یہ مضمون آپ کو مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں سب سے زیادہ متاثر کن میکرو سے متعارف کرائے گا – کیا داخل کرنا ہے۔ یہ کسی بھی متن، نمبر یا تاریخ کو چسپاں کر سکتا ہے جو آپ چاہتے ہیں۔ ای میل کریں اور پہلے سے بھرے ہوئے اختیارات کے ساتھ ایک ڈراپ ڈاؤن کھولیں جو آپ اپنے پیغام کو آباد کرنے کے لیے منتخب کر سکتے ہیں۔ آپ ایک ہی قدر کو کئی بار پیسٹ بھی کر سکتے ہیں اور اس میکرو کو دوسروں کے ساتھ جوڑ سکتے ہیں۔

اس دستی کے اختتام تک میرے ساتھ رہیں اور میں آپ کو قائل کروں گا کہ ایک چھوٹا میکرو اتنے زیادہ دستی کام سے بچنے میں مدد کرے گا جس کا آپ سوچ بھی نہیں سکتے تھے ؛)

میکرو کیا ہے؟

اس سے پہلے کہ ہم میکرو میں کیا داخل کریں کے ہر فیچر کو تلاش کرنا شروع کریں، میں یہ بتانا چاہوں گا کہ اس کی مندرجہ ذیل شکل ہے:

سہولت اور پڑھنے کی اہلیت کے لیے، میں اسے WHAT TO ENTER یا اس سے بھی چھوٹا کہوں گا - WTE۔ تاہم، جب آپ اسے اپنے ٹیمپلیٹس میں استعمال کرتے ہیں، تو براہ کرم اس ہجے کو ذہن میں رکھیں۔

اب میں آپ کو بنیادی باتوں کے بارے میں بتاتا ہوں:

• مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کیا ہے؟ ہم نے یہ آؤٹ لک ایپ بنائی ہے تاکہ دنیا بھر کے لاکھوں صارفین دہرائے جانے والے کاموں سے بچ سکیں اور ماؤس کے چند کلکس میں اپنے معمول کے ای میل خط و کتابت کو سنبھال سکیں۔ اس ایڈ ان کے ذریعے آپ ٹیمپلیٹس کا ایک سیٹ بنا سکتے ہیں، فارمیٹنگ، لنکس شامل کر سکتے ہیں، منسلک ہونے والی فائلوں کی وضاحت کر سکتے ہیں اور فیلڈز کو آباد کرنا ہے وغیرہ۔ مزید یہ کہ وہ ٹیمپلیٹس جنہیں آپ کئی مشینوں (PCs، Macs اور Windows) پر چلا سکتے ہیں۔گولیاں) اور اپنے ساتھیوں کے ساتھ شئیر کریں۔
• میکرو کا مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کے لحاظ سے کیا مطلب ہے؟ یہ ایک خاص پلیس ہولڈر ہے جو آپ کو ای میل پیغام میں وصول کنندہ کا پہلا اور آخری نام داخل کرنے، فائلیں منسلک کرنے، ان لائن امیجز چسپاں کرنے، CC/BCC فیلڈز میں ای میل ایڈریس شامل کرنے، اپنے ای میل کے مضمون کو آباد کرنے، ایک ہی متن کو کئی جگہوں پر شامل کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔ آپ کی ای میل وغیرہ۔ ہاں، وغیرہ، کیونکہ یہ فہرست مکمل ہونے کے قریب بھی نہیں ہے :)

امید بھری لگتی ہے، ہے نا؟ پھر آئیے شروع کرتے ہیں :)

کیا داخل کریں میکرو - یہ کیا کرتا ہے اور اسے کب استعمال کیا جا سکتا ہے

لمبی کہانی مختصر، WHAT TO ENTER میکرو آپ کے ٹیمپلیٹس میں خصوصی پلیس ہولڈرز کو شامل کرتا ہے تاکہ آپ فلائی پر ایک مکمل ای میل حاصل کریں۔ آپ اس پلیس ہولڈر کو کسی بھی حسب ضرورت قیمت سے پُر کر سکتے ہیں - متن، نمبر، لنکس، تاریخ وغیرہ۔ متبادل طور پر، آپ ڈراپ ڈاؤن فہرست شامل کر سکتے ہیں اور وہاں سے کسی ایک آپشن کو منتخب کر سکتے ہیں۔

