جدول المحتويات
ستقدم لك هذه المقالة الماكرو الأكثر إثارة للإعجاب في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة - ما يجب إدخاله. قد تلصق أي نص أو رقم أو تاريخ تريده في البريد الإلكتروني وافتح قائمة منسدلة بالخيارات المعبأة مسبقًا التي قد تختار من بينها لتعبئة رسالتك. يمكنك حتى لصق نفس القيمة عدة مرات ودمج هذا الماكرو مع الآخرين.
ابق معي حتى نهاية هذا الدليل وسأقنعك أن ماكرو صغيرًا واحدًا سيساعد في تجنب الكثير من العمل اليدوي الذي لا يمكنك حتى تخيله ؛)
ما هو الماكرو؟
قبل أن نبدأ في استكشاف كل ميزة من ميزات ماكرو ما يجب إدخاله ، أود أن أشير إلى أنه يحتوي على الشكل التالي:
~ ٪ WHAT_TO_ENTER [ خيارات]للراحة وسهولة القراءة ، سأطلق عليه اسم WHAT_TO_ENTER أو حتى أقصر - WTE. ومع ذلك ، عند استخدامه في القوالب الخاصة بك ، يرجى مراعاة هذا الإملاء.
الآن دعني أطلعك بسرعة على الأساسيات:
- ما هي قوالب البريد الإلكتروني المشتركة؟ لقد أنشأنا تطبيق Outlook هذا حتى يتمكن ملايين المستخدمين حول العالم من تجنب القيام بمهام متكررة والتعامل مع مراسلات البريد الإلكتروني الروتينية ببضع نقرات بالماوس. باستخدام هذه الوظيفة الإضافية ، يمكنك إنشاء مجموعة من القوالب وإضافة التنسيق والروابط وتحديد الملفات المراد إرفاقها والحقول المراد تعبئتها وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، هذه القوالب التي يمكنك تشغيلها على العديد من الأجهزة (أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة Mac و Windowsالأجهزة اللوحية) ومشاركتها مع زملائك.
- ماذا يعني الماكرو فيما يتعلق بقوالب البريد الإلكتروني المشتركة؟ إنه عنصر نائب خاص قد يساعدك في إدخال الاسم الأول والأخير للمستلم في رسالة بريد إلكتروني ، وإرفاق الملفات ، ولصق الصور المضمنة ، وإضافة عناوين البريد الإلكتروني إلى حقول CC / BCC ، وملء موضوع بريدك الإلكتروني ، وتضمين نفس النص في عدة أماكن من بريدك الإلكتروني ، إلخ. نعم ، وما إلى ذلك ، لأن هذه القائمة ليست قريبة من الاكتمال :)
تبدو واعدة ، أليس كذلك؟ فلنبدأ بعد ذلك :)
ما يجب إدخال الماكرو - ماذا يفعل ومتى يمكن استخدامه
قصة قصيرة طويلة ، يضيف ماكرو ما يجب إدخاله عناصر نائبة خاصة إلى القوالب الخاصة بك بحيث الحصول على بريد إلكتروني مكتمل بسرعة. يمكنك ملء هذا العنصر النائب بأي قيمة مخصصة - نصوص وأرقام وروابط وتواريخ وما إلى ذلك. أو يمكنك إضافة القائمة المنسدلة واختيار أحد الخيارات من هناك.
علاوة على ذلك ، عندما يكون هناك عدة أماكن في رسالتك التي تحتاج إلى تعبئتها ، سيطلب منك "ما يجب إدخاله" تحديد النص الذي تريد لصقه مرة واحدة فقط وملء كل هذه الأماكن تلقائيًا.
الآن دعنا نلقي نظرة فاحصة على خيار كل ماكرو ونتعلم كيف نضبط يعمل بشكل صحيح لكل حالة.
