Dit artikel laat u kennismaken met de meest indrukwekkende macro in Shared Email Templates - WAT TE DOEN. U kunt elke gewenste tekst, nummer of datum in uw e-mail plakken en een dropdown openen met de vooraf ingevulde opties waaruit u kunt kiezen om uw bericht te vullen. U kunt zelfs meerdere keren dezelfde waarde plakken en deze macro combineren met andere.

Blijf bij me tot het einde van deze handleiding en ik zal je ervan overtuigen dat je met één kleine macro zoveel handmatig werk kunt vermijden dat je je niet eens kunt voorstellen ;)

Wat is een macro?

Voordat we elke functie van de WHAT TO ENTER macro gaan verkennen, wil ik erop wijzen dat deze de volgende vorm heeft:

Voor het gemak en de leesbaarheid noem ik het WAT TE ENTER of nog korter - WTE. Wanneer u het echter in uw sjablonen gebruikt, houd dan rekening met deze spelling.

Laat me nu snel de basis met je doornemen:

• Wat is Shared Email Templates? We hebben deze Outlook app gemaakt zodat miljoenen gebruikers over de hele wereld repetitieve taken kunnen vermijden en hun routine e-mail correspondentie met een paar muisklikken kunnen afhandelen. Met deze add-in kunt u een set sjablonen maken, opmaak toevoegen, links, de bestanden specificeren die moeten worden bijgevoegd en de velden die moeten worden ingevuld enzovoort. Bovendien kunnen die sjablonen die u kunt uitvoeren opverschillende machines (pc's, Macs en Windows-tablets) en deel ze met uw collega's.
• Wat betekent de macro in termen van Gedeelde e-mailsjablonen? Het is een speciale plaatshouder waarmee u de voor- en achternaam van de ontvanger in een e-mailbericht kunt invoegen, bestanden kunt bijvoegen, inline afbeeldingen kunt plakken, e-mailadressen aan de CC/BCC-velden kunt toevoegen, het onderwerp van uw e-mail kunt invullen, dezelfde tekst op verschillende plaatsen in uw e-mail kunt opnemen, enz.)

Klinkt veelbelovend, niet? Laten we dan beginnen :)

WAAROM macro - wat het doet en wanneer het kan worden gebruikt

Lang verhaal kort, de WHAT TO ENTER macro voegt speciale plaatshouders toe aan uw sjablonen, zodat u in een oogwenk een ingevulde e-mail krijgt. U kunt deze plaatshouder vullen met elke aangepaste waarde - tekst, nummers, links, data, enz.

Bovendien, wanneer er verschillende plaatsen in uw bericht zijn die u moet invullen, zal WHAT TO ENTER u vragen om de te plakken tekst slechts eenmaal te specificeren en al die plaatsen automatisch invullen.

Laten we nu de opties van elke macro nader bekijken en leren om ze voor elk geval correct in te stellen.

Relevante info dynamisch toevoegen aan Outlook e-mails

De makkelijkste gaat eerst :) Stel je voor: je stuurt een herinnering naar je klanten om hen te informeren over de status van hun bestelling. Natuurlijk heeft elke bestelling een uniek id, dus je moet een sjabloon plakken, dan de plaats van het bestelnummer in de tekst zoeken en het handmatig intypen. Heb je bijna ;) Nee, dat heb je niet nodig, want WAT TE ENTEREN toont je het invoerveld waar je het juiste nummer plakt.die meteen op de noodzakelijke plaats van uw e-mail wordt ingevoegd.

Laten we eens kijken hoe het werkt. U maakt een nieuw sjabloon, voegt de tekst van de melding toe en voegt de macro toe:

Tip. Als u de tekst in het invulveld wilt wijzigen of verwijderen, hoeft u de macro niet opnieuw toe te voegen, maar alleen een beetje aan te passen. Zie, in mijn voorbeeld hierboven ziet de macro er als volgt uit: ~%WHAT_TO_ENTER[enter order number here;{title:"order number"}]

Als u "vul hier het bestelnummer in" verwijdert (of vervangt door een tekst die u leuker vindt), hoeft u alleen maar de eerste parameter van de macro te wijzigen:

Opmerking. Het is belangrijk dat de puntkomma links staat om het uiterlijk van het invoerveld niet te verstoren.

