Tämä artikkeli esittelee sinulle jaettujen sähköpostimallien vaikuttavimman makron. - MIHIN OSALLISTUA. Se voi liittää minkä tahansa haluamasi tekstin, numeron tai päivämäärän sähköpostiviestiin ja avata pudotusvalikon, jossa on esitäytettyjä vaihtoehtoja, joista voit valita viestin täyttämiseksi. Voit jopa liittää saman arvon useita kertoja ja yhdistää tämän makron muihin.

Pysy kanssani tämän oppaan loppuun asti, niin vakuutan sinut siitä, että yksi pieni makro auttaa välttämään niin paljon manuaalista työtä, että et osaa edes kuvitella ;)

Mikä on makro?

Ennen kuin alamme tutkia WHAT TO ENTER -makron jokaista ominaisuutta, haluan huomauttaa, että se on seuraavassa muodossa:

Käytettävyyden ja luettavuuden vuoksi kutsun sitä WHAT TO ENTER tai vielä lyhyemmin WTE:ksi. Kun kuitenkin käytät sitä malleissasi, pidä tämä kirjoitusasu mielessäsi.

Käyn nopeasti läpi perusasiat:

• Mikä on Shared Email Templates? Loimme tämän Outlook-sovelluksen, jotta miljoonat käyttäjät ympäri maailmaa voisivat välttää toistuvia tehtäviä ja hoitaa rutiininomaisen sähköpostikirjeenvaihdon muutamalla hiiren napsautuksella. Tämän lisäosan avulla voit luoda joukon malleja, lisätä muotoiluja, linkkejä, määrittää liitettävät tiedostot ja täytettävät kentät ja niin edelleen. Lisäksi nämä mallit, joita voit käyttää osoitteessauseita koneita (PC-tietokoneita, Mac-tietokoneita ja Windows-tabletteja) ja jakaa niitä kollegoiden kanssa.
• Mitä makro tarkoittaa jaettujen sähköpostimallien kannalta? Se on erityinen sijoitusmerkki, jonka avulla voit lisätä vastaanottajan etu- ja sukunimen sähköpostiviestiin, liittää tiedostoja, liittää kuvia riviin, lisätä sähköpostiosoitteita CC/BCC-kenttiin, täyttää sähköpostin aiheen, sisällyttää saman tekstin useisiin kohtiin sähköpostia jne. Kyllä, jne., koska tämä luettelo ei ole läheskään täydellinen :)

Kuulostaa lupaavalta, eikö vain? Aloitetaan sitten :)

MIKSI SYÖTTÄÄ makro - mitä se tekee ja milloin sitä voidaan käyttää?

Lyhyesti sanottuna WHAT TO ENTER -makro lisää erityisiä paikanmerkkejä malleihisi, jotta saat valmiin sähköpostin lennossa. Voit täyttää tämän paikanmerkin millä tahansa mukautetulla arvolla - tekstillä, numeroilla, linkeillä, päivämäärillä jne. Vaihtoehtoisesti voit lisätä pudotusluettelon ja valita sieltä jonkin vaihtoehdon.

Lisäksi, kun viestissäsi on useita kohtia, jotka sinun on täytettävä, WHAT TO ENTER pyytää sinua määrittämään tekstin, jonka haluat liittää vain kerran, ja täyttää kaikki nämä kohdat automaattisesti.

Tutustutaan nyt tarkemmin kunkin makron vaihtoehtoon ja opitaan asettamaan se oikein jokaista tapausta varten.

Lisää asiaankuuluvaa tietoa Outlook-sähköposteihin dynaamisesti

Helpoin menee ensin :) Kuvittele tämä: lähetät muistutuksen asiakkaillesi ilmoittaaksesi heille heidän tilauksensa tilasta. Jokaisella tilauksella on tietysti yksilöllinen tunnus, joten sinun täytyy liittää malli, sitten etsiä tekstistä tilauksen numeron paikka ja kirjoittaa se manuaalisesti. Melkein sain sinut kiinni ;) Ei, et tarvitse sitä, koska WHAT TO ENTER näyttää sinulle syöttöruudun, johon liität oikean numeron.joka lisätään sähköpostisi tarvittavaan kohtaan heti.

Katsotaanpa, miten se toimii. Luodaan uusi malli, lisätään ilmoituksen teksti ja sisällytetään makro:

Vihje. Jos haluat muuttaa tai poistaa täytettävän kentän tekstin, sinun ei tarvitse lisätä makroa uudelleen, muuta sitä vain hieman. Yllä olevassa esimerkissäni makro näyttää seuraavalta: ~%WHHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title: "order number"}]]

Jos poistat kohdan "enter order number here" (tai korvaat sen haluamallasi tekstillä), muuta vain makron ensimmäistä parametria:

Huomautus: Puolipiste on jätettävä vasemmalle, jotta syöttöruudun ulkoasu ei turmeltuisi.

