فهرست مطالب
این مقاله شما را با چشمگیرترین ماکرو در قالب های ایمیل مشترک آشنا می کند – چه چیزی را وارد کنید. ممکن است هر متن، شماره یا تاریخی که می خواهید را در خود جایگذاری کند. ایمیل کنید و یک منوی کشویی با گزینه های از پیش پر شده ای که می توانید برای پر کردن پیام خود انتخاب کنید باز کنید. حتی ممکن است چندین بار یک مقدار را بچسبانید و این ماکرو را با سایرین ترکیب کنید.
تا پایان این راهنما با من بمانید و من شما را متقاعد خواهم کرد که یک ماکرو کوچک کمک می کند تا از کارهای دستی زیادی که حتی تصورش را هم نمی کنید اجتناب کنید ;)
ماکرو چیست؟
قبل از شروع بررسی تک تک ویژگی‌های ماکرو WHAT TO ENTER، می‌خواهم به این اشاره کنم که شکل زیر دارد:
~ %WHAT_TO_ENTER[ گزینه‌ها]برای راحتی و خوانایی، آن را WHAT TO_ENTER یا حتی کوتاه‌تر می‌نامم - WTE. با این حال، هنگامی که از آن در قالب‌های خود استفاده می‌کنید، لطفاً این املا را در نظر داشته باشید.
اکنون اجازه دهید به سرعت شما را از طریق اصول اولیه راهنمایی کنم:
- الگوهای ایمیل مشترک چیست؟ ما این برنامه Outlook را ایجاد کردیم تا میلیون ها کاربر در سراسر جهان بتوانند از انجام کارهای تکراری اجتناب کنند و مکاتبات ایمیل معمولی خود را با چند کلیک ماوس انجام دهند. با استفاده از این افزونه می توانید مجموعه ای از الگوها را ایجاد کنید، قالب بندی، پیوندها را اضافه کنید، فایل هایی که باید پیوست شوند و فیلدهایی که باید پر شوند و غیره را مشخص کنید. علاوه بر این، این قالب‌ها را می‌توانید بر روی چندین دستگاه (کامپیوتر، مک و ویندوز) اجرا کنیدتبلت ها) و با همکاران خود به اشتراک بگذارید.
- معنی کلان از نظر قالب های ایمیل مشترک چیست؟ این یک مکان نگهدار ویژه است که ممکن است به شما کمک کند نام و نام خانوادگی گیرنده را در یک پیام ایمیل وارد کنید، فایل‌ها را پیوست کنید، تصاویر درون خطی بچسبانید، آدرس‌های ایمیل را به فیلدهای CC/BCC اضافه کنید، موضوع ایمیل خود را پر کنید، متن یکسانی را در چندین مکان اضافه کنید. از ایمیل شما، و غیره. بله، و غیره، زیرا این لیست حتی به کامل شدن هم نزدیک نیست :)
به نظر امیدوارکننده به نظر می رسد، اینطور نیست؟ سپس بیایید شروع کنیم :)
What to ENTER macro – چه کاری انجام می دهد و چه زمانی می توان از آن استفاده کرد
ماکرو WHAT TO ENTER، متغیرهای خاصی را به الگوهای شما اضافه می کند تا شما دریافت یک ایمیل کامل در یک پرواز. می‌توانید این مکان‌نما را با هر مقدار سفارشی پر کنید - متن، اعداد، پیوندها، تاریخ‌ها، و غیره. همچنین، می‌توانید فهرست کشویی را اضافه کنید و یکی از گزینه‌ها را از آنجا انتخاب کنید.
به‌علاوه، زمانی که مکان‌های مختلفی وجود دارد در پیام خود که باید پر کنید، WHAT TO ENTER از شما می خواهد که متن را برای چسباندن فقط یک بار مشخص کنید و همه آن مکان ها را به طور خودکار پر کنید.
اکنون اجازه دهید نگاهی دقیق تر به گزینه های هر ماکرو داشته باشیم و نحوه تنظیم را یاد بگیریم. برای هر مورد به درستی انجام می‌شود.
