Гэты артыкул пазнаёміць вас з самым уражлівым макрасам у агульных шаблонах электроннай пошты – ШТО ЎВЕДЗІЦЬ. Ён можа ўставіць любы тэкст, лічбу або дату, якую вы хочаце электронную пошту і адкрыйце выпадальнае меню з папярэдне запоўненымі параметрамі, якія вы можаце выбраць для запаўнення паведамлення. Вы нават можаце ўставіць адно і тое ж значэнне некалькі разоў і камбінаваць гэты макрас з іншымі.

Заставайцеся са мной да канца гэтага дапаможніка, і я пераканаю вас, што адзін маленькі макрас дапаможа пазбегнуць такой колькасці ручной працы, якую вы нават не маглі сабе ўявіць ;)

Што такое макрас?

Перш чым мы пачнем вывучаць кожную асаблівасць макраса WHAT TO ENTER, я хацеў бы адзначыць, што ён мае наступны выгляд:

Для зручнасці і чытальнасці я буду называць гэта WHAT TO_ENTER або яшчэ карацей – WTE. Аднак калі вы выкарыстоўваеце яго ў сваіх шаблонах, майце на ўвазе гэтае напісанне.

А зараз дазвольце мне хутка распавесці вам пра асновы:

• Што такое агульныя шаблоны электроннай пошты? Мы стварылі гэта дадатак Outlook, каб мільёны карыстальнікаў па ўсім свеце маглі не выконваць паўтаральныя задачы і апрацоўваць сваю руцінную перапіску па электроннай пошце ў некалькі пстрычак мышы. З дапамогай гэтай надбудовы вы можаце ствараць набор шаблонаў, дадаваць фарматаванне, спасылкі, вызначаць файлы, якія трэба ўкласці, палі, якія трэба запоўніць, і гэтак далей. Больш за тое, гэтыя шаблоны можна запускаць на некалькіх машынах (ПК, Mac і Windowsпланшэты) і падзяліцеся са сваімі калегамі.
• Што азначае макрас з пункту гледжання агульных шаблонаў электроннай пошты? Гэта спецыяльны запаўняльнік, які можа дапамагчы вам уставіць імя і прозвішча атрымальніка ў паведамленне электроннай пошты, далучыць файлы, уставіць убудаваныя выявы, дадаць адрасы электроннай пошты ў палі CC/BCC, запоўніць тэму вашага электроннага ліста, уключыць адзін і той жа тэкст у некалькіх месцах вашай электроннай пошты і г.д. Так і г.д., бо гэты спіс нават не поўны :)

Гучыць шматспадзеўна, ці не так? Тады давайце пачнем :)

ШТО ЎВЕДЗІЦЬ макрас – што ён робіць і калі яго можна выкарыстоўваць

Карацей кажучы, макрас ШТО ЎВЕДЗІЦЬ дадае спецыяльныя запаўняльнікі да вашых шаблонаў, каб вы атрымаць запоўненае паведамленне электроннай пошты на лета. Вы можаце запоўніць гэты запаўняльнік любым уласным значэннем - тэкстам, лічбамі, спасылкамі, датамі і г.д. Акрамя таго, вы можаце дадаць выпадальны спіс і выбраць адзін з варыянтаў адтуль.

Больш таго, калі ёсць некалькі месцаў у вашым паведамленні, якое вы павінны запоўніць, WHAT TO ENTER папросіць вас указаць тэкст для ўстаўкі толькі адзін раз і запоўніць усе гэтыя месцы аўтаматычна.

Цяпер давайце больш падрабязна разгледзім кожны варыянт макраса і навучымся ўсталёўваць гэта правільна для кожнага выпадку.

Дынамічна дадавайце рэлевантную інфармацыю ў электронныя лісты Outlook

Спачатку самае простае :) Уявіце сабе гэта: вы адпраўляеце сваім кліентам напамін, каб паведаміць ім аб статусе іх парадку. Канечне, кожны заказ маеунікальны ідэнтыфікатар, так што вам трэба будзе ўставіць шаблон, потым пашукаць месца нумара замовы ў тэксце і ўвесці яго ўручную. Амаль зразумеў ;) Не, гэта вам не спатрэбіцца, бо WHAT TO ENTER (ШТО ЎВЕДЗІЦЬ) пакажа вам поле ўводу, у якое вы ўстаўляеце правільны нумар, які адразу ж будзе ўстаўлены ў патрэбнае месца вашай электроннай пошты.

Давайце паглядзім як гэта працуе. Вы ствараеце новы шаблон, дадаеце тэкст апавяшчэння і ўключаеце макрас:

Савет. Калі вы хочаце змяніць або выдаліць тэкст у полі для запаўнення, не трэба паўторна дадаваць макрас, проста змяніце яго крыху. Глядзіце, у маім прыкладзе вышэй макрас выглядае так: ~%WHAT_TO_ENTER[увядзіце нумар заказу тут;{title:"нумар заказу"}]

Калі вы выдаліце ​​«увядзіце нумар заказу тут» (або заменіце яго тэкстам, які вы як больш), проста змяніце першы параметр макраса:

Заўвага. Важна пакінуць кропку з коскай, каб не пашкодзіць выгляд поля ўводу.