Liitä ennalta määritetyt arvot viestiin

Katsotaanpa tarkemmin yllä olevaa muistutusmallia. Vaikka tilausnumeroita on rajattomasti, tilaustiloja voi olla vain muutama. Yhden vaikkapa kolmesta vaihtoehdosta kirjoittaminen joka kerta ei ole kovin aikaa säästävää, eikö? Tässä tulee " Pudotusluettelo " mielipide WHAT TO ENTER. Lisää vain makro, aseta kaikki mahdolliset arvot ja liitä malli:

The Pudotusluettelo vaihtoehto tarjoaa kaksi parametria, joihin haluan kiinnittää huomiosi:

• Käyttäjä voi muokata valittuja kohteita - Jos valitset tämän vaihtoehdon, voit muokata valittua arvoa pudotusvalikossa ennen kuin liität sen viestiin.
• Käyttäjä voi valita useita kohteita erotettuna - Kun tämä lausunto on valittu, voit tarkistaa useita arvoja kerralla. Voit määrittää erottimen tai jättää kaiken ennalleen, jolloin erottimena on pilkku.

Olet ehkä huomannut, että makron ikkunassa on nyt kaksi paikkaa täytettäväksi - tilaus ja tila. Koska olen lisännyt kaksi WTE:tä, jokaiselle on oma kenttä. Kun lisään kolmannen (kyllä, lisään), paikkoja on kolme. Näin ollen et kyllästy useisiin ponnahdusikkunoihin jokaista makroa varten, vaan voit täyttää kaikki tiedot ja painaa OK vain kerran, ennen kuin saat valmiiksi lähetetyn sähköpostin.

Lisää päivämääriä Outlook-malleihin

WHAT TO ENTER -makro voi käsitellä tekstin ja numeroiden lisäksi myös päivämääriä. Voit syöttää ne manuaalisesti, valita kalenterista tai painaa näppäintä Tänään ja nykyinen päivämäärä täytetään automaattisesti. Se riippuu sinusta.

Jos sinun on siis määritettävä ajoitus, makro tekee hyvää työtä puolestasi.

Palatakseni muistutukseemme, parannetaan sitä vielä hieman ja asetetaan tilaukselle eräpäivä.

Näetkö? Kolme kenttää asetettavaksi, kuten luvattiin ;)

Laita toistuvat arvot viestin eri kohtiin.

Saatat ajatella, että sinun täytyy syöttää niin monta arvoa kuin mallissasi on WHAT TO ENTER-kohtia, vaikka sinun täytyy liittää sama teksti eri paikkoihin. Koska makro on suunniteltu säästämään aikaasi, se ei pyydä sinua tekemään yhtään ylimääräistä painikkeen painallusta :)

Katsotaanpa makron ikkunaa. Jos vaihdat vaihtoehtoja, huomaat, että riippumatta siitä, mikä niistä on valittuna, yksi kohta ei muutu. Tarkoitan " Ikkunan otsikko " -kenttään, sillä tämä on avain saman arvon liittämiseen eri paikkoihin kerralla.

Riippumatta siitä, minkä liittämisvaihtoehdon valitset - tekstin, pudotusvalikon tai päivämäärän - jos sinulla on identtiset Ikkunan otsikko Voit siis luoda tämän makron kerran, kopioida sen kaikkialle malliisi ja nauttia :)

Sisäkkäiset WHAT TO ENTER tai miten yhdistää useita makroja?

WTE:tä voidaan käyttää yhdessä lähes kaikkien muiden jaettujen sähköpostimallien makrojen kanssa. Olet ehkä jo huomannut sisäkkäiset FILLSUBJECT- ja WHAT TO ENTER -makrot edellisen kappaleen esimerkissäni. Olen juuri asettanut arvon WTE:lle, tämä arvo lisättiin FILLSUBJECT:n tekstiin ja lopputulos siirrettiin otsikkoriville.

Kaikkia makroja ei kuitenkaan voi yhdistää WHAT TO ENTER -ohjelmalla. Otetaan käyttöön "Yhdistä makrot kuten ammattilainen" -tila ja yhdistetään muutama makro, jotta nähdään, toimivatko ne ja miten ne toimivat ja miksi niistä voi olla hyötyä sinulle ;)

Esimerkkejä useiden makrojen käytöstä yhdessä

Makrojen yhdistäminen on mukava kokeilu, joka lopulta päättyy ajan säästämiseen. Jos katsot jaettujen sähköpostimallien makrojen luetteloa, saatat ajatella: "Vau, niin paljon makroja tutkittavaksi!". Spoilerivaroitus - kaikkia niistä ei voi yhdistää WHAT TO ENTER -ohjelmalla. Nyt näytän sinulle tapaukset, joissa tällainen yhdistäminen toimii. Seuraavassa luvussa näet makrot, jotka eivät toimi tällä tavalla.