اطلاعات مرتبط را به صورت پویا به ایمیل‌های Outlook اضافه کنید
ساده‌ترین آنها اول است :) این را تصور کنید: یک یادآوری برای مشتریان خود ارسال می‌کنید تا آنها را در مورد وضعیت مطلع کنید. از دستور آنها البته هر سفارشی داردیک شناسه منحصر به فرد، بنابراین باید یک الگو را جایگذاری کنید، سپس به دنبال محل شماره سفارش در متن بگردید و آن را به صورت دستی تایپ کنید. تقریباً متوجه شدم ;) نه، نیازی به آن نخواهید داشت، زیرا WHAT TO ENTER کادر ورودی را به شما نشان می دهد که در آن شماره صحیح را که بلافاصله در محل ضروری ایمیل شما درج می شود، قرار می دهید.
بیایید ببینیم چگونه کار می کند. شما یک الگوی جدید ایجاد می کنید، متن اعلان را اضافه می کنید و ماکرو را اضافه می کنید:
نکته. اگر می خواهید متن را در قسمت پر کردن تغییر دهید یا حذف کنید، نیازی به اضافه کردن مجدد ماکرو نیست، فقط کمی آن را تغییر دهید. ببینید، در مثال من در بالا، ماکرو به این شکل است: ~%WHAT_TO_ENTER[شماره سفارش را اینجا وارد کنید؛{title:"شماره سفارش"}]
اگر "شماره سفارش را اینجا وارد کنید" را حذف کنید (یا آن را با متنی که دارید جایگزین کنید مانند موارد دیگر)، فقط پارامتر اول ماکرو را تغییر دهید:
~%WHAT_TO_ENTER[;{title:"شماره سفارش"}] 
توجه داشته باشید. مهم است که نقطه ویرگول باقی بماند تا ظاهر جعبه ورودی خراب نشود.
مقادیر از پیش تعریف شده را در پیام جایگذاری کنید
بیایید نگاهی دقیق‌تر به الگوی یادآوری بالا داشته باشیم. در حالی که تعداد سفارش نامحدود وجود دارد، ممکن است فقط چند وضعیت سفارش وجود داشته باشد. تایپ کردن یکی از، فرض کنید، هر بار سه گزینه، خیلی وقت گیر نیست، درست است؟ در اینجا نظر « لیست کشویی » درباره آنچه باید وارد شود می آید. شما فقط یک ماکرو اضافه کنید، تمام مقادیر ممکن را تنظیم کنید و الگوی خود را بچسبانید:
~%WHAT_TO_ENTER["Finalized";"در انتظار پرداخت";"Payment checking";{title:"Status"}] 
گزینه Dropdown List دو پارامتر را ارائه می دهد که می خواهم توجه شما را به آن جلب کنم:
- کاربر می تواند آیتم(های) انتخابی را ویرایش کند - این گزینه را علامت بزنید و می توانید مورد انتخاب شده را ویرایش کنید قبل از اینکه آن را در پیام خود بچسبانید، مقدار را در لیست کشویی قرار دهید.
- کاربر می تواند چندین مورد را انتخاب کند که با از هم جدا شده اند - پس از انتخاب این نظر، می توانید چندین مقدار را به طور همزمان بررسی کنید. ممکن است جداکننده را مشخص کنید یا همه چیز را همانطور که هست رها کنید و جداکننده یک کاما باشد.
شاید متوجه شده باشید که پنجره ماکرو اکنون دارای دو مکان نگهدار است - ترتیب و وضعیت. همانطور که من دو WTE اضافه کرده ام، یک فیلد ویژه برای هر یک از آنها وجود دارد. وقتی سومی را اضافه کنم (بله، خواهم کرد)، سه نقطه وجود خواهد داشت. بنابراین، از چندین پنجره بازشو برای هر ماکرو خسته نخواهید شد، اما تمام اطلاعات را پر کنید و قبل از دریافت ایمیل آماده ارسال، فقط یک بار OK را بزنید.
تاریخ را در آن وارد کنید الگوهای Outlook
ماکرو WHAT TO ENTER نه تنها می‌تواند متن و اعداد، بلکه تاریخ‌ها را نیز کنترل کند. می توانید آن را به صورت دستی وارد کنید، از تقویم انتخاب کنید یا امروز را فشار دهید و تاریخ فعلی به طور خودکار پر می شود. این به شما بستگی دارد.
بنابراین، اگر نیاز به تعیین زمان دارید، ماکرو کار بسیار خوبی برای شما انجام خواهد داد.