Устаўце загадзя вызначаныя значэнні ў паведамленне

Давайце больш падрабязна разгледзім шаблон напамінку вышэй. Хоць існуе неабмежаваная колькасць заказаў, можа быць толькі некалькі статусаў заказаў. Увод аднаго з, скажам, трох варыянтаў кожны раз не вельмі эканоміць час, ці не так? Вось меркаванне « Выпадальны спіс », ШТО ЎВЕДЗІЦЬ. Вы проста дадаеце макрас, задаеце ўсе магчымыя значэнні і ўстаўляеце свой шаблон:

Параметр Dropdown List прапануе два параметры, на якія я хацеў бы звярнуць вашу ўвагу:

• Карыстальнік можа рэдагаваць выбраны элемент(ы) – адзначце гэты параметр, і вы зможаце рэдагаваць выбраны значэнне ў выпадальным спісе перад тым, як уставіць яго ў паведамленне.
• Карыстальнік можа выбраць некалькі элементаў, падзеленых знакам – як толькі гэта меркаванне выбрана, вы можаце праверыць некалькі значэнняў адначасова. Вы можаце ўказаць падзельнік або пакінуць усё як ёсць, і падзельнікам будзе коска.

Магчыма, вы заўважылі, што ў акне макраса цяпер ёсць два запаўняльнікі для запаўнення - парадак і статус. Паколькі я дадаў два WTE, для кожнага з іх ёсць спецыяльнае поле. Як толькі я дадам трэці (так, дадам), будзе тры месцы. Такім чынам, вы не будзеце сумаваць ад некалькіх усплываючых вокнаў для кожнага макраса, але запоўніце ўсю інфармацыю і націсніце OK толькі адзін раз, перш чым атрымаць гатовы да адпраўкі ліст.

Устаўце даты ў Шаблоны Outlook

Макрас WHAT TO ENTER можа апрацоўваць не толькі тэкст і лічбы, але і даты. Вы можаце ўвесці яго ўручную, выбраць з календара або націснуць Сёння , і бягучая дата будзе запаўняцца аўтаматычна. Гэта залежыць ад вас.

Такім чынам, калі вам трэба ўказаць нейкі час, макрас зробіць для вас выдатную працу.

Вяртаючыся да нашага напамінку, давайце крыху палепшыць ягокрыху больш і ўсталюйце тэрмін выканання замовы.

Бачыце? Тры палі для ўстаноўкі, як і было абяцана ;)

Змесціце паўтаральныя значэнні ў розныя месцы паведамлення

Вы можаце падумаць, што вам спатрэбіцца ўвесці столькі значэнняў, колькі ШТО ЎВЕДЗІЦЬ у вашым нават калі вам трэба ўставіць адзін і той жа тэкст у розныя месцы. Паколькі макрас распрацаваны, каб зэканоміць ваш час, ён не будзе прасіць вас рабіць дадатковыя націсканні кнопак :)

Давайце паглядзім на акно макраса. Калі вы пераключыце параметры, вы ўбачыце, што незалежна ад таго, які з іх выбраны, адзін элемент не мяняецца. Я маю на ўвазе поле « Загаловак акна », бо гэта ключ да ўстаўкі аднаго і таго ж значэння ў розныя месцы за адзін раз.

Не незалежна ад таго, які варыянт устаўкі вы абралі – тэкст, выпадальны спіс ці дата – калі ў вас аднолькавы Загаловак акна , будзе ўстаўлена тое самае значэнне. Такім чынам, вы можаце стварыць гэты макрас адзін раз, скапіяваць яго ва ўвесь шаблон і атрымліваць асалоду ад :)

Укладзенае ШТО ЎВЕДЗІЦЬ ці як аб'яднаць некалькі макрасаў

WTE можна выкарыстоўваць разам амаль з любым іншым макрасам з агульных шаблонаў электроннай пошты. Магчыма, вы ўжо заўважылі ўкладзеныя макрасы FILLSUBJECT і WHAT TO ENTER у маім прыкладзе з папярэдняга раздзела. Глядзіце, я толькі што ўсталяваў значэнне для WTE, гэта значэнне было дададзена да тэксту з FILLSUBJECT, і вынік перайшоў у радок тэмы.

Аднак не ўсе макрасы можна аб'яднаць з WHAT TO ENTER. Давайце ўключым рэжым “merge-macros-like-a-pro” і аб'яднаем некалькі макрасаў, каб даведацца, ці працуюць яны і як яны працуюць, і чаму яны могуць быць карыснымі для вас ;)

Прыклады сумеснага выкарыстання некалькіх макрасаў

Аб'яднанне макрасаў - добры эксперымент, які ў выніку заканчваецца эканоміяй часу. Калі вы паглядзіце на спіс макрасаў для агульных шаблонаў электроннай пошты, вы можаце падумаць: «Ого, так шмат макрасаў для вывучэння!». Спойлер - не ўсе з іх можна аб'яднаць з WHAT TO ENTER. Зараз я пакажу вам выпадкі, калі такое аб'яднанне працуе. У наступным раздзеле вы ўбачыце макрасы, якія не будуць працаваць такім чынам.

