આ લેખ તમને શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સમાં સૌથી પ્રભાવશાળી મેક્રોનો પરિચય કરાવશે – શું દાખલ કરવું. તે તમને જોઈતી કોઈપણ ટેક્સ્ટ, નંબર અથવા તારીખ પેસ્ટ કરી શકે છે. ઈમેઈલ કરો અને પ્રીફિલ્ડ વિકલ્પો સાથે ડ્રોપડાઉન ખોલો જે તમે તમારા સંદેશને ભરવા માટે પસંદ કરી શકો છો. તમે સમાન મૂલ્યને ઘણી વખત પેસ્ટ પણ કરી શકો છો અને આ મેક્રોને અન્ય લોકો સાથે જોડી શકો છો.

મેક્રો શું છે?

સુવિધા અને વાંચનક્ષમતા માટે, હું તેને શું દાખલ કરવું છે અથવા તેનાથી પણ ટૂંકું - WTE કહીશ. જો કે, જ્યારે તમે તમારા નમૂનાઓમાં તેનો ઉપયોગ કરો છો, ત્યારે કૃપા કરીને આ જોડણીને ધ્યાનમાં રાખો.

હવે હું તમને મૂળભૂત બાબતોમાં ઝડપથી લઈ જઈશ:

• શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ શું છે? અમે આ Outlook એપ્લિકેશન બનાવી છે જેથી કરીને વિશ્વભરના લાખો વપરાશકર્તાઓ પુનરાવર્તિત કાર્યો કરવાનું ટાળી શકે અને થોડા માઉસ ક્લિક્સમાં તેમના નિયમિત ઇમેઇલ પત્રવ્યવહારને હેન્ડલ કરી શકે. આ એડ-ઇન સાથે તમે નમૂનાઓનો સમૂહ બનાવી શકો છો, ફોર્મેટિંગ ઉમેરી શકો છો, લિંક્સ ઉમેરી શકો છો, જોડવાની ફાઈલોનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો અને ફીલ્ડ્સ વસાવી શકો છો વગેરે. તદુપરાંત, તે નમૂનાઓ તમે ઘણી મશીનો (PCs, Macs અને Windows) પર ચલાવી શકો છોટેબ્લેટ્સ) અને તમારા સાથીદારો સાથે શેર કરો.
• શેર્ડ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સના સંદર્ભમાં મેક્રોનો અર્થ શું છે? તે એક વિશિષ્ટ પ્લેસહોલ્ડર છે જે તમને ઇમેઇલ સંદેશમાં પ્રાપ્તકર્તાનું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ દાખલ કરવામાં, ફાઇલો જોડવામાં, ઇનલાઇન છબીઓ પેસ્ટ કરવામાં, CC/BCC ફીલ્ડ્સમાં ઇમેઇલ સરનામાં ઉમેરવા, તમારા ઇમેઇલના વિષયને પોપ્યુલેટ કરવામાં, ઘણી જગ્યાએ સમાન ટેક્સ્ટનો સમાવેશ કરવામાં મદદ કરી શકે છે. તમારા ઈમેલ, વગેરે. હા, વગેરે, કારણ કે આ સૂચિ પૂર્ણ થવાની નજીક પણ નથી :)

આશાજનક લાગે છે, નહીં? તો ચાલો શરુ કરીએ :)

મેક્રોમાં શું દાખલ કરવું - તે શું કરે છે અને ક્યારે તેનો ઉપયોગ કરી શકાય છે

લાંબી વાર્તા ટૂંકી, શું દાખલ કરવું તે મેક્રો તમારા નમૂનાઓમાં વિશિષ્ટ પ્લેસહોલ્ડર્સ ઉમેરે છે જેથી કરીને તમે ફ્લાય પર એક પૂર્ણ ઇમેઇલ મેળવો. તમે આ પ્લેસહોલ્ડરને કોઈપણ કસ્ટમ મૂલ્ય - ટેક્સ્ટ, નંબર્સ, લિંક્સ, તારીખો વગેરે સાથે ભરી શકો છો. વૈકલ્પિક રીતે, તમે ડ્રોપડાઉન સૂચિ ઉમેરી શકો છો અને ત્યાંથી એક વિકલ્પ પસંદ કરી શકો છો.

વધુમાં, જ્યારે ઘણા સ્થળો હોય તમારા સંદેશમાં તમારે ભરવાની જરૂર છે, WHAT TO ENTER તમને ફક્ત એક જ વાર પેસ્ટ કરવા માટે લખાણનો ઉલ્લેખ કરવા અને તે તમામ સ્થાનોને આપમેળે ભરવાનું કહેશે.

