V tem članku boste spoznali najbolj impresivne makre v skupnih predlogah e-pošte. - KAJ VLOŽITI. Prilepi lahko poljubno besedilo, številko ali datum, ki ga želite v e-pošti, in odpre spustno okno s predizpolnjenimi možnostmi, med katerimi lahko izbirate za izpolnitev sporočila. Isto vrednost lahko prilepite celo večkrat in ta makro združite z drugimi.

Ostani z mano do konca tega priročnika in prepričal te bom, da se boš z enim majhnim makrom izognil toliko ročnega dela, da si ga sploh ne moreš predstavljati ;)

Kaj je makro?

Preden začnemo raziskovati vse funkcije makra WHAT TO ENTER, bi rad poudaril, da ima makro naslednjo obliko:

Zaradi priročnosti in berljivosti ga bom imenoval WHAT TO ENTER ali še krajše - WTE. Ko ga boste uporabljali v svojih predlogah, upoštevajte to črkovanje.

Naj vas na hitro seznanim z osnovami:

• Kaj so skupne e-poštne predloge? To aplikacijo za Outlook smo ustvarili, da bi se milijoni uporabnikov po vsem svetu lahko izognili ponavljajočim se opravilom in z nekaj kliki miške uredili rutinsko e-poštno korespondenco. S tem dodatkom lahko ustvarite niz predlog, dodate oblikovanje, povezave, določite datoteke, ki jih je treba priložiti, in polja, ki jih je treba izpolniti, itd. Poleg tega lahko te predloge zaženete naveč računalnikov (PC, Mac in tablični računalniki z Windows) in jih delite s sodelavci.
• Kaj pomeni makro v zvezi s skupnimi predlogami e-poštnih sporočil? Gre za posebno nadomestno mesto, ki vam lahko pomaga vstaviti ime in priimek prejemnika v e-poštno sporočilo, priložiti datoteke, vstaviti slike v vrstici, dodati e-poštne naslove v polja CC/BCC, izpolniti predmet e-poštnega sporočila, vključiti isto besedilo na več mest v e-poštnem sporočilu itd. Da, itd., saj ta seznam še zdaleč ni popoln :)

Sliši se obetavno, kajne? Potem začnimo :)

KAJ VSTAVITI MAKRO - kaj počne in kdaj ga lahko uporabite

Skratka, makro funkcija KAJ VKLJUČITI doda posebna nadomestna polja v vaše predloge, tako da boste sproti dobili izpolnjeno e-poštno sporočilo. To nadomestno polje lahko napolnite s katero koli vrednostjo po meri - besedilom, številkami, povezavami, datumi itd. Lahko pa dodate tudi spustni seznam in z njega izberete eno od možnosti.

Če je v sporočilu več mest, ki jih je treba izpolniti, boste morali besedilo, ki ga želite prilepiti, določiti samo enkrat in vsa ta mesta bodo samodejno izpolnjena.

Sedaj si podrobneje oglejmo vsako možnost makra in se naučimo, kako jo pravilno nastaviti za vsak primer.

Dinamično dodajanje ustreznih informacij v e-poštna sporočila Outlook

Najprej gre najlažje :) Predstavljajte si naslednje: svojim strankam pošljete opomnik, da jih obvestite o stanju njihovega naročila. Seveda ima vsako naročilo edinstven ID, zato boste morali prilepiti predlogo, nato v besedilu poiskati mesto za številko naročila in jo ročno vnesti. Skoraj vas je doseglo ;) Ne, tega ne boste potrebovali, saj vam bo WHAT TO ENTER pokazal vnosno polje, kamor boste prilepili pravilno številko.ki se takoj vstavi na potrebno mesto vašega e-poštnega sporočila.

Oglejmo si, kako deluje. Ustvarite novo predlogo, dodajte besedilo obvestila in vključite makro:

Nasvet. Če želite spremeniti ali odstraniti besedilo v polju za izpolnjevanje, vam ni treba ponovno dodati makra, le malo ga spremenite. V zgornjem primeru je makro videti takole: ~%WHAT_TO_ENTER[tukaj vnesite številko naročila;{title: "številka naročila"}]

Če odstranite "tukaj vnesite številko naročila" (ali ga nadomestite z besedilom, ki vam je bolj všeč), samo spremenite prvi parameter makra:

Opomba: Pomembno je, da sredinec ostane levo, da se ne pokvari videz vnosnega polja.