در بازگشت به یادآوری ما، بیایید کمی آن را بهبود بخشیمکمی بیشتر کنید و یک تاریخ سررسید برای سفارش تعیین کنید.
~%WHAT_TO_ENTER[{date,title:"Due date"}] 
می‌بینید؟ طبق وعده داده شده، سه فیلد برای تنظیم ;)
مقادیر تکراری را در مکان های مختلف پیام قرار دهید
شاید فکر کنید که باید به تعداد مقادیر WHAT ENTER در پیام خود وارد کنید. حتی اگر نیاز به چسباندن متن مشابه در مکان‌های مختلف داشته باشید. از آنجایی که ماکرو برای صرفه جویی در وقت شما طراحی شده است، از شما نمی خواهد که دکمه اضافی را بزنید :)
بیایید نگاهی به پنجره ماکرو بیندازیم. اگر گزینه ها را تغییر دهید، خواهید دید که مهم نیست کدام یک از آنها انتخاب شده است، یک مورد تغییر نمی کند. من به فیلد " عنوان پنجره " اشاره می کنم زیرا این کلید برای چسباندن مقدار یکسان در مکان های مختلف در حرکت است.
خیر مهم نیست که کدام گزینه چسباندن را انتخاب می کنید - متن، کشویی یا تاریخ - اگر عنوان پنجره یکسان داشته باشید، همان مقدار چسبانده می شود. بنابراین، می‌توانید یک بار این ماکرو را ایجاد کنید، آن را در سراسر قالب خود کپی کنید و لذت ببرید :)
در تودرتو چه چیزی را وارد کنید یا چگونه چندین ماکرو را ترکیب کنید
WTE را می توان به همراه تقریباً هر ماکرو دیگری از قالب های ایمیل مشترک استفاده کرد. ممکن است قبلاً متوجه ماکروهای تودرتو FILLSUBJECT و WHAT TO ENTER در مثال من از بخش قبل شده باشید. ببینید، من به تازگی یک مقدار برای WTE تنظیم کرده‌ام، این مقدار به متن از FILLSUBJECT اضافه شد و نتیجه به خط موضوع رفت.
~%FILLSUBJECT[نکته دربارهسفارش ~%WHAT_TO_ENTER[شماره سفارش را در اینجا وارد کنید؛{title:"شماره سفارش"}]]اما، همه ماکروها را نمی توان با WHAT TO ENTER ادغام کرد. بیایید حالت "merge-macros-like-a-pro" را فعال کنیم و به چند ماکرو بپیوندیم تا ببینیم آیا و چگونه کار می کنند و چرا ممکن است برای شما مفید باشند ;)
نمونه هایی از استفاده از چندین ماکرو با هم
ادغام ماکروها آزمایش خوبی است که در نهایت با صرفه جویی در زمان به پایان می رسد. اگر نگاهی به لیست ماکروها برای الگوهای ایمیل مشترک بیندازید، ممکن است فکر کنید "وای، ماکروهای زیادی برای کاوش!" هشدار اسپویلر - همه آنها را نمی توان با WHAT TO ENTER ادغام کرد. اکنون مواردی را به شما نشان می دهم که این نوع ادغام کار می کند. در فصل بعدی ماکروهایی را خواهید دید که به این شکل کار نمی کنند.
به طور کلی، می توانید با همه ماکروهای FILL و ADD به WHAT TO ENTER بپیوندید. در این روش، می‌توانید WHAT TO ENTER را با FILLTO/ADDTO، FILLCC/ADDCC ترکیب کنید. FILLBCC/ADDBCC و آدرس گیرندگان را پر کنید. از این رو، فیلد TO/CC/BCC شما با ایمیلی که هنگام چسباندن یک الگو وارد می‌کنید پر می‌شود.
یا، بیایید ماکرو INSERT PICTURE FROM URL را بگیریم. اگر یکی از آموزش های قبلی من را به خاطر بیاورید، این ماکرو آدرس تصویر را می خواهد و این تصویر را در پیام قرار می دهد. بنابراین، اگر مطمئن نیستید کدام تصویر را بچسبانید یا می‌خواهید برای هر مورد خاص تصویری انتخاب کنید، می‌توانید پیوند را با WHAT TO ENTER جایگزین کنید و هنگام چسباندن یک الگو، پیوند را اضافه کنید.