Voorgedefinieerde waarden in bericht plakken

Laten we het herinneringssjabloon hierboven eens nader bekijken. Terwijl er een onbeperkt aantal bestelnummers zijn, kunnen er maar een paar bestelstatussen zijn. Elke keer een van, laten we zeggen, drie keuzes typen is niet erg tijdbesparend, toch? Hier komt de " Dropdown lijst "U voegt gewoon een macro toe, stelt alle mogelijke waarden in en plakt uw sjabloon:

De Dropdown lijst optie biedt twee parameters waarop ik uw aandacht wil vestigen:

• Gebruiker kan geselecteerde item(s) bewerken - Als u deze optie aanvinkt, kunt u de geselecteerde waarde in de keuzelijst bewerken voordat u deze in uw bericht plakt.
• De gebruiker kan meerdere items selecteren, gescheiden door - Als dit advies eenmaal is geselecteerd, kunt u meerdere waarden tegelijk controleren. U kunt het scheidingsteken opgeven of alles laten zoals het is en het scheidingsteken zou een komma zijn.

U hebt misschien gemerkt dat het macrovenster nu twee plaatshouders heeft om in te vullen - bestelling en status. Aangezien ik twee WTE's heb toegevoegd, is er voor elk van hen een speciaal veld. Zodra ik de derde zal toevoegen (ja, dat zal ik doen), zullen er drie plaatsen zijn. U zult dus niet verveeld raken door meerdere pop-ups voor elke macro, maar alle info invullen en slechts één keer op OK drukken voordat u een kant-en-klare e-mail krijgt.

Data invoegen in Outlook-sjablonen

De macro WAT INVOEREN kan niet alleen tekst en getallen verwerken, maar ook datums. U kunt deze handmatig invoeren, kiezen uit de kalender of op Vandaag en de huidige datum wordt automatisch ingevuld. Het is aan jou.

Dus, als u een bepaalde timing moet specificeren, zal de macro zijn werk goed voor u doen.

Terug naar onze herinnering, laten we die nog wat verbeteren en een vervaldatum instellen voor de bestelling.

Zie je? Drie velden om in te stellen, zoals beloofd ;)

Zet herhalende waarden op verschillende plaatsen in het bericht

U denkt misschien dat u evenveel waarden moet invoeren als er WAT TE ENTEREN zijn in uw sjabloon, zelfs als u dezelfde tekst op verschillende plaatsen moet plakken. Aangezien de macro is ontworpen om uw tijd te besparen, zal hij u niet vragen om extra knoppen in te drukken :)

Laten we eens kijken naar het venster van de macro. Als u de opties verwisselt, zult u zien dat, ongeacht welke is geselecteerd, één item niet verandert. Ik heb het over de " Titel van het venster " veld omdat dit de sleutel is tot het plakken van dezelfde waarde op verschillende plaatsen in een keer.

Welke plakoptie u ook kiest - tekst, dropdown of datum - als u identieke Titel van het venster wordt dezelfde waarde geplakt. U kunt deze macro dus één keer maken, hem overal in uw sjabloon kopiëren en genieten :)

Geneste WAT TE ENTEREN of hoe verschillende macro's te combineren

WTE kan samen met bijna elke andere macro uit Shared Email Templates worden gebruikt. U hebt misschien al de geneste FILLSUBJECT en WHAT TO ENTER macro's opgemerkt in mijn voorbeeld uit de vorige sectie. Kijk, ik heb zojuist een waarde voor WTE ingesteld, deze waarde werd toegevoegd aan de tekst uit FILLSUBJECT en het resultaat ging naar een onderwerpregel.

Maar niet alle macro's kunnen worden samengevoegd met WAT TO ENTER. Laten we de modus "samenvoegen-macro's-als-een-pro" inschakelen en een paar macro's samenvoegen om te zien of en hoe ze werken en waarom ze nuttig kunnen zijn voor jou ;)

Voorbeelden van het gebruik van meerdere macro's samen

Het samenvoegen van macro's is een leuk experiment dat uiteindelijk leidt tot tijdwinst. Als je de lijst met macro's voor Gedeelde e-mailsjablonen bekijkt, denk je misschien "Wow, zoveel macro's om te onderzoeken!". Spoiler alert - ze kunnen niet allemaal worden samengevoegd met WAT TO ENTER. Nu laat ik je de gevallen zien waarin dit soort samenvoegen werkt. In het volgende hoofdstuk zie je de macro's die niet op deze manier werken.