مزید برآں، جب کئی جگہیں ہوں آپ کے پیغام میں آپ کو بھرنے کی ضرورت ہے، WHAT TO ENTER آپ سے متن کو صرف ایک بار پیسٹ کرنے اور ان تمام جگہوں کو خود بخود آباد کرنے کے لیے کہے گا۔

اب آئیے ہر میکرو کے آپشن کو قریب سے دیکھیں اور سیٹ کرنا سیکھیں۔ اسے ہر ایک معاملے کے لیے درست طریقے سے اپ لوڈ کریں۔

متحرک طور پر آؤٹ لک ای میلز میں متعلقہ معلومات شامل کریں

سب سے آسان سب سے پہلے ہوتا ہے :) اس کا تصور کریں: آپ اپنے صارفین کو اسٹیٹس کے بارے میں مطلع کرنے کے لیے ایک یاد دہانی بھیجتے ہیں۔ ان کے حکم سے. بے شک، ہر حکم ہےایک منفرد آئی ڈی تاکہ آپ کو ٹیمپلیٹ چسپاں کرنے کی ضرورت ہو، پھر متن میں آرڈر نمبر کی جگہ تلاش کریں اور اسے دستی طور پر ٹائپ کریں۔ تقریباً آپ کو مل گیا ؛) نہیں، آپ کو اس کی ضرورت نہیں ہوگی جیسا کہ WHAT TO ENTER آپ کو ان پٹ باکس دکھائے گا جہاں آپ صحیح نمبر پیسٹ کرتے ہیں جو آپ کے ای میل کی ضروری جگہ پر فوراً داخل ہو جاتا ہے۔

آئیے دیکھتے ہیں۔ یہ کیسے کام کرتا ہے. آپ ایک نیا ٹیمپلیٹ بناتے ہیں، اطلاع کا متن شامل کریں اور میکرو شامل کریں:

ٹپ۔ اگر آپ فل ان فیلڈ میں متن کو تبدیل یا ہٹانا چاہتے ہیں، تو میکرو کو دوبارہ شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے، بس اس میں تھوڑا سا ترمیم کریں۔ دیکھیں، اوپر کی میری مثال میں میکرو ایسا لگتا ہے: ~%WHAT_TO_ENTER[یہاں آرڈر نمبر درج کریں؛{title:"order number"}]

اگر آپ "یہاں آرڈر نمبر درج کریں" کو ہٹاتے ہیں (یا اسے اس متن سے بدل دیتے ہیں جسے آپ مزید کی طرح)، صرف میکرو کے پہلے پیرامیٹر میں ترمیم کریں:

نوٹ۔ ان پٹ باکس کی ظاہری شکل کو خراب نہ کرنے کے لیے سیمی کالون کو چھوڑنا ضروری ہے۔ 10 جب کہ لامحدود آرڈر نمبرز ہیں، وہاں صرف چند آرڈر اسٹیٹس ہو سکتے ہیں۔ ان میں سے ایک ٹائپ کرنا، آئیے کہتے ہیں، ہر بار تین انتخاب زیادہ وقت کی بچت نہیں کرتے، ٹھیک ہے؟ یہاں " ڈراپ ڈاؤن فہرست " کی رائے آتی ہے کہ کیا درج کرنا ہے۔ آپ صرف ایک میکرو شامل کریں، تمام ممکنہ اقدار سیٹ کریں اور اپنی ٹیمپلیٹ پیسٹ کریں:

ڈراپ ڈاؤن فہرست اختیار دو پیرامیٹرز پیش کرتا ہوں جن کی طرف میں آپ کی توجہ مبذول کرانا چاہتا ہوں:

• صارف منتخب کردہ آئٹمز میں ترمیم کر سکتا ہے - اس آپشن کو چیک کریں اور آپ منتخب کردہ میں ترمیم کر سکیں گے۔ اپنے پیغام میں چسپاں کرنے سے پہلے ڈراپ ڈاؤن فہرست میں قدر۔
• صارف متعدد آئٹمز کو سے الگ کر کے منتخب کر سکتا ہے – ایک بار جب یہ رائے منتخب ہو جاتی ہے، تو آپ ایک ساتھ کئی اقدار کو چیک کر سکتے ہیں۔ آپ حد بندی کی وضاحت کر سکتے ہیں یا ہر چیز کو ویسا ہی چھوڑ سکتے ہیں اور حد بندی کوما ہو گا۔