Vložite vnaprej določene vrednosti v sporočilo

Poglejmo si podrobneje zgornjo predlogo opomnika. Medtem ko je število naročil neomejeno, je lahko statusov naročil le nekaj. Vsakokratno vnašanje ene od, recimo, treh možnosti ni preveč varčno, kajne? Tukaj je " Spustni seznam " mnenje o tem, KAJ VSTAVITI. Dodate makro, nastavite vse možne vrednosti in prilepite predlogo:

Spletna stran Spustni seznam možnost ponuja dva parametra, na katera vas želim opozoriti:

• Uporabnik lahko ureja izbrane elemente - označite to možnost in izbrano vrednost na spustnem seznamu boste lahko urejali, preden jo prilepite v sporočilo.
• Uporabnik lahko izbere več elementov, ločenih z - ko je to mnenje izbrano, lahko preverite več vrednosti hkrati. Določite lahko ločilo ali pa pustite vse tako, kot je, in ločilo bo vejica.

Morda ste opazili, da sta v oknu makra zdaj dve nadomestni polji za izpolnjevanje - naročilo in stanje. Ker sem dodal dva WTE, je za vsakega od njiju posebno polje. Ko bom dodal tretjega (da, bom), bodo polja tri. Zato se ne boste dolgočasili s številnimi pojavnimi okni za vsak makro, temveč boste izpolnili vse informacije in pritisnili OK samo enkrat, preden boste prejeli pripravljeno za pošiljanje e-poštnega sporočila.

Vstavljanje datumov v predloge programa Outlook

Z makrom KAJ VKLJUČITI lahko poleg besedila in številk obdelujete tudi datume. Vnesete jih lahko ročno, izberete iz koledarja ali pritisnete Danes in trenutni datum se bo izpolnil samodejno. To je odvisno od vas.

Če morate določiti čas, bo makro opravil odlično delo.

Če se vrnemo k našemu opomniku, ga še nekoliko izboljšajmo in določimo datum zapadlosti naročila.

Vidiš? Tri polja za nastavitev, kot je bilo obljubljeno ;)

Postavite ponavljajoče se vrednosti na različna mesta sporočila

Morda si mislite, da boste morali v predlogo vnesti toliko vrednosti, kolikor je vnosov WHAT TO ENTER, tudi če morate isto besedilo prilepiti na različna mesta. Ker je makro zasnovan tako, da vam prihrani čas, od vas ne bo zahteval dodatnih pritiskov na gumb :)

Oglejmo si okno makra. Če preklopite možnosti, boste videli, da se ne glede na to, katera od njih je izbrana, ena postavka ne spremeni. Mislim na " Naslov okna ", saj je to ključ do lepljenja iste vrednosti na različna mesta.

Ne glede na to, katero možnost lepljenja izberete - besedilo, spustno okno ali datum -, če imate enake Naslov okna , bo prilepljena ista vrednost. Tako lahko enkrat ustvarite ta makro, ga kopirate po celotni predlogi in uživate :)

Vgnezdeni makri ČE VSTAVITI ali kako združiti več makrov

WTE lahko uporabljate skupaj s skoraj vsemi drugimi makri iz Skupnih e-poštnih predlog. V mojem primeru iz prejšnjega poglavja ste morda že opazili vgnezdene makre FILLSUBJECT in WHAT TO ENTER. Poglejte, pravkar sem nastavil vrednost za WTE, to vrednost sem dodal besedilu iz FILLSUBJECT in rezultat se je prenesel v vrstico predmeta.

Vendar pa vseh makrov ni mogoče združiti s funkcijo WHAT TO ENTER. Omogočimo način "merge-macros-like-a-pro" in združimo nekaj makrov, da vidimo, ali in kako delujejo ter zakaj so lahko za vas koristni ;)

Primeri uporabe več makrov skupaj

Združevanje makrov je prijeten poskus, ki se na koncu konča s prihrankom časa. Če si ogledate seznam makrov za skupne e-poštne predloge, boste morda pomislili: "Vau, toliko makrov za raziskovanje!". Spoiler - vseh ni mogoče združiti z ukazom ČE VSTOPITI. Zdaj vam bom pokazal primere, ko takšno združevanje deluje. V naslednjem poglavju boste videli makre, ki na ta način ne delujejo.