أضف المعلومات ذات الصلة إلى رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ديناميكيًا
الأسهل هو أولاً :) تخيل هذا: ترسل تذكيرًا لعملائك لإعلامهم بالحالة من أجلهم. بالطبع ، كل طلب لهمعرّف فريد لذلك ستحتاج إلى لصق قالب ، ثم ابحث عن مكان رقم الطلب في النص واكتبه يدويًا. لقد حصلت تقريبًا ؛) لا ، لن تحتاج إلى ذلك لأن ما يجب إدخاله سيُظهر لك مربع الإدخال حيث تقوم بلصق الرقم الصحيح الذي يتم إدراجه في المكان الضروري لبريدك الإلكتروني على الفور.
دعنا نرى كيف تعمل. يمكنك إنشاء نموذج جديد وإضافة نص الإشعار وتضمين الماكرو:
نصيحة. إذا كنت تريد تغيير أو إزالة النص في حقل التعبئة ، فلا داعي لإعادة إضافة الماكرو ، فقط قم بتعديله قليلاً. انظر ، في المثال أعلاه ، يبدو الماكرو كما يلي: ~٪ WHAT_TO_ENTER [أدخل رقم الطلب هنا ؛ {العنوان: "رقم الطلب"}]
إذا قمت بإزالة "أدخل رقم الطلب هنا" (أو استبدله بالنص الذي تريده مثل المزيد) ، فقط قم بتعديل المعامل الأول للماكرو:
~٪ WHAT_TO_ENTER [؛ {title: "order number"}] 
ملاحظة. من المهم ترك الفاصلة المنقوطة حتى لا يتم إتلاف مظهر مربع الإدخال.
الصق القيم المحددة مسبقًا في الرسالة
فلنلق نظرة فاحصة على نموذج التذكير أعلاه. على الرغم من وجود أرقام طلبات غير محدودة ، فقد يكون هناك عدد قليل فقط من حالات الطلبات. لنفترض أن كتابة أحد الخيارات الثلاثة في كل مرة لا يوفر الكثير من الوقت ، أليس كذلك؟ هنا يأتي رأي " القائمة المنسدلة " حول ما يجب إدخاله. ما عليك سوى إضافة ماكرو ، وتعيين جميع القيم الممكنة ولصق القالب الخاص بك:
~٪ WHAT_TO_ENTER ["Finalized"؛ "Waiting for the payment"؛ "Payment check"؛ {title: "Status"}] 
الخيار القائمة المنسدلة يقدم معلمتين أود لفت انتباهك إليهما:
- يمكن للمستخدم تعديل العنصر (العناصر) المحددة - حدد هذا الخيار وستتمكن من تحرير العنصر المحدد القيمة الموجودة في القائمة المنسدلة قبل لصقها في رسالتك.
- يمكن للمستخدم تحديد عناصر متعددة مفصولة بعلامة - بمجرد تحديد هذا الرأي ، يمكنك التحقق من عدة قيم في وقت واحد. يمكنك تحديد المحدد أو ترك كل شيء كما هو وسيكون المحدد فاصلة.
ربما لاحظت أن نافذة الماكرو تحتوي الآن على عنصرين نائبين لملئهما - الترتيب والحالة. نظرًا لأنني أضفت اثنين من WTEs ، فهناك حقل خاص لكل منهما. بمجرد أن أضيف الثالث (نعم ، سأفعل) ، ستكون هناك ثلاث نقاط. وبالتالي ، لن تشعر بالملل من النوافذ المنبثقة المتعددة لكل وحدة ماكرو ولكن قم بملء جميع المعلومات واضغط على موافق مرة واحدة فقط قبل الحصول على بريد إلكتروني جاهز للإرسال.
أدخل التواريخ في قوالب Outlook
يمكن لماكرو WHAT TO ENTER معالجة ليس فقط النصوص والأرقام ، ولكن أيضًا التواريخ. يمكنك إدخاله يدويًا أو الاختيار من التقويم أو الضغط على اليوم وسيتم ملء التاريخ الحالي تلقائيًا. الأمر متروك لك.
لذا ، إذا كنت بحاجة إلى تحديد بعض التوقيت ، فسوف يقوم الماكرو بعمل رائع بالنسبة لك.
بالعودة إلى تذكيرنا ، فلنقم بتحسينه قليلاًأكثر قليلاً وحدد تاريخ استحقاق للأمر.
