Este artículo le presentará la macro más impresionante de Plantillas de correo electrónico compartidas - EN QUÉ PARTICIPAR. Puede pegar cualquier texto, número o fecha que desee en su correo electrónico y abrir un desplegable con las opciones prefijadas que puede elegir para rellenar su mensaje. Incluso puede pegar el mismo valor varias veces y combinar esta macro con otras.

Quédate conmigo hasta el final de este manual y te convenceré de que una pequeña macro te evitará tanto trabajo manual que ni te imaginas ;)

¿Qué es una macro?

Antes de empezar a explorar todas y cada una de las características de la macro WHAT TO ENTER, me gustaría señalar que tiene la siguiente forma:

Por comodidad y legibilidad, lo llamaré WHAT TO ENTER o incluso más corto - WTE. Sin embargo, cuando lo uses en tus plantillas, por favor ten en cuenta esta ortografía.

Permítanme que les explique rápidamente los conceptos básicos:

• ¿Qué es Shared Email Templates? Hemos creado esta aplicación de Outlook para que millones de usuarios de todo el mundo puedan evitar hacer tareas repetitivas y gestionar su correspondencia rutinaria por correo electrónico con unos pocos clics de ratón. Con este complemento puede crear un conjunto de plantillas, añadir formato, enlaces, especificar los archivos que se adjuntarán y los campos que se rellenarán, etc. Además, esas plantillas se pueden ejecutar envarias máquinas (PC, Mac y tabletas Windows) y compártelo con tus colegas.
• ¿Qué significa la macro en términos de plantillas de correo electrónico compartidas? Es un marcador de posición especial que puede ayudarle a insertar el nombre y el apellido del destinatario en un mensaje de correo electrónico, adjuntar archivos, pegar imágenes en línea, añadir direcciones de correo electrónico a los campos CC/CCO, rellenar el asunto de su correo electrónico, incluir el mismo texto en varios lugares de su correo electrónico, etc. Sí, etc., ya que esta lista no está ni siquiera cerca de ser completa :)

Suena prometedor, ¿verdad? Pues empecemos :)

QUÉ INTRODUCIR macro - qué hace y cuándo puede utilizarse

En pocas palabras, la macro QUÉ INTRODUCIR añade marcadores de posición especiales a sus plantillas para que pueda obtener un correo electrónico completo sobre la marcha. Puede rellenar este marcador de posición con cualquier valor personalizado: texto, números, enlaces, fechas, etc. También puede añadir la lista desplegable y elegir una de las opciones desde allí.

Además, cuando hay varios lugares en tu mensaje que necesitas rellenar, WHAT TO ENTER te pedirá que especifiques el texto a pegar una sola vez y rellenará todos esos lugares automáticamente.

Ahora veamos más de cerca las opciones de cada macro y aprendamos a configurarla correctamente para cada caso.

Añada información relevante a los correos electrónicos de Outlook de forma dinámica

Lo más fácil va primero :) Imagina esto: envías un recordatorio a tus clientes para notificarles el estado de su pedido. Por supuesto, cada pedido tiene un identificador único así que tendrás que pegar una plantilla, luego buscar el lugar del número de pedido en el texto y teclearlo manualmente. Casi te pillo ;) No, no necesitarás eso ya que WHAT TO ENTER te mostrará el cuadro de entrada donde pegar el número correctoque se inserta en el lugar necesario de su correo electrónico de inmediato.

Veamos cómo funciona. Creas una nueva plantilla, añades el texto de la notificación e incluyes la macro:

Sugerencia: si desea cambiar o eliminar el texto del campo de relleno, no es necesario volver a añadir la macro, basta con modificarla un poco. En mi ejemplo anterior, la macro tiene el siguiente aspecto: ~%WHAT_TO_ENTER[introduzca aquí el número de pedido;{title: "número de pedido"}]

Si eliminas "introduce aquí el número de pedido" (o lo sustituyes por el texto que más te guste), sólo tienes que modificar el primer parámetro de la macro:

Nota: Es importante dejar el punto y coma a la izquierda para no alterar el aspecto del cuadro de entrada.