હવે દરેક મેક્રોના વિકલ્પને નજીકથી જોઈએ અને સેટ કરવાનું શીખીએ. દરેક અને દરેક કેસ માટે તે યોગ્ય રીતે અપ કરો.

ગતિશીલ રીતે Outlook ઇમેઇલ્સમાં સંબંધિત માહિતી ઉમેરો

સૌથી સરળ પ્રથમ જાય છે :) આની કલ્પના કરો: તમે તમારા ગ્રાહકોને સ્થિતિ વિશે સૂચિત કરવા માટે એક રીમાઇન્ડર મોકલો છો તેમના હુકમના. અલબત્ત, દરેક ઓર્ડર હોય છેએક અનન્ય આઈડી જેથી તમારે ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરવાની જરૂર પડશે, પછી ટેક્સ્ટમાં ઓર્ડર નંબરનું સ્થાન શોધો અને તેને મેન્યુઅલી ટાઇપ કરો. તમને લગભગ મળી ગયું છે ;) ના, તમારે તેની જરૂર નથી કારણ કે શું દાખલ કરવું તે તમને ઇનપુટ બોક્સ બતાવશે જ્યાં તમે સાચો નંબર પેસ્ટ કરો છો જે તરત જ તમારા ઇમેઇલની આવશ્યક જગ્યાએ દાખલ થાય છે.

ચાલો જોઈએ. તે કેવી રીતે કામ કરે છે. તમે એક નવો ટેમ્પલેટ બનાવો, સૂચનાનો ટેક્સ્ટ ઉમેરો અને મેક્રોનો સમાવેશ કરો:

ટીપ. જો તમે ફિલ-ઇન ફીલ્ડમાં ટેક્સ્ટને બદલવા અથવા દૂર કરવા માંગતા હો, તો મેક્રોને ફરીથી ઉમેરવાની જરૂર નથી, ફક્ત તેમાં થોડો ફેરફાર કરો. જુઓ, ઉપરના મારા ઉદાહરણમાં મેક્રો આના જેવો દેખાય છે: ~%WHAT_TO_ENTER[અહીં ઓર્ડર નંબર દાખલ કરો;{શીર્ષક:"ઓર્ડર નંબર"}]

જો તમે "અહીં ઓર્ડર નંબર દાખલ કરો" દૂર કરો છો (અથવા તેને તમે ટેક્સ્ટ સાથે બદલો છો વધુની જેમ), ફક્ત મેક્રોના પ્રથમ પેરામીટરમાં ફેરફાર કરો:

નોંધ. ઇનપુટ બોક્સના દેખાવને બગડે નહીં તે માટે અર્ધવિરામ બાકી રાખવું મહત્વપૂર્ણ છે.

સંદેશમાં પૂર્વવ્યાખ્યાયિત મૂલ્યો પેસ્ટ કરો

ચાલો ઉપરના રીમાઇન્ડર નમૂનાને નજીકથી જોઈએ. જ્યારે અમર્યાદિત ઓર્ડર નંબરો છે, ત્યાં માત્ર થોડા ઓર્ડર સ્ટેટસ હોઈ શકે છે. આમાંથી એક ટાઈપ કરવું, ચાલો કહીએ કે, દરેક વખતે ત્રણ પસંદગીઓ બહુ સમય બચાવતી નથી, ખરું ને? અહીં " ડ્રોપડાઉન સૂચિ " શું દાખલ કરવું તે અંગેનો અભિપ્રાય આવે છે. તમે ફક્ત એક મેક્રો ઉમેરો, તમામ સંભવિત મૂલ્યો સેટ કરો અને તમારા નમૂનાને પેસ્ટ કરો:

ડ્રોપડાઉન સૂચિ વિકલ્પ બે પેરામીટર ઓફર કરે છે જેના પર હું તમારું ધ્યાન દોરવા માંગુ છું:

• વપરાશકર્તા પસંદ કરેલી આઇટમ(ઓ)ને સંપાદિત કરી શકે છે - આ વિકલ્પને ચેક કરો અને તમે પસંદ કરેલ વસ્તુને સંપાદિત કરી શકશો. તમે તેને તમારા સંદેશમાં પેસ્ટ કરો તે પહેલાં ડ્રોપડાઉન સૂચિમાં મૂલ્ય.
• વપરાશકર્તા દ્વારા વિભાજિત ઘણી વસ્તુઓ પસંદ કરી શકે છે - એકવાર આ અભિપ્રાય પસંદ થઈ જાય, તમે એક સાથે અનેક મૂલ્યો ચકાસી શકો છો. તમે સીમાંકનો ઉલ્લેખ કરી શકો છો અથવા બધું જેમ છે તેમ છોડી શકો છો અને સીમાંક અલ્પવિરામ હશે.