نکته. اگر مطمئناً از تصاویری که از بین آنها انتخاب می کنید مطلع هستید، می توانید لیست کشویی را با استفاده از WTE جاسازی کنید و پیوند مورد نیاز خود را از آنجا انتخاب کنید.
ماکروهایی که WHAT TO ENTER را نمی توان با آنها ادغام کرد
همانطور که قبلاً بحث کردیم، نمی توان همه ماکروها را ادغام کرد. در اینجا ماکروهایی وجود دارد که نمی‌توانید با WHAT ENTER به آنها ملحق شوید:
- CLEARBODY - از آنجایی که به سادگی بدنه ایمیل را قبل از چسباندن الگو پاک می‌کند، چیزی برای مشخص کردن آن وجود ندارد.
- توجه - یک یادداشت داخلی کوچک برای الگو اضافه می کند. در لحظه چسباندن الگو چیزی برای پر کردن وجود ندارد، بنابراین، WTE کاری در اینجا نمی‌تواند انجام دهد.
- SUBJECT - این ماکرو موضوعی فیلد موضوع ایمیل را پر نمی‌کند، اما متن موضوع را از آنجا دریافت می‌کند و آن را در متن ایمیل شما قرار می دهد. برای WTE کار نمی‌کند.
- DATE و TIME - این ماکروها تاریخ و زمان فعلی را وارد می‌کنند، بنابراین چیزی برای وارد کردن چیزی وجود ندارد که ممکن است در اینجا به شما کمک کند.
- TO، CC و BCC - آنها ماکروهای کوچک ایمیل را در TO/CC/BCC بررسی می‌کنند و آن را در پیام جایگذاری می‌کنند.
- LOCATION – این مجموعه از ماکروها به شما کمک می‌کند درباره یک قرار ملاقات ایمیلی ارسال کنید. از آنجایی که آنها اطلاعات را از قرار ملاقات‌هایی که قبلاً ترتیب داده‌اید دریافت می‌کنند، هیچ اطلاعاتی وجود ندارد که بتوان آن را هنگام چسباندن یک الگو اضافه یا تغییر داد.
چه چیزی برای پیوست کردن ماکرو در قالب‌های ایمیل مشترک
می خواهم با یک ماکرو بیشتر آشنا شوید. این "What to ENTER Junior" نامیده می شود WHAT TOضمیمه کنید. اگر به وبلاگ ما توجه داشته باشید، می دانید که ما یک سری آموزش در مورد پیوست ها داریم. می‌توانید دانش خود را تازه کنید و مقالات مربوط به نحوه پیوست کردن فایل‌ها از OneDrive، SharePoint و URL را بررسی کنید. در صورتی که فضای ذخیره‌سازی آنلاین برای شما مناسب نیست و ترجیح می‌دهید فایل‌های خود را به صورت محلی روی دستگاه خود داشته باشید، آنچه که باید پیوست شود راه‌حل خوبی خواهد بود.
وقتی این ماکرو را در قالب خود وارد می‌کنید، نحو زیر را دارد:
~%WHAT_TO_ATTACHهمانطور که ممکن است متوجه شده باشید، هیچ راهی برای تنظیم مکان فایل برای پیوست کردن خودکار آن وجود ندارد. وقتی یک الگو را با این ماکرو جایگذاری می‌کنید، پنجره « انتخاب فایل برای پیوست کردن » را مشاهده می‌کنید که از شما می‌خواهد فایل را در رایانه شخصی خود جستجو کنید:
نتیجه - از ماکروها استفاده کنید، از کپی پیست های تکراری خودداری کنید :)
من واقعاً امیدوارم که از استفاده از قالب های ایمیل اشتراکی با همه ماکروهایش به همان اندازه که من روزانه لذت می برم :) اگر امتحان نکرده اید الگوهای ایمیل مشترک ما هنوز، زمان آن فرا رسیده است! این افزونه را مستقیماً از فروشگاه مایکروسافت نصب کنید و آن را اجرا کنید. به من اعتماد کنید، ارزشش را دارد ;)
در صورتی که سوالی دارید بپرسید یا شاید ایده ای در مورد بهبود ماکروها یا افزونه های ما به ذهنتان رسیده است، لطفا چند دقیقه وقت بگذارید و آن را ترک کنید. افکار شما در نظرات ممنون و البته منتظر باشید!
دانلودهای موجود
ارائه الگوهای ایمیل مشترک (فایل pdf)