Калі казаць у цэлым, вы можаце аб'яднаць WHAT TO ENTER з усімі макрасамі FILL і ADD. Такім чынам, вы можаце камбінаваць WHAT TO ENTER з FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC і запоўніце адрасы атрымальнікаў. Такім чынам, ваша поле TO/CC/BCC будзе запоўнена адрасам электроннай пошты, які вы ўводзіце пры ўстаўцы шаблону.

Або давайце возьмем макрас УСТАВІЦЬ ВЫЯВКУ З URL. Калі вы памятаеце адзін з маіх папярэдніх падручнікаў, гэты макрас запытвае URL выявы і ўстаўляе гэтую выяву ў паведамленне. Такім чынам, калі вы не ўпэўненыя, якую выяву ўставіць, або хочаце выбраць выяву для кожнага канкрэтнага выпадку, вы можаце замяніць спасылку на ШТО ЎВЕДЗІЦЬ і дадаць спасылку пры ўстаўцы шаблону.

Савет. Калі вы дакладна ведаеце, з якіх малюнкаў вы будзеце выбіраць, вы можаце ўбудаваць выпадальны спіс з дапамогай WTE і выбраць адтуль патрэбную спасылку.

Макрасы, з якімі ШТО ЎВЕДЗІЦЬ нельга аб'яднаць

Як мы абмяркоўвалі раней, не ўсе макрасы можна аб'яднаць. Вось макрасы, да якіх вы не зможаце далучыцца. ШТО ТРЭБА ЎВЕДЗІЦЬ:

• CLEARBODY – паколькі ён проста ачышчае тэкст электроннага ліста перад устаўкай шаблону, у ім няма чаго ўказваць.
• НАТАТКА – дадае невялікую ўнутраную заўвагу да шаблону. У момант устаўкі шаблона няма чаго запаўняць, таму WTE тут няма чаго рабіць.
• ТЭМА – гэты макрас тэмы не запаўняе поле тэмы электроннага ліста, але атрымлівае тэкст тэмы адтуль і устаўляе яго ў цела вашай электроннай пошты. Не працуе для WTE.
• ДАТА і ЧАС – гэтыя макрасы ўстаўляюць бягучую дату і час, таму вам тут нічога не можа дапамагчы.
• ДА, CC і BCC – гэта маленькія макрасы правераць электронную пошту ў TO/CC/BCC і ўставяць яе ў паведамленне.
• МЕСЦА - гэты набор макрасаў дапаможа вам па электроннай пошце аб сустрэчы. Паколькі яны атрымліваюць інфармацыю з сустрэч, якія вы ўжо арганізавалі, няма інфармацыі, якую можна дадаць або змяніць пры ўстаўцы шаблону.

ШТО ДАЛУЧЫЦЬ макрас у агульных шаблонах электроннай пошты

Хачу вас пазнаёміць яшчэ з адным макрасам. Гэта «ШТО УВЕДЗІЦЬ Junior» пад назвай WHAT TOДАЛУЧЫЦЬ. Калі вы сочыце за нашым блогам, вы ведаеце, што ў нас ёсць серыя падручнікаў па ўкладаннях. Вы можаце абнавіць свае веды і азнаёміцца ​​з артыкуламі пра тое, як далучаць файлы з OneDrive, SharePoint і URL. У выпадку, калі інтэрнэт-сховішча не для вас і вы аддаеце перавагу захоўваць файлы лакальна на вашым кампутары, ШТО ДАЛУЧЫЦЬ будзе добрым рашэннем.

Калі вы ўстаўляеце гэты макрас у свой шаблон, ён мае наступны сінтаксіс:

Як вы маглі заўважыць, няма магчымасці ўсталяваць месцазнаходжанне файла для аўтаматычнага прымацавання. Калі вы ўстаўляеце шаблон з гэтым макрасам, вы ўбачыце акно « Выберыце файл для далучэння », у якім вам прапануецца знайсці файл на вашым ПК:

Выснова – выкарыстоўвайце макрасы, пазбягайце паўторнага капіравання і ўстаўкі :)

Я вельмі спадзяюся, што вам спадабаецца выкарыстоўваць агульныя шаблоны электроннай пошты з усімі іх макрасамі, як і мне штодня :) Калі вы яшчэ не спрабавалі нашы агульныя шаблоны электроннай пошты яшчэ, самы час! Усталюйце гэтую надбудову прама з Microsoft Store і запусціце яе. Паверце, гэта таго варта ;)

Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні ці, магчыма, вы прыдумалі, як палепшыць нашы макрасы або надбудовы, знайдзіце некалькі хвілін, каб сысці вашыя думкі ў каментарах. Дзякуй і, вядома, сачыце за навінамі!

Даступныя спампоўкі

Прэзентацыя агульных шаблонаў электроннай пошты (файл .pdf)