Na splošno lahko WHAT TO ENTER združite z vsemi makri FILL in ADD. Na ta način lahko WHAT TO ENTER združite z makri FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC in izpolnite naslove prejemnikov. Tako bo vaše polje TO/CC/BCC izpolnjeno z e-pošto, ki jo vnesete pri vstavljanju predloge.

Ali pa vzemimo makro INSERT PICTURE FROM URL. Če se spomnite enega od mojih prejšnjih navodil, ta makro vpraša za url naslov slike in to sliko prilepi v sporočilo. Če torej niste prepričani, katero sliko prilepiti, ali želite izbrati sliko za vsak posamezen primer, lahko nadomestite povezavo z WHAT TO ENTER in dodate povezavo pri lepljenju predloge.

Nasvet: Če zagotovo veste, med katerimi slikami boste izbirali, lahko spustni seznam vgradite z uporabo WTE in iz njega izberete želeno povezavo.

Makrov, ki jih ni mogoče združiti z

Kot smo že omenili, vseh makrov ni mogoče združiti. Tukaj so makri, ki jih ne boste mogli združiti s programom ČE VSTOPITI:

• CLEARBODY - ker pred prilepitvijo predloge preprosto počisti telo e-pošte, ga ni treba določiti.
• OPOMBA - doda majhno notranjo opombo za predlogo. V trenutku lepljenja predloge ni treba ničesar izpolniti, zato WTE tu nima kaj početi.
• SUBJECT - ta makro teme ne izpolni polja teme e-pošte, temveč od tam prevzame besedilo teme in ga prilepi v telo e-pošte. Za WTE ni dela.
• DATUM in ČAS - ti makri vstavijo trenutni datum in čas, zato vam pri tem ne more pomagati nič, kar bi lahko vnesli.
• TO, CC in BCC - ti majhni makri bodo preverili e-poštno sporočilo v TO/CC/BCC in ga prilepili v sporočilo.
• MESTO - ta sklop makrov vam pomaga poslati e-pošto o sestanku. Ker informacije dobijo iz že dogovorjenih sestankov, jih pri lepljenju predloge ni mogoče dodati ali spremeniti.

Makro KAJ PRILOŽITI v Predloge e-pošte v skupni rabi

Rad bi, da se seznanite še z enim makrom. To je "KAJ VKLJUČITI mlajši", ki se imenuje KAJ PRILOŽITI. Če spremljate naš blog, veste, da smo pripravili vrsto učbenikov o priponkah. Lahko osvežite svoje znanje in preverite članke o tem, kako priložiti datoteke iz OneDrive, SharePoint in URL. Če spletna shramba ni za vas in imate datoteke raje lokalno v svojemstroj, KAKO PRILOŽITI bi bila dobra rešitev.

Ko ta makro vstavite v predlogo, ima naslednjo sintakso:

Kot ste morda opazili, ni možnosti za nastavitev lokacije datoteke, da bi jo samodejno priložili. Ko prilepite predlogo s tem makrom, se prikaže simbol " Izberite datoteko, ki jo želite priložiti ", ki vas pozove, da poiščete datoteko v računalniku:

Zaključek - uporabljajte makroje, izogibajte se ponavljajočim se kopijam :)

Resnično upam, da boste uživali v uporabi Šablon za elektronsko pošto z vsemi makri, tako kot jaz vsak dan :) Če še niste preizkusili naših Šablon za elektronsko pošto, je skrajni čas! Namestite ta dodatek neposredno iz trgovine Microsoft Store in ga preizkusite. Verjemite mi, vredno je ;)

Če imate kakšno vprašanje ali pa ste morda prišli na idejo, kako izboljšati naše makroje ali dodatek, si vzemite nekaj minut in pustite svoje misli v komentarjih. Hvala in seveda ostanite z nami!

Razpoložljivi prenosi

Predstavitev Predloge e-pošte v skupni rabi (.pdf datoteka)