તમે નોંધ્યું હશે કે મેક્રોની વિન્ડોમાં હવે બે પ્લેસહોલ્ડર્સ છે – ઓર્ડર અને સ્ટેટસ. જેમ કે મેં બે WTE ઉમેર્યા છે, તેમાંના દરેક માટે એક વિશેષ ક્ષેત્ર છે. એકવાર હું ત્રીજો ઉમેરીશ (હા, હું કરીશ), ત્યાં ત્રણ સ્થળો હશે. આથી, તમે દરેક મેક્રો માટે બહુવિધ પૉપ-અપ્સથી કંટાળી જશો નહીં પરંતુ બધી માહિતી ભરો અને મોકલવા માટે તૈયાર ઈમેઈલ મેળવતા પહેલા એક વાર બરાબર દબાવો.

તેમાં તારીખો દાખલ કરો આઉટલુક ટેમ્પ્લેટ્સ

મેક્રોમાં શું દાખલ કરવું તે માત્ર ટેક્સ્ટ અને સંખ્યાઓ જ નહીં, પણ તારીખોને પણ સંભાળી શકે છે. તમે તેને મેન્યુઅલી દાખલ કરી શકો છો, કેલેન્ડરમાંથી પસંદ કરી શકો છો અથવા આજે ને દબાવો અને વર્તમાન તારીખ આપોઆપ ભરાઈ જશે. તે તમારા પર નિર્ભર છે.

તેથી, જો તમારે અમુક સમયનો ઉલ્લેખ કરવાની જરૂર હોય, તો મેક્રો તમારા માટે સારું કામ કરશે.

અમારા રીમાઇન્ડર પર પાછા જઈને, ચાલો તેને થોડો સુધારીએ.થોડી વધુ અને ઓર્ડર માટે નિયત તારીખ સેટ કરો.

જુઓ? સેટ કરવા માટેના ત્રણ ફીલ્ડ, વચન મુજબ ;)

સંદેશના વિવિધ સ્થળોએ પુનરાવર્તિત મૂલ્યો મૂકો

તમે વિચારી શકો છો કે તમારે તમારામાં શું દાખલ કરવું છે તેટલા મૂલ્યો દાખલ કરવાની જરૂર પડશે જો તમારે સમાન ટેક્સ્ટને જુદી જુદી જગ્યાએ પેસ્ટ કરવાની જરૂર હોય તો પણ નમૂનો. મેક્રો તમારો સમય બચાવવા માટે રચાયેલ હોવાથી, તે તમને કોઈપણ વધારાના બટન હિટ કરવા માટે કહેશે નહીં :)

ચાલો મેક્રોની વિન્ડો પર એક નજર કરીએ. જો તમે વિકલ્પોને સ્વિચ કરો છો, તો તમે જોશો કે તેમાંથી કઈ પસંદ કરવામાં આવી હોય, એક આઇટમ બદલાતી નથી. હું “ વિંડો શીર્ષક ” ફીલ્ડનો ઉલ્લેખ કરી રહ્યો છું કારણ કે આ એક જ વેલ્યુને અલગ-અલગ જગ્યાએ પેસ્ટ કરવાની ચાવી છે.

ના તમે કયો પેસ્ટ કરવાનો વિકલ્પ પસંદ કરો છો - ટેક્સ્ટ, ડ્રોપડાઉન અથવા તારીખ - જો તમારી પાસે સમાન વિન્ડો શીર્ષક હોય, તો સમાન મૂલ્ય પેસ્ટ કરવામાં આવશે. તેથી, તમે એકવાર આ મેક્રો બનાવી શકો છો, તેને તમારા આખા ટેમ્પલેટ પર કોપી કરી શકો છો અને માણી શકો છો :)

નેસ્ટેડ શું દાખલ કરવું છે અથવા કેટલાય મેક્રોને કેવી રીતે જોડવું

શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટમાંથી લગભગ દરેક અન્ય મેક્રો સાથે WTE નો ઉપયોગ કરી શકાય છે. તમે અગાઉના વિભાગમાંથી મારા ઉદાહરણમાં નેસ્ટેડ FILLSUBJECT અને શું દાખલ કરવું જોઈએ તે નોંધ્યું હશે. જુઓ, મેં હમણાં જ WTE માટે એક મૂલ્ય સેટ કર્યું છે, આ મૂલ્ય FILLSUBJECT ના ટેક્સ્ટમાં ઉમેરવામાં આવ્યું હતું અને પરિણામ વિષયની લાઇનમાં આવ્યું હતું.