~٪ WHAT_TO_ENTER [{date، title: "due date"}] 
انظر؟ ثلاثة حقول لتعيينها ، كما هو موعود ؛)
ضع قيمًا متكررة في أماكن مختلفة للرسالة
قد تعتقد أنك ستحتاج إلى إدخال العديد من القيم مثل ما يجب إدخاله في حتى إذا كنت بحاجة إلى لصق نفس النص في أماكن مختلفة. نظرًا لأن الماكرو مصمم لتوفير وقتك ، فلن يطلب منك الضغط على زر إضافي :)
دعونا نلقي نظرة على نافذة الماكرو. إذا قمت بتبديل الخيارات ، فسترى أنه بغض النظر عن أي منها تم تحديده ، فإن عنصرًا واحدًا لا يتغير. أنا أشير إلى حقل " Window title " لأن هذا هو المفتاح للصق نفس القيمة في أماكن مختلفة أثناء التنقل.
لا بغض النظر عن خيار اللصق الذي تختاره - نص أو قائمة منسدلة أو تاريخ - إذا كان لديك عنوان النافذة متطابق ، فسيتم لصق القيمة نفسها. لذلك ، يمكنك إنشاء هذا الماكرو مرة واحدة ، ونسخه في جميع أنحاء القالب الخاص بك والاستمتاع بما يلي: يمكن استخدام WTE مع كل ماكرو آخر تقريبًا من قوالب البريد الإلكتروني المشتركة. ربما تكون قد لاحظت بالفعل وحدات الماكرو FILLSUBJECT المتداخلة وما يجب إدخاله في المثال الخاص بي من القسم السابق. انظر ، لقد قمت للتو بتعيين قيمة لـ WTE ، تمت إضافة هذه القيمة إلى النص من FILLSUBJECT وانتقلت النتيجة إلى سطر الموضوع.
~٪ FILLSUBJECT [ملاحظة حولالطلب ~٪ WHAT_TO_ENTER [أدخل رقم الطلب هنا ؛ {العنوان: "رقم الطلب"}]]ومع ذلك ، لا يمكن دمج جميع وحدات الماكرو مع ما يجب إدخاله. لنقم بتمكين وضع "merge-macros-like-a-pro" والانضمام إلى بعض وحدات الماكرو لمعرفة ما إذا كانت تعمل وكيف تعمل ولماذا قد تكون مفيدة لك ؛)
أمثلة على استخدام عدة وحدات ماكرو معًا
يعد دمج وحدات الماكرو تجربة رائعة تنتهي في النهاية بتوفير الوقت. إذا ألقيت نظرة على قائمة وحدات الماكرو لقوالب البريد الإلكتروني المشتركة ، فقد تفكر في "رائع ، الكثير من وحدات الماكرو لاستكشافها!". تنبيه المفسد - لا يمكن دمج كل منهم مع ما يجب إدخاله. الآن سأوضح لك الحالات التي يعمل فيها هذا النوع من الدمج. في الفصل التالي ، سترى وحدات الماكرو التي لن تعمل بهذه الطريقة.
عند الحديث بشكل عام ، يمكنك ضم ما يجب إدخاله مع جميع وحدات ماكرو FILL و ADD. بهذه الطريقة ، يمكنك دمج WHAT TO ENTER مع FILLTO / ADDTO و FILLCC / ADDCC. FILLBCC / ADDBCC وملء عناوين المستلمين. ومن ثم ، سيتم ملء حقل TO / CC / BCC بالبريد الإلكتروني الذي تدخله عند لصق نموذج.
أو ، لنأخذ INSERT PICTURE FROM URL الماكرو. إذا كنت تتذكر أحد دروسي السابقة ، فإن هذا الماكرو يطلب عنوان url للصورة ويلصق هذه الصورة في الرسالة. لذلك ، إذا لم تكن متأكدًا من الصورة المراد لصقها أو تريد اختيار صورة لكل حالة معينة ، فيمكنك استبدال الرابط بـ "ما يجب إدخاله" وإضافة الارتباط عند لصق قالب.