آپ نے دیکھا ہو گا کہ میکرو کی ونڈو میں اب آباد کرنے کے لیے دو پلیس ہولڈرز ہیں - ترتیب اور حیثیت۔ جیسا کہ میں نے دو WTEs شامل کیے ہیں، ان میں سے ہر ایک کے لیے ایک خاص فیلڈ ہے۔ ایک بار جب میں تیسرا شامل کروں گا (ہاں، میں کروں گا)، تین جگہیں ہوں گی۔ لہذا، آپ ہر ایک میکرو کے لیے متعدد پاپ اپس سے بور نہیں ہوں گے لیکن تمام معلومات کو پُر کریں اور بھیجے جانے کے لیے تیار ای میل حاصل کرنے سے پہلے صرف ایک بار ٹھیک کو دبائیں۔

اس میں تاریخیں داخل کریں آؤٹ لک ٹیمپلیٹس

WHAT TO ENTER میکرو نہ صرف متن اور نمبروں کو بلکہ تاریخوں کو بھی سنبھال سکتا ہے۔ آپ اسے دستی طور پر درج کر سکتے ہیں، کیلنڈر سے انتخاب کریں یا آج کو دبائیں اور موجودہ تاریخ خود بخود آباد ہوجائے گی۔ یہ آپ پر منحصر ہےتھوڑا سا مزید اور آرڈر کے لیے مقررہ تاریخ مقرر کریں۔

دیکھا؟ مقرر کرنے کے لیے تین فیلڈز، جیسا کہ وعدہ کیا گیا ہے ؛)

پیغام کے مختلف مقامات پر دہرائی جانے والی قدریں ڈالیں

آپ کو لگتا ہے کہ آپ کو اتنی ہی قدریں داخل کرنے کی ضرورت ہوگی جتنی کہ آپ کے اندر کیا داخل کرنا ہے ٹیمپلیٹ یہاں تک کہ اگر آپ کو ایک ہی متن کو مختلف جگہوں پر چسپاں کرنے کی ضرورت ہو۔ چونکہ میکرو کو آپ کا وقت بچانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، یہ آپ سے کوئی اضافی بٹن ہٹ کرنے کے لیے نہیں کہے گا :)

آئیے میکرو کی ونڈو پر ایک نظر ڈالتے ہیں۔ اگر آپ آپشنز کو تبدیل کرتے ہیں، تو آپ دیکھیں گے کہ ان میں سے کوئی بھی منتخب کیا گیا ہو، ایک آئٹم تبدیل نہیں ہو رہا ہے۔ میں " Window title " فیلڈ کا حوالہ دے رہا ہوں کیونکہ یہ ایک ہی وقت میں مختلف جگہوں پر ایک ہی قدر کو چسپاں کرنے کی کلید ہے۔

نہیں اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ پیسٹ کرنے کا کون سا آپشن منتخب کرتے ہیں - ٹیکسٹ، ڈراپ ڈاؤن یا تاریخ - اگر آپ کے پاس ایک جیسا ونڈو ٹائٹل ہے، تو وہی قدر پیسٹ کی جائے گی۔ لہذا، آپ اس میکرو کو ایک بار بنا سکتے ہیں، اسے اپنے تمام ٹیمپلیٹ پر کاپی کریں اور لطف اٹھائیں :)

Nested WHAT TO ENTER یا کئی میکرو کو یکجا کرنے کا طریقہ

WTE کو مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس سے تقریباً ہر دوسرے میکرو کے ساتھ استعمال کیا جا سکتا ہے۔ آپ نے پہلے ہی پچھلے حصے سے میری مثال میں نیسٹڈ FILLSUBJECT اور WHAT TO ENTER میکرو کو دیکھا ہوگا۔ دیکھیں، میں نے WTE کے لیے ابھی ایک قدر مقرر کی ہے، یہ قدر FILLSUBJECT کے متن میں شامل کی گئی تھی اور نتیجہ ایک مضمون کی لائن میں چلا گیا تھا۔

