีพ” และรวมมาโครสองสามตัวเพื่อดูว่าพวกมันทำงานอย่างไรและอย่างไร และเหตุใดจึงมีประโยชน์สำหรับคุณ ;)
ตัวอย่างการใช้มาโครหลายตัวร่วมกัน
การผสานมาโครเป็นการทดลองที่ดีซึ่งท้ายที่สุดก็จบลงด้วยการประหยัดเวลา หากคุณดูรายการมาโครสำหรับเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน คุณอาจคิดว่า "ว้าว มีมาโครมากมายให้สำรวจ!" การแจ้งเตือนสปอยเลอร์ - ไม่สามารถรวมทั้งหมดเข้ากับสิ่งที่ต้องป้อนได้ ตอนนี้ฉันจะแสดงให้คุณเห็นกรณีที่การผสานแบบนี้ได้ผล ในบทถัดไป คุณจะเห็นมาโครที่ใช้ไม่ได้ในลักษณะนี้
พูดโดยทั่วไป คุณอาจรวมสิ่งที่ต้องป้อนด้วยมาโครเติมและเพิ่มทั้งหมด ในวิธีนี้ คุณอาจรวมสิ่งที่จะป้อนเข้ากับ FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC FILLBCC/ADDBCC และเติมที่อยู่ของผู้รับ ดังนั้น ช่อง TO/CC/BCC ของคุณจะถูกกรอกด้วยอีเมลที่คุณป้อนเมื่อวางเทมเพลต
หรือลองใช้แมโคร INSERT PICTURE FROM URL หากคุณจำบทช่วยสอนก่อนหน้าของฉันได้ มาโครนี้จะถามหา URL ของรูปภาพและวางรูปภาพนี้ลงในข้อความ ดังนั้น หากคุณไม่แน่ใจว่าจะวางรูปภาพใดหรือต้องการเลือกรูปภาพสำหรับแต่ละกรณี คุณอาจแทนที่ลิงก์ด้วยสิ่งที่ต้องป้อน และเพิ่มลิงก์เมื่อวางเทมเพลต
เคล็ดลับ. หากคุณทราบแน่นอนว่าจะเลือกรูปภาพใด คุณอาจฝังรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้ WTE และเลือกลิงก์ที่คุณต้องการจากที่นั่น
มาโครที่ต้องป้อนไม่สามารถรวมเข้าด้วยกันได้
ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ไม่ใช่มาโครทั้งหมดที่สามารถผสานได้ ต่อไปนี้คือมาโครที่คุณจะไม่สามารถเข้าร่วมกับสิ่งที่ต้องป้อน:
- CLEARBODY – เนื่องจากเป็นการล้างเนื้อหาของอีเมลก่อนวางเทมเพลต จึงไม่ต้องระบุอะไร
- หมายเหตุ – เพิ่มหมายเหตุภายในขนาดเล็กสำหรับเทมเพลต ไม่มีอะไรต้องกรอกในช่วงเวลาของการวางเทมเพลต ดังนั้น WTE จึงไม่มีอะไรให้ทำที่นี่
- เรื่อง – มาโครหัวเรื่องนี้ไม่ได้เติมฟิลด์หัวเรื่องของอีเมล แต่รับข้อความหัวเรื่องจากที่นั่นและ วางลงในเนื้อหาอีเมลของคุณ ไม่ทำงานสำหรับ WTE
- วันที่และเวลา – มาโครเหล่านั้นแทรกวันที่และเวลาปัจจุบัน ดังนั้นจึงไม่มีอะไรต้องป้อนที่จะช่วยคุณในส่วนนี้
- ถึง, CC และ BCC – เหล่านั้น มาโครตัวน้อยจะตรวจสอบอีเมลใน TO/CC/BCC และวางลงในข้อความ
- LOCATION – ชุดมาโครนี้ช่วยคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับการนัดหมาย เนื่องจากพวกเขาได้รับข้อมูลจากการนัดหมายที่คุณจัดไว้แล้ว จึงไม่มีข้อมูลที่สามารถเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงได้เมื่อวางเทมเพลต
สิ่งที่ต้องแนบมาโครในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน
ผมอยากให้คุณทำความคุ้นเคยกับมาโครอีกหนึ่งตัว มันคือ "สิ่งที่ต้องป้อนจูเนียร์" เรียกว่าสิ่งที่ต้องแนบ. หากคุณคอยดูบล็อกของเรา คุณจะรู้ว่าเรามีชุดการสอนเกี่ยวกับไฟล์แนบ คุณสามารถทบทวนความรู้ของคุณและตรวจสอบบทความเกี่ยวกับวิธีแนบไฟล์จาก OneDrive, SharePoint และ URL ในกรณีที่พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ไม่เหมาะกับคุณและคุณต้องการให้ไฟล์ของคุณอยู่ในเครื่องของคุณ สิ่งที่ต้องแนบจะเป็นทางออกที่ดี
เมื่อคุณแทรกมาโครนี้ในเทมเพลตของคุณ จะมีไวยากรณ์ดังต่อไปนี้:
~%WHAT_TO_ATTACHตามที่คุณอาจสังเกตเห็น ไม่มีวิธีใดที่จะตั้งค่าตำแหน่งของไฟล์ให้แนบโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณวางเทมเพลตด้วยมาโครนี้ คุณจะเห็นหน้าต่าง “ เลือกไฟล์ที่จะแนบ ” ให้คุณเรียกดูไฟล์บนพีซีของคุณ:
บทสรุป – ใช้มาโคร หลีกเลี่ยงการคัดลอกและวางซ้ำๆ :)
ฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับการใช้เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันกับมาโครทั้งหมดเหมือนที่ฉันทำทุกวัน :) หากคุณยังไม่ได้ลอง เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันของเรา ถึงเวลาแล้ว! ติดตั้ง Add-in นี้โดยตรงจาก Microsoft Store แล้วลองใช้งานเลย เชื่อฉันสิ มันคุ้มค่า ;)
ในกรณีที่คุณมีคำถามใดๆ หรือบางทีคุณอาจได้แนวคิดเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงมาโครหรือส่วนเสริมของเรา โปรดสละเวลาสักครู่ ความคิดของคุณในความคิดเห็น ขอขอบคุณและแน่นอน โปรดติดตามต่อไป!
ดาวน์โหลดได้
งานนำเสนอเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน (ไฟล์ .pdf)