نصيحة. إذا كنت تعرف بالتأكيد الصور التي ستختار منها ، فيمكنك تضمين القائمة المنسدلة باستخدام WTE واختيار الرابط الذي تريده من هناك.
لا يمكن دمج وحدات الماكرو التي يجب إدخالها مع
كما ناقشنا من قبل ، لا يمكن دمج جميع وحدات الماكرو. فيما يلي وحدات الماكرو التي لن تتمكن من الانضمام إليها مع ما يجب إدخاله:
- مسح - نظرًا لأنه يمسح ببساطة نص البريد الإلكتروني قبل لصق القالب ، فلا يوجد شيء لتحديده.
- ملاحظة - تضيف ملاحظة داخلية صغيرة للقالب. لا يوجد شيء يمكن ملؤه في لحظة لصق القالب ، وبالتالي ، ليس هناك ما تفعله WTE هنا.
- الموضوع - لا يقوم ماكرو الموضوع هذا بتعبئة حقل موضوع البريد الإلكتروني ولكنه يحصل على نص الموضوع من هناك و لصقه في نص بريدك الإلكتروني. لا يوجد عمل لـ WTE.
- التاريخ والوقت - تُدرج وحدات الماكرو هذه التاريخ والوقت الحاليين ، لذلك لا يوجد شيء يمكن إدخاله هنا لمساعدتك.
- TO و CC و BCC - تلك ستقوم وحدات الماكرو الصغيرة بالتحقق من البريد الإلكتروني في TO / CC / BCC ولصقه في الرسالة.
- الموقع - تساعدك هذه المجموعة من وحدات الماكرو على إرسال بريد إلكتروني حول موعد. نظرًا لأنهم يحصلون على المعلومات من المواعيد التي رتبتها بالفعل ، فلا توجد معلومات يمكن إضافتها أو تغييرها عند لصق قالب.
ما الذي يجب إرفاقه بالماكرو في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة
أود أن تتعرف على ماكرو آخر. إنه "What to ENTER Junior" يسمى WHAT TOيربط. إذا كنت تراقب مدونتنا ، فأنت تعلم أن لدينا سلسلة من البرامج التعليمية حول المرفقات. يمكنك تحديث معلوماتك والتحقق من المقالات حول كيفية إرفاق ملفات من OneDrive و SharePoint و URL. إذا لم يكن التخزين عبر الإنترنت مناسبًا لك وكنت تفضل وجود ملفاتك محليًا على جهازك ، فسيكون ما يجب إرفاقه حلاً جيدًا.
عند إدراج هذا الماكرو في القالب الخاص بك ، فإنه يحتوي على البنية التالية:
~٪ WHAT_TO_ATTACHكما لاحظت ، لا توجد طريقة لتعيين موقع الملف لإرفاقه تلقائيًا. عند لصق نموذج بهذا الماكرو ، سترى نافذة " اختر ملفًا لإرفاقه " تطالبك بالاستعراض بحثًا عن الملف على جهاز الكمبيوتر:
خاتمة - استخدم وحدات الماكرو ، وتجنب نسخ المعاجين المتكررة :)
آمل حقًا أن تستمتع باستخدام قوالب البريد الإلكتروني المشتركة مع جميع وحدات الماكرو بقدر ما أفعلها يوميًا :) إذا لم تكن قد حاولت قوالب البريد الإلكتروني المشتركة لدينا حتى الآن ، حان الوقت! قم بتثبيت هذه الوظيفة الإضافية مباشرة من متجر Microsoft وقم بتجربتها. صدقني ، الأمر يستحق ذلك ؛)
في حال كان لديك أي أسئلة تطرحها أو ربما توصلت إلى فكرة حول كيفية تحسين وحدات الماكرو أو الوظيفة الإضافية ، يرجى قضاء بضع دقائق للمغادرة أفكارك في التعليقات. شكرًا لك وبالطبع ابق على اتصال!
التنزيلات المتاحة
عرض قوالب البريد الإلكتروني المشتركة (ملف .pdf)