تاہم، تمام میکروز کو WHAT TO ENTER کے ساتھ ضم نہیں کیا جا سکتا۔ آئیے "merge-macros-like-a-pro" موڈ کو فعال کریں اور یہ دیکھنے کے لیے کہ آیا وہ کیسے اور کیسے کام کرتے ہیں اور وہ آپ کے لیے کیوں کارآمد ہو سکتے ہیں، چند میکروز میں شامل ہوں ؛)

کئی میکرو کو ایک ساتھ استعمال کرنے کی مثالیں

میکروز کو ضم کرنا ایک اچھا تجربہ ہے جو بالآخر وقت کی بچت کے ساتھ ختم ہوتا ہے۔ اگر آپ نے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کے لیے میکروز کی فہرست پر ایک نظر ڈالی ہے، تو آپ سوچ سکتے ہیں کہ "واہ، دریافت کرنے کے لیے بہت سارے میکروز!"۔ سپوئلر الرٹ - ان سب کو WHAT ENTER کے ساتھ ضم نہیں کیا جا سکتا۔ اب میں آپ کو وہ معاملات دکھاؤں گا جب اس قسم کا انضمام کام کرتا ہے۔ اگلے باب میں آپ کو وہ میکرو نظر آئیں گے جو اس طرح کام نہیں کریں گے۔

عام طور پر بات کرتے ہوئے، آپ تمام FILL اور ADD میکروز کے ساتھ WHAT TO ENTER میں شامل ہو سکتے ہیں۔ اس انداز میں، آپ FILLTO/ADDTO، FILLCC/ADDCC کے ساتھ کیا داخل کرنا ہے جوڑ سکتے ہیں۔ FILLBCC/ADDBCC اور وصول کنندگان کے پتوں کو آباد کریں۔ لہذا، آپ کا TO/CC/BCC فیلڈ اس ای میل سے بھر جائے گا جو آپ ٹیمپلیٹ کو چسپاں کرتے وقت داخل کرتے ہیں۔

یا، آئیے یو آر ایل میکرو سے INSERT PICTURE لیتے ہیں۔ اگر آپ کو میرے پچھلے ٹیوٹوریلز میں سے ایک یاد ہے تو یہ میکرو امیج کا یو آر ایل مانگتا ہے اور اس تصویر کو میسج میں چسپاں کرتا ہے۔ لہذا، اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ کس تصویر کو پیسٹ کرنا ہے یا ہر مخصوص کیس کے لیے ایک تصویر کا انتخاب کرنا چاہتے ہیں، تو آپ لنک کو WHAT TO ENTER سے بدل سکتے ہیں اور ٹیمپلیٹ چسپاں کرتے وقت لنک شامل کر سکتے ہیں۔

ٹپ. اگر آپ یقینی طور پر جانتے ہیں کہ آپ جن تصاویر کا انتخاب کریں گے، تو آپ WTE کا استعمال کرتے ہوئے ڈراپ ڈاؤن فہرست کو سرایت کر سکتے ہیں اور وہاں سے آپ کو مطلوبہ لنک منتخب کر سکتے ہیں۔

وہ میکرو جو WHAT ENTER کرنا ہے ان کے ساتھ ضم نہیں کیا جا سکتا ہے

جیسا کہ ہم نے پہلے بات کی ہے، تمام میکروز کو ضم نہیں کیا جا سکتا۔ یہ وہ میکرو ہیں جن میں آپ کیا داخل کرنے کے ساتھ شامل نہیں ہو سکیں گے:

• کلیئر باڈی – جیسا کہ یہ ٹیمپلیٹ کو چسپاں کرنے سے پہلے ای میل کی باڈی کو صاف کرتا ہے، اس کے لیے مخصوص کرنے کے لیے کچھ نہیں ہے۔<9
• نوٹ - یہ ٹیمپلیٹ کے لیے ایک چھوٹا اندرونی نوٹ شامل کرتا ہے۔ ٹیمپلیٹ پیسٹ کرنے کے لمحے بھرنے کے لیے کچھ نہیں ہے، اس لیے، یہاں WTE کے لیے کچھ نہیں ہے۔
• موضوع - یہ سبجیکٹ میکرو ای میل کے سبجیکٹ فیلڈ کو نہیں بھرتا بلکہ وہاں سے موضوع کا متن حاصل کرتا ہے اور اسے اپنے ای میل کے باڈی میں چسپاں کرتا ہے۔ WTE کے لیے کوئی کام نہیں ہے۔
• تاریخ اور وقت - وہ میکرو موجودہ تاریخ اور وقت داخل کرتے ہیں، اس لیے یہاں کچھ بھی نہیں ہے جو درج کرنے سے آپ کی مدد ہو سکتی ہے۔
• TO، CC اور BCC - وہ چھوٹے میکرو ای میل کو TO/CC/BCC میں چیک کریں گے اور اسے میسج میں چسپاں کریں گے۔
• مقام - میکروز کا یہ سیٹ آپ کو ملاقات کے بارے میں ای میل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ جیسا کہ وہ ان ملاقاتوں سے معلومات حاصل کرتے ہیں جو آپ نے پہلے سے ترتیب دے رکھی ہیں، ایسی کوئی معلومات نہیں ہے جسے ٹیمپلیٹ چسپاں کرتے وقت شامل یا تبدیل کیا جا سکے۔

مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں میکرو کو کیا منسلک کرنا ہے

میں چاہتا ہوں کہ آپ ایک اور میکرو سے واقف ہوں۔ یہ "WHAT TO ENTER Junior" ہے جسے WHAT TO کہتے ہیں۔منسلک کریں۔ اگر آپ ہمارے بلاگ پر نظر رکھتے ہیں، تو آپ جانتے ہیں کہ ہمارے پاس منسلکات کے بارے میں سبق کی ایک سیریز ہے۔ آپ اپنے علم کو تازہ کر سکتے ہیں اور OneDrive، SharePoint اور URL سے فائلوں کو منسلک کرنے کے بارے میں مضامین کو چیک کر سکتے ہیں۔ اگر آن لائن سٹوریج آپ کے لیے نہیں ہے اور آپ اپنی فائلوں کو اپنی مشین پر مقامی طور پر رکھنے کو ترجیح دیتے ہیں، تو کیا منسلک کرنا ایک اچھا حل ہوگا۔

جب آپ اس میکرو کو اپنے ٹیمپلیٹ میں داخل کرتے ہیں، تو اس میں درج ذیل ترکیب ہوتی ہے:

جیسا کہ آپ نے دیکھا ہوگا، فائل کو خود بخود منسلک کرنے کے لیے اس کا مقام متعین کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے۔ جب آپ اس میکرو کے ساتھ ٹیمپلیٹ پیسٹ کرتے ہیں، تو آپ کو " منسلک کرنے کے لیے ایک فائل منتخب کریں " ونڈو نظر آئے گی جو آپ کو اپنے پی سی پر فائل براؤز کرنے کا اشارہ کرے گی:

<3

نتیجہ - میکروز کا استعمال کریں، بار بار کاپی پیسٹ سے بچیں :)

میں واقعی امید کرتا ہوں کہ آپ مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کو اس کے تمام میکروز کے ساتھ استعمال کرنے سے اتنا ہی لطف اندوز ہوں گے جتنا میں روزانہ کرتا ہوں :) اگر آپ نے کوشش نہیں کی ہے۔ ہمارے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس ابھی تک، وقت آگیا ہے! مائیکروسافٹ سٹور سے اس ایڈ ان کو انسٹال کریں اور اسے استعمال کریں۔ مجھ پر بھروسہ کریں، یہ اس کے قابل ہے ؛)

اگر آپ کے پاس کوئی سوال پوچھنا ہے یا ہوسکتا ہے کہ آپ کو یہ خیال آیا ہو کہ ہمارے میکرو یا ایڈ ان کو کیسے بہتر بنایا جائے، تو براہ کرم چھوڑنے کے لیے چند منٹ نکالیں۔ کمنٹس میں اپنے خیالات۔ آپ کا شکریہ اور، یقینا، دیکھتے رہیں!

دستیاب ڈاؤن لوڈز

مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس پریزنٹیشن (.pdf فائل)