જો કે, બધા મેક્રોને શું દાખલ કરવું છે તેની સાથે મર્જ કરી શકાતું નથી. ચાલો “મર્જ-મેક્રો-લાઈક-એ-પ્રો” મોડને સક્ષમ કરીએ અને થોડા મેક્રો સાથે જોડાઈએ અને તે જોવા માટે કે તેઓ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે અને તે તમારા માટે શા માટે ઉપયોગી હોઈ શકે છે;)

એકસાથે અનેક મેક્રોનો ઉપયોગ કરવાના ઉદાહરણો

મૅક્રોને મર્જ કરવું એ એક સરસ પ્રયોગ છે જે આખરે સમય બચાવવા સાથે સમાપ્ત થાય છે. જો તમારી પાસે શેર કરેલ ઇમેઇલ નમૂનાઓ માટે મેક્રોની સૂચિ પર એક નજર છે, તો તમે વિચારી શકો છો "વાહ, અન્વેષણ કરવા માટે ઘણા બધા મેક્રો!". સ્પોઇલર ચેતવણી - તે બધાને શું દાખલ કરવું છે તેની સાથે મર્જ કરી શકાતું નથી. હવે હું તમને એવા કિસ્સાઓ બતાવીશ જ્યારે આ પ્રકારનું મર્જિંગ કામ કરે છે. આગલા પ્રકરણમાં તમે મેક્રોઝ જોશો જે આ રીતે કામ કરશે નહીં.

સામાન્ય રીતે બોલતા, તમે બધા ભરો અને મેક્રો ઉમેરો સાથે શું દાખલ કરવું છે તેમાં જોડાઈ શકો છો. આ રીતે, તમે FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC સાથે શું દાખલ કરવું તે જોડી શકો છો. FILLBCC/ADDBCC અને પ્રાપ્તકર્તાઓના સરનામાં ભરો. આથી, ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરતી વખતે તમે દાખલ કરો છો તે ઇમેઇલથી તમારું TO/CC/BCC ફીલ્ડ ભરાઈ જશે.

અથવા, ચાલો URL મેક્રોમાંથી ચિત્ર દાખલ કરીએ. જો તમને મારા અગાઉના ટ્યુટોરિયલ્સમાંથી એક યાદ આવે, તો આ મેક્રો ઈમેજના url માટે પૂછે છે અને આ ઈમેજને મેસેજમાં પેસ્ટ કરે છે. તેથી, જો તમને ખાતરી ન હોય કે કઈ ઇમેજ પેસ્ટ કરવી છે અથવા દરેક ચોક્કસ કેસ માટે ઇમેજ પસંદ કરવા માંગો છો, તો તમે લિંકને WHAT TO ENTER સાથે બદલી શકો છો અને ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરતી વખતે લિંક ઉમેરી શકો છો.

ટીપ. જો તમે ખાતરીપૂર્વક જાણો છો કે તમે જે છબીઓ પસંદ કરી રહ્યા છો, તો તમે WTE નો ઉપયોગ કરીને ડ્રોપડાઉન સૂચિને એમ્બેડ કરી શકો છો અને ત્યાંથી તમને જોઈતી લિંક પસંદ કરી શકો છો.

WHAT ENTER કરવા માટેના મેક્રો સાથે મર્જ કરી શકાતું નથી

આપણે પહેલા ચર્ચા કરી છે તેમ, બધા મેક્રો મર્જ કરી શકાતા નથી. અહીં એવા મેક્રો છે કે જેમાં તમે શું દાખલ કરવું તેની સાથે જોડાઈ શકશો નહીં:

• ક્લીયરબોડી – કારણ કે તે ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરતા પહેલા ઈમેલના મુખ્ય ભાગને ખાલી કરે છે, તેના માટે સ્પષ્ટ કરવા માટે કંઈ નથી.<9
• નોંધ - તે નમૂના માટે એક નાની આંતરિક નોંધ ઉમેરે છે. ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરવાની ક્ષણમાં ભરવા માટે કંઈ નથી, તેથી, WTE માટે અહીં કરવાનું કંઈ નથી.
• વિષય – આ વિષય મેક્રો ઈમેલના વિષય ફીલ્ડને ભરતો નથી પરંતુ ત્યાંથી વિષય ટેક્સ્ટ મેળવે છે અને તેને તમારા ઈમેલ બોડીમાં પેસ્ટ કરો. WTE માટે કોઈ કામ નથી.
• તારીખ અને સમય - તે મેક્રો વર્તમાન તારીખ અને સમય દાખલ કરે છે, તેથી અહીં કંઈપણ દાખલ કરવું તમને મદદ કરી શકે તેમ નથી.
• TO, CC અને BCC - તે લિટલ મેક્રો TO/CC/BCC માં ઈમેલ ચેક કરશે અને તેને મેસેજમાં પેસ્ટ કરશે.
• લોકેશન – મેક્રોનો આ સેટ તમને એપોઈન્ટમેન્ટ વિશે ઈમેલ કરવામાં મદદ કરે છે. તમે પહેલેથી ગોઠવેલ એપોઇન્ટમેન્ટમાંથી તેઓ માહિતી મેળવે છે, ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરતી વખતે ઉમેરી કે બદલી શકાય તેવી કોઈ માહિતી નથી.

શેર્ડ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સમાં મેક્રોને શું જોડવું

હું ઈચ્છું છું કે તમે વધુ એક મેક્રોથી પરિચિત થાઓ. તે “WHAT TO ENTER Junior” છે જેને WHAT TO કહેવાય છેજોડો. જો તમે અમારા બ્લોગ પર તમારી નજર રાખો છો, તો તમે જાણો છો કે અમારી પાસે જોડાણો વિશે શ્રેણીબદ્ધ ટ્યુટોરિયલ્સ છે. તમે તમારા જ્ઞાનને તાજું કરી શકો છો અને OneDrive, SharePoint અને URL માંથી ફાઇલો કેવી રીતે જોડવી તે અંગેના લેખો તપાસી શકો છો. જો ઓનલાઈન સ્ટોરેજ તમારા માટે ન હોય અને તમે તમારી ફાઇલોને તમારા મશીન પર સ્થાનિક રીતે રાખવાનું પસંદ કરો છો, તો શું જોડવું એ એક સારો ઉકેલ હશે.

જ્યારે તમે તમારા નમૂનામાં આ મેક્રો દાખલ કરો છો, ત્યારે તેમાં નીચેનું સિન્ટેક્સ હોય છે:

જેમ તમે નોંધ્યું હશે, ફાઇલનું સ્થાન આપમેળે જોડવા માટે તેને સેટ કરવાની કોઈ રીત નથી. જ્યારે તમે આ મેક્રો સાથે ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરો છો, ત્યારે તમને “ જોડવા માટે ફાઇલ પસંદ કરો ” વિન્ડો દેખાશે જે તમને તમારા PC પર ફાઇલ બ્રાઉઝ કરવા માટે કહેશે:

<3

નિષ્કર્ષ - મેક્રોનો ઉપયોગ કરો, પુનરાવર્તિત કોપી-પેસ્ટ ટાળો :)

હું ખરેખર આશા રાખું છું કે તમે શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સનો ઉપયોગ તેના તમામ મેક્રો સાથે દરરોજ કરું છું :) જો તમે પ્રયાસ કર્યો નથી અમારા શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ હજુ સુધી, તે યોગ્ય સમય છે! આ ઍડ-ઇનને માઈક્રોસોફ્ટ સ્ટોર પરથી જ ઈન્સ્ટોલ કરો અને તેને ચાલુ કરો. મારા પર વિશ્વાસ કરો, તે યોગ્ય છે ;)

જો તમને પૂછવા માટે કોઈ પ્રશ્નો હોય અથવા કદાચ તમે અમારા મેક્રો અથવા ઍડ-ઇનને કેવી રીતે બહેતર બનાવી શકાય તે અંગેનો વિચાર લઈને આવ્યા હોય, તો કૃપા કરીને થોડી મિનિટો કાઢીને જાઓ ટિપ્પણીઓમાં તમારા વિચારો. આભાર અને, અલબત્ત, ટ્યુન રહો!

ઉપલબ્ધ ડાઉનલોડ્સ

શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ પ્રસ્તુતિ (.pdf ફાઇલ)