Yleisesti ottaen voit yhdistää WHAT TO ENTER -makrot kaikkiin FILL- ja ADD-makroihin. Näin voit yhdistää WHAT TO ENTER -makrot FILLTO/ADDTO-, FILLCC/ADDCC- ja FILLBCC/ADDBCC-makroihin ja täyttää vastaanottajien osoitteet. Näin ollen TO/CC/BCC-kenttäsi täytetään sähköpostilla, jonka syötät liittäessäsi mallin.

Tai otetaan INSERT PICTURE FROM URL -makro. Jos muistat yhden aiemmista opetusohjelmistani, tämä makro kysyy kuvan url-osoitteen ja liittää tämän kuvan viestiin. Jos siis et ole varma, minkä kuvan liittää tai haluat valita kuvan jokaiseen tapaukseen, voit korvata linkin WHAT TO ENTER -linkillä ja lisätä linkin liittäessäsi mallia.

Vihje: Jos tiedät varmasti, mistä kuvista valitset, voit upottaa avattavan luettelon WTE:n avulla ja valita sieltä haluamasi linkin.

Makroja, joita WHAT TO ENTER ei voi yhdistää

Kuten olemme puhuneet aiemmin, kaikkia makroja ei voi yhdistää. Tässä ovat makrot, joita et voi yhdistää WHAT TO ENTER -ohjelmalla:

• CLEARBODY - koska se yksinkertaisesti tyhjentää sähköpostin rungon ennen mallin liittämistä, sitä ei tarvitse määrittää.
• HUOMAUTUS - se lisää pienen sisäisen huomautuksen malliin. Mallin liittämisen yhteydessä ei ole mitään täytettävää, joten WTE:n ei tarvitse tehdä mitään.
• SUBJECT - tämä aihemakro ei täytä sähköpostin aihekenttää, vaan saa aiheen tekstin sieltä ja liittää sen sähköpostin runkoon. Ei työtä WTE:lle.
• PÄIVÄMÄÄRÄ ja AIKA - nämä makrot lisäävät nykyisen päivämäärän ja kellonajan, joten tässä ei ole mitään MIKSI SYÖTTÄÄ voi auttaa sinua.
• TO, CC ja BCC - nämä pienet makrot tarkistavat TO/CC/BCC-kohdassa olevan sähköpostin ja liittävät sen viestiin.
• PAIKOITUS - tämä makrojen sarja auttaa sinua lähettämään sähköpostia tapaamisesta. Koska ne saavat tiedot jo järjestämistäsi tapaamisista, tietoja ei voi lisätä tai muuttaa, kun liität mallin.

MITÄ LIITETÄÄN -makro jaetuissa sähköpostimalleissa

Haluaisin sinun tutustuvan vielä yhteen makroon. Se on "WHAT TO ENTER Junior" nimeltään WHAT TO ATTACH. Jos seuraat blogiamme, tiedät, että meillä on sarja opetusohjelmia liitetiedostoista. Voit päivittää tietosi ja tarkistaa artikkelit siitä, miten liitetään tiedostoja OneDrivesta, SharePointista ja URL-osoitteesta. Jos verkkotallennus ei ole sinulle sopiva ja haluat mieluummin tiedostot paikallisesti sinunkone, MIKÄ KIINNITETÄÄN olisi hyvä ratkaisu.

Kun lisäät tämän makron malliisi, sen syntaksi on seuraava:

Kuten olet ehkä huomannut, ei ole mitään tapaa asettaa tiedoston sijaintia, jotta se liitettäisiin automaattisesti. Kun liität mallin tällä makrolla, näet " Valitse liitettävä tiedosto " -ikkunassa, jossa sinua pyydetään etsimään tiedosto tietokoneeltasi:

Johtopäätös - käytä makroja, vältä toistuvia copy-pasteja :)

Toivon todella, että nautit Shared Email Templatesin ja sen makrojen käytöstä yhtä paljon kuin minä päivittäin :) Jos et ole vielä kokeillut Shared Email Templatesia, on korkea aika! Asenna tämä lisäosa suoraan Microsoft Storesta ja kokeile sitä. Usko minua, se on sen arvoista ;)

Jos sinulla on kysyttävää tai olet keksinyt idean siitä, miten makroja tai lisäosaa voitaisiin parantaa, voit jättää ajatuksesi kommentteihin. Kiitos ja pysy tietenkin kuulolla!

Saatavilla olevat lataukset

Jaettujen sähköpostimallien esittely (.pdf-tiedosto)