In het algemeen kunt u WHAT TO ENTER combineren met alle FILL en ADD macro's. Zo kunt u WHAT TO ENTER combineren met FILLTO/ADDTO, FILLCC/ADDCC. FILLBCC/ADDBCC en de adressen van de ontvangers invullen. Zo wordt uw TO/CC/BCC-veld gevuld met de e-mail die u invoert wanneer u een sjabloon plakt.

Of, laten we de INSERT PICTURE FROM URL macro nemen. Als u zich een van mijn vorige tutorials herinnert, vraagt deze macro om de url van de afbeelding en plakt deze afbeelding in het bericht. Dus, als u niet zeker weet welke afbeelding u moet plakken of als u voor elk specifiek geval een afbeelding wilt kiezen, kunt u de link vervangen door WHAT TO ENTER en de link toevoegen bij het plakken van een sjabloon.

Tip. Als u zeker weet uit welke afbeeldingen u gaat kiezen, kunt u de keuzelijst insluiten met WTE en daar de link kiezen die u nodig hebt.

De macro's die WAT TO ENTER zijn, kunnen niet worden samengevoegd met

Zoals we al eerder hebben besproken, kunnen niet alle macro's worden samengevoegd. Hier zijn de macro's die je niet kunt samenvoegen met WAT TE DOEN:

• CLEARBODY - omdat het gewoon de body van de e-mail leegmaakt voordat het sjabloon wordt geplakt, hoeft er niets voor te worden opgegeven.
• NB - het voegt een kleine interne notitie toe voor de sjabloon. Er hoeft niets te worden ingevuld op het moment dat de sjabloon wordt geplakt, vandaar dat WTE hier niets hoeft te doen.
• SUBJECT - deze onderwerpmacro vult niet het onderwerpveld van de e-mail, maar haalt daar de tekst van het onderwerp vandaan en plakt die in de body van uw e-mail. Geen werk voor WTE.
• DATUM en TIJD - deze macro's voegen de huidige datum en tijd in, dus er is niets waarmee WAT TO ENTER u kan helpen.
• TO, CC en BCC - die kleine macro's controleren de e-mail in TO/CC/BCC en plakken die in het bericht.
• LOCATIE - deze set macro's helpt u bij het e-mailen over een afspraak. Omdat ze de info halen uit de afspraken die u al geregeld hebt, is er geen info die toegevoegd of gewijzigd kan worden bij het plakken van een sjabloon.

WAT TE ATTACHEN macro in gedeelde e-mailsjablonen

Ik wil u graag kennis laten maken met nog een macro. Het is "WAT AANVULLEN Junior" genaamd WAT AANVULLEN. Als u onze blog in de gaten houdt, weet u dat we een reeks tutorials hebben over bijlagen. U kunt uw kennis opfrissen en de artikelen bekijken over hoe u bestanden kunt bijvoegen vanuit OneDrive, SharePoint en URL. In het geval dat een online opslag niet voor u is weggelegd en u uw bestanden liever lokaal op uwmachine, WAT TE VERWIJDEREN zou een goede oplossing zijn.

Wanneer u deze macro in uw sjabloon invoegt, heeft hij de volgende syntaxis:

Zoals u wellicht hebt gemerkt, is er geen manier om de locatie van het bestand in te stellen om het automatisch bij te voegen. Wanneer u een sjabloon met deze macro plakt, ziet u de " Kies een bestand om bij te voegen " venster waarin u wordt gevraagd naar het bestand op uw PC te bladeren:

Conclusie - gebruik macro's, vermijd repetitieve copy-pastes :)

Ik hoop echt dat u net zoveel plezier beleeft aan het gebruik van Shared Email Templates met al zijn macro's als ik dagelijks doe :) Als u onze Shared Email Templates nog niet hebt geprobeerd, is het hoog tijd! Installeer deze invoegtoepassing rechtstreeks vanuit de Microsoft Store en probeer het eens. Geloof me, het is de moeite waard ;)

Mocht je vragen hebben of misschien heb je een idee over hoe we onze macro's of add-in kunnen verbeteren, neem dan even de tijd om je gedachten achter te laten in Comments. Bedankt en, natuurlijk, stay tuned!

Beschikbare downloads

Presentatie gedeelde e-mailsjablonen (.pdf-bestand)