Pegar valores predefinidos en el mensaje

Echemos un vistazo más de cerca a la plantilla de recordatorio anterior. Mientras que hay un número ilimitado de números de pedido, puede haber sólo unos pocos estados de pedido. Escribir una de, digamos, tres opciones cada vez no es muy ahorrador de tiempo, ¿verdad? Aquí viene el " Lista desplegable "Sólo tienes que añadir una macro, establecer todos los valores posibles y pegar tu plantilla:

En Lista desplegable ofrece dos parámetros sobre los que me gustaría llamar su atención:

• El usuario puede editar los elementos seleccionados - marca esta opción y podrás editar el valor seleccionado en la lista desplegable antes de pegarlo en tu mensaje.
• El usuario puede seleccionar varios elementos separados por - Una vez seleccionada esta opinión, puede comprobar varios valores a la vez. Puede especificar el delimitador o dejarlo todo como está y el delimitador sería una coma.

Habrás notado que la ventana de la macro ahora tiene dos marcadores de posición para rellenar - orden y estado. Como he añadido dos WTEs, hay un campo especial para cada uno de ellos. Una vez que añada el tercero (sí, lo haré), habrá tres espacios. Por lo tanto, no te aburrirás con múltiples ventanas emergentes para cada macro, sino que rellenarás toda la información y pulsarás OK sólo una vez antes de recibir un correo electrónico listo para ser enviado.

Insertar fechas en plantillas de Outlook

La macro QUÉ INTRODUCIR puede manejar no sólo texto y números, sino también fechas. Puede introducirlas manualmente, elegirlas del calendario o pulsar Hoy y la fecha actual se rellenará automáticamente. Depende de usted.

Por lo tanto, si necesita especificar algún tiempo, la macro hará un gran trabajo para usted.

Volviendo a nuestro recordatorio, mejorémoslo un poco más y fijemos una fecha de vencimiento para el pedido.

¿Ves? Tres campos para configurar, como prometí ;)

Colocar valores repetitivos en distintos lugares del mensaje

Puedes pensar que necesitarás introducir tantos valores como WHAT TO ENTERs haya en tu plantilla, incluso si necesitas pegar el mismo texto en diferentes lugares. Como la macro está diseñada para ahorrarte tiempo, no te pedirá que pulses ningún botón extra :)

Echemos un vistazo a la ventana de la macro. Si cambias las opciones, verás que no importa cuál de ellas esté seleccionada, hay un elemento que no cambia. Me refiero a la opción " Título de la ventana "ya que es la clave para pegar el mismo valor en diferentes lugares de una vez.

Independientemente de la opción de pegado que elija -texto, desplegable o fecha-, si tiene idénticos Título de la ventana Por lo tanto, puede crear esta macro una vez, copiarla en toda su plantilla y disfrutar :)

Nested WHAT TO ENTER o cómo combinar varias macros

WTE se puede utilizar junto con casi todas las demás macros de Plantillas de correo electrónico compartidas. Es posible que ya haya notado las macros anidadas FILLSUBJECT y WHAT TO ENTER en mi ejemplo de la sección anterior. Verá, acabo de establecer un valor para WTE, este valor se agregó al texto de FILLSUBJECT y el resultado fue a una línea de asunto.

Sin embargo, no todas las macros pueden fusionarse con QUÉ INTRODUCIR. Activemos el modo "fusionar-macros-como-un-pro" y unamos unas cuantas macros para ver si funcionan, cómo lo hacen y por qué pueden resultarte útiles ;)

Ejemplos de utilización conjunta de varias macros

Fusionar macros es un bonito experimento que a la larga acaba ahorrando tiempo. Si echas un vistazo a la lista de macros para Plantillas de correo electrónico compartidas, puede que pienses "¡Vaya, cuántas macros por explorar!". Alerta de spoiler: no todas se pueden fusionar con QUÉ INTRODUCIR. Ahora te mostraré los casos en los que este tipo de fusión funciona. En el próximo capítulo verás las macros que no funcionan de esta forma.

Hablando en general, puede unir QUÉ INTRODUCIR con todas las macros RELLENAR y AÑADIR. De este modo, puede combinar QUÉ INTRODUCIR con RELLENARTO/ADDTO, RELLENARCC/ADDCC. RELLENARBCC/ADDBCC y rellenar las direcciones de los destinatarios. Por lo tanto, su campo TO/CC/BCC se rellenará con el correo electrónico que introduzca al pegar una plantilla.

O, tomemos la macro INSERT PICTURE FROM URL. Si recuerdas uno de mis tutoriales anteriores, esta macro pide la url de la imagen y pega esta imagen en el mensaje. Así que, si no estás seguro de qué imagen pegar o quieres elegir una imagen para cada caso particular, puedes sustituir el enlace por WHAT TO ENTER y añadir el enlace al pegar una plantilla.

Sugerencia: si sabe con seguridad las imágenes que va a elegir, puede incrustar la lista desplegable utilizando WTE y elegir el enlace que necesita a partir de ahí.

Las macros que WHAT TO ENTER no se pueden fusionar con

Como hemos comentado antes, no todas las macros se pueden unir. Éstas son las macros que no podrás unir con QUÉ ENTRAR:

• CLEARBODY - como simplemente borra el cuerpo del email antes de pegar la plantilla, no hay nada que especificar para ello.
• NOTA - añade una pequeña nota interna para la plantilla. No hay nada que rellenar en el momento de pegar la plantilla, por lo tanto, no hay nada que WTE tenga que hacer aquí.
• ASUNTO - esta macro de asunto no rellena el campo de asunto del correo electrónico, sino que obtiene el texto del asunto de allí y lo pega en el cuerpo de su correo electrónico. No funciona para WTE.
• FECHA y HORA - estas macros insertan la fecha y hora actuales, por lo que no hay nada con lo que QUÉ INTRODUCIR pueda ayudarle aquí.
• TO, CC y BCC - estas pequeñas macros comprobarán el correo electrónico en TO/CC/BCC y lo pegarán en el mensaje.
• UBICACIÓN - este conjunto de macros le ayuda a enviar correos electrónicos sobre una cita. Como obtienen la información de las citas que ya ha concertado, no hay información que se pueda añadir o cambiar al pegar una plantilla.

QUÉ ADJUNTAR macro en Plantillas de correo electrónico compartidas

Me gustaría que conocieras una macro más. Se trata de "QUE ENTRAR Junior" llamada QUE ADJUNTAR. Si echas un ojo a nuestro blog, sabrás que tenemos una serie de tutoriales sobre adjuntos. Puedes refrescar tus conocimientos y consultar los artículos sobre cómo adjuntar archivos desde OneDrive, SharePoint y URL. En caso de que un almacenamiento online no sea para ti y prefieras tener tus archivos localmente en tumáquina, QUÉ ADJUNTAR sería una buena solución.

Cuando insertas esta macro en tu plantilla, tiene la siguiente sintaxis:

Como habrás notado, no hay forma de establecer la ubicación del archivo para adjuntarlo automáticamente. Cuando pegues una plantilla con esta macro, verás el mensaje " Elija un archivo para adjuntar "le pedirá que busque el archivo en su PC:

Conclusión: utilice macros y evite copiar y pegar repetidamente :)

Espero que disfrutes utilizando Shared Email Templates con todas sus macros tanto como yo lo hago a diario :) Si aún no has probado nuestro Shared Email Templates, ¡ya es hora! Instala este complemento directamente desde Microsoft Store y pruébalo. Créeme, merece la pena ;)

Si tiene alguna pregunta o se le ha ocurrido alguna idea sobre cómo mejorar nuestras macros o complementos, dedique unos minutos a dejarnos su opinión en Comentarios. Gracias y, por supuesto, ¡manténgase al tanto!

Descargas disponibles

Presentación de plantillas de correo electrónico compartidas (archivo .pdf)